วิธีการกรอกแบบฟอร์มอัตโนมัติด้วย Power Automate

การเรียนรู้การใช้แบบฟอร์มอัตโนมัติเป็นข้อได้เปรียบที่สำคัญประการหนึ่งของ พาวเวอร์ ออโต้โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเราต้องการ เพิ่มประสิทธิภาพเวลาและลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ในงานที่ทำซ้ำๆหากคุณหยุดคิดเกี่ยวกับวิธีการรวมศูนย์การจัดการแบบฟอร์มและใช้ประโยชน์จากข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ บทความนี้จะแสดงวิธีการให้คุณดู วิธีกรอกแบบฟอร์มโดยใช้ Power Automate

ไม่เพียงแต่รกรอกข้อมูลและประมวลผลและดำเนินการตามข้อมูลแบบฟอร์มด้วย นอกจากนี้ เราจะเปิดเผยเคล็ดลับและวิธีแก้ไขปัญหาที่พบบ่อยที่สุดด้วย

Power Automate คืออะไรและเชื่อมต่อกับแบบฟอร์มได้อย่างไร

Power Automate ซึ่งเดิมเรียกว่า Microsoft Flow เป็นเครื่องมืออัตโนมัติของกระบวนการที่ช่วยให้คุณ สร้างชุดการดำเนินการอัตโนมัติสำหรับแอปพลิเคชันและบริการที่แตกต่างกันโดยไม่ต้องเขียนโปรแกรม เมื่อเป็นเรื่องของแบบฟอร์ม การบูรณาการที่เป็นธรรมชาติที่สุดคือด้วย แบบฟอร์ม Microsoftแม้ว่ายังสามารถใช้ประโยชน์จากแหล่งข้อมูลอื่นๆ เช่น Excel Online หรือแพลตฟอร์มของบุคคลที่สามผ่าน UI Flows และตัวเชื่อมต่อเฉพาะก็ตาม

สิ่งสำคัญคือการเปลี่ยนการส่งแบบฟอร์มแต่ละครั้งให้เป็นตัวกระตุ้นให้ดำเนินการอัตโนมัติ:ตั้งแต่การบันทึกข้อมูลในฐานข้อมูลไปจนถึงการส่งการอนุมัติ การส่งอีเมลที่เป็นส่วนตัว หรือการป้อนกระบวนการที่ซับซ้อนมากขึ้น

วิธีทั่วไปในการสร้างแบบฟอร์มอัตโนมัติใน Power Automate

ตามเอกสารอย่างเป็นทางการของ Microsoft และประสบการณ์จริงของผู้ใช้จำนวนมาก งานทั่วไปที่คุณสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ เมื่อมีคนกรอกแบบฟอร์ม รูปร่าง มีรายละเอียดดังนี้:

• ส่งการแจ้งเตือนทางอีเมล์ ทั้งต่อเจ้าของแบบฟอร์มและผู้ใช้ที่กรอกแบบฟอร์มให้เสร็จสมบูรณ์
• ขออนุมัติโดยตรงจากรายละเอียดที่รวบรวม ในรูปแบบที่เหมาะสำหรับกระบวนการพักร้อน การสมัคร การซื้อ ฯลฯ
• บันทึกการตอบกลับโดยอัตโนมัติในสเปรดชีต Excel หรือรายการ SharePoint เพื่อการประมวลผลและวิเคราะห์ขั้นถัดไป เพื่อนำข้อมูลเข้าสู่สภาพแวดล้อมการทำงานดิจิทัลปกติของบริษัท
• จัดการไฟล์แนบ อัพโหลดไปยังแบบฟอร์ม สร้างลิงก์แชร์และส่งไฟล์ผ่านทางอีเมลหรือจัดเก็บไว้ใน OneDrive

แต่ละตัวเลือกสามารถปรับแต่งเพื่อให้เหมาะกับเวิร์กโฟลว์ของคุณได้ โดยมีรูปแบบต่างๆ มากมาย ตั้งแต่การส่งข้อความส่วนตัวไปจนถึงการสร้างไฟล์โดยอัตโนมัติตามการตอบกลับที่ได้รับ

วิธีการสร้างกระแสข้อมูลอัตโนมัติด้วยแบบฟอร์ม

ในการอธิบายกระบวนการทั้งหมด ให้สร้างตัวอย่างทั่วไปขึ้นมา: คุณต้องการบันทึกข้อมูลนั้นลงในรายการ SharePoint และส่งการแจ้งเตือนแบบกำหนดเองทุกครั้งที่ใครบางคนกรอก Microsoft Form ขั้นตอนปกติตามประสบการณ์ของผู้ใช้และเอกสารประกอบมีดังนี้:

1. เข้า พาวเวอร์ ออโต้ และเลือกตัวเลือกเพื่อสร้างโฟลว์คลาวด์อัตโนมัติตั้งแต่เริ่มต้น
2. เลือกทริกเกอร์ Microsoft Forms “เมื่อมีการส่งการตอบกลับใหม่-
3. ในทริกเกอร์นั้น ให้เลือกแบบฟอร์มที่คุณต้องการทำงาน (คุณสามารถค้นหาตามชื่อ หรือถ้าเป็นแบบฟอร์มกลุ่มและไม่ปรากฏในรายการ ให้ใช้ตัวระบุที่คุณจะเห็นใน URL ของแบบฟอร์มหลังจาก "FormId=")
4. เพิ่มบล็อคการดำเนินการ “รับรายละเอียดการตอบกลับ”.
5. กำหนดค่าปลายทางของข้อมูล: คุณสามารถเลือกได้ระหว่างการสร้างระเบียนใหม่ในรายการ SharePoint (จัดตำแหน่งแต่ละคอลัมน์ให้ตรงกับแต่ละฟิลด์ในแบบฟอร์ม) หรือจัดเก็บข้อมูลใน Excel Online (โดยใช้ตารางเป็นปลายทาง)
6. หากแบบฟอร์มของคุณมีไฟล์แนบ คุณต้องใช้ “วิเคราะห์ JSON” เพื่อจัดการโครงสร้างไฟล์ที่อัปโหลด จากนั้นใช้ OneDrive หรือ SharePoint เพื่อสร้างลิงก์และจัดการไฟล์เหล่านั้น
7. สุดท้าย คุณสามารถเพิ่มการดำเนินการเพื่อส่งอีเมลส่วนตัวไปยังทั้งเจ้าของและผู้ตอบกลับ (รวมถึงข้อมูลแบบไดนามิกจากแบบฟอร์ม)

ข้อดีประการหนึ่งของการกรอกแบบฟอร์มด้วย Power Automate คือ fความยืดหยุ่นเครื่องมือนี้ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มเงื่อนไขและแบ่งกระแสข้อมูลตามการตอบกลับ (ตัวอย่างเช่น เพื่อแยกแยะว่าใครจะเข้าร่วมกิจกรรมด้วยตนเองหรือผ่าน Teams และส่งการแจ้งเตือนที่แตกต่างกันในแต่ละกรณี)

ระบบอัตโนมัติขั้นสูง: การกรอกแบบฟอร์มเว็บและการจัดการข้อมูลด้วย UI Flows และ Selenium

Power Automate ไม่จำกัดอยู่เพียงการทำงานอัตโนมัติภายในระบบนิเวศของ Microsoft เท่านั้น คุณสมบัติขั้นสูงคือความสามารถในการ ระบบอัตโนมัติในการกรอกแบบฟอร์มบนเว็บไซต์ภายนอกที่ไม่มีตัวเชื่อมต่อของตัวเองโดยใช้สิ่งที่เรียกว่า UI Flows กลไกนี้ซึ่งอิงตาม Selenium IDE ช่วยให้คุณจำลองอินพุตของมนุษย์ในแบบฟอร์มเว็บหรือแอปพลิเคชันเก่าๆ ได้ โดยป้อนข้อมูลทีละรายการจากแหล่งต่างๆ เช่น Excel Online

ขั้นตอนทั่วไปจะเป็นดังต่อไปนี้:

1. เตรียมไฟล์ Excel ที่มีข้อมูล โดยแน่ใจว่าจัดรูปแบบเป็นตาราง เพื่อให้คุณสามารถจัดการด้วย Power Automate ได้
2. ใช้บล็อก “รายการแถวที่มีอยู่ในตาราง” เพื่ออ่านข้อมูลในแต่ละแถว
3. ตั้งค่าลูปที่วนซ้ำผ่านเรคคอร์ด (โดยใช้คอลัมน์ 'คีย์' เป็นตัวระบุการวนซ้ำเป็นต้น)
4. สำหรับแต่ละรายการ ให้เปิดใช้ UI Flow ที่กำหนดค่าด้วย Selenium IDE เพื่อป้อนข้อมูลลงในแบบฟอร์มเว็บปลายทาง
5. คุณสามารถเสริมการไหลนี้ด้วยบล็อก “อัปเดตแถว” เพื่อทำเครื่องหมายว่าระเบียนได้รับการประมวลผลอย่างถูกต้องแล้ว (ตัวอย่างเช่น การเปลี่ยนแปลงฟิลด์ใช่/ไม่ใช่ใน Excel หากการวนซ้ำประสบความสำเร็จ)

ความสามารถนี้เหมาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการ ถ่ายโอนข้อมูลจำนวนมากลงในแพลตฟอร์มภายนอก โดยรวมบุคลากรและระบบที่ไม่มี API หรือตัวเชื่อมต่อโดยตรงของตนเองนอกจากนี้ การจัดการงานของคุณจาก Excel ยังสะดวกเป็นพิเศษสำหรับผู้ใช้ที่คุ้นเคยกับการทำงานกับสเปรดชีตและกำลังมองหาโซลูชันที่รวดเร็วและยืดหยุ่น

การบูรณาการกับ SharePoint: การจัดเก็บและการใช้ประโยชน์จากผลลัพธ์

การใช้งาน Power Automate ร่วมกับแบบฟอร์มที่พบบ่อยที่สุด ได้แก่ การป้อนข้อมูลอัตโนมัติลงในรายการ SharePointกลไกนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการแปลงการส่งแบบฟอร์มเป็นบันทึกที่มีโครงสร้างซึ่งสามารถประมวลผลเป็นข้อมูลเมตาและใช้ในแดชบอร์ด รายงาน หรือกระบวนการทางธุรกิจภายในได้

เพื่อการบูรณาการที่เหมาะสม โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่า แบบฟอร์มคำถามและคอลัมน์รายการ SharePoint ตรงกันในโครงสร้างเพื่อให้แต่ละคำตอบถูกจัดเก็บไว้อย่างเป็นระเบียบและใช้งานได้ แนวทางนี้ช่วยให้สามารถแปลงทุกอย่างตั้งแต่การสำรวจภายในไปจนถึงกระบวนการคัดเลือกบุคลากร คำสั่งภายใน และคำขอวัสดุเป็นดิจิทัล

การจัดการสิ่งที่แนบมาและการสร้างลิงก์ที่แชร์

ในกรณีที่แบบฟอร์มอนุญาตให้ การอัพโหลดไฟล์แนบ (เช่น เมื่อร้องขอใบเสร็จ เอกสารระบุตัวตน ใบเสนอราคา ฯลฯ) Power Automate มีความสามารถในการ:

• ดึงข้อมูลไฟล์ที่อัพโหลดด้วยการดำเนินการ “รับรายละเอียดการตอบกลับ”
• ใช้การดำเนินการ “แยก JSON” เพื่อประมวลผลข้อมูลสิ่งที่แนบมาและแยกตัวระบุที่ไม่ซ้ำกัน
• อัปโหลดไฟล์ไปยัง OneDrive หรือ SharePoint จากนั้นสร้างลิงก์ที่แชร์ได้ซึ่งจะส่งอีเมลโดยอัตโนมัติไปยังใครก็ตามที่ต้องการ
• ปรับแต่งเนื้อหาอีเมลโดยการแทรกการเชื่อมโยงและชื่อไฟล์เป็นลิงก์ HTML ที่สามารถคลิกได้ (โดยใช้รูปแบบ ชื่อ ในโปรแกรมแก้ไข HTML ของ Power Automate)

ฟังก์ชันนี้ถือเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้กระบวนการและงานด้านการบริหารที่ต้องใช้เอกสารเป็นดิจิทัลเช่น กระบวนการทรัพยากรบุคคล การควบคุมค่าใช้จ่าย หรือการตรวจสอบเอกสาร

คำแนะนำสำหรับการไหลที่มั่นคงและมีประสิทธิภาพ

หากคุณต้องการให้ระบบอัตโนมัติของคุณมีประโยชน์อย่างแท้จริง ควรคำนึงถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้:

• ใช้ตัวระบุที่ชัดเจนและชื่อแบบฟอร์มมาตรฐานเสมอ เพื่ออำนวยความสะดวกในการบริหารจัดการในระยะยาว
• ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ผู้ใช้ป้อน เมื่อคุณไม่สามารถจำกัดแบบฟอร์มได้ ให้ใช้กลไกการตรวจสอบยืนยันสำหรับอีเมล ถ้าคุณร้องขอในรูปแบบฟิลด์ข้อความ
• ติดตามการกระทำและข้อผิดพลาด ผ่านทางบันทึกใน Excel, SharePoint หรือการแจ้งเตือนแก่ผู้รับผิดชอบ
• ดูประวัติการทำงานของ Power Automate เพื่อแก้ไขปัญหา และปรับการไหลของคุณตามที่คุณตรวจพบรูปแบบที่เกิดซ้ำหรือข้อผิดพลาด
• ใช้ประโยชน์จากการรวม Power Automate เข้ากับเครื่องมืออื่น ๆ ในระบบนิเวศ Microsoftเช่น Teams, Outlook, SharePoint และ Excel เพื่อสร้างโซลูชันที่ครอบคลุมและทำงานร่วมกันได้

การเปลี่ยนแบบฟอร์มและเวิร์กโฟลว์เป็นสินทรัพย์ดิจิทัลอัตโนมัติช่วยให้ได้เปรียบคู่แข่งอย่างมาก หากคุณนำคำแนะนำเหล่านี้ไปใช้และหลีกเลี่ยงปัญหาที่ผู้ใช้รายอื่นแก้ไขไปแล้ว คุณจะสามารถเปลี่ยนแปลงงานที่น่าเบื่อให้กลายเป็นกระบวนการที่คล่องตัวและปรับแต่งได้การนำระบบดิจิทัลและระบบอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพมาปรับใช้ได้ในทุกภาคส่วนหรือทุกขนาดธุรกิจ โดยที่ไม่ต้องเป็นโปรแกรมเมอร์ และ Power Automate คือพันธมิตรที่ดีที่สุดของคุณในการบรรลุเป้าหมายนี้