วิธีการแยกชื่อใน Excel

ในโลกนี้ ทั้งทางธุรกิจและวิชาการ Excel ได้กลายเป็นเครื่องมือที่ขาดไม่ได้ เพื่อวิเคราะห์ข้อมูล และทำการคำนวณที่ซับซ้อน อย่างมีประสิทธิภาพ. งานทั่วไปอย่างหนึ่งที่ผู้ใช้เผชิญคือการแยกชื่อ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเป็นเรื่องเกี่ยวกับฐานข้อมูลที่มีข้อมูลที่ครบถ้วน ในครั้งเดียว เซลล์ ความจุของ แยกชื่อใน Excel จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องจัดระเบียบและจัดหมวดหมู่ข้อมูลอย่างเหมาะสม ในบทความนี้ เราจะสำรวจวิธีการและสูตรต่างๆ ที่จะช่วยให้คุณบรรลุภารกิจนี้ วิธีที่มีประสิทธิภาพ และแม่นยำ

เมื่อกล่าวถึงการแยกชื่อใน Excel สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่ามีหลายสถานการณ์ที่ชื่ออาจสะกดต่างกัน ตัวอย่างเช่น บางชื่ออาจมีช่องว่างระหว่างชื่อและนามสกุล ในขณะที่ชื่ออื่นๆ อาจมีช่องว่างหลายช่องหรืออาจเขียนในบล็อกเดียวโดยไม่มีการแบ่งแยก นอกจากนี้ ชื่ออาจเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ ตัวพิมพ์เล็ก หรือทั้งสองอย่างรวมกันได้ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องชัดเจนเกี่ยวกับรูปแบบของชื่อก่อนที่จะใช้วิธีการแยกใดๆ

หนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการ แยกชื่อใน Excel คือการใช้สูตร “หาร” คุณลักษณะนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อชื่อถูกคั่นด้วยตัวคั่นเฉพาะ เช่น ช่องว่างหรือลูกน้ำ สูตรแยกช่วยให้ Excel แยกวิเคราะห์เนื้อหาของเซลล์และแยกส่วนที่คั่นด้วยตัวคั่นได้ คุณเพียงแค่ต้องเลือกเซลล์ที่มีชื่อเต็ม เลือกตัวเลือก "แยก" และระบุตัวคั่นที่เหมาะสม Excel จะสร้างคอลัมน์เพิ่มเติมโดยอัตโนมัติโดยแบ่งชื่อตามตัวคั่นที่เลือก

อีกวิธีที่ซับซ้อนกว่าแต่ทรงพลังในการแยกชื่อใน Excel คือการใช้ฟังก์ชันต่างๆ ผสมผสานกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน LEFT และ RIGHT เพื่อแยกอักขระตัวแรกของชื่อและนามสกุลตามลำดับ แล้วรวมเข้าด้วยกันโดยใช้ฟังก์ชัน CONCATENATE เทคนิคนี้มีประโยชน์เมื่อชื่อไม่เป็นไปตามรูปแบบเฉพาะ หรือเมื่อจำเป็นต้องดำเนินการแก้ไขเพิ่มเติม เช่น การเปลี่ยนอักษรตัวพิมพ์ใหญ่

สรุปคือความสามารถ. แยกชื่อใน Excel เป็นสิ่งสำคัญในการจัดระเบียบและวิเคราะห์ข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะใช้ฟังก์ชันแยกหรือรวมฟังก์ชันต่างๆ Excel ก็มีเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้งานนี้สำเร็จ ด้วยการทำความเข้าใจสถานการณ์ต่างๆ และมีความชัดเจนในรูปแบบชื่อ ผู้ใช้จะสามารถปรับขั้นตอนการทำงานให้เหมาะสมและรับผลลัพธ์ที่แม่นยำได้ สำรวจตัวเลือกและสูตรต่างๆ ที่ Excel นำเสนออย่างต่อเนื่องเพื่อฝึกฝนทักษะนี้และใช้ประโยชน์สูงสุดจากข้อมูลของคุณ

1. รู้เบื้องต้นเกี่ยวกับวิธีการแยกชื่อใน Excel

ชื่อเต็มเป็นคอลัมน์ที่พบบ่อยมาก บนแผ่นกระดาษ การคำนวณเอ็กเซล อย่างไรก็ตาม อาจเป็นปัญหาได้เมื่อเรามีชื่อที่อยู่ด้วยกันในเซลล์เดียว หากคุณต้องการแยกชื่อออกเป็นคอลัมน์ต่างๆ Excel มีหลายวิธีในการบรรลุเป้าหมายนี้ นี่คือตัวเลือกที่พบบ่อยที่สุดบางส่วน:

1. การใช้ฟังก์ชันข้อความ: Excel มีฟังก์ชันที่เรียกว่า TEXT ซึ่งช่วยให้คุณแยกส่วนของข้อความตามเกณฑ์ที่แตกต่างกัน เช่น จำนวนอักขระหรือตำแหน่งของอักขระเฉพาะ คุณสามารถใช้ฟังก์ชันนี้เพื่อแยกชื่อและนามสกุลออกจากเซลล์ที่มีชื่อเต็มได้ คุณเพียงแค่ระบุตำแหน่งของพื้นที่สีขาวเป็นเกณฑ์ในการแยก

2. การใช้ปลั๊กอิน “Power Query”: Power Query คือ Add-in ของ Excel ที่ช่วยให้คุณสามารถนำเข้า แปลง และรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกในการแยกชื่อเต็มออกเป็นคอลัมน์ต่างๆ ที่จะทำมัน คุณต้องเลือก คอลัมน์ชื่อ ไปที่แท็บ "แปลงข้อมูล" และใช้ตัวเลือก "แยกคอลัมน์" คุณสามารถเลือกตัวคั่นสำหรับการแยก (เช่น ช่องว่าง) และทำให้ชื่อถูกแยกออกเป็นคอลัมน์ต่างๆ

3. การใช้สูตรข้อความ: อีกทางเลือกหนึ่งคือการใช้สูตร ข้อความใน Excel เพื่อแยกชื่อเต็ม คุณสามารถใช้สูตรเช่น LEFT, RIGHT, FIND และ LENGTH เพื่อแยกส่วนที่ต้องการของเซลล์ที่มีชื่อเต็มได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้สูตร LEFT เพื่อรับชื่อ และใช้สูตร RIGHT เพื่อรับนามสกุล

นี่เป็นเพียงตัวเลือกบางส่วนที่มีอยู่ใน Excel เพื่อแยกชื่อออกเป็นคอลัมน์ต่างๆ การเลือกวิธีการจะขึ้นอยู่กับความชอบและความต้องการเฉพาะของคุณ โปรดจำไว้เสมอว่าต้องทำ สำรองข้อมูล ของไฟล์ของคุณก่อนที่จะทำการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญและฝึกฝนข้อมูลทดสอบก่อนนำไปใช้กับข้อมูลจริงของคุณ

2. การใช้สูตร Text to Columns เพื่อแยกชื่อ

สูตร Text to Columns เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากใน Excel ซึ่งช่วยให้เราสามารถแยกชื่อของรายการออกเป็นคอลัมน์ต่างๆ ได้ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อเรามีคอลัมน์ที่มีชื่อเต็ม และเราต้องแยกคอลัมน์ออกเป็นชื่อและนามสกุลเพื่อการวิเคราะห์หรือการเรียงลำดับที่ดีขึ้น ด้วยสูตรนี้ เราสามารถแปลงคอลัมน์ชื่อเป็นสองคอลัมน์ที่แตกต่างกันได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องแยกด้วยตนเอง

หากต้องการใช้สูตร Text to Columns เราต้องเลือกคอลัมน์ที่มีชื่อที่เราต้องการแยก จากนั้นเราต้องไปที่แท็บ "ข้อมูล" ค่ะ แถบเครื่องมือ และคลิกที่ "ข้อความเป็นคอลัมน์" ตัวช่วยสร้างจะปรากฏขึ้นเพื่อนำทางเราตลอดกระบวนการแยก

ในขั้นตอนแรกของวิซาร์ด เราต้องเลือกตัวเลือก "คั่น" หากชื่อถูกคั่นด้วยอักขระเฉพาะ เช่น ช่องว่างหรือเครื่องหมายจุลภาค หากชื่อไม่ได้คั่นด้วยอักขระเฉพาะ เราต้องเลือกตัวเลือก "ความกว้างคงที่" ในขั้นตอนที่ 2 เราต้องเลือกตัวคั่นที่ถูกต้อง ที่ใช้ เพื่อแยกชื่อ ซึ่งอาจเป็นช่องว่าง เครื่องหมายจุลภาค แถบแนวตั้ง และอื่นๆ สุดท้าย ในขั้นตอนที่สาม เราสามารถเลือกรูปแบบของคอลัมน์ผลลัพธ์และระบุตำแหน่งที่เราต้องการให้วางชื่อที่แยกจากกัน เมื่อกำหนดค่าตัวเลือกทั้งหมดแล้ว ให้คลิก "เสร็จสิ้น" จากนั้น Excel จะแยกชื่อโดยใช้สูตร Text to Columns

3. วิธีใช้ฟังก์ชัน Split เพื่อแยกชื่อใน Excel

ฟังก์ชันแยกใน Excel เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากในการแยกชื่อเต็มออกเป็นเซลล์ต่างๆ ตามเกณฑ์ที่ผู้ใช้กำหนด ด้วยคุณลักษณะนี้ คุณสามารถแยกชื่อออกเป็นองค์ประกอบต่างๆ ได้ เช่น นามสกุล ชื่อ และชื่อกลาง ทำให้ง่ายต่อการวิเคราะห์และจัดระเบียบข้อมูลในสเปรดชีต

หากต้องการใช้ฟังก์ชันแยก ให้เลือกเซลล์ก่อน หรือช่วงของเซลล์ ที่คุณต้องการแยกชื่อ จากนั้นไปที่แท็บ "ข้อมูล" บนแถบเครื่องมือ Excel แล้วคลิก "ข้อความในคอลัมน์" ตัวช่วยสร้างจะปรากฏขึ้นเพื่อแนะนำคุณตลอดกระบวนการแยก ในหน้าต่างแรกของวิซาร์ด เลือกตัวเลือก "ตัวคั่น" แล้วคลิก "ถัดไป"

ในหน้าต่างถัดไป ให้เลือกตัวคั่นที่แยกส่วนประกอบต่างๆ ของชื่อ เช่น ช่องว่าง เครื่องหมายจุลภาค หรืออัฒภาค คุณยังสามารถทำเครื่องหมายที่ช่อง “ใช้เครื่องหมายจุลภาคเป็นตัวคั่นช่อง” หากชื่ออยู่ในนามสกุลหรือรูปแบบของชื่อ คลิก "ถัดไป" และในหน้าต่างสุดท้ายของวิซาร์ด ให้เลือกรูปแบบข้อมูลสำหรับแต่ละคอลัมน์ เช่น ถ้าอยากให้คอลัมน์แรกมีนามสกุล และคอลัมน์ที่ XNUMX มีนามสกุล ให้เลือก "Text" ในช่องที่เกี่ยวข้อง

4. การแยกชื่อด้วยฟังก์ชัน LEFT, RIGHT และ EXT.NUMBER

ใน Excel เป็นเรื่องปกติมากที่จะทำงานกับข้อมูลที่มีชื่อเต็มในเซลล์เดียว หากต้องการแยกชื่อออกเป็นองค์ประกอบต่างๆ คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน LEFT, RIGHT และ EXT.NUMBER ได้ ฟังก์ชันเหล่านี้มีประโยชน์มากและช่วยให้คุณสามารถแยกส่วนของข้อความด้วยวิธีที่ง่ายและรวดเร็ว

ฟังก์ชันซ้าย ช่วยให้คุณสามารถแยกอักขระจำนวนหนึ่งออกจากจุดเริ่มต้นของข้อความ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีรายชื่อในคอลัมน์ A และต้องการแยกชื่อและนามสกุลออกเป็นคอลัมน์แยกกัน คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน LEFT เพื่อแยกชื่อได้ เพียงระบุ ช่วงเซลล์ ซึ่งมีชื่อและจำนวนอักขระที่คุณต้องการแยก

ในทางกลับกัน ฟังก์ชัน RIGHT ช่วยให้คุณสามารถแยกอักขระจำนวนหนึ่งออกจากส่วนท้ายของข้อความ ตามตัวอย่างก่อนหน้านี้ หากคุณต้องการแยกนามสกุลออกเป็นคอลัมน์ที่แยกจากกัน คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน RIGHT เพื่อแยกนามสกุลได้ เพียงระบุช่วงของเซลล์ที่มีชื่อและจำนวนอักขระที่คุณต้องการแยกออกจากส่วนท้ายของข้อความ ด้วยวิธีนี้คุณจะได้รับนามสกุลโดยอัตโนมัติ

ในที่สุดเราก็มีฟังก์ชั่น EXT.NUMBERซึ่งช่วยให้สามารถแยกอักขระจำนวนหนึ่งจากตำแหน่งเริ่มต้นในข้อความได้ สมมติว่าคุณมีรายชื่อในคอลัมน์ A โดยคั่นชื่อและนามสกุลด้วยเครื่องหมายจุลภาค หากคุณต้องการแยกเฉพาะนามสกุลในคอลัมน์แยกต่างหาก คุณสามารถใช้ฟังก์ชันนี้ได้ ระบุช่วงของเซลล์ที่มีชื่อ ตำแหน่งเริ่มต้นที่คุณต้องการแยกนามสกุล และจำนวนอักขระที่จะแยก ด้วยวิธีนี้ คุณจะได้รับนามสกุลของชื่อทั้งหมดในรายการ

กล่าวโดยย่อ หากต้องการแยกชื่อเต็มใน Excel คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน LEFT, RIGHT และ EXT.NUMBER ได้ตามต้องการ ฟังก์ชันเหล่านี้จะช่วยให้คุณแยกส่วนเฉพาะของข้อความและจัดระเบียบข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทดลองกับพวกเขาและค้นหาวิธีที่ดีที่สุดในการปรับให้เข้ากับความต้องการของคุณ

5. แยกชื่อโดยใช้นิพจน์ทั่วไปใน Excel

เมื่อทำงานกับชื่อในสเปรดชีต Excel เรามักจะพบว่าจำเป็นต้องแยกชื่อออกเป็นคอลัมน์ต่างๆ สิ่งนี้อาจมีประโยชน์หากเราต้องการวิเคราะห์ชื่อและนามสกุลของรายชื่อบุคคลเป็นรายบุคคล ด้วยการใช้นิพจน์ทั่วไปใน Excel เราสามารถบรรลุการแยกนี้ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

ขั้นแรก เราต้องเลือกคอลัมน์ที่มีชื่อเฉพาะที่เราต้องการแยก ต่อไปเราไปที่แท็บ "ข้อมูล" บนแถบเครื่องมือ Excel และเลือกตัวเลือก "ข้อความในคอลัมน์" ตัวช่วยจะเปิดขึ้นซึ่งจะแนะนำเราตลอดกระบวนการแยก

ในขั้นตอนแรกของวิซาร์ด เราต้องเลือกตัวเลือก "ตัวคั่น" และคลิก "ถัดไป" ต่อไปเราเลือกตัวคั่นที่ใช้แยกชื่อ ซึ่งอาจเป็นช่องว่าง เครื่องหมายจุลภาค อัฒภาค และอื่นๆ หลังจากเลือกตัวคั่นแล้วให้คลิก "ถัดไป" ในขั้นตอนสุดท้ายของวิซาร์ด เราสามารถเลือกรูปแบบของคอลัมน์ผลลัพธ์แล้วคลิก "เสร็จสิ้น" ซึ่งจะแยกชื่อออกเป็นแต่ละคอลัมน์ตามตัวคั่นที่ระบุ มันง่ายมาก!

6. การแยกชื่อขั้นสูงโดยใช้สูตรที่ต่อกันใน Excel

การแยกชื่อขั้นสูงเป็นงานทั่วไปใน Excel โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานกับฐานข้อมูลขนาดใหญ่หรือรายงานขององค์กร โชคดีที่ Excel มีฟังก์ชันอันทรงพลังที่เรียกว่า CONCATENATE เพื่อแยกชื่อออกเป็นเซลล์ต่างๆ โดยอัตโนมัติ สูตรที่ต่อกันนี้รวมฟังก์ชันหลายอย่างเพื่อกำหนดเกณฑ์ที่แม่นยำและได้ผลลัพธ์ที่แม่นยำ

เริ่มกันที่... เปิดสเปรดชีต Excel และใช้การจัดรูปแบบที่เหมาะสมกับข้อมูลที่มีชื่อที่ผ่านการรับรอง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละชื่ออยู่ในเซลล์แยกกันและอยู่ในลำดับเดียวกันในทุกแถว ถัดไป ในคอลัมน์ที่คุณต้องการรับนามสกุล คุณต้องแทรกสูตร CONCATENATE และอ้างอิงไปยังเซลล์ที่มีชื่อเต็ม จากนั้นใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP คุณสามารถค้นหาช่องว่างและแยกนามสกุลได้ สิ่งนี้รับประกันก การแยกชื่ออย่างแม่นยำ ใน Excel สำหรับแต่ละแถวของข้อมูล

หากคอลัมน์มีทั้งชื่อและนามสกุล คุณสามารถใช้สูตรขั้นสูงกว่านี้ได้ รวม CONCATENATE เข้ากับฟังก์ชัน RIGHT และ LOOKUP เพื่อแยกเฉพาะนามสกุลออกเป็นคอลัมน์ที่แยกจากกัน จากนั้นคุณสามารถคัดลอกและวางค่าที่ได้รับแบบพิเศษเพื่อลบสูตรและเหลือเฉพาะนามสกุลไว้ในเซลล์ จดจำ, Excel มีตัวเลือกมากมาย เพื่อปรับแต่งการแยกชื่อตามความต้องการเฉพาะของคุณ คุณสามารถทดลองและปรับใช้สูตรเหล่านี้กับชุดข้อมูลของคุณได้อย่างอิสระเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

7. ข้อแนะนำและแนวปฏิบัติที่ดีในการแยกชื่อใน Excel

การแยกชื่อใน Excel เป็นงานทั่วไปที่อาจซับซ้อนได้หากไม่ได้ใช้เทคนิคที่ถูกต้อง โชคดีที่มีคำแนะนำและแนวปฏิบัติที่ดีที่สามารถอำนวยความสะดวกในกระบวนการนี้ได้ ในโพสต์นี้ เราจะให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์แก่คุณในการแยกชื่อใน Excel ได้อย่างมีประสิทธิภาพและถูกต้อง

ใช้ฟังก์ชันข้อความ: ฟังก์ชัน TEXT ใน Excel เป็นเครื่องมืออันทรงพลังที่ช่วยให้คุณสามารถดำเนินการจัดรูปแบบต่างๆ ในเซลล์ข้อความได้ หากต้องการแยกชื่อใน Excel คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน TEXT ร่วมกับฟังก์ชัน LEFT, RIGHT และ FIND เช่น ถ้าคุณมีเซลล์ ด้วยชื่อ กรอก "Juan Pérez" แล้วคุณต้องการแยกออกเป็นสองคอลัมน์ โดยคอลัมน์หนึ่งมีชื่อและอีกคอลัมน์หนึ่งมีนามสกุล คุณสามารถใช้สูตรต่อไปนี้: =IZQUIERDA(A1, ENCONTRAR(" ", A1) - 1) เพื่อแยกชื่อและ =DERECHA(A1, LARGO(A1) - ENCONTRAR(" ", A1)) เพื่อดึงนามสกุล

ใช้ตัวช่วยสร้างข้อความคอลัมน์: Excel มีฟีเจอร์ที่เรียกว่า "ข้อความในคอลัมน์" ซึ่งทำให้แยกชื่อใน Excel ได้ง่าย เมื่อต้องการใช้ฟีเจอร์นี้ ขั้นแรกให้เลือกเซลล์ที่มีชื่อเต็มที่คุณต้องการแยก จากนั้นไปที่แท็บ "ข้อมูล" บนแถบเครื่องมือแล้วคลิกปุ่ม "ข้อความในคอลัมน์" วิซาร์ดจะเปิดขึ้นเพื่อแนะนำคุณตลอดกระบวนการแยกชื่อ เพียงทำตามขั้นตอนและเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมเพื่อคั่นชื่อด้วยการเว้นวรรค เครื่องหมายจุลภาค หรือตัวคั่นอื่นๆ คุณลักษณะนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณต้องการแยกชื่อหลายชื่อใน Excel ในคราวเดียว

ใช้สูตรผสม: หากชื่อในแผ่นงาน Excel ของคุณไม่เป็นไปตามรูปแบบเฉพาะ คุณอาจจำเป็นต้องใช้สูตรผสมเพื่อแยกชื่อออกจากกัน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีเซลล์ที่มีชื่อเต็มในรูปแบบ "นามสกุล, ชื่อ" คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน FIND ร่วมกับฟังก์ชัน LEFT และ RIGHT เพื่อแยกนามสกุลและชื่อออกเป็นคอลัมน์แยกกัน คุณยังสามารถใช้ฟังก์ชัน SUBSTITUTE เพื่อลบอักขระที่ไม่ต้องการ เช่น ยัติภังค์หรือจุด ก่อนที่จะแยกชื่อ อย่าลืมปรับสูตรตามความต้องการและรูปแบบ ข้อมูลของคุณ.