ฉันจะดูข้อความทั้งหมดใน Outlook ได้อย่างไร?

ในบทความนี้คุณจะได้เรียนรู้วิธีดูข้อความทั้งหมดของคุณใน Outlook อย่างรวดเร็วและง่ายดาย Outlook เป็นแพลตฟอร์มอีเมลที่ใช้กันอย่างแพร่หลายและมีตัวเลือกมากมายสำหรับการจัดระเบียบและดูข้อความของคุณ หากคุณพบว่าตัวเองจำเป็นต้องค้นหาข้อความที่เฉพาะเจาะจงหรือเพียงแค่ต้องการตรวจสอบข้อความทั้งหมดของคุณ คู่มือนี้จะแสดงวิธีดำเนินการดังกล่าว อย่างมีประสิทธิภาพอ่านต่อเพื่อหาคำตอบ เข้าถึงและจัดการข้อความของคุณ ‍ใน Outlook อย่างมีประสิทธิภาพ.

1.⁢ การตั้งค่า Outlook เริ่มต้นเพื่อดูข้อความทั้งหมด

เพื่อ ดูข้อความทั้งหมดของคุณ ใน Outlook จำเป็นต้องดำเนินการ ⁤ การตั้งค่าเริ่มต้น⁢ อย่างถูกต้อง⁢ ปฏิบัติตาม⁢ขั้นตอนเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาด⁢อีเมลที่สำคัญใดๆ:

ขั้นตอนที่ 1: เข้าถึงบัญชี Outlook ของคุณและลงชื่อเข้าใช้ด้วยข้อมูลประจำตัวของคุณ เมื่อเข้าไปในกล่องจดหมายแล้ว ให้ไปที่แถบเมนูด้านบนแล้วคลิกแท็บ "ไฟล์"

ขั้นตอนที่ 2: จากเมนูแบบเลื่อนลง ⁤ ให้ค้นหา ⁤ แล้วเลือกตัวเลือก "การตั้งค่าบัญชี" จากนั้นหน้าต่างจะเปิดขึ้นซึ่งคุณสามารถจัดการบัญชีอีเมลของคุณที่กำหนดค่าใน Outlook

ขั้นตอนที่ 3: ในหน้าต่าง "การตั้งค่าบัญชี" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในแท็บ "เมล" ซึ่งคุณสามารถดูบัญชีอีเมลทั้งหมดของคุณได้ เลือกบัญชีอีเมลที่คุณต้องการกำหนดค่าและคลิกปุ่ม "เปลี่ยน" หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้นพร้อมตัวเลือกการกำหนดค่าสำหรับบัญชีนั้น ๆ

2. การใช้คุณลักษณะการค้นหาใน Outlook เพื่อค้นหาข้อความที่ต้องการ

Outlook นำเสนอคุณลักษณะการค้นหาที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้คุณสามารถค้นหาข้อความที่ต้องการภายในกล่องจดหมายของคุณได้ การใช้คุณสมบัตินี้จะช่วยคุณประหยัดเวลาโดยค้นหาข้อความที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว. หากต้องการใช้คุณลักษณะการค้นหา เพียงคลิก​ ในช่องค้นหาที่ด้านบนของหน้าต่าง Outlook แล้วพิมพ์คำค้นหาของคุณ

หากต้องการดำเนินการค้นหาที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น คุณสามารถใช้โอเปอเรเตอร์การค้นหาเพื่อปรับแต่งผลลัพธ์ได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการค้นหาข้อความทั้งหมดจากผู้ส่งรายใดรายหนึ่ง คุณสามารถใช้โอเปอเรเตอร์ "จาก:" ตามด้วยที่อยู่อีเมลของผู้ส่ง ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถกรองข้อความและดูเฉพาะอีเมลจากผู้ส่งรายนั้นได้.

นอกจากนี้ Outlook ยังให้คุณทำการค้นหาตามคำสำคัญในหัวเรื่องหรือเนื้อหาของข้อความ สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับการค้นหาอีเมลที่มีข้อมูลเฉพาะ. ‍คุณสามารถรวมเข้าด้วยกันได้ เกณฑ์หลายประการ ค้นหาเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่แม่นยำยิ่งขึ้น เช่น คุณสามารถค้นหา ⁤ข้อความจากผู้ส่งที่ระบุซึ่งมี ‌คำหลัก อยู่ในหัวเรื่อง

3. การกรองข้อความใน ‌Outlook เพื่อองค์กรที่ดีขึ้น

กรองข้อความใน Outlook เพื่อองค์กรที่ดีขึ้น

ความสามารถในการกรองข้อความใน Outlook เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์อย่างยิ่งในการจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณให้ดีขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ ‌ด้วยแอปพลิเคชันตัวกรอง คุณสามารถจัดหมวดหมู่และแยกข้อความขาเข้าออกเป็นโฟลเดอร์ต่างๆ กำหนดป้ายกำกับให้กับข้อความเหล่านั้น หรือทำเครื่องหมายว่าสำคัญได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถดูเฉพาะข้อความที่เกี่ยวข้องกับคุณ และป้องกันไม่ให้กล่องจดหมายของคุณเต็มไปด้วยอีเมลที่ไม่ต้องการหรือมีความสำคัญน้อยกว่า

หากต้องการเริ่มกรองข้อความ⁤ใน Outlook⁢ คุณต้อง⁤ เข้าถึงตัวเลือก "กฎ" ในแท็บ "หน้าแรก" ของ ⁢ribbon ⁤จากนั้น คุณสามารถสร้างกฎที่กำหนดเองตามเกณฑ์ต่างๆ เช่น ผู้ส่ง หัวเรื่อง หรือเนื้อหาของข้อความ คุณยังสามารถใช้เกณฑ์ขั้นสูง เช่น คำสำคัญ ขนาดข้อความ หรือแม้แต่การปรากฏตัวของผู้รับบางรายในช่อง "ถึง" เมื่อคุณตั้งค่ากฎแล้ว Outlook จะใช้ตัวกรองกับข้อความขาเข้าโดยอัตโนมัติตามความต้องการของคุณ และย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนดหรือกำหนดป้ายกำกับที่เหมาะสม

อีกตัวเลือกที่มีประโยชน์ในการปรับปรุงการจัดระเบียบข้อความของคุณคือการใช้คุณลักษณะ "การค้นหาที่บันทึกไว้" ของ Outlook คุณลักษณะนี้ช่วยให้คุณสามารถบันทึกการตั้งค่าการค้นหาเฉพาะเพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงข้อความบางประเภทได้อย่างรวดเร็วตลอดเวลา ตัวอย่างเช่น‌ คุณสามารถบันทึกการค้นหาเพื่อดูข้อความทั้งหมดจากผู้ส่งที่ระบุหรือ ⁤ข้อความทั้งหมดที่ทำเครื่องหมาย⁤ว่าสำคัญ นอกจากนี้ คุณยังสามารถรวมเกณฑ์การค้นหาต่างๆ เพื่อปรับแต่งผลลัพธ์ของคุณเพิ่มเติมได้ การค้นหาที่บันทึกไว้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณต้องการเข้าถึงข้อความบางประเภทเป็นประจำ และต้องการหลีกเลี่ยงการตั้งค่าตัวกรองด้วยตนเองในแต่ละครั้ง

4. การเก็บถาวรข้อความเก่าใน Outlook เพื่อรักษากล่องจดหมายให้เป็นระเบียบ

เพื่อรักษากล่องจดหมายให้เป็นระเบียบเรียบร้อยใน Outlook สิ่งสำคัญคือต้องเก็บข้อความเก่าไว้ การเก็บถาวรข้อความใน Outlook ช่วยให้คุณสามารถย้ายอีเมลไปยังที่เก็บข้อมูลอื่น เพิ่มพื้นที่ว่างและรักษากล่องจดหมายให้เป็นระเบียบมากขึ้น ในการเข้าถึงข้อความที่เก็บถาวร คุณสามารถทำตามขั้นตอนเหล่านี้ได้:

1. ใน ⁤แถบนำทาง Outlook⁢ คลิกแท็บ "ไฟล์"
2. จากนั้นเลือกตัวเลือก "เปิดและส่งออก" และเลือก "เก็บถาวร"
3. หน้าต่างการกำหนดค่าไฟล์จะเปิดขึ้น ที่นี่คุณสามารถเลือก ‌ โฟลเดอร์ไฟล์ ตำแหน่งที่คุณต้องการจัดเก็บข้อความที่เก็บถาวร ให้ตั้งค่า ช่วงวันที่ เพื่อเก็บถาวรข้อความและกำหนดค่าตัวเลือกเพิ่มเติม

เมื่อคุณกำหนดค่าตัวเลือกไฟล์ของคุณแล้ว คุณทำได้ คลิกปุ่ม “ตกลง” เพื่อเริ่มกระบวนการเก็บถาวร ข้อความเก่าที่ตรงตามเกณฑ์ที่กำหนดจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวรที่เลือก สิ่งสำคัญคือต้องเน้นย้ำ ข้อความที่เก็บถาวรจะไม่ถูกลบ แต่จะถูกเก็บไว้ในตำแหน่งที่แยกต่างหากในตัวคุณ บัญชี Outlook. หากคุณต้องการเข้าถึงข้อความที่เก็บถาวร คุณสามารถนำทางไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวรที่เกี่ยวข้องและค้นหาได้จากที่นั่น

นอกจากนี้ Outlook ยังเสนอทางเลือกให้คุณอีกด้วย กำหนดเวลาการเก็บถาวรข้อความโดยอัตโนมัติ. คุณลักษณะนี้ช่วยให้คุณสามารถกำหนดช่วงเวลาเฉพาะสำหรับ Outlook เพื่อเก็บถาวรข้อความเก่าโดยอัตโนมัติ หากต้องการเปิดใช้งานการจัดกำหนดการการเก็บถาวรอัตโนมัติ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
1. ในแถบนำทาง Outlook คลิกแท็บ "ไฟล์"
2.​ จากนั้นเลือกตัวเลือก “ตัวเลือก” และไปที่ส่วน “ขั้นสูง”
3. เลื่อนลงจนกว่าคุณจะพบหมวดหมู่ "เก็บถาวรอัตโนมัติ" และคลิก "การตั้งค่าเก็บถาวรอัตโนมัติ"
4. ที่นี่ คุณสามารถตั้งค่าช่วงเวลาที่ต้องการและตัวเลือกอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเก็บข้อความอัตโนมัติ

5. การใช้กฎใน Outlook เพื่อทำให้การจัดการข้อความเป็นแบบอัตโนมัติ

การจัดการข้อความอัตโนมัติใน Outlook เป็นวิธีที่ดีเยี่ยมในการประหยัดเวลาและจัดระเบียบได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น Outlook มีคุณลักษณะที่เรียกว่า "กฎ" ซึ่งช่วยให้คุณสามารถกำหนดเงื่อนไขและการดำเนินการเพื่อจัดการข้อความขาเข้าได้ กฎเหล่านี้สามารถใช้เพื่อกรองอีเมล ย้ายไปยังโฟลเดอร์เฉพาะ ทำเครื่องหมายว่าสำคัญ หรือลบออกโดยอัตโนมัติ

มีกฎหลายประเภทที่สามารถสร้างได้ใน Outlook ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้าง ‌ กฎเกณฑ์ของผู้ส่งมัน ซึ่งหมายความว่า อีเมลทั้งหมดจากผู้ส่งที่ระบุสามารถย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนดได้โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังสามารถตั้งค่าได้ กฎเกณฑ์ขึ้นอยู่กับปัญหาช่วยให้คุณสามารถกรองข้อความตามคำหลักในเรื่องและกำหนดการดำเนินการเฉพาะให้กับข้อความเหล่านั้น

เมื่อสร้างกฎใน Outlook แล้ว กฎก็จะเป็นเช่นนั้น สามารถสมัครได้ ไปยังข้อความที่มีอยู่ในกล่องจดหมายทั้งหมดหรือเฉพาะข้อความที่มาถึงหลังจากสร้างกฎเท่านั้น นอกจากนี้ยังสามารถแก้ไขหรือลบกฎได้ตลอดเวลา เพื่อสร้าง กฎใหม่ใน Outlook เพียงไปที่แท็บ "กฎ" ใน แถบเครื่องมือ และเลือก “จัดการกฎและการเตือน” ที่นั่นคุณสามารถกำหนดค่าเงื่อนไขและการดำเนินการที่ต้องการเพื่อทำให้การจัดการข้อความของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ

กล่าวโดยสรุปก็คือ กฎของ Outlook เป็นเครื่องมือ ⁤อันทรงพลัง ⁤ สำหรับ จัดการข้อความอัตโนมัติ⁤ และจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยความสามารถในการกรอง ย้าย ตั้งค่าสถานะ หรือลบอีเมลโดยอัตโนมัติ กฎเหล่านี้จะช่วยให้คุณรักษากล่องจดหมายของคุณให้เป็นระเบียบและจัดการข้อความของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ Outlook นี้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและประหยัดเวลา!

6. การปรับแต่งการแสดงกล่องจดหมายใน Outlook

หากต้องการปรับแต่งการแสดงกล่องจดหมายของคุณใน Outlook มีหลายตัวเลือกให้เลือก หนึ่งในนั้นก็คือ แสดงโฟลเดอร์ทั้งหมด ในแถบนำทาง สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณมีโฟลเดอร์จำนวนมากและต้องการเข้าถึงอย่างรวดเร็ว โดยคลิกขวาที่แถบนำทางแล้วเลือก “แสดงโฟลเดอร์ทั้งหมด”

อีกวิธีหนึ่งในการปรับแต่งการแสดงผลก็คือ ข้อความกลุ่มตามการสนทนา. ซึ่งหมายความว่าข้อความทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อเดียวกันจะถูกจัดกลุ่มไว้ด้วยกัน ทำให้อ่านและติดตามการสนทนาได้ง่ายขึ้น หากต้องการเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ ให้ไปที่แท็บ "มุมมอง" ใน Ribbon และเลือก "การสนทนา" จากนั้นเลือกวิธีที่คุณต้องการจัดกลุ่มข้อความ เช่น ตามวันที่ ขนาด หรือผู้ส่ง

นอกจากนี้ คุณยังสามารถ สร้างกฎเพื่อจัดระเบียบข้อความโดยอัตโนมัติ. กฎต่างๆ มีประโยชน์ในการจัดหมวดหมู่ข้อความขาเข้าออกเป็นโฟลเดอร์เฉพาะโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้คุณรักษากล่องจดหมายให้เป็นระเบียบเรียบร้อย หากต้องการสร้างกฎใหม่ ให้ไปที่แท็บ "ไฟล์" และเลือก "ตัวเลือก" ในหน้าต่างตัวเลือก คลิก "Mail" จากนั้นเลือก "Email Rules" ที่นี่คุณสามารถกำหนดเงื่อนไขและการดำเนินการต่างๆ เพื่อใช้กับข้อความขาเข้าได้ อย่าลืมบันทึกกฎเมื่อคุณตั้งค่าแล้ว

ด้วยตัวเลือกการปรับแต่งเหล่านี้ คุณสามารถทำได้ ปรับปรุงประสบการณ์ของคุณให้ดียิ่งขึ้น ใน Outlook และดูข้อความทั้งหมดของคุณ อย่างมีประสิทธิภาพไม่ว่าคุณจะต้องการเข้าถึงโฟลเดอร์ของคุณเร็วขึ้น ติดตามการสนทนา หรือจัดระเบียบกล่องจดหมายเข้า Outlook ก็มีเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณดำเนินการได้ ทดลอง⁤กับตัวเลือกเหล่านี้และค้นหาการตั้งค่าที่เหมาะกับคุณที่สุด รับประโยชน์สูงสุดจากอีเมลของคุณใน Outlook!

7.⁢ การเพิ่มประสิทธิภาพ Outlook เพื่อการแสดงข้อความทั้งหมดอย่างมีประสิทธิภาพ

มีหลายวิธีที่จะ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Outlook เพื่อให้สามารถดูได้ วิธีที่มีประสิทธิภาพ ข้อความทั้งหมด หนึ่งในตัวเลือกที่มีประโยชน์ที่สุดคือการใช้ โฟลเดอร์และกฎเมล. การจัดระเบียบข้อความเป็นโฟลเดอร์ต่างๆ ตามหัวข้อหรือความสำคัญสามารถช่วยให้กล่องจดหมายของคุณสะอาดและทำให้ค้นหาอีเมลเก่าได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ คุณสามารถสร้างกฎเมลเพื่อให้ข้อความถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์บางโฟลเดอร์โดยอัตโนมัติหรือทำเครื่องหมายด้วยป้ายกำกับเฉพาะ ทำให้การตรวจสอบและตอบกลับข้อความเร็วยิ่งขึ้น

อีกวิธีหนึ่งที่จะ เพิ่มประสิทธิภาพการแสดงข้อความ ใน Outlook คือการใช้ การกรองและการค้นหาขั้นสูง. ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณสามารถกรองข้อความตามเกณฑ์ที่แตกต่างกัน เช่น ผู้ส่ง หัวเรื่อง หรือวันที่ ซึ่งทำให้ค้นหาอีเมลที่ต้องการในกล่องจดหมายขนาดใหญ่ได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ คุณสามารถสร้างการค้นหาที่บันทึกไว้เพื่อเข้าถึงข้อความบางประเภทได้อย่างรวดเร็ว หรือทำการค้นหาที่ซับซ้อนโดยใช้ตัวดำเนินการเชิงตรรกะ คุณลักษณะนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการค้นหาการสนทนาหรือไฟล์แนบที่ต้องการอย่างรวดเร็ว

สุดท้ายเพื่อให้ได้มาซึ่ง การแสดงภาพที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ของข้อความทั้งหมดใน Outlook คุณก็ทำได้ ปรับแต่งการตั้งค่ามุมมอง.⁢ ตัวเลือกนี้ให้คุณเลือกประเภทของข้อมูลที่แสดงในรายการข้อความ เช่น ผู้ส่ง เรื่อง วันที่ หรือหมวดหมู่ นอกจากนี้ยังสามารถใช้ตัวกรองเพิ่มเติมได้ เช่น การแสดงเฉพาะข้อความที่ยังไม่ได้อ่านหรือการเน้นข้อความสำคัญ นอกจากนี้ คุณยังสามารถปรับขนาดคอลัมน์และปรับแบบอักษรเพื่อให้อ่านง่ายขึ้นได้ การปรับแต่งการตั้งค่ามุมมองจะช่วยให้มั่นใจว่าประสบการณ์ Outlook มีประสิทธิภาพมากขึ้นซึ่งปรับให้เหมาะกับความต้องการของผู้ใช้แต่ละคน