Access คืออะไรและมีไว้เพื่ออะไร?

เป็นหนึ่งในโปรแกรมที่รู้จักน้อยที่สุดในชุดโปรแกรม Microsoft 365 office แม้ว่าจะรวมไว้ตั้งแต่เวอร์ชันปี 1992 อย่างไรก็ตาม มันเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มาก ในโพสต์นี้เราจะอธิบาย Microsoft Access คืออะไรและมีไว้เพื่ออะไร?.

รุ่นล่าสุดของ Microsoft Accessซึ่งเราจะพูดถึงที่นี่ เปิดตัวเมื่อวันที่ 5 ตุลาคม 2021 เพื่อใช้ใน Windows 10 และ Windows 11 ซึ่งใช้พื้นที่ระหว่าง 44 MB ถึง 60 MB บนฮาร์ดไดรฟ์ ขึ้นอยู่กับตัวเลือกการติดตั้งที่เลือก

Microsoft Access คืออะไร?

Microsoft เป็น ระบบจัดการฐานข้อมูล รวมอยู่ในชุดแอปพลิเคชัน Microsoft Office (ปัจจุบันคือ Microsoft 365) เป็นเครื่องมือที่มุ่งช่วยเหลือผู้ใช้ในการสร้างและจัดการฐานข้อมูลโดยมีเป้าหมายในการจัดเก็บ จัดระเบียบ และวิเคราะห์ข้อมูล

สาเหตุที่แอปพลิเคชันนี้มีคนใช้น้อยมาก สาเหตุหลักมาจากการไม่ทราบถึงประโยชน์ที่แท้จริงของแอปพลิเคชันนี้ ผู้ใช้จำนวนมากเข้าใจผิดว่าทุกสิ่งที่ทำด้วย Access สามารถทำได้ด้วย Access จริงๆ ดีกว่า

แม้ว่าทั้งสองโปรแกรมจะมีจุดเหมือนกัน แต่ Excel ก็เหมาะสำหรับการจัดการข้อมูลตัวเลขและคำนวณข้อมูลนั้นมากกว่า การเข้าถึง ในส่วนของ เพิ่มระดับความเชี่ยวชาญที่มากขึ้นและรวมถึงฟังก์ชันเฉพาะในการจัดการข้อมูลประเภทต่างๆ- นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณจำกัดข้อมูลที่ผู้ใช้ป้อนในแต่ละฟิลด์ ตลอดจนลิงก์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องในหลายตารางได้

ฐานข้อมูลที่บันทึกด้วย Microsoft Access จะแสดง นามสกุลไฟล์ ".accdb" แม้ว่านี่จะเป็นส่วนขยายที่ใช้บ่อยที่สุดและเป็นเวอร์ชันล่าสุด แต่ก็ยังสามารถค้นหาส่วนขยายอื่นๆ ได้ (".mdbe" o ".mde")ซึ่งสอดคล้องกับเวอร์ชันก่อนปี 2007 ในบางโอกาส หากต้องการเปิดส่วนขยายประเภทนี้ ผู้ใช้จะต้องใช้เครื่องมือการแปลงก่อนเพื่อแปลงเป็น «.accdb».

สิ่งที่เราสามารถทำได้ด้วยการเข้าถึง

คุณสามารถใช้ Access เพื่อจัดการฐานข้อมูลได้อย่างไร? ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายงานทั่วไปบางส่วนที่เราสามารถทำได้ด้วยเครื่องมือนี้

สร้างฐานข้อมูล

บนหน้าจอหลักของ Access คลิก "ไฟล์" และในคอลัมน์ตัวเลือกทางด้านซ้าย ให้เลือก "ใหม่" ในบรรดาตัวเลือกต่างๆ ที่แสดงบนหน้าจอ เราต้องเลือกตัวเลือกที่มีชื่อว่า "ฐานข้อมูลเดสก์ท็อปเปล่า"

ฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นใหม่นี้สามารถกำหนดชื่อเป็นขั้นตอนเบื้องต้นในการเข้าถึงเทมเพลตใหม่และเริ่มใช้งานได้

สร้างตาราง

หากต้องการเพิ่มตารางข้อมูลลงในฐานข้อมูลที่เราสร้างขึ้นจำเป็นต้องไปที่แถบเครื่องมือแล้วคลิกที่แท็บ "โต๊ะ"- คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ได้มากเท่าที่เราต้องการในตารางใหม่นี้ ในการทำเช่นนี้คุณต้องคลิกขวาและเลือกตัวเลือก «คลิกเพื่อเพิ่ม».

ส่วนกล่องคำสั่งผสมใช้เพื่อแสดงรายการชนิดข้อมูลต่างๆ ที่สามารถกำหนดให้กับเขตข้อมูลได้ (ใน Access จำเป็นต้องกำหนดชนิดข้อมูลให้กับแต่ละเขตข้อมูล)

เพิ่มข้อมูลลงในตาราง

มีหลายวิธีในการเพิ่มข้อมูลลงในตาราง Access: การใช้แบบฟอร์ม การนำเข้าจากไฟล์ภายนอก การใช้ SQL หรือการป้อนข้อมูลโดยตรง (นั่นคือ ด้วยตนเอง) ตัวเลือกที่พบบ่อยที่สุดคือ นำเข้าผ่านไฟล์ ".ซีเอสวี". นี่คือวิธีที่คุณทำ:

1. บนแถบเครื่องมือ ให้คลิกที่ «ข้อมูลภายนอก».
2. จากนั้นเราคลิกที่ "ไฟล์ข้อความ".
3. ต่อไปเราเลือกไฟล์ต้นฉบับและตารางปลายทาง
4. ก่อนดำเนินการนำเข้า เราสามารถตรวจสอบรายละเอียดทั้งหมดของไฟล์ได้ (การใช้จุดหรือเครื่องหมายจุลภาคเป็นตัวคั่น โดยต้องละเว้นช่องบางช่อง
5. ในที่สุดเราก็กดปุ่ม "เสร็จ" เพื่อดำเนินการนำเข้า

จากที่นี่ มีการดำเนินการหลายอย่างที่เราสามารถทำได้ในแอปพลิเคชันด้วยตารางต่างๆ ที่เราแนะนำ ตัวอย่างเช่นมันเป็นไปได้ สร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง เพื่อสอบถามข้อมูลจากตารางต่างๆ คุณยังสามารถสร้าง ตารางการค้นหาซึ่งมีข้อมูลที่อ้างอิงโดยตารางอื่น หรือแม้แต่สร้างแบบสอบถามที่ซับซ้อนบนหลายตารางที่มีข้อมูลประเภทต่างๆ

การดำเนินการอื่นที่เป็นไปได้คือ ทำการสำรองข้อมูล สร้างฐานข้อมูลปฏิบัติการ (ซึ่งผู้ใช้ภายนอกไม่สามารถแก้ไขได้) สร้างมาโคร เพื่อทำให้งานที่ซับซ้อนเป็นอัตโนมัติหรือ ส่งออกข้อมูลไปยัง Excelท่ามกลางความเป็นไปได้อื่น ๆ อีกมากมาย

เพื่อดำเนินการทั้งหมดนี้ Microsoft Access ได้รวมเอาเครื่องมือที่มีประโยชน์ไว้ด้วย ผู้ช่วย ซึ่งไม่ต้องสงสัยเลยว่าช่วยได้มากสำหรับผู้ที่ใช้แอปพลิเคชันนี้เป็นครั้งแรก

ข้อสรุป

Microsoft Access เป็นตัวเลือกที่แนะนำเป็นอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางที่ต้องการ เครื่องมือการจัดการข้อมูลที่เรียบง่ายและใช้งานง่าย เหมาะสำหรับงานเช่นกการจัดการสินค้าคงคลังหรือการติดตามโครงการ สำหรับทุกกรณีเหล่านี้ ควรเรียนรู้วิธีใช้งาน