คำแนะนำที่ดีที่สุดสำหรับการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพภายในไม่กี่วินาที

การเขียนอีเมลในระดับมืออาชีพถือเป็นทักษะที่จำเป็นในสภาพแวดล้อมการทำงานทุกประเภท อย่างไรก็ตาม การเขียนอีเมลต้องใช้เวลาและความพยายาม โชคดีที่มีปัญญาประดิษฐ์เข้ามาช่วยเหลือเรา ในบทความนี้ เราจะอธิบาย วิธีใช้คำเตือนเพื่อเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

หากคุณต้องการสร้างความแตกต่างด้วยข้อความของคุณและโดดเด่นในความสัมพันธ์ในบริษัทหรือทางธุรกิจของคุณ โปรดอ่านต่อไป: นี่คือทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อที่จะเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านอีเมลระดับมืออาชีพที่ขับเคลื่อนด้วย AI

 

Prompt ใน AI คืออะไร และใช้ในการเขียนอีเมลอย่างไร

Un ทันที เป็นคำสั่งหรือวลีเริ่มต้นที่ช่วยให้ AI สร้างข้อความเฉพาะที่ปรับแต่งตามความต้องการของคุณได้ ในบริบทของอีเมลระดับมืออาชีพ คำสั่งจะเป็นสิ่งที่คุณบอกให้ AI เขียนอีเมลที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่น: «เขียนอีเมลเพื่อขอข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับสถานะของโครงการ X โดยรักษาโทนที่เป็นมิตรและเป็นมืออาชีพ»

ยิ่งคุณให้ข้อมูลและบริบทในคำกระตุ้นมากเท่าใด คำตอบก็จะแม่นยำและสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของคุณมากขึ้นเท่านั้นระบบนี้ใช้งานได้ทั้งการสร้างข้อความตั้งแต่เริ่มต้น และการแก้ไข ย่อ ปรับโทน หรือแปลงอีเมลยาวๆ ให้เป็นบทสรุปที่อ่านง่าย

องค์ประกอบสำคัญของข้อความแจ้งเตือนที่ดีสำหรับอีเมลเชิงธุรกิจ

หากคุณต้องการได้รับประโยชน์สูงสุดจาก AI ในการเขียนอีเมล์, คุณต้องรู้จักขอสิ่งที่คุณต้องการคำเตือนที่ดีควรประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้เสมอ:

• บริบท: ระบุว่าอีเมลเกี่ยวกับอะไรและสำหรับใคร เพื่อนร่วมงาน ลูกค้า หรือเจ้านายของคุณไม่เหมือนกัน
• การดำเนินการที่ชัดเจน:อธิบายว่าคุณหวังว่าจะบรรลุอะไรด้วยข้อความ (ร้องขอ ขอบคุณ แจ้ง แจ้ง ร้องเรียน ฯลฯ)
• Tono y estilo:ระบุว่าควรเป็นทางการ ไม่เป็นทางการ ใกล้ชิด ชวนเชื่อ…
• ข้อจำกัดหรือส่วนขยาย:หากคุณต้องการอะไรที่สั้น ตรงไปตรงมา หรือมีความยาวเท่าใดก็ได้

ข้อผิดพลาดทั่วไปในการสร้างคำเตือน (และวิธีหลีกเลี่ยง)

ผู้ใช้จำนวนมากตกอยู่ใน มีข้อผิดพลาดทั่วไปบางประการ เมื่อขอให้ AI ช่วยแต่งอีเมล์:

• Ser demasiado genéricoหากคุณพิมพ์ "เขียนอีเมลแบบเป็นทางการ" AI จะแก้ไขโดยอัตโนมัติและข้อความดังกล่าวอาจไม่เกี่ยวข้องกับกรณีของคุณ
• ไม่บรรลุวัตถุประสงค์หากคุณไม่อธิบายเหตุผลที่ชัดเจนของอีเมล ข้อความดังกล่าวอาจยังคงเป็นเพียงผิวเผิน
• ลืมผู้รับคุณต้องปรับโทนและเนื้อหาให้เหมาะกับบุคคลที่คุณกำลังพูดคุยด้วย การจัดการกับลูกค้าไม่เหมือนกับการจัดการกับเพื่อนร่วมงาน
• อย่าขอให้ตรวจสอบการสะกดคำ/ไวยากรณ์การรวมไว้ในการแจ้งเตือนจะช่วยลดความเสี่ยงที่เกิดข้อผิดพลาด

ด้วยการใช้เคล็ดลับเหล่านี้และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่มักเกิดขึ้นบ่อยที่สุด คุณจะสามารถสร้างคำแนะนำที่ดีที่สุดในการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพได้

ตัวอย่างการใช้งานจริงของคำเตือนสำหรับอีเมลระดับมืออาชีพ

วิธีที่ดีที่สุดในการเรียนรู้วิธีการสร้างคำเตือนสำหรับการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพคือการดู ตัวอย่างที่นำมาประยุกต์ใช้ในสถานการณ์จริงที่นี่เรานำเสนอการรวบรวมตามวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันซึ่งคุณสามารถใช้ได้ แชทจีพีที หรือเครื่องมืออื่น ๆ :

Situación	ตัวอย่างคำเตือน
Solicitar información	“เขียนอีเมลแบบมืออาชีพเพื่อขออัปเดตสถานะการจัดส่งของคำสั่งซื้อหมายเลข 12345 ใช้โทนเสียงที่เป็นทางการและสุภาพ ไม่เกิน 80 คำ”
การขอบคุณลูกค้า	“เขียนอีเมลขอบคุณถึงลูกค้าที่เพิ่งซื้อสินค้า ขอคำติชมเกี่ยวกับประสบการณ์และลงนามด้วยความจริงใจ”
Convocatoria de reunión	“สร้างอีเมลเชิญทุกคนเข้าร่วมการประชุมเกี่ยวกับผลประกอบการประจำไตรมาส รวมถึงวันที่ เวลา วาระการประชุม และคำขอตอบรับคำเชิญ”
รายงานค่าใช้จ่าย	“เขียนอีเมลแจ้งหัวหน้างานของคุณเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่บันทึกไว้ระหว่างการไปทัศนศึกษาครั้งล่าสุดของบริษัท พร้อมแนบเอกสารและขอคำยืนยัน”

 

ประเภทอีเมล์และข้อความแจ้งเตือนมืออาชีพที่แนะนำ

เดอะ ความต้องการการเขียน อาจมีความหลากหลายมากขึ้นอยู่กับ วัตถุประสงค์ของข้อความดังนั้นจึงเป็นประโยชน์ที่จะจัดหมวดหมู่สถานการณ์ทั่วไปที่สุดและคำแนะนำที่มีประสิทธิผลที่สุดสำหรับแต่ละสถานการณ์:

• Solicitud de información:“เขียนอีเมลเพื่อขอข้อมูลเกี่ยวกับแคตตาล็อกใหม่ของบริการที่มีอยู่ด้วยน้ำเสียงที่เป็นมิตร”
• Agradecimiento:“เขียนอีเมลขอบคุณอย่างเป็นทางการหลังการประชุม โดยเน้นประเด็นสำคัญที่หารือ และแสดงความเปิดกว้างต่อความร่วมมือในอนาคต”
• Seguimiento:“สร้างอีเมลติดตามที่สุภาพเพื่อดูว่ามีการอัปเดตใดๆ เกี่ยวกับข้อเสนอที่คุณส่งเมื่อสัปดาห์ที่แล้วหรือไม่”
• การนำเสนอข้อเสนอ:“เขียนอีเมลเชิงวิชาชีพเพื่อนำเสนอข้อเสนอความร่วมมือพร้อมรายละเอียดของโครงการ และร้องขอการประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับโครงการดังกล่าว”
• Recordatorio de reunión:“เขียนอีเมลเตือนผู้เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับการประชุมที่กำหนดไว้ในวันจันทร์ด้วยน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพและกระชับ”
• Cierre de proyectos:“สร้างอีเมลเพื่อแจ้งให้ทุกคนทราบว่าโครงการสิ้นสุดลงแล้ว รวมถึงสรุปผลลัพธ์และขอบคุณทีมงานสำหรับการมีส่วนร่วม”

วิธีปรับปรุงโทนอีเมลของคุณด้วย AI

คุณค่าอันยิ่งใหญ่ประการหนึ่งของการแจ้งเตือนส่วนบุคคลคือความสามารถในการปรับโทนของอีเมลตามผู้รับคุณสามารถขอให้ AI แก้ไขอีเมลให้ดูเป็นทางการมากขึ้น เข้าถึงได้ง่ายขึ้น หรือแม้กระทั่งเห็นอกเห็นใจมากขึ้นในสถานการณ์ที่ละเอียดอ่อนได้โดยเฉพาะ

• Formal“เขียนอีเมลอย่างเป็นทางการและเป็นมืออาชีพเพื่อขอประชุมกับผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล”
• Amistoso“สร้างอีเมลที่เป็นมิตรเพื่อขอบคุณเพื่อนร่วมงานสำหรับความช่วยเหลือในการส่งมอบโครงการ”
• Directo“เขียนอีเมลสั้น ๆ และตรงประเด็นเพื่อสอบถามเกี่ยวกับสถานะของเอกสารที่รอดำเนินการ”
• Empático“เขียนอีเมลขอโทษลูกค้าสำหรับข้อผิดพลาดในการให้บริการ พร้อมเสนอวิธีแก้ไข และแสดงความเข้าใจ”

แจ้งเตือนให้ส่งอีเมลติดตามอย่างมีประสิทธิผล

การติดตามลูกค้า การประชุม หรือภารกิจต่างๆ ถือเป็นสิ่งสำคัญต่อการรักษาความสัมพันธ์ที่มีประสิทธิผล. Algunos ejemplos útiles:

Caso	ตัวอย่างคำเตือน
Post-venta	«เขียนอีเมลติดตามผลหลังจากการซื้อ เพื่อสอบถามความพึงพอใจและขอคำติชมที่ตรงไปตรงมา»
การแจ้งเตือน	“เขียนคำเตือนสุภาพแก่ลูกค้าเกี่ยวกับกำหนดส่งของที่จะถึงนี้”
ขอความเห็น	“สร้างอีเมลเพื่อขอคำติชมจากผู้รับเกี่ยวกับบริการที่ได้รับ ด้วยน้ำเสียงที่เป็นมิตร”
Confirmación de cita	«สร้างอีเมลติดตามเพื่อยืนยันการนัดหมายและเตือนคุณเกี่ยวกับเอกสารที่จำเป็น»

ปรับแต่งอีเมลด้วยข้อมูลผู้รับด้วย AI

อีเมลส่วนบุคคลช่วยเพิ่มอัตราการเปิดและตอบกลับเพิ่มรายละเอียดในคำเตือนของคุณ เช่น ชื่อผู้รับ บริษัท โปรเจ็กต์ที่แชร์ หรือความสนใจเฉพาะ:

การปรับแต่งเฉพาะบุคคล	ข้อเสนอแนะ
Saludo personalizado	«สร้างคำทักทายเปิดโดยใช้ชื่อผู้รับและการอ้างอิงถึงบทบาทของพวกเขาในบริษัท»
อ้างอิงถึงผลประโยชน์	“เขียนอีเมลที่มีรายละเอียดเกี่ยวกับความสนใจของผู้รับ โดยระบุว่าเหตุใดข้อเสนออาจเกี่ยวข้องกับพวกเขา”
การกล่าวถึงโครงการที่ผ่านมา	«รวมคำขอบคุณที่กล่าวถึงการทำงานร่วมกันในโครงการก่อนหน้านี้»

วิธีตรวจสอบและแก้ไขอีเมลของคุณด้วยการแจ้งเตือน AI

อีเมลที่มีข้อผิดพลาดด้านไวยากรณ์หรือการสะกดคำสามารถทำลายภาพลักษณ์ทางอาชีพได้ก่อนที่คุณจะกดส่ง ใช้ AI เพื่อตรวจสอบและขัดเกลาข้อความของคุณ:

• Revisión completa“โปรดตรวจสอบอีเมลทั้งหมดและทำเครื่องหมายข้อผิดพลาดด้านไวยากรณ์หรือการสะกดคำ”
• Sugerencias de mejora:«เสนอแนะการปรับปรุงเพื่อให้อีเมล์ชัดเจนขึ้นและมีผลกระทบเชิงบวก»
• ตรวจสอบความสม่ำเสมอ:«วิเคราะห์ความสอดคล้องและความเชื่อมโยงของข้อความ และปรับปรุงโครงสร้างหากจำเป็น»

เพิ่มประสิทธิภาพการตลาดอีเมลด้วยการแจ้งเตือนและระบบอัตโนมัติ

แคมเปญการตลาดทางอีเมลได้ก้าวกระโดดในด้านคุณภาพด้วยระบบอัตโนมัติและ คำเตือนอัจฉริยะคุณสามารถสร้าง กำหนดเวลา และปรับแต่งลำดับอีเมลสำหรับกลุ่มเป้าหมายและสถานการณ์ที่แตกต่างกันได้:

• การต้อนรับและการแนะนำการใช้งาน“สร้างอีเมลต้อนรับสำหรับสมาชิกใหม่ โดยเน้นย้ำถึงประโยชน์จากการเข้าร่วมชุมชนของเรา”
• เตือนความจำรถเข็น“สร้างอีเมลเตือนความจำสำหรับผู้ใช้ที่ลืมใส่สินค้าไว้ในรถเข็น รวมไปถึงข้อเสนอพิเศษ”
• Presentación de productos:«ออกแบบอีเมล์เพื่อประกาศผลิตภัณฑ์ใหม่พร้อมส่วนลดพิเศษ»
• Seguimiento post-compra:«เขียนอีเมลขอบคุณหลังจากการซื้อเพื่อขอคำติชมเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์»

คำเตือนเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถกำหนดงานที่ซ้ำซากให้เป็นแบบอัตโนมัติ และเพิ่มความเป็นส่วนตัวให้กับการโต้ตอบแต่ละครั้ง

ข้อผิดพลาดทั่วไปในการส่งอีเมลแบบมืออาชีพ (และวิธีหลีกเลี่ยง)

การหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการเขียนบางประการถือเป็นสิ่งสำคัญพอๆ กับการส่งข้อความที่ถูกต้องข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด ได้แก่:

• การเป็นทางการมากเกินไปในสถานที่ที่ผ่อนคลาย
• การใช้เทคนิคในทางที่ผิดหรือใช้ถ้อยคำที่เกินจริง
• ไม่ปรับโทนให้เหมาะกับผู้รับโดยเฉพาะ
• ลืมตรวจสอบการสะกดคำและไวยากรณ์
• ปล่อยให้เรื่องนี้ว่างเปล่าหรือไม่ชัดเจน

สารละลาย:ปรับเปลี่ยนคำเตือนเสมอโดยระบุระดับความเป็นทางการ ความยาว ตรวจสอบและขอหลายๆ เวอร์ชันโดยอัตโนมัติหากจำเป็น

การวิเคราะห์ประสิทธิผล: วิธีการทราบว่าอีเมลของคุณใช้งานได้หรือไม่

La IA también puede ayudarte a วิเคราะห์ประสิทธิภาพของอีเมล์ของคุณคุณสามารถร้องขอรายงานอัตราการเปิด อัตราการตอบกลับ ตรวจจับรูปแบบตามเวลาการส่ง หรือแนะนำการปรับปรุงตามผลลัพธ์ที่ได้รับ

• “วิเคราะห์ผลลัพธ์ของอีเมลล่าสุดของฉันและเสนอแนะการปรับปรุงเพื่อเพิ่มอัตราการตอบกลับ”
• “เขียนรายงานประสิทธิผลของแคมเปญของฉัน โดยระบุหัวข้อและเวลาที่ดีที่สุด”

การวิเคราะห์เหล่านี้จะช่วยให้คุณทำซ้ำและปรับแต่งกลยุทธ์ของคุณด้วยข้อมูลเชิงวัตถุ

วิธีใช้การตอบกลับอัตโนมัติด้วยความช่วยเหลือของ AI

การตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติเป็นหนึ่งในคุณลักษณะที่มีประโยชน์ที่สุดในการจัดการการขาดงาน วันหยุดพักร้อน หรือช่วงเวลาที่ไม่สามารถใช้งานได้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์บางประการ:

• “สร้างการตอบกลับอัตโนมัติโดยระบุว่าฉันจะไม่อยู่ที่ออฟฟิศจนถึงวันที่ 10 ตุลาคม และฉันจะตอบกลับเมื่อฉันกลับมา”
• “เขียนข้อความขอบคุณอัตโนมัติถึงใครก็ตามที่ติดต่อมา โดยแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณจะตอบกลับเร็วๆ นี้”
• «สร้างการตอบกลับพร้อมข้อมูลการติดต่อทางเลือกสำหรับกรณีเร่งด่วน»

ด้วย AI ข้อความประเภทนี้จึงปรับแต่งได้และมีประสิทธิภาพมากขึ้น.

แนวทางปฏิบัติที่ดีในการเขียนอีเมลทางการและมืออาชีพ

การปฏิบัติตามแนวทางชุดหนึ่งจะทำให้อีเมลของคุณโดดเด่นในเชิงบวก:

• Sé claro y directo. ระบุวัตถุประสงค์ในบรรทัดแรก
• ใช้ย่อหน้าสั้น ๆ และแยกกัน โดยช่องว่าง
• รวมหัวข้อย่อยหรือรายการ สำหรับข้อความที่มีข้อมูลจำนวนมาก
• ตรวจสอบการสะกดคำและไวยากรณ์เสมอ ก่อนส่ง
• ปรับโทนเสียง แก่ผู้รับ (ลูกค้า, เพื่อนร่วมงาน, ซัพพลายเออร์ ฯลฯ)
• Incluye una llamada a la acción clara หากคุณกำลังมองหาคำตอบ

คุณสามารถขอให้ AI แปลงอีเมลใดๆ เป็นรูปแบบแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดได้จากคำเตือน.

Como has podido ver, los ข้อความเตือนใจสำหรับการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพได้กลายมาเป็นเครื่องมือที่สำคัญที่สุดสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลในบริบททางธุรกิจใดๆไม่เพียงแต่จะทำให้การสร้างข้อความที่มีประสิทธิภาพง่ายขึ้น ปรับแต่งโทนเสียง และแก้ไขข้อผิดพลาดเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณทำงานอัตโนมัติ วิเคราะห์ผลลัพธ์ และปรับให้เข้ากับความคาดหวังของผู้รับแต่ละคนได้อีกด้วย ด้วยความช่วยเหลือของปัญญาประดิษฐ์และคำเตือนที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน คุณจะควบคุมการสื่อสารในเชิงวิชาชีพของคุณได้อย่างสมบูรณ์ ประหยัดเวลา และสร้างความประทับใจที่ไม่รู้ลืมในทุกข้อความที่ส่ง