ไฟล์ Excel ของคุณหายไปใช่ไหม? คำแนะนำครบถ้วนสำหรับการทำความเข้าใจและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการบันทึก

คุณประสบปัญหาในการบันทึกไฟล์ใน Excel หรือไม่? สถานการณ์นี้อาจสร้างความหงุดหงิดได้จริง โดยเฉพาะถ้าคุณใช้เวลาทำงานกับสเปรดชีตของคุณมากพอสมควร และกลัวว่าจะสูญเสียการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด Microsoft Excel เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ใช้กันอย่างแพร่หลายที่สุดสำหรับการจัดการและวิเคราะห์ข้อมูล ดังนั้น การพบข้อผิดพลาดขณะพยายามบันทึกเอกสารเป็นหนึ่งในคำถามที่พบบ่อยที่สุด และสร้างความกังวลให้แก่ผู้ใช้งาน

ในบทความนี้เราจะมาทบทวนทั้งหมด สาเหตุที่เป็นไปได้ที่อาจทำให้ Excel ไม่สามารถบันทึกไฟล์ของคุณได้และเราจะให้คำตอบโดยละเอียดสำหรับแต่ละกรณี ที่นี่คุณจะไม่เพียงแต่จะพบขั้นตอนทีละขั้นตอนเท่านั้น แต่ยังมีคำอธิบายที่ชัดเจนและเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาประเภทนี้ในอนาคตอีกด้วย มาพักเถอะแล้วเราจะอธิบายให้คุณฟัง วิธีการฟื้นตัวจากสถานการณ์เหล่านี้และป้องกันไม่ให้เกิดขึ้น.

กระบวนการบันทึกทำงานใน Excel อย่างไร และเหตุใดจึงอาจล้มเหลว

ก่อนที่จะลงรายละเอียดทางแก้ปัญหา สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจ Excel บันทึกไฟล์อย่างไรเนื่องจากกระบวนการนั้นไม่ง่ายอย่างที่คิด เมื่อคุณบันทึกเวิร์กบุ๊กด้วยตนเองหรือโดยอัตโนมัติ Excel จะสร้างไฟล์ชั่วคราวในตำแหน่งเดียวกับเอกสารต้นฉบับก่อน- เมื่อบันทึกเสร็จสิ้นแล้ว ให้ลบไฟล์ต้นฉบับและตั้งชื่อไฟล์ชั่วคราวที่ถูกต้อง หากเกิดปัญหาใดๆ ขึ้นในระหว่างกระบวนการนี้ ข้อผิดพลาดหลายประเภทอาจเกิดขึ้น และไฟล์ที่มีการเปลี่ยนแปลงล่าสุดอาจไม่ได้รับการบันทึกอย่างถูกต้อง

การหยุดชะงักในกระบวนการบันทึก อาจเกิดได้จากหลายสาเหตุ เช่น การกดปุ่ม "Esc" ปัญหาฮาร์ดแวร์ ปัญหาซอฟต์แวร์ ปัญหาโปรแกรมป้องกันไวรัส ข้อขัดแย้งในการอนุญาต เส้นทางไฟล์ที่ยาวเกินไป หรือแม้แต่พื้นที่ว่างบนดิสก์ไม่เพียงพอ คุณต้องระมัดระวังตำแหน่งของเครือข่ายหรือไดรฟ์ภายนอกด้วย เพราะหากขาดการเชื่อมต่อขณะที่ Excel กำลังบันทึก ไฟล์ของคุณอาจเสียหายหรือมีการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ได้บันทึก

ข้อความแสดงข้อผิดพลาดทั่วไปเมื่อบันทึกไฟล์ใน Excel

ในบรรดาข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดเมื่อ Excel ไม่บันทึกไฟล์ มีดังต่อไปนี้:

• “เอกสารไม่ได้รับการบันทึก”
• “เอกสารไม่ได้รับการบันทึกอย่างสมบูรณ์”
• « ไม่สามารถเข้าถึงเอกสารแบบอ่านอย่างเดียวได้ -
• "เต็มดิสก์"
• “ตรวจพบข้อผิดพลาดขณะบันทึก...”
• "ชื่อไฟล์ไม่ถูกต้อง"

ข้อผิดพลาดแต่ละข้อนี้ชี้ไปที่สาเหตุที่แตกต่างกันดังนั้นจึงควรระบุข้อความที่แน่ชัดก่อนค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะสม

สาเหตุหลักที่ Excel ไม่บันทึกการเปลี่ยนแปลง

ตามเอกสารอย่างเป็นทางการ ฟอรัมช่วยเหลือ และประสบการณ์ของผู้ใช้ สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดที่ทำให้ Excel เกิดปัญหาเมื่อบันทึกไฟล์ ได้แก่:

• ขาดการอนุญาตในโฟลเดอร์ปลายทาง:หากคุณไม่มีสิทธิ์อ่าน เขียน หรือแก้ไขในโฟลเดอร์ที่คุณพยายามบันทึกเวิร์กบุ๊ก Excel จะไม่สามารถบันทึกได้
• ปลั๊กอินของบุคคลที่สาม:ส่วนเสริมบางส่วนที่ติดตั้งใน Excel อาจขัดขวางกระบวนการบันทึก ทำให้เกิดการหยุดทำงานหรือข้อผิดพลาดที่ไม่คาดคิด
• ไฟล์เสียหายหรือเสียหาย:หากไฟล์ต้นฉบับเสียหาย Excel อาจป้องกันไม่ให้การเปลี่ยนแปลงถูกจัดเก็บอย่างถูกต้อง
• พื้นที่ดิสก์ไม่เพียงพอ: หากตำแหน่งปลายทางไม่มีพื้นที่ว่าง Excel จะไม่ดำเนินการบันทึกให้เสร็จสิ้น
• ซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสโปรแกรมป้องกันไวรัสบางโปรแกรมอาจบล็อกกระบวนการบันทึก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสแกนไฟล์ใหม่หรือแก้ไขไฟล์ที่เปิดอยู่ในระหว่างการสแกน
• การแบ่งปันความขัดแย้งหรือการล็อค:ถ้าไฟล์ถูกเปิดโดยบุคคลอื่นหรือในอินสแตนซ์ Excel อื่น อาจเกิดข้อผิดพลาดเมื่อบันทึก
• เส้นทางไฟล์ยาวเกินไป:Excel จำกัดชื่อไฟล์และเส้นทางแบบเต็มเป็น 218 อักขระ หากเกินกว่านั้นคุณจะได้รับข้อผิดพลาดชื่อไม่ถูกต้อง
• ปัญหาการเชื่อมต่อในตำแหน่งเครือข่าย:หากคุณบันทึกไฟล์ไปยังไดรฟ์เครือข่ายและการเชื่อมต่อขาดหาย การบันทึกอาจล้มเหลวและคุณอาจสูญเสียข้อมูลล่าสุด
• ไฟล์ในโหมดอ่านอย่างเดียว:ไฟล์อาจมีการเปิดใช้งานโหมดนี้หรือคุณอาจไม่ใช่เจ้าของ ทำให้ความสามารถในการบันทึกพร้อมการเปลี่ยนแปลงมีจำกัด
• ข้อผิดพลาดของฮาร์ดแวร์ (ดิสก์, ไดรฟ์ USB ฯลฯ):ความล้มเหลวทางกายภาพหรือการตัดการเชื่อมต่อไดรฟ์ขณะบันทึกอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดและไฟล์เสียหายได้เช่นกัน
• ไฟล์ที่ถูกล็อคโดยระบบหรือแอปพลิเคชันอื่น: หากไฟล์ถูกใช้งานโดยโปรแกรมอื่น อาจทำให้ไม่สามารถบันทึกได้

จะแก้ไข Excel ไม่บันทึกการเปลี่ยนแปลงได้อย่างไร?

มาทบทวนวิธีแก้ปัญหาที่มีประสิทธิผลที่สุดสำหรับแต่ละกรณีทีละวิธีกัน

1. ตรวจสอบและแก้ไขสิทธิ์ของโฟลเดอร์

ก่อนอื่น ตรวจสอบว่าคุณมีสิทธิ์เพียงพอในโฟลเดอร์ที่คุณบันทึกไฟล์ คลิกขวาที่โฟลเดอร์ เลือก สรรพคุณเข้าถึงแท็บ ความปลอดภัย และตรวจสอบสิทธิ์ที่ได้รับมอบหมายให้กับผู้ใช้ของคุณ หากท่านไม่มีสิทธิ์ในการเขียนหรือแก้ไข ขอให้ผู้ดูแลระบบทีมมอบสิทธิ์ให้กับคุณ หรือลองบันทึกไฟล์ไปยังตำแหน่งอื่นที่คุณมี

2. บันทึกไฟล์เป็นสมุดงานใหม่หรือชื่ออื่น

การดำเนินการที่แนะนำอย่างหนึ่งเมื่อ Excel ไม่อนุญาตให้คุณบันทึกคือการใช้ตัวเลือก บันทึกเป็น และเปลี่ยนชื่อไฟล์หรือเส้นทาง วิธีนี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการเขียนทับไฟล์ต้นฉบับและหลีกเลี่ยงปัญหาการขัดข้องหรือข้อจำกัดด้านเวลา วิธีการทำสิ่งนี้:

1. เข้าถึงเมนู เก็บ และเลือก บันทึกเป็น.
2. ป้อนชื่ออื่นและลองบันทึกในตำแหน่งอื่น

กลวิธีนี้มักจะได้ผลเมื่อเกิดความขัดแย้งเกี่ยวกับสิทธิ์ ไฟล์ชั่วคราวเสียหาย หรือระบบล่มชั่วคราว

3. ย้ายสเปรดชีตต้นฉบับไปยังสมุดงานอื่น

หากไฟล์ปรากฏเสียหายหรือไม่สามารถบันทึกได้อย่างต่อเนื่อง เทคนิคที่เป็นประโยชน์คือ ย้ายแผ่นงานทั้งหมด (ยกเว้นแผ่นงานตัวเติมหนึ่งแผ่น) ไปยังสมุดงานใหม่. ดังนั้น:

1. เพิ่มแผ่นฟิลเลอร์ด้วย Shift + F11.
2. จัดกลุ่มแผ่นงานต้นฉบับทั้งหมด ยกเว้นแผ่นงานตัวเติม (คลิกที่แผ่นแรก กด Shift ค้างไว้แล้วคลิกที่แผ่นสุดท้าย)
3. คลิกขวาและเลือก ย้ายหรือคัดลอก... > เลือก (หนังสือใหม่) > ยอมรับ.

ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถบันทึกไฟล์ใหม่ได้โดยไม่มีข้อผิดพลาด และกู้คืนเนื้อหาทั้งหมด รวมถึงมาโคร VBA ได้ ด้วยการคัดลอกโมดูลด้วยตนเอง หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดใน Excel เราขอแนะนำให้อ่านบทความของเราเกี่ยวกับ ข้อผิดพลาด BitLocker ใน Windows.

4. บันทึกเป็นประเภทไฟล์อื่น (.xlsx, .xlsm เป็นต้น)

บางครั้งรูปแบบไฟล์ต้นฉบับอาจเสียหาย การเปลี่ยนประเภทไฟล์อาจแก้ไขปัญหานี้ได้ วิธีการทำสิ่งนี้:

1. En เก็บกด บันทึกเป็น.
2. ในตัวเลือก tipoเลือกรูปแบบอื่น (เช่น .xlsm สำหรับไฟล์ที่มีแมโครหรือ .xlsx หากต้นฉบับเป็น xls.).

ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถกำจัดความไม่เข้ากันเก่าๆ หรือข้อผิดพลาดด้านรูปแบบได้

5. ลองบันทึกไฟล์ไปยังตำแหน่งอื่น

หากคุณสงสัยว่าปัญหาอาจอยู่ที่ไดรฟ์ปลายทาง (เช่น ไดรฟ์ภายนอก ไดรฟ์เครือข่าย หรือโฟลเดอร์ที่ถูกจำกัด) บันทึกไฟล์ไปยังเดสก์ท็อปหรือโฟลเดอร์ภายในเครื่องอื่น ของทีมของคุณ วิธีนี้จะช่วยตัดปัญหาเรื่องเครือข่าย สิทธิ์ หรือพื้นที่ออกไป นอกจากนี้หากคุณมีคำถามใด ๆ เกี่ยวกับการกู้คืนไฟล์ที่ไม่ได้บันทึก คุณสามารถอ่านบทช่วยสอนของเราได้ที่ กู้คืนไฟล์ Word ที่ไม่ได้บันทึก.

6. บันทึกไฟล์ใหม่ไปยังตำแหน่งเดิม

สร้างเวิร์กบุ๊ก Excel ใหม่และบันทึกสำเนาไว้ในโฟลเดอร์เดียวกับที่เคยมีต้นฉบับ หากคุณทำไม่ได้ ปัญหาอาจอยู่ที่การอนุญาต พื้นที่บนไดรฟ์ไม่เพียงพอ หรือซอฟต์แวร์ขัดแย้งกัน หากคุณสามารถบันทึกไฟล์ใหม่ได้ ปัญหาอาจเกิดจากรูปแบบหรือเนื้อหาของไฟล์ต้นฉบับ

7. เริ่ม Excel ในโหมดปลอดภัย

มักจะ ปลั๊กอินของบุคคลที่สามทำให้เกิดปัญหาเมื่อบันทึกไฟล์- เพื่อทดสอบว่านี่คือสาเหตุหรือไม่:

• ตัวเลือก 1: กดปุ่มค้างไว้ Ctrl และเปิด Excel ยืนยันข้อความโหมดปลอดภัย
• ตัวเลือก 2: กด ของ Windows + Rเขียน เก่ง / ปลอดภัย และกด Enter

หากคุณสามารถบันทึกในโหมดปลอดภัยได้ ให้ปิดใช้งานหรือลบส่วนเสริมทีละรายการจนกว่าคุณจะพบผู้กระทำผิด วิธีการทำสิ่งนี้:

1. เปิด Excel ตามปกติ
2. เมนู เก็บ > ตัวเลือก > เติมเต็ม.
3. ที่ด้านล่างให้เลือก ปลั๊กอิน COM และกด Ir.
4. ยกเลิกการเลือกส่วนเสริมทั้งหมดและเริ่ม Excel ใหม่

8. ตรวจสอบพื้นที่ว่างบนดิสก์

เหตุผลที่คลาสสิกที่สุดประการหนึ่งคือไม่มีพื้นที่ว่างเพียงพอ ใช้ File Explorer เพื่อตรวจสอบพื้นที่ว่าง หากเต็ม ให้เพิ่มพื้นที่ว่างโดยการล้างถังขยะ ลบไฟล์ชั่วคราว หรือขยายพาร์ติชันด้วยเครื่องมือเช่น EaseUS Partition Master หรือคล้ายกัน

9. ปิดใช้งานซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสชั่วคราว

โปรแกรมป้องกันไวรัสบางตัวอาจสแกนไฟล์หรือเอกสารใหม่แบบเรียลไทม์ โดยบล็อกการบันทึกไฟล์หรือเอกสารเหล่านั้นชั่วคราว ปิดใช้งานโปรแกรมป้องกันไวรัสชั่วคราวขณะบันทึกแต่โปรดอย่าลืมเปิดใช้งานในภายหลัง หากข้อผิดพลาดหายไป ให้ตรวจสอบการตั้งค่าโปรแกรมป้องกันไวรัสของคุณเพื่อยกเว้นโฟลเดอร์ที่คุณบันทึกเอกสาร Excel

10. ซ่อมแซมการติดตั้ง Office ของคุณ

หากไม่มีอะไรได้ผล การติดตั้ง Office ของคุณอาจเสียหาย เพื่อซ่อมแซม:

1. ไปที่แผงควบคุม > โปรแกรมและคุณลักษณะ
2. ค้นหา Microsoft Officeคลิกขวาและเลือก ซ่อมแซม.
3. เลือก ซ่อมด่วน (เร็วกว่า) หรือ ซ่อมออนไลน์ (ลึกลงไปอีก)

จากนั้นลองบันทึกไฟล์ Excel ของคุณอีกครั้ง

ข้อผิดพลาดเฉพาะและแนวทางแก้ไข

“ไม่สามารถเข้าถึงเอกสารแบบอ่านอย่างเดียวได้”

นี่อาจเกิดจากไฟล์ถูกทำเครื่องหมายเป็นแบบอ่านอย่างเดียวหรือเนื่องจากมีอินสแตนซ์อื่นล็อคไว้ วิธีแก้ไข:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีสิทธิ์ในการแก้ไข
• บันทึกไฟล์ด้วยชื่ออื่นหรือในตำแหน่งอื่น
• ปิดอินสแตนซ์ Excel ทั้งหมด และเปิดใหม่เพียงอินสแตนซ์เดียวเท่านั้น

“ดิสก์เต็ม”

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว เพิ่มพื้นที่ว่างบนไดรฟ์หรือลองบันทึกลงในดิสก์อื่น- หากคุณบันทึกไปยังไดรฟ์ภายนอก โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าเชื่อมต่อไดรฟ์อย่างถูกต้อง และอย่าตัดการเชื่อมต่อระหว่างการบันทึก

"ชื่อไฟล์ไม่ถูกต้อง"

ตรวจสอบว่าเส้นทางทั้งหมด (รวมทั้งโฟลเดอร์และชื่อไฟล์) ไม่เกิน 218 อักขระ หากเป็นเช่นนั้น ให้ย่อเส้นทางโดยบันทึกไฟล์ในโฟลเดอร์รูท (เช่น C: \) และใช้ชื่อย่อ

เกิดข้อผิดพลาดเมื่อบันทึกลงในตำแหน่งเครือข่าย

หากคุณกำลังทำงานบนเครือข่ายและสูญเสียการเชื่อมต่อขณะทำงาน Excel อาจป้องกันการบันทึกและอาจแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดเกี่ยวกับเส้นทางเครือข่ายที่ไม่สามารถเข้าถึงได้ หากเกิดเหตุการณ์นี้:

• บันทึกไฟล์ไว้ในเครื่อง และคัดลอกกลับไปยังไดรฟ์เครือข่ายเมื่อการเชื่อมต่อได้รับการคืนค่า
• บนเครือข่าย Windows คุณสามารถปรับเปลี่ยนรีจิสทรีเพื่อปรับปรุงความยืดหยุ่นต่อการตัดการเชื่อมต่อโดยไม่ได้ตั้งใจ

ข้อผิดพลาดที่เกี่ยวข้องกับ Visual Basic สำหรับแอปพลิเคชัน (VBA)

หากไฟล์มีแมโครหรือ VBA และเสียหาย คุณสามารถลองซ่อมแซมได้โดยการลบโครงการ VBA ที่เสียหาย- เป็นโซลูชั่นขั้นสูง ขอแนะนำให้สร้างสำเนาสำรอง และใช้เครื่องมือสร้างภาพการจัดเก็บข้อมูลแบบมีโครงสร้างเพื่อลบส่วนประกอบที่เสียหายก่อนที่จะเปิดและบันทึกเอกสารอีกครั้ง

ปัญหาไฟล์เสียหายหรือเสียหาย

หากคุณสงสัยว่าไฟล์ของคุณเสียหาย Excel มีฟังก์ชันให้ เปิดและซ่อมแซม:

1. เปิด Excel ไปที่ เก็บ > เปิด.
2. เลือกไฟล์ที่มีปัญหา
3. ที่ปุ่มเปิด คลิกลูกศรลงและเลือก เปิดและซ่อมแซม.

ในกรณีที่ซับซ้อน คุณสามารถใช้เครื่องมือของบุคคลที่สาม เช่น โปรแกรมซ่อมแซม Wondershare o ซ่อมดาวฤกษ์สำหรับ Excelซึ่งช่วยให้คุณสามารถซ่อมแซมไฟล์ที่เสียหายโดยการกู้คืนตาราง สูตร และองค์ประกอบอื่นๆ

เคล็ดลับการป้องกันและการกู้คืนไฟล์ที่ไม่ได้บันทึก

เพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียงานในอนาคต สิ่งสำคัญคือ:

• เปิดใช้งานและกำหนดค่าการบันทึกอัตโนมัติ:วิธีนี้ Excel จะบันทึกเวอร์ชันอัตโนมัติเป็นระยะๆ
• เชื่อมโยงบัญชี Microsoft ของคุณและใช้ OneDrive:ช่วยให้คุณสามารถเก็บการสำรองข้อมูลอัตโนมัติบนคลาวด์ได้
• ปรับความถี่การบันทึกอัตโนมัติ:คุณสามารถลดช่วงเวลาเพื่อเพิ่มความปลอดภัยให้กับข้อมูลของคุณได้

จะกู้ไฟล์ที่ไม่ได้บันทึกได้อย่างไร?

หากคุณปิด Excel โดยไม่บันทึก ให้ลองวิธีเหล่านี้:

• เปิด Excel ไปที่ เก็บ > ข้อมูล > จัดการหนังสือ > กู้คืนหนังสือที่ไม่ได้บันทึกไว้- คุณสามารถค้นหาเวอร์ชันชั่วคราวได้ที่นี่
• ค้นหาไฟล์ชั่วคราวใน C:\Users\ชื่อของคุณ\AppData\Local\Temp (เปลี่ยน “YourName” เป็นชื่อผู้ใช้ของคุณ) ค้นหาไฟล์ที่มีนามสกุล .tmp.

วิธีการเหล่านี้เพิ่มโอกาสในการกู้คืนงานของคุณหลังจากความล้มเหลวที่ไม่คาดคิด

เคล็ดลับและเทคนิคในการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดใน Excel ในอนาคต

• ให้ Office อัปเดตอยู่เสมอ เพื่อใช้ประโยชน์จากแพตช์ด้านความปลอดภัยและการแก้ไข
• หลีกเลี่ยงการทำงานกับไฟล์ที่จัดเก็บไว้บนไดรฟ์ USB เพียงอย่างเดียว หรือตำแหน่งเครือข่ายไม่เสถียร
• คาน คัดลอกบ่อยๆ ในสถานที่ต่าง ๆ (ภายในเครื่อง, คลาวด์, ไดรฟ์ภายนอก)
• ระวังส่วนเสริมของบุคคลที่สามที่ไม่ได้รับการตรวจสอบ และปิดการใช้งานหากคุณไม่ต้องการมัน
• ตรวจสอบพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณก่อนที่จะทำงานกับไฟล์ขนาดใหญ่

ชุดคำแนะนำนี้ ช่วยลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดเมื่อบันทึกใน Excel และรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลของคุณตลอดเวลา