จะปิดใช้งานข้อความบันทึกถึงตนเองใน Outlook ได้อย่างไร?

ในระหว่างการใช้งานในแต่ละวัน Outlook บางครั้งข้อความอัตโนมัติอาจปรากฏขึ้นซึ่งอาจสร้างความรำคาญ เช่น ข้อความคลาสสิก 'หมายเหตุถึงตัวเอง' (หรือ 'หมายเหตุถึงตัวเอง') ซึ่งปรากฏในสถานการณ์ที่อีเมลตรวจพบว่าคุณกำลังส่งข้อความไปยังที่อยู่อีเมลของคุณเอง วิธีการปิดการใช้งานข้อความ หมายเหตุถึงตนเอง ใน Outlook? เรามาดูกันด้านล่าง

ในบทความนี้ เราจะทบทวนตัวเลือกและการตั้งค่าแต่ละตัวที่อาจส่งผลต่อการจัดการข้อความอัตโนมัติใน Outlook โดยเจาะลึกลงไปในตัวกรอง รายชื่อผู้ส่งและผู้รับ การแจ้งเตือน ระดับความลับ และประเด็นอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

เหตุใดฉันจึงเห็นข้อความ 'อย่าส่งถึงตนเอง' หรือ 'บันทึกถึงตนเอง' ใน Outlook

พฤติกรรมอย่างหนึ่งที่ผู้ใช้ส่วนใหญ่มักสับสนคือข้อความ "ห้ามส่งถึงตนเอง" ซึ่งมักจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณส่งอีเมลไปยังที่อยู่อีเมลของคุณเอง Outlook จดจำรูปแบบนี้ได้ จึงสามารถติดป้ายกำกับหรือแสดงการแจ้งเตือนเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าคุณเป็นทั้งผู้ส่งและผู้รับ วิธีนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น สแปมอัตโนมัติ หรือแม้แต่กิจวัตรการจัดระเบียบส่วนตัวที่อาจไม่ได้ตั้งใจ.

อย่างไรก็ตาม ฟีเจอร์นี้ขาดการควบคุมโดยตรงและชัดเจนเพื่อปิดใช้งานจากการตั้งค่ามาตรฐาน ทำให้ลดการแสดงผลได้ยากหากคุณไม่จำเป็นต้องใช้จริงๆ ดังนั้น การทราบวิธีปิดใช้งานข้อความ "บันทึกถึงตนเอง" ใน Outlook จึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง

ในบางช่วงเวลา Outlook อาจแสดงคำเตือนที่คล้ายกันสำหรับข้อความที่น่าสงสัย เช่น หากมีคนแอบอ้างที่อยู่อีเมลของคุณหรือของผู้ติดต่อประจำ ในกรณีดังกล่าว แพลตฟอร์มจะพยายามปกป้องคุณจากการพยายามฟิชชิ่งโดยตรวจสอบความผิดปกติใดๆ ในแหล่งที่มาของอีเมล ไม่ว่ากรณีใดก็ตาม เป้าหมายคือการให้แน่ใจว่ากล่องจดหมายมีความปลอดภัยและเป็นระเบียบเรียบร้อยแม้ว่าจะทำให้มีการแจ้งเตือนอัตโนมัติที่ไม่ต้องการก็ตาม

การกำหนดค่าตัวกรองและการจัดการสแปม

นอกเหนือจากการทราบวิธีปิดใช้งานข้อความ “บันทึกถึงตนเอง” ใน Outlook แล้ว คุณควรทราบว่าบริการนี้ให้ผู้ใช้มีวิธีต่างๆ หลายวิธีในการปิดใช้งาน จัดการข้อความที่จะมาถึงในกล่องจดหมายของคุณ ข้อความใดที่ถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นสแปม และวิธีการจัดการกับผู้ส่งที่ซ้ำ.

บ่อยครั้งที่ข้อความอัตโนมัติปรากฏขึ้นเนื่องจากตัวกรองที่เปิดใช้งานหรือการรวมที่อยู่ของคุณเองในรายการควบคุมบางรายการ หากต้องการเข้าถึงการตั้งค่าเหล่านี้ มีตัวเลือก ‘บล็อคหรืออนุญาต’ ในรุ่นที่ทันสมัยที่สุด มันช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าใครที่คุณคิดว่าปลอดภัย และใครที่คุณต้องการบล็อคถาวร

การตั้งค่าตัวกรองสามารถแก้ไขได้โดยเข้าถึงการตั้งค่า Outlook Web App หรือตัวเลือกไคลเอนต์เดสก์ท็อป:

1. เข้าสู่ องค์ประกอบ (ไอคอนเฟือง) และเลือก อีเมล.
2. เข้าสู่ ตัวเลือก และค้นหา บล็อคหรืออนุญาต.

คุณสามารถทำการตั้งค่าเหล่านี้ได้ที่นี่:

• ปิดใช้งานการกรองสแปมโดยเลือกตัวเลือกที่เกี่ยวข้อง ถึงแม้ว่าการทำเช่นนี้จะปิดการใช้งานกลไกการป้องกันอื่นๆ ก็ตาม
• จัดการรายชื่อผู้ส่งและผู้รับที่ปลอดภัย: เพิ่มที่อยู่อีเมลของคุณเองเพื่อความปลอดภัยในกรณีที่คุณมักจะส่งอีเมลเกี่ยวกับงานหรือการแจ้งเตือนถึงตัวเองวิธีนี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการบล็อคหรือฟิลเตอร์ที่ไม่คาดคิดได้
• ผู้ส่งที่ถูกบล็อก: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าที่อยู่อีเมลส่วนบุคคลของคุณไม่อยู่ในรายการนี้ เนื่องจากอาจทำให้เกิดพฤติกรรมแปลก ๆ หรือแม้แต่ทำให้คุณไม่ได้รับข้อความของคุณเองได้

โปรดจำไว้ว่าสิ่งใดก็ตามที่คุณรวมไว้ในรายชื่อผู้ส่งและผู้รับที่ปลอดภัยจะไม่ได้รับการจัดการเป็นสแปมหรือจดหมายขยะ

จะบล็อค อนุญาต หรือปรับแต่งการจัดการสแปมได้อย่างไร

สิ่งแวดล้อมของ Outlook ข้อเสนอ การกรองอัตโนมัติหลายระดับเพื่อระบุและจัดการอีเมลที่น่าสงสัยหรือสแปมการปรับปรุงที่สำคัญมีดังนี้:

• อย่าย้ายอีเมล์ไปยังโฟลเดอร์อีเมล์ขยะของฉัน: เปิดใช้งานตัวเลือกนี้หากคุณต้องการลบการกรองสแปม แม้ว่าคุณจะสูญเสียการป้องกันและการปรับแต่งอื่น ๆ
• กรองอีเมล์ขยะโดยอัตโนมัติ:อนุญาตให้ Outlook ใช้กฎโดยอัตโนมัติเพื่อตรวจจับและระบุข้อความที่น่าสงสัย โดยอิงตามตัวกรองที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้าและตัวกรองที่ตั้งค่าโดยผู้ดูแลระบบขององค์กรของคุณ
• ผู้ส่งและผู้รับที่ปลอดภัย:คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชีของคุณปรากฏขึ้นที่นี่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณสร้างข้อความประเภท "หมายเหตุถึงตนเอง" สำหรับการเตือนความจำหรือไฟล์ส่วนบุคคล
• เชื่อถืออีเมลของผู้ติดต่อของฉัน:การเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ จะทำให้ข้อความทั้งหมดที่ส่งจากผู้ติดต่อที่บันทึกจะถือว่าปลอดภัย โดยจะลดคำเตือนและการบล็อกให้เหลือน้อยที่สุด

หากคุณสังเกตเห็นว่าอีเมลที่คุณส่งถึงตัวเองลงเอยในโฟลเดอร์สแปมหรือโฟลเดอร์ขยะ ให้ตรวจสอบว่าที่อยู่อีเมลของคุณไม่ได้ถูกเพิ่มเข้าไปในรายชื่อผู้ส่งที่ถูกบล็อกโดยไม่ได้ตั้งใจ ซึ่งเป็นข้อผิดพลาดทั่วไปที่อาจทำให้เกิดการแจ้งเตือนที่ไม่ต้องการและการทำงานอัตโนมัติ

ความสำคัญของผู้ส่งที่ปลอดภัยและผู้ส่งที่ถูกบล็อค

รายชื่อผู้ส่งที่ปลอดภัยและถูกบล็อค ช่วยให้ Outlook ระบุได้อย่างแม่นยำว่าข้อความใดควรส่งไปยังกล่องจดหมายและข้อความใดไม่ควรส่งสำหรับผู้ใช้ที่ใช้คุณลักษณะ 'ส่งอีเมลถึงตัวเอง' การติดตามรายการเหล่านี้ถือเป็นสิ่งสำคัญ:

• ผู้ส่งที่ปลอดภัย: เพิ่มที่อยู่อีเมลของคุณเองและที่อยู่อีเมลจากอุปกรณ์อื่นหรือบัญชีที่เชื่อมโยง วิธีนี้จะป้องกันไม่ให้ Outlook ตรวจพบว่าอีเมลเหล่านี้น่าสงสัยหรือไม่จำเป็น
• ผู้ส่งที่ถูกบล็อก- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าที่อยู่และตัวแปรต่างๆ ของคุณ (ถ้ามี เช่น นามแฝง โดเมนย่อย ฯลฯ) ไม่ปรากฏที่นี่ หากเป็นเช่นนั้น ให้ลบออกทันทีเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

ในบางกรณี เซิร์ฟเวอร์อีเมลหรือผู้ดูแลระบบเครือข่ายเองอาจกำหนดกฎเกณฑ์ที่บล็อกข้อความบางข้อความโดยอัตโนมัติก่อนที่จะเข้าถึงกล่องจดหมายของคุณหากปัญหายังคงมีอยู่หลังจากตรวจสอบการตั้งค่าส่วนบุคคลทั้งหมดของคุณแล้ว โปรดติดต่อฝ่ายสนับสนุนของบริษัทหรือผู้ให้บริการของคุณเพื่อให้ตรวจสอบตัวกรองระดับเซิร์ฟเวอร์ของคุณ

การแจ้งเตือน การเตือน และการใช้งานข้อความอัตโนมัติ

Outlook ไม่เพียงแต่กรองอีเมล แต่ยังแสดง ประกาศและคำเตือนที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยและความถี่ในการแลกเปลี่ยนข้อความเป็นเรื่องปกติที่จะเห็นข้อความเช่น 'ฉันไม่ค่อยได้รับอีเมลจาก...' โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องจัดการกับที่อยู่อีเมลใหม่หรือที่อยู่อีเมลที่ไม่คุ้นเคย ฟีเจอร์นี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อเตือนคุณถึงการโจรกรรมข้อมูลส่วนตัวหรือความพยายามฟิชชิ่งที่อาจเกิดขึ้น แต่ อาจสับสนกับการแจ้งเตือนแบบพุชอื่น ๆ ได้ เช่น ข้อความ 'หมายเหตุถึงตัวเอง'.

วิธีที่ดีที่สุดในการลดหรือควบคุมการแจ้งเตือนเหล่านี้คือ เพิ่มที่อยู่ปกติ (รวมถึงของคุณ) ให้กับรายชื่อติดต่อ เพื่อให้มีความน่าเชื่อถือมากขึ้นและมีการแจ้งเตือนน้อยลงหากคุณทราบว่าข้อความ "ห้ามบอกตัวเอง" ของคุณเป็นเรื่องปกติและไม่ก่อให้เกิดความเสี่ยง คุณสามารถละเว้นคำเตือนเหล่านี้หรือปิดการใช้งานการแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อปโดยใช้ตัวเลือกขั้นสูง

การปรับระดับความลับของข้อความที่ส่ง

Outlook ช่วยให้คุณตั้งค่า ระดับความลับในอีเมลที่คุณส่งสิ่งนี้มีประโยชน์ในการแจ้งผู้รับเกี่ยวกับความสำคัญหรือความเป็นส่วนตัวของข้อความ แม้ว่าจะไม่จำกัดการกระทำของผู้รับก็ตาม (ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้คนใดก็ตามยังคงส่งต่อข้อความได้) ระดับที่พบมากที่สุด ได้แก่ ปกติ ส่วนตัว ส่วนตัว และเป็นความลับ:

• ปกติ:ไม่มีการคุ้มครองหรือการแจ้งให้ทราบเป็นการเฉพาะ
• บัญชีส่วนบุคคล:เตือนผู้รับให้ปฏิบัติต่อข้อความเหมือนเป็นข้อความส่วนตัว
• ส่วนตัว:แนะนำให้จัดการข้อความเป็นแบบส่วนตัวและป้องกันการส่งต่อโดยใช้กฎของกล่องจดหมาย
• เป็นความลับ:ขอให้จัดการข้อความด้วยความระมัดระวังเป็นพิเศษ

การเปลี่ยนแปลงระดับความลับ

1. ในข้อความที่คุณกำลังเขียน ให้ไปที่ เก็บ > สรรพคุณ.
2. ใน ความลับ, เลือกระดับที่ต้องการ.
3. ปิดหน้าต่างคุณสมบัติ และเมื่อคุณส่งข้อความเสร็จสิ้นแล้ว ให้คลิก ส่ง.

ตั้งค่าระดับเริ่มต้นสำหรับข้อความใหม่ทั้งหมด

1. เข้าสู่ เก็บ > ตัวเลือก > อีเมล.
2. En ส่งข้อความเลือกไฟล์ ความลับที่เป็นค่าเริ่มต้น สำหรับอีเมลขาออกใหม่ทั้งหมด

ขั้นตอนนี้เป็นทางเลือก แต่สามารถช่วยให้คุณจัดระเบียบและแยกความแตกต่างระหว่างข้อความที่คุณสร้างขึ้นได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ทำให้ระบุการแจ้งเตือนอัตโนมัติได้ง่ายขึ้น หากมีการส่งบ่อยครั้ง

เคล็ดลับเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพประสบการณ์และลดข้อความอัตโนมัติ

ข้อความอัตโนมัติและการแจ้งเตือนจำนวนมากใน Outlook (เช่น หมายเหตุถึงตนเอง) สามารถลดน้อยลงได้ แต่ไม่ใช่ว่าจะกำจัดได้หมด เพียงใช้เคล็ดลับปฏิบัติดังต่อไปนี้:

• เพิ่มที่อยู่ของคุณเองลงในรายชื่อผู้ติดต่อและผู้ส่งที่ปลอดภัย:การดำเนินการนี้ช่วยลดตัวกรองอัตโนมัติและการแจ้งเตือนอีเมล์ที่น่าสงสัย
• ตรวจสอบรายการที่คุณบล็อคเป็นระยะๆ:ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีการรวมบัญชี นามแฝง หรือการเปลี่ยนเส้นทางของคุณเอง
• ปิดการแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อปที่ไม่จำเป็น:จากการตั้งค่า Outlook คุณสามารถเลือกการแจ้งเตือนที่คุณต้องการจะรับได้ ดังนั้นจำนวนข้อความอัตโนมัติจะลดน้อยลง
• การใช้โฟลเดอร์และไม้บรรทัด เพื่อจัดระเบียบข้อความของคุณดีขึ้นโดยจัดประเภทอีเมล "ห้ามส่งถึงตนเอง" โดยอัตโนมัติ
• อัปเดตแอป Outlook ของคุณให้เป็นปัจจุบัน:บางครั้งปัญหาการแจ้งเตือนอาจเกิดจากข้อบกพร่องที่ได้รับการแก้ไขในเวอร์ชันหลังๆ

ในกรณีส่วนใหญ่ การปฏิบัติตามขั้นตอนข้างต้นจะช่วยลดการแสดงข้อความ "หมายเหตุถึงตนเอง" หรือการแจ้งเตือนอัตโนมัติล่าสุดได้อย่างมาก อย่างไรก็ตาม คำเตือนบางรายการมีจุดประสงค์เพื่อเป็นมาตรการรักษาความปลอดภัยต่อการโจมตี การแอบอ้าง หรือการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต หากคุณตรวจพบข้อความที่ผิดปกติหรือซ้ำกันมาก แม้ว่าจะกำหนดค่า Outlook อย่างถูกต้องแล้ว อาจเป็นเพราะกฎหรือตัวกรองแบบกำหนดเองของบริษัทของคุณที่ใช้กับเซิร์ฟเวอร์อีเมล ซึ่งอยู่นอกเหนือการควบคุมโดยตรงของคุณ

การจัดการการตั้งค่า Outlook อย่างเหมาะสมและการทำความเข้าใจว่าเหตุใดข้อความอัตโนมัติบางข้อความจึงปรากฏขึ้น จะช่วยสร้างสภาพแวดล้อมที่สะอาด มีประสิทธิภาพมากขึ้น และไม่มีสิ่งรบกวน