จะเกิดอะไรขึ้นหากฉันยกเลิกการสมัครใช้งาน Microsoft 365 พร้อมพื้นที่เก็บข้อมูลของฉัน คำอธิบายฉบับเต็มและกำหนดเวลา

จะเกิดอะไรขึ้นหากฉันยกเลิกการสมัครใช้งาน Microsoft 365 พร้อมพื้นที่เก็บข้อมูลของฉัน คุณกำลังพิจาณาอยู่หรือเปล่า ยกเลิกการสมัครใช้งาน Microsoft 365 ของคุณ และคุณกังวลเกี่ยวกับไฟล์ พื้นที่จัดเก็บ และการเข้าถึงข้อมูลของคุณใช่หรือไม่? ผู้คนจำนวนมากมีความกังวลที่ถูกต้องนี้ เนื่องจากเราต้องจัดการเอกสารและความทรงจำที่สำคัญมากขึ้นในระบบคลาวด์ การยกเลิกบัญชี Microsoft 365 อาจหมายถึงมากกว่าการหยุดชำระเงินสำหรับ Word หรือ Excel เท่านั้น มีประเด็นทางเทคนิคและการเข้าถึงหลายประการที่อยู่เบื้องหลังซึ่งควรค่าแก่การทำความเข้าใจโดยละเอียด

ตลอดบทความนี้ ฉันจะอธิบายให้คุณทราบอย่างชัดเจนและครอบคลุม ทุกขั้นตอน กำหนดเวลา และผลที่ตามมา เกี่ยวข้องกับการยกเลิกการสมัครใช้งาน Microsoft 365 สำหรับการใช้งานส่วนบุคคล ครอบครัว หรือมืออาชีพ รวมถึงตัวเลือกที่ใช้ได้สำหรับการเก็บรักษาหรือกู้คืนไฟล์ของคุณ หากคุณกำลังมองหาข้อมูลที่ครอบคลุมและเป็นปัจจุบันเพื่อช่วยให้คุณดำเนินการอย่างปลอดภัย นี่คือคำแนะนำที่ชัดเจน

วงจรชีวิตการสมัครใช้งาน Microsoft 365 ทำงานอย่างไร

เมื่อคุณยกเลิกหรือปล่อยให้การสมัครใช้งาน Microsoft 365 ของคุณหมดอายุ ไม่ใช่ทุกอย่างจะถูกลบออกทันที- Microsoft ได้กำหนดขั้นตอนหรือสถานะต่างๆ ที่เป็นสัญลักษณ์การเปลี่ยนแปลงจากเมื่อบัญชีมีการใช้งานจนกระทั่งข้อมูลทั้งหมดถูกลบออกอย่างถาวร การทราบสถานะเหล่านี้ทำให้คุณสามารถตัดสินใจอย่างรอบรู้และหลีกเลี่ยงการสูญเสียที่ไม่สามารถแก้ไขได้

ขั้นตอนเหล่านี้โดยทั่วไปใช้กับทั้งสอง Microsoft 365 ส่วนบุคคล ครอบครัว ธุรกิจ และการศึกษา- แน่นอนว่ามีข้อแตกต่างเล็กน้อยขึ้นอยู่กับประเภทของการสมัครใช้งานและวิธีการทำสัญญา (โดยตรงกับ Microsoft, CSP, การอนุญาตใช้งานแบบจำนวนมาก ฯลฯ)

ขั้นตอนหลักของวงจรชีวิตการสมัครสมาชิกมีดังนี้:

• กระตือรือร้น
• หมดอายุหรือช่วงผ่อนผัน
• พิการหรือไม่ได้ใช้งาน
• ที่ถูกลบ

แต่ละขั้นตอนเกี่ยวข้องกับระดับการเข้าถึงและความเสี่ยงในการสูญเสียข้อมูลที่แตกต่างกัน ทั้งสำหรับผู้ใช้และผู้ดูแลระบบหรือผู้จัดการไอที

เกิดอะไรขึ้นในแต่ละขั้นตอนหลังจากการยกเลิกหรือปล่อยให้การสมัครใช้งานหมดอายุ?

ต่อไปผมจะอธิบายให้ละเอียดครับ สิ่งที่คุณทำได้และไม่สามารถทำได้ในแต่ละขั้นตอนของวงจรชีวิต จาก Microsoft 365 และสิ่งที่เกิดขึ้นกับไฟล์ที่คุณจัดเก็บไว้ โดยเฉพาะบน OneDrive และ Outlook

สถานะใช้งานอยู่
ในขณะที่การสมัครของคุณยังถูกต้อง ทุกอย่างทำงานได้ตามปกติ- คุณสามารถเข้าถึงแอปพลิเคชัน Office ไฟล์ที่บันทึกบน OneDrive อีเมล Outlook และบริการทั้งหมดที่เชื่อมโยงกับบัญชีของคุณได้อย่างเต็มที่ คุณสามารถแก้ไข สร้าง แชร์ และดาวน์โหลดเอกสารหรือรูปภาพได้โดยไม่มีข้อจำกัด

ระยะหมดอายุ (หรือช่วงผ่อนผัน)
เมื่อการสมัครใช้งานหมดอายุ (ไม่ว่าจะเพราะคุณไม่ได้ต่ออายุ คุณยกเลิกการต่ออายุอัตโนมัติ หรือระยะเวลาตามสัญญาสิ้นสุดลง) คุณจะเข้าสู่ช่วงผ่อนผันที่ โดยปกติจะใช้เวลาประมาณ 30 ถึง 90 วันขึ้นอยู่กับสัญญาและวิธีการซื้อของคุณ ในระยะนี้:

• ข้อมูลของคุณยังคงสามารถเข้าถึงได้:ทั้งผู้ใช้และผู้ดูแลระบบสามารถเข้าสู่ระบบบริการและดู ดาวน์โหลด หรือสำรองไฟล์ของตนได้
• ไม่มีฟังก์ชั่นที่ถูกบล็อค:แอป Office และ OneDrive ยังคงความสามารถอย่างเต็มรูปแบบ
• คุณได้รับการแจ้งเตือนการหมดอายุ บนเว็บและทางอีเมล์ เพื่อเตือนให้คุณต่ออายุหรือสำรองข้อมูลสำคัญ

สำหรับใบอนุญาตระดับองค์กร สถานะนี้อาจใช้เวลานานขึ้นเล็กน้อย และได้รับการออกแบบมาเพื่อให้คุณสามารถจัดการการต่ออายุ การมอบหมายใบอนุญาต หรือการย้ายข้อมูลได้โดยไม่ต้องเร่งรีบ

เฟสที่ปิดใช้งานหรือไม่ได้ใช้งาน
หากคุณไม่ได้ต่ออายุหรือเปิดใช้งานการสมัครของคุณอีกครั้งในช่วงที่หมดอายุ การสมัครของคุณจะถูกส่งไปยัง รัฐพิการ (หรือไม่ได้ใช้งาน) นี่คือจุดที่ความเสี่ยงที่แท้จริงของการสูญเสียการเข้าถึงเริ่มต้น:

• ผู้ใช้สูญเสียการเข้าถึงแอพพลิเคชั่นและข้อมูล- สำนักงานเข้า ฟังก์ชันลดลงหรือโหมดอ่านอย่างเดียว- พวกเขาจะไม่สามารถแก้ไขหรือสร้างไฟล์ได้ แต่ทำได้เพียงดูและดาวน์โหลดเท่านั้น
• เฉพาะผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้ สู่ข้อมูลองค์กรหรือบัญชี หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบ คุณยังสามารถสำรองข้อมูลได้
• สถานะนี้คงอยู่ 90 วัน สำหรับกรณีส่วนใหญ่

เมื่อมาถึงจุดนี้แล้ว สิ่งสำคัญที่ต้องดำเนินการหากคุณต้องการบันทึกไฟล์ของคุณ- หลังจากนี้ทุกอย่างจะเริ่มซับซ้อนขึ้น

เฟสที่ถูกกำจัด
เมื่อสิ้นสุดระยะปิดใช้งาน หากการสมัครใช้งานไม่ได้รับการเปิดใช้งานอีกครั้ง บัญชีจะเข้าสู่สถานะปิดใช้งาน ที่ถูกลบ:

• ข้อมูลและไฟล์ทั้งหมดจะถูกลบทิ้งอย่างถาวร.
• ไม่สามารถกู้คืนเอกสาร รูปภาพ หรืออีเมล์ได้ เก็บไว้ใน Microsoft 365, OneDrive, Outlook หรือบริการที่เกี่ยวข้องใดๆ
• คุณจะสามารถจัดการการสมัครรับข้อมูลอื่นๆ หรือซื้อผลิตภัณฑ์ใหม่จากแผงการดูแลระบบได้ก็ต่อเมื่อคุณเป็นผู้ดูแลระบบระดับโลกเท่านั้น แต่ ทุกสิ่งทุกอย่างสูญหายไปตลอดกาล.

นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการใส่ใจกับกำหนดเวลาจึงเป็นเรื่องสำคัญ และหากคุณไม่ต้องการดำเนินการต่อ ดาวน์โหลดไฟล์ของคุณก่อนที่จะถูกลบ.

ความแตกต่างขึ้นอยู่กับประเภทของการสมัครสมาชิก (ส่วนตัว, ธุรกิจ, ใบอนุญาตแบบจำนวนมาก)

มีกรอบเวลาที่แตกต่างกันบ้างขึ้นอยู่กับว่าคุณมี ใบอนุญาต Microsoft 365 ส่วนบุคคล ครอบครัว ธุรกิจ การศึกษา หรือ Open/Enterprise- ผมจะสรุปกรณีหลักๆ ดังนี้:

• ส่วนตัวและครอบครัว:หลังจากยกเลิกแล้ว คุณจะมีระยะผ่อนผันมาตรฐาน (30 วัน) และหลังจากนั้นอีก 90 วันในการปิดใช้งาน สามารถ ดาวน์โหลดไฟล์และอีเมลของคุณในช่วงเวลาดังกล่าว ก่อนที่จะถูกลบออก
• บริษัท/องค์กร:ระยะเวลาจะคล้ายๆ กัน แต่ระยะเวลาอาจจะยาวกว่าเล็กน้อย ขึ้นอยู่กับสัญญา ผู้ดูแลระบบยังคงสามารถเข้าถึงได้ แต่ผู้ใช้จะสูญเสียฟังก์ชันการทำงานหลังจากผ่านช่วงผ่อนผัน
• Volume Licensing:ในสัญญาแบบ Open/Enterprise ระยะการหมดอายุอาจกินเวลานานถึง 90 วัน ช่วยให้การโยกย้ายข้อมูลไปยังโซลูชันอื่นสะดวกยิ่งขึ้นหากจำเป็น

หากคุณซื้อ Microsoft 365 ผ่านบุคคลที่สาม (CSP, ตัวแทนจำหน่าย ฯลฯ) คุณควรตรวจสอบข้อกำหนดและเงื่อนไขเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับข้อกำหนดและการเข้าถึงเนื่องจากอาจแตกต่างกันเล็กน้อย

จะเกิดอะไรขึ้นกับพื้นที่เก็บข้อมูล OneDrive และ Outlook เมื่อฉันยกเลิก?

สิ่งที่ยุ่งยากที่สุดประการหนึ่งในการยกเลิก Microsoft 365 คือสิ่งที่เกิดขึ้นกับคุณ พื้นที่เมฆทั้งสำหรับเอกสาร และอีเมล์และรูปถ่าย Microsoft จัดการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่แชร์กันโดยทั่วไประหว่าง OneDrive (ไฟล์/รูปถ่าย), Outlook (อีเมล) และบริการอื่นๆ เช่น Notes หรือ Teams

ผู้ใช้ฟรี (ไม่มีการสมัครใช้งาน):หลังจากสูญเสียการสมัครใช้งานของคุณ บัญชี Microsoft ของคุณยังคงอยู่ พื้นที่เก็บข้อมูลพื้นฐานฟรี 5GB- ไฟล์และรูปภาพทั้งหมดของคุณที่อยู่ในขีดจำกัดนั้นจะยังคงสามารถเข้าถึงได้ แต่ คุณจะไม่สามารถเพิ่มหรือแก้ไขเอกสารได้หากเกินโควตานี้- ใน Outlook.com สำหรับอีเมล คุณมีเนื้อที่ว่าง 15 GB แต่เป็นพื้นที่เก็บข้อมูลแยกต่างหาก

สมาชิก Microsoft 365: ในขณะที่การสมัครใช้งานยังเปิดใช้งานอยู่ คุณจะมีได้สูงสุดถึง ที่เก็บข้อมูล OneDrive 1 TB ต่อผู้ใช้ เมื่อคุณยกเลิก หากคุณมีข้อมูลที่เกินขีดจำกัดฟรี คุณจะยังสามารถเข้าถึงได้ในระหว่างช่วงผ่อนผัน แต่เมื่อถึงสถานะปิดใช้งานแล้ว คุณจะดาวน์โหลดได้เท่านั้น (ไม่สามารถแก้ไขได้) หากคุณไม่ลดพื้นที่ที่ใช้งานจนเหลือต่ำกว่า 5 GB ก่อนที่จะลบ คุณอาจสูญเสียข้อมูลได้ เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาสูงสุด

อีเมล์และ Outlook:ข้อความของคุณยังสามารถเข้าถึงได้ในขณะที่อยู่ในสถานะผ่อนผันและปิดใช้งาน แต่คุณจะไม่สามารถกู้คืนข้อความเหล่านั้นได้อีกต่อไปหลังจากการลบคำแนะนำ: เมื่อใดก็ตามที่คุณยกเลิก ให้ดาวน์โหลดอีเมลสำคัญและสำรองข้อมูลในรูปแบบ .pst เพื่อให้พวกเขาปลอดภัย

การสูญเสียหรือการกู้คืนข้อมูล: คุณมีทางเลือกใดบ้าง?

ข้อสงสัยที่พบบ่อยอีกประการหนึ่งคือมีรูปแบบใดหรือไม่ หลีกเลี่ยงการสูญเสียข้อมูล หรือกู้คืนไฟล์หลังจากการยกเลิกหรือหมดอายุ Microsoft 365 ตัวเลือกมีดังนี้:

• ในช่วงผ่อนผันหรือทุพพลภาพ:คุณสามารถดาวน์โหลดเนื้อหาทั้งหมดของคุณจากคลาวด์ได้ ผู้ดูแลระบบสามารถสำรองข้อมูลจำนวนมากได้
• การเปิดใช้งานอีกครั้ง:หากคุณตัดสินใจที่จะสมัครสมาชิกใหม่อีกครั้งก่อนที่ช่วงเวลาการลบข้อมูลจะหมดลง คุณจะสามารถกู้คืนไฟล์และเข้าถึงได้อย่างสมบูรณ์.
• หลังจากการลบถาวร: ไม่มีทางที่จะกู้ข้อมูลคืนได้. Microsoft จะลบไฟล์โดยปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวที่เข้มงวด

ในองค์กรขนาดใหญ่ขอแนะนำ กำหนดตารางการสำรองข้อมูลและแจ้งให้ผู้ใช้ทั้งหมดทราบ เมื่อถึงเวลาเพื่อหลีกเลี่ยงการหลงลืมซึ่งอาจส่งผลร้ายแรงได้

ขั้นตอนการยกเลิก Microsoft 365 ทีละขั้นตอน

กระบวนการจะแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับประเภทบัญชีและวิธีการซื้อ แต่โดยทั่วไปประกอบด้วย:

• เข้าถึงแดชบอร์ด Microsoft 365 ของคุณ ด้วยบัญชีผู้ใช้หรือผู้ดูแลระบบของคุณ
• ไปที่ส่วน “บริการและการสมัครรับข้อมูล”
• เลือกการสมัครใช้งานและค้นหาตัวเลือก ยกเลิกการเป็นสมาชิก.
• ปฏิบัติตามขั้นตอนบนหน้าจอจนกว่าคุณจะยืนยันการยกเลิกของคุณ

สำหรับบัญชีที่ซื้อผ่านบุคคลที่สาม (ผู้ให้บริการ ผู้จัดจำหน่าย ฯลฯ) คุณจะต้องร้องขอการยกเลิกจากผู้ให้บริการเดิม โดยตรวจสอบข้อกำหนดและเงื่อนไขเฉพาะก่อน

สำหรับการสมัครสมาชิกรายปี คุณสามารถปล่อยให้หมดอายุได้โดยการปิดใช้งานการต่ออายุอัตโนมัติ หากมีการยกเลิก ภายในระยะเวลาทดลองงาน (โดยปกติคือ 1 เดือนใน Microsoft 365) แนะนำให้ดำเนินการก่อนที่จะสิ้นสุดเพื่อหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนไปใช้การสมัครใช้งานแบบชำระเงิน หากคุณยกเลิกภายใน 30 วันแรกหลังจากการต่ออายุรายปี คุณอาจมีสิทธิได้รับเงินคืนจำนวนที่เหลืออยู่

จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณลบบัญชี Microsoft ของคุณอย่างสมบูรณ์?

หากคุณยกเลิกเฉพาะการสมัครใช้งานของคุณ บริการอื่นๆ และการเข้าถึง Microsoft ฟรีของคุณจะยังคงมีผลใช้งานอยู่ (แม้ว่าจะมีข้อจำกัดด้านพื้นที่จัดเก็บ)

บาปคว่ำบาตรศรีตัดสินใจ ลบบัญชี Microsoft ของคุณคุณจะสูญเสียการเข้าถึงทั้งหมดอย่างแน่นอน:

• ไฟล์ใน OneDrive, อีเมลใน Outlook, ข้อมูลใน Teams และ Skype, ประวัติการซื้อ, แอป และการตั้งค่าจะหายไป
• คุณมีกำหนดเวลาของ 60 วันในการกลับใจและเปิดใช้งานบัญชีอีกครั้งแต่หลังจากช่วงเวลานั้น การกำจัดนั้นก็ไม่สามารถย้อนกลับได้

ดังนั้นหากคุณต้องการหยุดจ่ายเงินสำหรับ Microsoft 365 ฉันขอแนะนำ ยกเลิกการสมัครสมาชิกและดาวน์โหลดไฟล์ของคุณแต่อย่าลบบัญชีส่วนตัวของคุณเว้นแต่จำเป็นจริงๆ

ผลกระทบต่อบริการและการสมัครภายหลังการยกเลิก

หลังจากยกเลิกการสมัครจาก Microsoft 365:

• แอปพลิเคชัน Office (Word, Excel, PowerPoint ฯลฯ) เข้าสู่โหมดอ่านอย่างเดียว- คุณสามารถเปิดและดูเอกสาร พิมพ์และบันทึกไว้ในเครื่องได้ แต่ อย่าสร้างหรือแก้ไขไฟล์ใหม่.
• คุณสมบัติขั้นสูงของ Outlook.com และ OneDrive มีข้อจำกัด เนื่องจากพื้นที่เก็บข้อมูลที่มีอยู่ลดลง
• คุณจะสูญเสียการเข้าถึงฟีเจอร์พรีเมียม (เช่น เวอร์ชันเดสก์ท็อปเต็มรูปแบบ การสนับสนุนโดยตรงของ Microsoft เครื่องมือการทำงานร่วมกันขั้นสูง ฯลฯ)

ในสภาพแวดล้อมขององค์กร เฉพาะผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงแผงผู้ดูแลระบบ และข้อมูลผู้ใช้ทั้งหมดชั่วคราวสำหรับการสำรองข้อมูลหรือการจัดการการเปลี่ยนแปลง

การแจ้งเตือนผ่านอีเมล์และแดชบอร์ดผู้ใช้จะอยู่กับคุณตลอดกระบวนการ เตือนคุณเกี่ยวกับความเสี่ยงในการสูญเสียการเข้าถึง และให้โอกาสหลายครั้งในการเปิดใช้งานการสมัครสมาชิกของคุณอีกครั้ง

เคล็ดลับปฏิบัติเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียไฟล์และข้อมูลของคุณ

หากต้องการลดผลกระทบจากการยกเลิกหรือการหมดอายุการสมัครใช้งาน Microsoft 365 ของคุณ โปรดคำนึงถึงเคล็ดลับต่อไปนี้:

• ทำอันหนึ่งเสมอ สำรองไฟล์สำคัญของคุณ ก่อนที่จะยกเลิกการสมัครสมาชิกของคุณหรือปล่อยให้ช่วงผ่อนผันหมดอายุ
• ดาวน์โหลดอีเมลที่เกี่ยวข้องของคุณจาก Outlook ในรูปแบบ .pst หรือรูปแบบที่คล้ายกัน อย่าคิดว่าจะเข้าถึงได้ทางออนไลน์เสมอไป
• หากคุณจัดการบัญชีผู้ใช้หลายบัญชี แจ้งระยะเวลาการยกเลิก และประสานงานการดาวน์โหลดเอกสารไม่ให้ผู้ใดสูญหายข้อมูลไปโดยไม่ตั้งใจ
• ลดปริมาณข้อมูลของคุณให้น้อยกว่า 5 GB บน OneDrive หากคุณวางแผนที่จะรักษาการเข้าถึงฟรีหลังจากยกเลิก
• โปรดตรวจสอบกับผู้ให้บริการของคุณสำหรับข้อกำหนดและเงื่อนไขที่ชัดเจนสำหรับบัญชีธุรกิจและใบอนุญาตแบบกลุ่ม

มีทางเลือกอื่นใดสำหรับ Microsoft 365 หรือไม่?

หากคุณตัดสินใจที่จะย้ายออกจาก Microsoft 365 ยังมีตัวเลือกอื่นๆ สำหรับการทำงานบนคลาวด์และจัดเก็บไฟล์ของคุณ:

• Google เวิร์คสเปซ:ทางเลือกที่แข็งแกร่งด้วยบริการเช่น Google Docs, Sheets, Gmail และที่เก็บข้อมูล Drive เสนอแผนส่วนบุคคล ธุรกิจ และการศึกษา นอกจากนี้ใน Tecnobits เราปล่อยให้คุณหนึ่ง คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับ Google WorkSpace.
• โซลูชั่นที่ครบครันอื่น ๆ : OpenOffice, LibreOffice, iWork สำหรับ iCloud, Dropbox Business, OX App Suite- โดยปกติแล้วจะขึ้นอยู่กับประเภทของผู้ใช้และความต้องการในการทำงานร่วมกันออนไลน์

ไม่ว่าในกรณีใด โปรดจำไว้ว่าแต่ละแพลตฟอร์มจะมีรูปแบบการจัดเก็บข้อมูล เงื่อนไขการเข้าถึง และระยะเวลาการเก็บข้อมูลเป็นของตัวเอง ดังนั้นจึงควรตรวจสอบนโยบายของแต่ละแพลตฟอร์มก่อน และเปรียบเทียบคุณสมบัติต่างๆ ตามความต้องการของคุณ

สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าการยกเลิกการสมัครใช้งาน Microsoft 365 ไม่ได้หมายความว่าคุณจะสูญเสียไฟล์ของคุณทันที แต่จะทำให้ต้องใช้เวลาสักระยะหนึ่งในการจัดการและสำรองข้อมูลของคุณก่อนที่จะถูกลบออกอย่างถาวร ด้วยการวางแผนที่เหมาะสม คุณสามารถย้ายข้อมูลได้อย่างราบรื่น และมั่นใจได้ว่าเอกสารทั้งหมดของคุณจะปลอดภัย