วิธีบันทึกอีเมลจาก Outlook เป็นไฟล์ PDF

ไมโครซอฟต์ เอาท์ลุค เป็นหนึ่งในโปรแกรมอีเมลที่ใช้มากที่สุดในโลกธุรกิจเนื่องจากมีฟีเจอร์ที่หลากหลาย หนึ่งในฟังก์ชันเหล่านี้คือความเป็นไปได้ของ บันทึกอีเมลไปที่ รูปแบบ PDF. การบันทึกอีเมล Outlook เป็น PDF มีประโยชน์ต่อการเก็บถาวรส่วนตัวของคุณ เนื่องจากช่วยให้คุณเก็บอีเมลสำคัญได้อย่างปลอดภัยและเข้าถึงได้ง่ายยิ่งขึ้น ขั้นตอนสำหรับ บันทึกอีเมล Outlook เป็น PDF ง่ายและรวดเร็ว

ขั้นตอนแรกสู่ บันทึกอีเมล Outlook เป็น PDF คือการเปิดอีเมลที่คุณต้องการบันทึก เมื่อเปิดขึ้น ให้เลือกตัวเลือก "ไฟล์" จากแถบเมนูด้านบน จากเมนูแบบเลื่อนลง ค้นหาตัวเลือก "บันทึกเป็น" และคลิกที่มัน จะเป็นการเปิดหน้าต่างป๊อปอัปพร้อมตัวเลือกรูปแบบไฟล์ต่างๆ

ในหน้าต่างป๊อปอัป "บันทึกเป็น" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก «ไฟล์ PDF (*.pdf)» เป็นรูปแบบไฟล์ที่ต้องการบันทึกเมล Outlook เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลจะถูกบันทึกในรูปแบบ PDF และสามารถเข้าถึงได้ง่ายในอนาคต จากนั้นเลือกตำแหน่งบนคอมพิวเตอร์ของคุณที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ PDF แล้วคลิกปุ่ม "บันทึก"

เมื่อคุณคลิก "บันทึก" แล้ว Outlook จะแปลงอีเมลเป็นรูปแบบ PDF โดยอัตโนมัติ และมันจะบันทึกไปยังตำแหน่งที่คุณระบุ กระบวนการนี้อาจใช้เวลาไม่กี่วินาที ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดและจำนวนเนื้อหาในอีเมล เมื่อเสร็จแล้ว คุณจะสามารถเข้าถึงไฟล์ PDF ที่บันทึกไว้ และเปิดด้วยโปรแกรมอ่าน PDF เพื่อดูอีเมลในรูปแบบดั้งเดิม

บันทึกอีเมล Outlook เป็น PDF เป็นวิธีที่ดีในการเก็บไฟล์อีเมลสำคัญของคุณให้เรียบร้อยและเข้าถึงได้ ด้วยการทำตามขั้นตอนที่กล่าวมาข้างต้น คุณสามารถแปลงอีเมล Outlook ของคุณเป็นรูปแบบ PDF ได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง ไม่เพียงแต่คุณจะปกป้องความสมบูรณ์ของอีเมลสำคัญเท่านั้น แต่คุณยังสามารถแบ่งปันกับผู้อื่นได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องกังวลกับความเข้ากันได้ของรูปแบบไฟล์

1. รู้เบื้องต้นเกี่ยวกับกระบวนการบันทึกอีเมล Outlook ในรูปแบบ PDF

Outlook เป็นแพลตฟอร์มอีเมลที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในสาขาอาชีพเนื่องจากประสิทธิภาพและฟังก์ชันขั้นสูง แม้ว่าการบันทึกอีเมล Outlook ในรูปแบบ PDF อาจเป็นงานที่ไม่คุ้นเคยสำหรับผู้ใช้บางคน แต่ก็เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากสำหรับการเก็บถาวรและแบ่งปันข้อมูล อย่างปลอดภัย. ในบทความนี้ เราจะอธิบายอย่างชัดเจนและแม่นยำถึงวิธีดำเนินการตามกระบวนการนี้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว

ขั้นแรก คุณต้องเปิดอีเมลที่คุณต้องการบันทึกในรูปแบบ PDF คุณสามารถเข้าถึงกล่องจดหมายของคุณและค้นหาอีเมลที่เป็นปัญหาได้ เมื่อคุณพบมันแล้วให้คลิกเพื่อเปิดมัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือกอีเมลที่ถูกต้องก่อนดำเนินการต่อ

ถัดไปคุณต้องมองหาตัวเลือก "พิมพ์" ใน แถบเครื่องมือ จากเอาท์ลุค ปกติตัวเลือกนี้จะอยู่ใน tab “File” ของเมนูหลัก คลิกปุ่ม "พิมพ์" และหน้าต่างป๊อปอัปจะเปิดขึ้นพร้อมตัวเลือกการพิมพ์ต่างๆ

ในหน้าต่างการพิมพ์ ให้เลือก "พิมพ์เป็นไฟล์" เป็นเครื่องพิมพ์เริ่มต้นของคุณ จากนั้นเลือกรูปแบบไฟล์ PDF เป็นประเภทไฟล์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ PDF บนอุปกรณ์ของคุณ คุณสามารถเลือกโฟลเดอร์เฉพาะหรือบันทึกก็ได้ บนโต๊ะ เพื่อเข้าถึงได้ง่าย

เมื่อคุณกำหนดค่าตัวเลือกทั้งหมดตามความต้องการของคุณแล้ว ให้คลิกปุ่ม "พิมพ์" เพื่อเริ่มกระบวนการบันทึก Outlook จะแปลงอีเมลของคุณเป็นไฟล์ PDF โดยอัตโนมัติและบันทึกลงในตำแหน่งที่คุณระบุ

เมื่อคุณได้เรียนรู้วิธีบันทึกอีเมล Outlook ในรูปแบบ PDF แล้ว คุณสามารถเก็บข้อมูลสำคัญ แบ่งปันเนื้อหากับผู้ใช้รายอื่น และมีสำเนาอีเมลที่ปลอดภัยได้อย่างง่ายดาย โปรดจำไว้ว่ากระบวนการนี้ใช้ได้กับทั้งอีเมลแต่ละฉบับและโฟลเดอร์ทั้งหมด ทำให้ง่ายต่อการจัดการและจัดระเบียบอีเมลของคุณ อย่าลังเลที่จะลองใช้และใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ทั้งหมดที่ Outlook มีให้อย่างเต็มที่!

2. ขั้นตอนในการบันทึกอีเมล Outlook ในรูปแบบ PDF

มีบางครั้งที่จำเป็น บันทึกอีเมล Outlook ในรูปแบบ PDF. สิ่งนี้อาจมีประโยชน์สำหรับการยื่นอีเมลสำคัญ แบ่งปันข้อมูลกับเพื่อนร่วมงาน หรือเพียงแค่มี สำรองข้อมูล ในรูปแบบที่เข้าถึงได้ โชคดีที่ Outlook เสนอตัวเลือกที่ง่ายดายในการแปลงอีเมลเป็น PDF ซึ่งช่วยให้คุณสามารถบันทึกไว้เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคตได้อย่างง่ายดาย

หากต้องการแปลงอีเมล Outlook เป็น PDF ทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้:

• เปิดอีเมลที่คุณต้องการบันทึกในรูปแบบ PDF ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในมุมมองการอ่านอีเมล
• ที่ด้านบนของหน้าต่าง Outlook ให้คลิก คลังเก็บเอกสารสำคัญ.
• เลือกจากเมนูแบบเลื่อนลง บันทึกเป็น.
• หน้าต่างป๊อปอัปจะเปิดขึ้น ที่ด้านบนของหน้าต่างป๊อปอัป ให้เลือก ไฟล์ PDF (*.pdf) ในเมนูแบบเลื่อนลง
• เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ PDF แล้วคลิก เก็บ.

เมื่อคุณทำตามขั้นตอนเหล่านี้แล้ว อีเมล Outlook ของคุณจะถูกบันทึกในรูปแบบ PDF ในตำแหน่งที่คุณเลือก ตอนนี้ คุณจะสามารถเข้าถึงไฟล์นี้ได้อย่างง่ายดายและแบ่งปันกับผู้อื่นได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ โปรดจำไว้ว่าคุณยังสามารถแปลงอีเมลหลายฉบับเป็น PDF ได้โดยทำตามขั้นตอนเดียวกันสำหรับแต่ละอีเมล

3. ตัวเลือกเพิ่มเติมเพื่อปรับแต่งการแปลง PDF

หากคุณกำลังมองหา ปรับแต่งการแปลงอีเมล Outlook ของคุณเป็นรูปแบบ PDFคุณอยู่ในสถานที่ที่เหมาะสม แม้ว่า Outlook จะเสนอตัวเลือกในการบันทึกอีเมลเป็น PDF ตามค่าเริ่มต้น แต่ก็มีเครื่องมือและตัวเลือกเพิ่มเติมหลายอย่างที่ช่วยให้คุณปรับแต่งการแปลงตามความต้องการเฉพาะของคุณได้ นี่คือตัวเลือกบางส่วนที่คุณสามารถพิจารณาได้:

1. เลือกช่วงวันที่: หนึ่งในคุณสมบัติที่มีประโยชน์ที่สุดคือความสามารถในการเลือกช่วงวันที่เพื่อแปลงเฉพาะอีเมลที่คุณต้องการ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณมีข้อความจำนวนมากในกล่องจดหมายของคุณและคุณต้องการบันทึกเฉพาะข้อความที่เกี่ยวข้องมากที่สุดเท่านั้น ในการดำเนินการนี้ เพียงปรับวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดในตัวเลือกการแปลง PDF

2. ปรับแต่งการออกแบบและรูปแบบ: หากคุณต้องการให้อีเมลของคุณบันทึกในรูปแบบ PDF มีลักษณะตามที่คุณต้องการ ตัวเลือกนี้เหมาะสำหรับคุณ คุณสามารถปรับเค้าโครง รวมถึงส่วนหัว ส่วนท้าย และระยะขอบ เพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณ นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกรูปแบบกระดาษ ขนาดหน้า และการวางแนวได้ตามความต้องการ

3. รวมไฟล์แนบและลิงก์: คุณจำเป็นต้องเก็บไฟล์แนบและลิงก์อีเมลเมื่อแปลงเป็น PDF หรือไม่ ไม่มีปัญหา. ด้วยตัวเลือกนี้ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าไฟล์แนบจะถูกบันทึกพร้อมกับเนื้อหาอีเมล และลิงก์นั้นยังคงใช้งานอยู่ในอีเมล เอกสาร PDF ส่งผลให้ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณต้องการแชร์ไฟล์ PDF กับผู้ใช้รายอื่นและต้องการเก็บข้อมูลอ้างอิงที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

4. แก้ไขปัญหาทั่วไปเมื่อบันทึกอีเมล Outlook เป็น PDF

ปัญหา: ฉันไม่สามารถบันทึกอีเมล Outlook ในรูปแบบ PDF ได้

บางครั้งเมื่อเราพยายามบันทึกอีเมล Outlook ในรูปแบบ PDF เราประสบปัญหาเนื่องจากการตั้งค่าโปรแกรมหรือข้อจำกัด ต่อไปนี้เป็นวิธีแก้ไขปัญหาทั่วไปบางส่วนที่จะช่วยคุณแก้ไขปัญหานี้:

1. อัปเดตเวอร์ชันของคุณ อะโดบี อะโครแบท ผู้อ่าน: เวอร์ชันของ Adobe Acrobat Reader ที่คุณใช้อยู่อาจเข้ากันไม่ได้กับ Outlook เวอร์ชันของคุณ เพื่อแก้ไขปัญหานี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ติดตั้งซอฟต์แวร์เวอร์ชันล่าสุดแล้ว ซอฟต์แวร์อะโดบี AcrobatReader. คุณสามารถดาวน์โหลดเวอร์ชันล่าสุดได้จากเว็บไซต์ทางการของ Adobe

2. ตรวจสอบตัวเลือกการพิมพ์: หากคุณประสบปัญหาในการบันทึกอีเมล Outlook เป็น PDF ให้ตรวจสอบการตั้งค่าการพิมพ์ของคุณ บางครั้งตัวเลือกการพิมพ์เริ่มต้นอาจทำให้เกิดปัญหาเมื่อสร้างไฟล์ PDF ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือก “Adobe PDF” เป็นเครื่องพิมพ์ของคุณ และตัวเลือกการพิมพ์ของคุณได้รับการตั้งค่าอย่างถูกต้อง

3. ใช้ปลั๊กอินและเครื่องมือของบุคคลที่สาม: หากวิธีแก้ไขปัญหาข้างต้นไม่ได้ผล คุณสามารถลองใช้ปลั๊กอินหรือเครื่องมือของบุคคลที่สามได้ มีเครื่องมือมากมายทางออนไลน์ที่ให้คุณบันทึกอีเมล Outlook ในรูปแบบ PDF ได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว เครื่องมือเหล่านี้มักมีตัวเลือกเพิ่มเติม เช่น ความสามารถในการบันทึกอีเมลหลายฉบับเป็น PDF ในคราวเดียว หรือแปลงไฟล์แนบเป็น PDF

5. ข้อแนะนำเพื่อรับประกันการแสดงอีเมลที่ถูกต้องในรูปแบบ PDF

:

ในโลกธุรกิจ การรับและส่งอีเมลที่มีข้อมูลสำคัญถือเป็นเรื่องปกติ บางครั้งจำเป็นต้องบันทึกอีเมลเหล่านี้เป็นไฟล์ PDF เพื่อใช้อ้างอิงในภายหลัง อย่างไรก็ตาม ปัญหาอาจเกิดขึ้นเมื่อไฟล์ PDF แสดงไม่ถูกต้อง คำแนะนำบางส่วนที่จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าการแสดงอีเมลในรูปแบบ PDF ถูกต้อง:

1. ใช้แบบอักษรมาตรฐาน: เมื่อสร้างอีเมลที่คุณต้องการบันทึกเป็น PDF สิ่งสำคัญคือต้องใช้แบบอักษรมาตรฐานที่ได้รับการสนับสนุนอย่างกว้างขวาง แบบอักษรแบบกำหนดเองบางตัวอาจแสดงไม่ถูกต้องในไฟล์ PDF ซึ่งอาจส่งผลต่อความสามารถในการอ่านอีเมล ดังนั้นจึงแนะนำให้ใช้แบบอักษรเช่น Arial, Times New Roman หรือ Calibri เสมอเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความจะปรากฏอย่างชัดเจนในไฟล์ PDF

2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าภาพของคุณสอดคล้องกับรูปแบบ PDF: หากอีเมลของคุณมีรูปภาพ กราฟ หรือตาราง สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าองค์ประกอบเหล่านี้พอดีกับรูปแบบ PDF อย่างถูกต้อง หลายครั้งที่องค์ประกอบเหล่านี้สามารถ "ล้น" พื้นที่ที่จัดสรรไว้ในไฟล์ PDF ส่งผลให้ปรากฏว่าถูกครอบตัดหรือบิดเบี้ยว เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ให้ปรับขนาดและตำแหน่งขององค์ประกอบภาพก่อนที่จะบันทึกอีเมลเป็น PDF

3. ตรวจสอบการตั้งค่ามาร์จิ้นของคุณ: ขอบเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหาจะแสดงอย่างถูกต้องในไฟล์ PDF ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระยะขอบ จากไฟล์ PDF กว้างพอที่จะป้องกันไม่ให้องค์ประกอบข้อความและภาพถูกตัดออก นอกจากนี้ ขอแนะนำให้ใช้ระยะขอบแบบสมมาตรเพื่อให้รูปแบบอีเมลเป็นแบบเดียวกัน ตรวจสอบการตั้งค่าระยะขอบของคุณก่อนบันทึกอีเมลเป็น PDF เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการแสดงผล

6. ประโยชน์ของการบันทึกอีเมล Outlook ในรูปแบบ PDF

การบันทึกอีเมล Outlook ของคุณในรูปแบบ PDF สามารถนำมาซึ่งคุณประโยชน์และข้อดีหลายประการ ก่อนอื่นเลยรูปแบบ PDF ได้รับการรองรับในระดับสากล ซึ่งหมายความว่าคุณจะสามารถเปิดและดูอีเมลที่บันทึกไว้บนอุปกรณ์ใดก็ได้หรือ ระบบปฏิบัติการ ไม่มีปัญหาความเข้ากันได้ นอกจากด้วยการบันทึกอีเมลในรูปแบบ PDF คุณมั่นใจได้ว่าเนื้อหาจะยังคงอยู่โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไข ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการอ้างอิงถึงอีเมลใดอีเมลหนึ่งในอนาคต

Un ประโยชน์ประการที่สอง การบันทึกอีเมล Outlook ของคุณในรูปแบบ PDF ช่วยให้ประหยัดพื้นที่เก็บข้อมูลในบัญชีอีเมลของคุณ โดยทั่วไปไฟล์ PDF จะมีขนาดเล็กกว่าอีเมลต้นฉบับ ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการกรอกกล่องจดหมายเข้าหรือเกินขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลที่กำหนดโดยผู้ให้บริการอีเมลของคุณ ในทำนองเดียวกัน การบันทึกอีเมลในรูปแบบ PDF ช่วยให้คุณสร้างสำเนาสำรองได้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระเบียบมากขึ้น เนื่องจากคุณสามารถจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์เฉพาะหรือใน ฮาร์ดไดรฟ์ ภายนอก.

ในที่สุด, ข้อได้เปรียบประการที่สาม หากต้องการบันทึกอีเมล Outlook ของคุณในรูปแบบ PDF ก็คือคุณจะสามารถป้องกันอีเมลเหล่านั้นด้วยรหัสผ่านได้ ซึ่งหมายความว่าเฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่จะสามารถเข้าถึงและอ่านอีเมลที่คุณเก็บไว้ เพิ่มการรักษาความปลอดภัยและการรักษาความลับอีกชั้นพิเศษให้กับการติดต่อของคุณ นอกจากนี้ หากคุณต้องการแบ่งปันอีเมลกับใครสักคน คุณสามารถส่งไฟล์ PDF ให้พวกเขาได้โดยไม่ต้องกังวลว่าพวกเขาจะแก้ไขมันโดยไม่ตั้งใจหรือเข้าถึงอีเมลสำคัญอื่น ๆ ในกล่องจดหมายของคุณ

7. ทางเลือกอื่นในการบันทึกเป็นคุณสมบัติ PDF ใน Outlook

อีเมล Outlook ในรูปแบบ PDF

หากคุณเป็นผู้ใช้ Outlook และต้องการบันทึกอีเมลในรูปแบบ PDF มีหลายทางเลือกนอกเหนือจากฟังก์ชัน "บันทึกเป็น PDF" ที่แอปพลิเคชันนำเสนอ นี่คือตัวเลือกบางส่วนที่คุณสามารถลองได้:

1. ใช้เครื่องพิมพ์เสมือน

วิธีง่ายๆ ในการบันทึกอีเมล Outlook ในรูปแบบ PDF คือการใช้เครื่องพิมพ์เสมือน เครื่องพิมพ์เสมือนเหล่านี้เป็นโปรแกรมที่ปลอมแปลงเป็นเครื่องพิมพ์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ แต่แทนที่จะพิมพ์บนกระดาษ กลับสร้างไฟล์ PDF คุณจะพบตัวเลือกฟรีมากมายทางออนไลน์ เช่น CutePDF หรือ PDFCreator เพียงเปิดอีเมลที่คุณต้องการบันทึก เลือกตัวเลือกการพิมพ์ และเลือกเครื่องพิมพ์เสมือนเป็นปลายทาง จากนั้นเลือกตำแหน่งบนคอมพิวเตอร์ของคุณที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ PDF แล้วคลิก "บันทึก"

2. บันทึกเป็นไฟล์ HTML และแปลงเป็น PDF

อีกทางเลือกหนึ่งคือบันทึกอีเมลเป็นไฟล์ HTML แล้วแปลงเป็น PDF โดยเปิดอีเมลที่คุณต้องการบันทึกและเลือก "บันทึกเป็น" จากเมนู "ไฟล์" เลือกตัวเลือกเพื่อบันทึกเป็น "ไฟล์ HTML" และเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ จากนั้นใช้โปรแกรมแปลงไฟล์ออนไลน์หรือโปรแกรมแปลงไฟล์เพื่อแปลงไฟล์ HTML เป็น PDF มีเครื่องมือฟรีมากมายที่คุณสามารถใช้เพื่องานนี้ เมื่อคุณแปลงไฟล์แล้ว คุณจะมีอีเมล Outlook ในรูปแบบ PDF พร้อมที่จะบันทึกหรือส่ง

3. ใช้ปลั๊กอินหรือส่วนขยายของบุคคลที่สาม

สุดท้าย อีกทางเลือกหนึ่งคือการใช้โปรแกรมเสริมหรือส่วนขยายของบริษัทอื่นที่เพิ่มคุณลักษณะบันทึกเป็น PDF ลงใน Outlook เครื่องมือเหล่านี้สามารถเพิ่มคุณสมบัติลงในแอพพลิเคชั่นได้โดยตรงหรือเป็นตัวเลือกในเมนูการพิมพ์ ส่วนขยายบางส่วนเหล่านี้ให้บริการฟรี ในขณะที่บางส่วนขยายอาจต้องซื้อ ทำการวิจัยและค้นหาสิ่งที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณมากที่สุด โปรดทราบว่าเมื่อใช้ส่วนขยายของบุคคลที่สาม คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนขยายนั้นเชื่อถือได้และปลอดภัยก่อนทำการติดตั้ง

8. เคล็ดลับในการจัดระเบียบและเก็บถาวรอีเมลในรูปแบบ PDF ใน Outlook

:

ในยุคดิจิทัลความสามารถในการจัดระเบียบและเก็บถาวรอีเมล อย่างมีประสิทธิภาพ มันกลายเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับหลายๆคน หากคุณเป็นผู้ใช้ Outlook และต้องการบันทึกอีเมลของคุณในรูปแบบ PDF เพื่อการอ้างอิงที่ง่ายดายในภายหลัง คุณมาถูกที่แล้ว เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ต่อไปนี้จะช่วยคุณในกระบวนการนี้:

• ใช้ Add-in ของ Outlook: Outlook เสนอ Add-in ที่เรียกว่า “บันทึกเป็น PDF” ซึ่งช่วยให้คุณสามารถบันทึกอีเมลของคุณในรูปแบบ PDF ได้โดยตรง เมื่อติดตั้งแล้ว มันจะปรากฏในแท็บ “ไฟล์” ทำให้ง่ายต่อการแปลงอีเมลของคุณเป็น PDF โดยไม่มีความยุ่งยาก
• จัดระเบียบโฟลเดอร์ของคุณ: เอ อย่างมีประสิทธิภาพ วิธีหนึ่งในการจัดระเบียบอีเมลของคุณคือการสร้างโฟลเดอร์ที่มีธีมและกำหนดอีเมลที่เกี่ยวข้องให้กับแต่ละโฟลเดอร์ คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์สำหรับโปรเจ็กต์ ลูกค้า เรื่องส่วนตัว และอื่นๆ ได้ การจัดหมวดหมู่อีเมลจะทำให้ค้นหาได้ง่ายขึ้นและแปลงเป็น PDF เมื่อจำเป็น
• แท็กและตัวกรอง: Outlook ช่วยให้คุณตั้งค่าป้ายกำกับและตัวกรองที่กำหนดเองสำหรับอีเมลของคุณ ใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อระบุสิ่งที่จำเป็นต้องแปลงเป็นรูปแบบ PDF อย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างแท็กชื่อ "PDF" และใช้กับอีเมลที่คุณต้องการบันทึกด้วยวิธีนี้

9. วิธีแชร์อีเมล Outlook ในรูปแบบ PDF อย่างปลอดภัย

การแชร์อีเมลในรูปแบบ PDF ที่ปลอดภัย ถือเป็นแนวทางปฏิบัติทั่วไปสำหรับมืออาชีพหลายๆ คนที่ต้องการรับรองความเป็นส่วนตัวและความสมบูรณ์ของการสื่อสารของตน Outlook เป็นหนึ่งในไคลเอนต์อีเมลที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย ช่วยให้ผู้ใช้มีวิธีที่ง่ายและสะดวกในการแปลงอีเมลเป็นไฟล์ PDF ในโพสต์นี้ เราจะแนะนำคุณตลอดกระบวนการ บันทึกอีเมล Outlook เป็น PDF เอกสารอธิบายขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อรับประกันประสบการณ์การแบ่งปันที่ปลอดภัย

ก่อนที่เราจะเจาะลึกรายละเอียด สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือ Outlook ไม่มีฟีเจอร์ในตัวสำหรับแปลงอีเมลเป็น PDF โดยตรง. อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ได้หมายความว่ากระบวนการนี้ซับซ้อนหรือไม่น่าเชื่อถือ ในการเริ่มต้น คุณจะต้องใช้ประโยชน์จาก คุณสมบัติการพิมพ์ ใน Outlook ซึ่งช่วยให้คุณสร้างสำเนาอีเมล PDF ได้

ในการเริ่มต้น ให้เปิดอีเมลที่คุณต้องการบันทึกเป็น PDF เมื่อเปิดแล้วให้คลิกที่ ไฟล์ ใน Outlook Ribbon แล้วเลือก พิมพ์ ตัวเลือก. ในหน้าต่างการตั้งค่าการพิมพ์ ให้เลือกเครื่องพิมพ์ที่คุณต้องการ แต่แทนที่จะพิมพ์อีเมลจริงๆ ให้เลือก บันทึกเป็นไฟล์ PDF ตัวเลือก. เพื่อแจ้งให้คุณเลือกโฟลเดอร์ปลายทางและตั้งชื่อไฟล์ PDF ของคุณ คลิก บันทึกและว้าว! คุณได้แชร์อีเมล Outlook ของคุณในรูปแบบ PDF ที่ปลอดภัยเรียบร้อยแล้ว

10. ข้อควรพิจารณาด้านความปลอดภัยเมื่อบันทึกอีเมล Outlook เป็น PDF

เมื่อเป็นเรื่องของการบันทึกอีเมล Outlook เป็น PDF สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงความปลอดภัยบางประการเพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

1. หลีกเลี่ยงการเปิดเผยโดยไม่ตั้งใจ: ก่อนที่จะบันทึกอีเมลเป็น PDF โปรดตรวจสอบเนื้อหาอย่างละเอียดและลบข้อมูลที่ละเอียดอ่อนที่ไม่ควรแชร์ออก ซึ่งรวมถึงข้อมูลส่วนบุคคล หมายเลขบัตรเครดิต หรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอื่น ๆ นอกจากนี้ ควรระมัดระวังเมื่อเลือกตัวเลือกความเป็นส่วนตัวเมื่อบันทึกไฟล์ PDF เพื่อหลีกเลี่ยงการเปิดเผยข้อมูลโดยไม่ได้ตั้งใจ

2. ป้องกันไฟล์ด้วยรหัสผ่าน: เมื่อคุณบันทึกอีเมล Outlook ในรูปแบบ PDF แล้ว ให้พิจารณาการป้องกันด้วยรหัสผ่าน เพื่อให้แน่ใจว่ามีเพียงผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงไฟล์และป้องกันความพยายามในการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต ใช้รหัสผ่านที่รัดกุมและอย่าลืมแชร์กับผู้ที่จำเป็นต้องเข้าถึงไฟล์เท่านั้น

3. การจัดเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัย: เมื่อบันทึกอีเมล Outlook เป็น PDF อย่าลืมเลือกตำแหน่งที่ปลอดภัยเพื่อจัดเก็บไฟล์ หลีกเลี่ยงการบันทึกเอกสารในที่สาธารณะหรือสถานที่ที่ใช้ร่วมกันซึ่งอาจส่งผลต่อความปลอดภัยของข้อมูล พิจารณาใช้ ฮาร์ดไดรฟ์ โฟลเดอร์ที่เข้ารหัสหรือป้องกันด้วยรหัสผ่านเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลเป็นความลับ

ต่อไปนี้ ข้อควรพิจารณาด้านความปลอดภัย ด้วยการบันทึกอีเมล Outlook เป็น PDF คุณสามารถมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจะได้รับการปกป้องและไม่เปิดเผยโดยไม่ได้ตั้งใจ อย่าลืมตรวจสอบเนื้อหาของอีเมลอย่างรอบคอบก่อนที่จะบันทึกและป้องกันไฟล์ด้วยรหัสผ่านที่รัดกุม นอกจากนี้ ให้จัดเก็บ PDF ไว้ในที่ปลอดภัยเพื่อป้องกันไม่ให้ถูกดวงตาที่ไม่พึงประสงค์