Quick Parts ใน Word: คืออะไรและจะประหยัดเวลาหลายชั่วโมงกับเอกสารที่ซ้ำซากได้อย่างไร

โปรแกรมแก้ไขข้อความของ Microsoft อัดแน่นไปด้วยฟีเจอร์ที่คุณอาจไม่เคยรู้มาก่อน แต่ฟีเจอร์เหล่านี้จะช่วยให้ชีวิตคุณง่ายขึ้นมาก ในโพสต์นี้ เราจะพูดถึง Quick Parts ใน Word: ว่ามันคืออะไรและจะช่วยประหยัดเวลาในการทำงานเอกสารซ้ำๆ ได้อย่างไร ดังนั้น หากคุณทำงานกับเอกสาร Word เป็นประจำและมักจะ ทำซ้ำบางส่วนของข้อความคุณสนใจสิ่งที่ตามมา

Quick Parts ใน Word: Quick Parts คืออะไร?

ทั้งในสถานที่ทำงานและในแวดวงวิชาการ Microsoft Word เป็นเครื่องมือที่ใช้กันอย่างแพร่หลายสำหรับการสร้างและแก้ไขข้อความ ไม่ใช่เรื่องบังเอิญ: ชุดโปรแกรมสำนักงานมีทุกสิ่งที่คุณต้องการสำหรับการเตรียมเอกสารระดับมืออาชีพ และไม่เพียงเท่านั้น แต่ยังมีคุณสมบัติต่างๆ มากมาย ฟังก์ชั่นที่ทำให้การทำงานซ้ำๆ ง่ายขึ้นมากอันหนึ่งคือ Quick Parts ใน Word

Quick Parts ใน Word คืออะไร? โดยพื้นฐานแล้ว Quick Parts คือฟีเจอร์ที่ช่วยให้คุณสามารถ บันทึกข้อความ รูปภาพ ตาราง หรือเนื้อหาบางส่วนเพื่อแทรกลงในเอกสารอื่น ๆ ได้อย่างรวดเร็วองค์ประกอบเหล่านี้จะถูกเก็บไว้ในแกลเลอรีส่วนด่วน ซึ่งสามารถเข้าถึงได้ง่ายจากแท็บแทรก

เมื่อคุณบันทึกเนื้อหาลงในส่วนด่วน คุณสามารถเก็บไว้ใช้เมื่อไรก็ได้ที่ต้องการ เพียงคลิกเดียวก็ใส่ได้และจะพร้อมใช้งานไม่เพียงแต่ในเอกสารปัจจุบันเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเอกสารใหม่ใดๆ ที่คุณสร้างขึ้นด้วย คุณจึงไม่จำเป็นต้องทำซ้ำด้วยตนเอง ซึ่งเสียเวลา

จะเข้าถึง Quick Parts ใน Word ได้อย่างไร?

หากต้องการเรียนรู้วิธีใช้ Quick Parts ใน Word สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือ ค้นหาฟังก์ชันบนริบบิ้นเพียงไม่กี่คลิกเท่านั้น:

1. เปิด Word แล้วคลิกแท็บ แทรก.
2. ตอนนี้คลิกที่ รายการด่วน (ส่วนด่วน) คุณจะเห็นตัวเลือกการแทรกดังต่อไปนี้:
   1. ข้อความอัตโนมัติ: บล็อกข้อความบันทึกไว้เพื่อการแทรกอย่างรวดเร็ว
   2. คุณสมบัติเอกสาร: เมตาดาตาของเอกสาร เช่น ผู้แต่ง ชื่อเรื่อง ฯลฯ
   3. สาขา: องค์ประกอบไดนามิก เช่น วันที่หรือหมายเลขหน้า
   4. แกลเลอรีบล็อกอาคารนี่คือที่ที่คุณเก็บ Quick Parts ไว้ใน Word

อย่างที่คุณเห็น Quick Parts เป็นส่วนหนึ่งของฟีเจอร์ Building Blocks ซึ่งช่วยให้คุณเพิ่มส่วนย่อยของเนื้อหาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าลงในข้อความได้ นี่คือเหตุผลที่มักสับสนกับ AutoText แต่สำหรับ AutoText คุณสามารถบันทึกและแทรกส่วนย่อยของข้อความได้เท่านั้น อย่างไรก็ตาม Quick Parts ช่วยให้คุณบันทึกเนื้อหาทุกประเภทได้ (ข้อความ, รูปภาพ, ตาราง, ฟิลด์ ฯลฯ) เพื่อนำมาใช้ซ้ำได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

วิธีการสร้าง บันทึก และแทรกส่วนด่วน

สมมติว่าคุณมี ลายเซ็นอีเมล ส่วนหัว รูปภาพ หรือวลีตอบกลับที่คุณใช้ทุกวันแทนที่จะคัดลอกและวางทุกครั้ง คุณสามารถบันทึกเป็น Quick Part เพื่อแทรกเมื่อต้องการได้ ทำอย่างไร? ง่ายมาก:

1. พิมพ์ข้อความ (หรือแทรกภาพ, ตาราง) ที่คุณต้องการบันทึก
2. ไฮไลท์ หรือแรเงาข้อความ
3. ตอนนี้ไปที่ แทรก - รายการด่วน - บันทึกการเลือกไปที่แกลเลอรีชิ้นส่วนด่วน.
4. หน้าต่างป๊อปอัปจะเปิดขึ้นซึ่งคุณสามารถกำหนดได้ ชื่อ ลงในองค์ประกอบด่วนใหม่ของคุณ ตัวอย่างเช่น ลายเซ็นองค์กร โลโก้ ฯลฯ
5. คุณยังสามารถกำหนด ประเภท หรือสร้างใหม่
6. คุณสามารถเพิ่มทางเลือกได้ ลักษณะ เพื่อระบุได้ง่าย
7. สุดท้ายคลิกที่ ตกลง

เสร็จเรียบร้อย! เนื้อหาบางส่วนได้รับการบันทึกแล้ว และจะพร้อมให้แทรกในแกลเลอรีเมื่อจำเป็น วิธีการแทรกส่วนด่วนใน Wordมันไม่สามารถจะง่ายกว่านี้ได้แล้ว:

1. เปิดเอกสารและวางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกองค์ประกอบด่วน
2. ตอนนี้คลิกที่แท็บ แทรก.
3. บนริบบิ้นคลิกที่ รายการด่วน.
4. เลือก ส่วน คุณต้องการแทรก

คุณจะสังเกตเห็นว่าเมื่อคุณคลิกส่วนด่วน คุณสามารถดูชิ้นส่วนที่บันทึกไว้ในรูปแบบภาพขนาดย่อได้วิธีนี้ช่วยให้มองเห็นสิ่งของที่คุณกำลังมองหาได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณจำชื่อที่ตั้งให้ไม่ได้ เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์คือการใช้ชื่อที่ไม่ซ้ำกันสำหรับสิ่งของชิ้นเล็กชิ้นน้อยแต่ละรายการ ซึ่งเป็นชื่อที่คุณจำได้ง่าย

ส่วนต่างๆ อย่างรวดเร็วใน Word: เคล็ดลับเพื่อประหยัดเวลามากยิ่งขึ้น

เห็นได้ชัดว่า Quick Parts ใน Word เป็นฟีเจอร์ที่ช่วยให้คุณประหยัดเวลาหลายชั่วโมงในการเขียนเอกสารซ้ำๆ แทนที่จะต้องใส่คำอธิบายประกอบหรือแทรกองค์ประกอบเดิมซ้ำๆ ด้วยตนเอง คุณสามารถบันทึกและวางไว้ในเอกสารได้ง่ายๆ เพียงคลิกเดียว แต่ก็ยังมีบางส่วนที่ขาดหายไป เคล็ดลับขั้นสูงเพื่อให้คุณประหยัดเวลาได้มากขึ้น. เหล่านี้คือ:

ใช้ F3 เพื่อแทรกส่วนด่วนใน Word

นอกเหนือจากการแทรก Quick Parts จาก Ribbon แล้ว คุณยังสามารถทำได้โดยใช้ แป้นพิมพ์ลัดใน Wordในการทำเช่นนี้ สิ่งสำคัญคือคุณต้องจำชื่อที่ถูกต้องขององค์ประกอบด่วนที่คุณต้องการแทรก ดังนั้น เมื่อบันทึก Quick Parts ใน Word อย่าลืมตั้งชื่อสั้นๆ ที่ไม่ซ้ำกับส่วนอื่นๆ. ตัวอย่างเช่น

• คุณบันทึกรูปภาพเป็นสินทรัพย์ด่วนและตั้งชื่อว่า "โลโก้"
• ในเอกสารใหม่ พิมพ์ “โลโก้” แล้วกด F3
• ภาพจะปรากฏขึ้นอัตโนมัติ!

จัดระเบียบส่วนด่วนของคุณเป็นหมวดหมู่

ยิ่งคุณบันทึกรายการด่วน (Quick Items) มากขึ้นเท่าไหร่ การจดจำชื่อหรือค้นหารายการเหล่านั้นอาจยากขึ้นเท่านั้น หากต้องการค้นหารายการเหล่านั้นให้เร็วขึ้น บันทึกชิ้นส่วนด่วนของคุณภายใต้หมวดหมู่ (ตัวอย่าง: “กฎหมาย”, “รายงาน”, “ลายเซ็น”, “โลโก้” ฯลฯ)

นอกจากนี้ โปรดจำไว้ว่ามีหมวดหมู่เริ่มต้น แต่คุณสามารถสร้างหมวดหมู่ของคุณเองโดยใช้ชื่อที่กำหนดเองได้ และยังสามารถทำได้ กำหนดหมวดหมู่ใหม่หรือย้ายรายการจากหมวดหมู่หนึ่งไปยังอีกหมวดหมู่หนึ่ง จากตัวเลือก Building Blocks Organizer

รวมส่วนด่วนกับฟิลด์ไดนามิก

คุณสามารถรวมส่วนด่วนของคุณเข้ากับฟิลด์แบบไดนามิก เช่น วันที่ ชื่อผู้ใช้ หรือหมายเลขหน้าได้ ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อทำงานกับ เทมเพลตที่เราต้องการแทรกข้อความที่ซ้ำกันนอกจากจะประหยัดเวลาแล้ว เทมเพลตของคุณยังดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นอีกด้วย

ส่งออกและนำเข้าชิ้นส่วนอย่างรวดเร็วระหว่างคอมพิวเตอร์

หากคุณเปลี่ยนคอมพิวเตอร์ คุณไม่จำเป็นต้องสูญเสียเทมเพลตหรือ Quick Parts ของคุณ คุณสามารถไปที่ ไฟล์ – ตัวเลือก – แถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วนและการตั้งค่าการส่งออกคุณยังสามารถคัดลอกไฟล์ Building Blocks.dotx ที่อยู่ในโฟลเดอร์เทมเพลต Office และนำเข้าจากคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ได้

สรุปแล้ว Quick Parts ใน Word เป็นฟีเจอร์ที่ไม่ค่อยมีใครรู้จัก แต่สามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้หลายชั่วโมงเมื่อต้องทำงานกับเอกสารที่ซ้ำซาก การเรียนรู้วิธีใช้จะเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับเอกสารทางกฎหมาย รายงานขององค์กร ข้อเสนอ หรือการสื่อสารของคุณ เปลี่ยนส่วนหัว ลายเซ็น ข้อกำหนดทางกฎหมาย ตารางที่กำหนดไว้ล่วงหน้า หรือวลีมาตรฐานให้เป็นองค์ประกอบด่วนทั้งหมดนี้แปลว่าต้องใช้ความพยายามน้อยลงและมีประสิทธิผลมากขึ้น