คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับ Microsoft Lists: คืออะไรและทำงานอย่างไร

ภายในระบบนิเวศ Microsoft 365 รายการ Microsoft มันเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่จำเป็น เพื่อจัดระเบียบ ติดตาม และแบ่งปันข้อมูลในลักษณะที่มีโครงสร้าง ตั้งแต่การติดตามปัญหาและโครงการไปจนถึงการรับพนักงานเข้าทำงานและการจัดการทรัพยากร แอปพลิเคชันนี้โดดเด่นในเรื่องความยืดหยุ่นและความสะดวกในการใช้งาน

หากคุณทำงานเป็นทีมหรือเพียงต้องการ เก็บข้อมูลของคุณให้เป็นระเบียบและสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่นี่คือทางแก้ปัญหาที่คุณไม่ควรมองข้าม ในบทความนี้เราจะบอกคุณอย่างละเอียดว่าคุณสามารถทำอะไรได้บ้างด้วย รายการ Microsoft และวิธีใช้เทมเพลตของพวกเขา เราจะตรวจสอบการโต้ตอบของคุณกับแอปพลิเคชันอื่น เช่น SharePoint หรือ Teams ด้วย

Microsoft Lists คืออะไรและทำงานอย่างไร

Microsoft Lists เป็นแอป Microsoft 365 ที่ออกแบบมาสำหรับ การติดตามข้อมูลอัจฉริยะ- คุณสามารถใช้งานได้จากเว็บ มือถือ หรือแม้กระทั่งจาก Microsoft Teams โดยตรงด้วยการผสานรวมแบบเต็มรูปแบบ

อันที่จริงแล้ว ทำหน้าที่เป็นฐานข้อมูลที่เรียบง่ายและมองเห็นได้ประกอบด้วยแถวและคอลัมน์ซึ่งคุณสามารถใส่ข้อความ รูปภาพ ไฟล์ วันที่ บุคคลที่ได้รับมอบหมาย ไฮเปอร์ลิงก์ และอื่นๆ อีกมากมาย ด้วยระบบมุมมอง คุณสามารถแสดงข้อมูลได้หลายวิธี ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์: ตาราง (ตัวเลือกเริ่มต้น) รายการ ปฏิทิน หรือแกลเลอรี รายการนี้จะคล้ายกันแต่ไม่มีความเป็นไปได้ในการแก้ไขออนไลน์ แกลเลอรีนี้เหมาะกับเนื้อหาภาพ และปฏิทินเหมาะอย่างยิ่งหากคุณต้องการดูรายการที่จัดเรียงตามวันที่

เมื่อคุณสร้างรายการใหม่ คุณสามารถเริ่มจากศูนย์ ใช้รายการที่มีอยู่เป็นเทมเพลต หรือนำเข้าตาราง Excel คุณยังสามารถพึ่งพาได้มากมาย เทมเพลตที่ออกแบบไว้ล่วงหน้า ที่ Microsoft เสนอให้สำหรับกรณีการใช้งานเฉพาะ

รายการทั้งหมดสามารถปรับแต่งภาพได้:เปลี่ยนสีพื้นหลัง กำหนดไอคอนเฉพาะ และใช้กฎเกณฑ์ที่ปรับเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏของไอคอนตามสถานะ ตัวอย่างเช่น รายการที่มีสถานะ “อนุมัติ” อาจปรากฏพร้อมพื้นหลังสีเขียว ในขณะที่รายการที่มีสถานะ “อยู่ระหว่างการตรวจสอบ” จะปรากฏเป็นสีส้ม

 

เทมเพลตที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าสำหรับทุกความต้องการ

หากคุณมีเวลาไม่มากในการสร้างรายการตั้งแต่เริ่มต้น Microsoft Lists มีเทมเพลตที่มีประโยชน์ซึ่งเหมาะกับสถานการณ์ต่างๆ- เทมเพลตเหล่านี้ได้รับการออกแบบมาให้ใช้งานได้เพียงไม่กี่คลิก โดยยังคงโครงสร้างเฉพาะ ฟิลด์ที่กำหนดเอง มุมมอง และสไตล์ภาพไว้

นี่คือบางส่วนที่ได้รับความนิยมมากที่สุด:

• เทมเพลตการจัดการปัญหา: เหมาะสำหรับการติดตามเหตุการณ์ตามสถานะ ลำดับความสำคัญ และผู้รับผิดชอบ
• เทมเพลตกำหนดการกิจกรรม: จัดระเบียบรายละเอียดทั้งหมดของเหตุการณ์ในโครงสร้างที่ชัดเจนและแก้ไขได้
• รุ่นผู้ป่วย: สำหรับการดูแลสุขภาพ ช่วยให้คุณบันทึกสถานะ การสังเกต และความต้องการของคนไข้แต่ละราย
• แบบฟอร์มใบสมัครสินเชื่อ: การติดตามและควบคุมกระบวนการอนุมัติสินเชื่อ

ตัวเลือกการจัดระเบียบ การจัดรูปแบบ และกฎเกณฑ์

นอกจากมุมมองที่ได้กล่าวไปแล้ว คุณสามารถปรับเปลี่ยนรายการแต่ละรายการให้เหมาะกับเวิร์กโฟลว์ของคุณได้ การสร้างตัวกรอง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และกฎเกณฑ์อัตโนมัติ ความเป็นไปได้บางประการมีดังนี้:

• ตั้งค่าการแจ้งเตือนทางอีเมล์ เมื่อสถานะเปลี่ยนแปลงหรือมีการเพิ่มรายการใหม่
• การเปลี่ยนรูปแบบตามเงื่อนไข ตามเนื้อหา: สี ไอคอน สไตล์
• การจัดกลุ่มองค์ประกอบ โดยลำดับความสำคัญ, วันที่, สถานะ ฯลฯ
• สร้างรายการใหม่จากรายการอื่น,การคัดลอกการออกแบบและโครงสร้าง
• นำเข้าข้อมูลจาก Excel พร้อมระบบจดจำคอลัมน์อัตโนมัติ

ฟังก์ชั่นทั้งหมดนี้ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและ ให้แน่ใจว่าภาพและข้อมูลมีความสอดคล้องกันภายในทีมโดยเฉพาะในโครงการที่มีผู้คนจำนวนมากมีส่วนร่วม

บันทึกและเข้าถึงรายการ

ข้อดีประการหนึ่งของ Microsoft Lists คือการผสานรวมกับระบบนิเวศ Microsoft 365 คุณสามารถบันทึกรายการของคุณบนเว็บไซต์เช่น SharePoint en o วันไดรฟ์ ใช้ส่วนตัวเท่านั้น- หากคุณทำงานเป็นทีม โดยทั่วไปแล้วจะโฮสต์พวกเขาบนไซต์ SharePoint ที่แบ่งปันกับสมาชิกทั้งหมด

รายการจะเปิดในโหมดเต็มหน้าจอเพื่อการแก้ไขที่ง่ายดาย และคุณสามารถดูได้ชัดเจนว่ารายการถูกเก็บไว้ที่ไหนจาก URL หรือแถบเครื่องมือ จากอินเทอร์เฟซมาตรฐานคุณสามารถ สร้าง แก้ไข แบ่งปัน และส่งออกรายการได้อย่างง่ายดาย.

การแบ่งปันรายการ: สิทธิ์ การเข้าถึง และการทำงานร่วมกัน

การแบ่งปันรายการเป็นเรื่องง่ายเหมือน สร้างลิงก์หรือเชิญสมาชิกเฉพาะ คุณสามารถให้สิทธิ์เข้าถึงเต็มรูปแบบ (อ่าน + แก้ไข) หรืออ่านอย่างเดียวได้ นอกจากนี้ คุณยังตั้งวันที่หมดอายุของลิงก์ ป้องกันด้วยรหัสผ่าน และเลือกได้ว่าผู้รับสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้หรือไม่ได้ด้วย

คุณสามารถแชร์รายการเพียงรายการเดียวแทนที่จะแชร์ฐานข้อมูลทั้งหมดได้ สามารถแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับรายการแต่ละรายการได้ซึ่งช่วยปรับปรุงการทำงานร่วมกันโดยไม่จำเป็นต้องส่งอีเมล์

สิทธิ์ได้รับการจัดการผ่าน SharePoint และสืบทอดมาตามค่าเริ่มต้น จากไซต์ที่บันทึกรายการไว้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถปรับเปลี่ยนเพื่อปรับแต่งการเข้าถึงให้เฉพาะกับบุคคลบางคนหรือจำกัดการกระทำบางอย่างได้

Microsoft Lists และการบูรณาการกับแอปอื่น ๆ

ศักยภาพที่แท้จริงของรายการจะปรากฏชัดเมื่อนำไปใช้ร่วมกับเครื่องมืออื่นๆ ในสภาพแวดล้อมของ Microsoft เป็นความสมบูรณ์แบบ บูรณาการกับ SharePoint, Microsoft Teams และ Plannerคุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้:

• เพิ่มรายการเป็นแท็บภายในช่อง Teamsอำนวยความสะดวกในการเข้าถึงโดยตรงจากการสนทนาของทีม
• การใช้รายการเป็นเว็บพาร์ทบนเพจ SharePoint เพื่อแสดงข้อมูลสดบนอินทราเน็ตของคุณ
• ตั้งค่ากฎหรือระบบอัตโนมัติที่เชื่อมต่อรายการกับ Power Automate หรือ Power Apps สำหรับโฟลว์แบบกำหนดเอง
• เชื่อมโยงงานจาก Planner หรือ To Do เพื่อรวมศูนย์การบริหารจัดการงาน

ทั้งหมดนี้เป็นส่วนหนึ่งของวิสัยทัศน์ของ Microsoft 365 แพลตฟอร์มที่เชื่อมต่อซึ่งแอปทั้งหมดสามารถสื่อสารถึงกันได้ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและความโปร่งใสในการทำงาน

Microsoft Lists บนอุปกรณ์เคลื่อนที่

เวอร์ชันมือถือของ Microsoft Lists พร้อมใช้งานแล้ว Android y iOS. อนุญาต สร้าง ดูและแก้ไขรายการจากมือถือของคุณไม่ว่าจะอยู่ในสำนักงาน ที่บ้าน หรือขณะเดินทาง นี่คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้:

• ดูรายการล่าสุดและรายการโปรด
• การแก้ไขรายการแบบเต็ม
• การเข้าถึงแบบออฟไลน์
• ถ่ายภาพและสแกนรหัส QR
• อินเทอร์เฟซแบบปรับได้ รองรับโหมดมืดและการวางแนวนอน

นอกจากนี้ยังมีความสามารถในการรักษาความปลอดภัยแบบเดียวกับเดสก์ท็อปโดย Intune รองรับ MDM และ MAM Access ต้องมีบัญชี Microsoft ธุรกิจพร้อมการเข้าถึง SharePoint หรือ Office 365

Microsoft แสดงรายการกรณีการใช้งาน

เมื่อเครื่องมือมีการวิวัฒนาการ มีการพัฒนาวิธีสร้างสรรค์มากมายเพื่อใช้ประโยชน์จาก Microsoft Lists ในบริบทที่แตกต่างกัน ต่อไปนี้เป็นสิ่งที่น่าสังเกตที่สุดบางส่วน:

• การจัดระเบียบเนื้อหาสำหรับเครือข่ายสังคม- เมื่อใช้เทมเพลตการวางแผนเนื้อหา คุณสามารถจัดระเบียบแคมเปญ กำหนดเวลาโพสต์ ใส่รูปภาพ ลิงก์ และเผยแพร่วันที่ได้ มีประโยชน์มากสำหรับทีมการตลาด
• การควบคุมการเข้าถึงและผู้เข้าชม รายการช่วยให้คุณสามารถสร้างบันทึกสำหรับผู้เยี่ยมชมแต่ละรายพร้อมชื่อ รูปถ่ายติดบัตรประจำตัว และวันที่เข้าและออก คุณสามารถกำหนดเวลาแจ้งเตือนพนักงานดูแลประตูอัตโนมัติเมื่อมีคนออกไปได้
• การติดตามตั๋วลูกค้า- การใช้รายการเป็น CRM ขนาดเล็กช่วยให้คุณสามารถกำหนดผู้รับผิดชอบ บันทึกปัญหา กำหนดลำดับความสำคัญ และแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับสถานะของตั๋วได้
• การจัดการโครงการอย่างง่าย- หากคุณไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือที่ซับซ้อน รายการจะช่วยให้คุณสามารถติดตามงานพื้นฐาน กำหนดเวลา และมุมมองปฏิทินได้ คุณยังสามารถรับการแจ้งเตือนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงงานได้
• สินค้าคงคลังและทรัพยากรไอที ด้วยรายการ คุณสามารถติดตามอุปกรณ์องค์กรทั้งหมดของคุณและข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้ เช่น วันที่ซื้อ การรับประกัน การบริการ ที่ตั้ง ฯลฯ ทุกอย่างสามารถดูและกรองได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว
• การรวมพนักงานหรือซัพพลายเออร์ใหม่- รายการตรวจสอบการต้อนรับพนักงานใหม่ช่วยติดตามงานและเอกสารทั้งหมดของพนักงานใหม่ การทำเครื่องหมายรายการว่า "เสร็จสมบูรณ์" จะสามารถส่งการแจ้งเตือนไปยังแผนกที่เกี่ยวข้องได้

โดยสรุป Microsoft Lists นำเสนอ วิธีการแบบอเนกประสงค์ ภาพสวย และร่วมมือกันในการจัดการข้อมูลไดนามิก- ไม่ว่าจะเป็นโซลูชันการติดตาม เครื่องมือจัดระเบียบ หรือส่วนเสริมของแพลตฟอร์มอื่น เช่น Teams หรือ SharePoint ก็พิสูจน์แล้วว่าเหมาะสมอย่างยิ่งกับผู้ใช้ประเภทใดก็ได้หรือธุรกิจทุกประเภท