ซอฟต์แวร์ DMS: แอปที่ช่วยให้คุณจัดเก็บเอกสารได้อย่างปลอดภัย

La การจัดการเอกสารทางกฎหมาย ไม่เข้าใจอีกต่อไปถ้าไม่มี ซอฟต์แวร์ DMS ที่รวมศูนย์ ป้องกัน และทำให้ไฟล์สามารถเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ แม้ว่าบริษัทกฎหมายหลายแห่งยังคงประสบปัญหากับกระบวนการที่ใช้เอกสาร แต่ความจริงก็คือเรื่องกฎหมายมีความซับซ้อนและจำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์ที่ทันสมัยเพื่อปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน ลดความเสี่ยง และปรับปรุงความสัมพันธ์กับลูกค้า แอปใดบ้างที่อนุญาตให้คุณจัดเก็บเอกสารทางกฎหมาย? เราได้พูดคุยเกี่ยวกับเรื่องนี้ในบทความนี้แล้ว

ในนั้น เราจะอธิบายวิธีการใช้งานอย่างปลอดภัย คุณสมบัติที่โดดเด่นที่สุด และโซลูชันที่ดีที่สุดที่เราสามารถใช้ได้

ซอฟต์แวร์สำหรับการจัดการและจัดเก็บเอกสารทางกฎหมายคืออะไร?

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทางกฎหมาย (DMS) คือ เครื่องมือเฉพาะทางสำหรับการจัดเก็บ จัดระเบียบ กำหนดเวอร์ชัน และติดตามไฟล์ดิจิทัลภายในบริษัท ที่ปรึกษา และแผนกกฎหมาย. วัตถุประสงค์คือเพื่อ เอกสารสำคัญ ปลอดภัยและค้นหาได้ง่ายด้วยการค้นหาขั้นสูง การอนุญาตตามบทบาท และการตรวจสอบย้อนกลับ

โดยทั่วไปแพลตฟอร์มเหล่านี้ประกอบด้วยการค้นหาที่มีประสิทธิภาพ การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ การควบคุมเวอร์ชัน และคุณสมบัติการปฏิบัติตามข้อกำหนด ใน ภาคกฎหมายนอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือระบบต้องรองรับการทำงานอัตโนมัติ การแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างปลอดภัยกับลูกค้า ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และการตรวจสอบการดำเนินการ

นอกเหนือไปจากขอบเขตทางกฎหมาย DMS เป็นส่วนหนึ่งของระบบนิเวศการจัดการเนื้อหาขององค์กร (ECM)โดยผสมผสานการแปลงเป็นดิจิทัล (การสแกนและ OCR) การเก็บถาวรทางอิเล็กทรอนิกส์ การสำรองข้อมูล และเลเยอร์ความปลอดภัยระดับองค์กรเพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐาน GDPR และ ISO

คุณสมบัติหลักที่คุณควรเรียกร้องจาก DMS ที่ถูกกฎหมาย

• การจัดการและจัดเก็บข้อมูลในระบบคลาวด์และ/หรือเซิร์ฟเวอร์ของตนเอง:เข้าถึงได้ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันจากเว็บและมือถือ พร้อมการซิงโครไนซ์ที่ปลอดภัยและแผนที่ปรับขนาดได้ตามปริมาณข้อมูล และความเป็นไปได้ของระบบคลาวด์ไฮบริดภายในสถานที่หากนโยบายไอทีของคุณต้องการ
• การใช้งานและการนำไปใช้งานง่ายอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายช่วยเร่งการนำไปใช้งานและลดเส้นโค้งการเรียนรู้ ยิ่งคุณส่งมอบคุณค่าได้เร็วเท่าไร ผลตอบแทนที่คุณจะได้รับก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น และความต้านทานภายในก็จะน้อยลงเท่านั้น
• เทมเพลต แดชบอร์ด และข้อมูลเมตาที่ปรับแต่งได้ทำให้สัญญา คำร้อง หรือเอกสารเป็นมาตรฐานด้วยเทมเพลตและแดชบอร์ดที่นำมาใช้ซ้ำได้เพื่อดูความคืบหน้า จุดสำคัญ และความสัมพันธ์กัน เมตาดาต้าและแท็กถือเป็นปัจจัยสำคัญในการจัดหมวดหมู่
• ระบบอัตโนมัติการไหล:แทนที่ขั้นตอนด้วยตนเองด้วยกฎและทริกเกอร์ (การอนุมัติ การแจ้งเตือน การมอบหมาย) พร้อมด้วยการควบคุมเวอร์ชันและบันทึกกิจกรรมสำหรับการตรวจสอบ

ประเภทของ DMS และฟังก์ชันทั่วไป

• โดยการปรับใช้:ในระบบคลาวด์ (เข้าถึงได้ทุกที่ ลดความยุ่งยาก และพึ่งพาบุคคลที่สาม) หรือภายในองค์กร (ควบคุมได้เต็มรูปแบบ ลงทุนภายใน และบำรุงรักษา) นอกจากนี้ยังมีระบบไฮบริดเพื่อผสานรวมข้อดีต่างๆ เข้าด้วยกัน
• โดยได้รับอนุญาต:กรรมสิทธิ์ (การสนับสนุนอย่างเป็นทางการ การฝึกอบรม SLA ต้นทุนสูงกว่า) เทียบกับโอเพ่นซอร์ส (ความยืดหยุ่นและชุมชน ต้องใช้ผู้จำหน่ายที่มีประสบการณ์หรือทีมภายในเพื่อการบำรุงรักษา)
• ความสามารถที่สำคัญ:การสแกนและ OCR การจัดทำดัชนีเมตาข้อมูล การค้นหาเนื้อหาหรือคำสำคัญ การกำหนดเวอร์ชัน การอนุญาตและการตรวจสอบ การบูรณาการ (ERP, CRM, อีเมล) และเวิร์กโฟลว์ (การอนุมัติ)

ซอฟต์แวร์ DMS (การจัดการเอกสารทางกฎหมาย) ที่ดีที่สุด

เราได้รวบรวมโซลูชันที่ทีมกฎหมายใช้ในการจัดการคดี การจัดทำเอกสาร ปริมาณงาน และความสัมพันธ์กับลูกค้า เราได้ระบุจุดแข็ง ข้อจำกัด ราคา และคะแนนไว้เพื่อการเปรียบเทียบอย่างละเอียด

คลิกขึ้น

เอกสาร ClickUp มอบวิธีที่คล่องตัวในการสร้าง ค้นหา และทำงานร่วมกันในเอกสารทางกฎหมายภายในสภาพแวดล้อมโครงการเดียวกัน เครื่องมือค้นหาอันทรงพลังช่วยเร่งความเร็วในการค้นหาไฟล์และ ความปลอดภัยและการเข้าถึงมีความโดดเด่น. ขายทิ้ง เทมเพลตทางกฎหมาย (การจัดการลูกค้า การติดตามกรณี และการเรียกเก็บเงิน) และ คลิกอัพ AI เพื่อเขียนบทสรุปและอัพเดต

Precios: ฟรีตลอดไป ไม่จำกัด $7/ผู้ใช้/เดือน ธุรกิจ $12/ผู้ใช้/เดือน องค์กร (ติดต่อ) คลิกอัพ AI +$5 ต่อเดือนต่อสมาชิกสำหรับแผนแบบชำระเงิน

โครงการ ProProfs

ชุดที่เรียบง่ายสำหรับงาน ปฏิทิน และทรัพยากรไม่เฉพาะเจาะจงทางกฎหมาย แต่มีประโยชน์หากคุณกำลังมองหา ความเรียบง่ายและราคาดี. โครงการ ProProfs สร้างใบแจ้งหนี้และรายงาน ติดตามเวลา และมีบอร์ด Gantt และ Kanban ขาด CRM ขั้นสูงและแชททีม

ราคา: $39,97/เดือน สำหรับผู้ใช้ไม่จำกัดจำนวน (รายปี)

อาสนะ

อาสนะ เป็น แพลตฟอร์มเวิร์กโฟลว์ที่ครอบคลุมพร้อมระบบอัตโนมัติ การอ้างอิง และการรายงานช่วยให้คุณสามารถดูปัญหาในไทม์ไลน์ รายการ หรือบอร์ด กำหนดเป้าหมายที่ชาญฉลาด และสร้างกฎเกณฑ์ได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด การเรียนรู้เบื้องต้นและลำดับชั้นที่ซับซ้อนอาจเป็นอุปสรรคสำหรับผู้ใช้บางคน

Precios:พื้นฐาน (ฟรี), พรีเมียม 10,99 ดอลลาร์/ผู้ใช้/เดือน (รายปี), ธุรกิจ 24,99 ดอลลาร์/ผู้ใช้/เดือน (รายปี)

Redbooth

มุ่งเน้นทีมที่รวมพลังกัน งาน การโทรวิดีโอ HD และโฟลว์ที่กำหนดเองบนแพลตฟอร์มเดียว. Redbooth รวมถึงเทมเพลต แกนต์ และแฟล็กฉุกเฉินสำหรับงานที่สำคัญ

Precios:Pro $9; Business $15/ผู้ใช้/เดือน (รายปี); Enterprise (ติดต่อ)

Trello

Trello เป็นที่รู้จักในเรื่องคันบันแบบเรียบง่าย ซึ่งตอนนี้มี ระบบอัตโนมัติของบัตเลอร์และมุมมองหลายมุม (ไทม์ไลน์ ปฏิทิน ตาราง แผนที่)ซอฟต์แวร์ DMS ที่มีระบบนิเวศอันยอดเยี่ยมของการเพิ่มพลังและการผสานรวม

Precios: ฟรี; มาตรฐาน 5 ดอลลาร์; พรีเมียม 10 ดอลลาร์/ผู้ใช้/เดือน (รายปี); องค์กร (ติดต่อ)

Evernote

แม้ว่าเดิมทีจะสร้างขึ้นเพื่อบันทึก แต่สำนักงานกฎหมายหลายแห่งก็ใช้มัน Evernote ในขณะที่ ที่เก็บข้อมูลน้ำหนักเบาและทำงานร่วมกันได้สแกน บันทึก และค้นหาด้วยการค้นหาขั้นสูง ผสานรวมปฏิทินและงานต่างๆ

Precios: ฟรี; ส่วนบุคคล $10,83; มืออาชีพ $14,17/ผู้ใช้/เดือน (รายปี)

DMS, ECM และ CMS: ความแตกต่างที่ควรชัดเจน

เมื่อเลือกซอฟต์แวร์ DMS จะเป็นประโยชน์ในการชี้แจงแนวคิดบางประการที่มักสับสน:

• DMS มุ่งเน้นไปที่วงจรชีวิตเอกสาร (การสแกน การจัดเรียง การจัดเก็บ การกำหนดเวอร์ชัน การเผยแพร่ และการแบ่งปัน)
• ECM ครอบคลุมเนื้อหาทั้งหมดของบริษัท (เอกสาร อีเมล มัลติมีเดีย ข้อมูล) พร้อมการไหลของข้อมูลและการกำกับดูแล
• CMS มักจะมุ่งเน้นไปที่ การจัดการเนื้อหาเว็บไซต์ (เว็บไซต์, บล็อก, อินทราเน็ต)

คาดว่าตลาด ECM จะเติบโตถึงประมาณ 67.590 พันล้านเหรียญสหรัฐในปี 2023 และอาจสูงเกิน 131.200 พันล้านเหรียญสหรัฐในอีกห้าปีข้างหน้าด้วยอัตราการเติบโตต่อปีที่ 14% SMEs จำนวนมากสูญเสียเงินทุนไปเนื่องจากความไม่มีประสิทธิภาพ ซึ่งอาจสูงถึง 20.000 ดอลลาร์ต่อปีเนื่องจากปัญหาเอกสาร และต้องใช้เวลาเฉลี่ย 18 นาทีในการค้นหาไฟล์

โอเพ่นซอร์สและโฮสต์ด้วยตนเอง: โซลูชันที่สร้างความแตกต่าง

หากคุณต้องการ การควบคุมและปรับแต่งข้อมูลแบบเต็มรูปแบบ ระบบนิเวศโอเพนซอร์สนำเสนอทางเลือกอันทรงพลังต่อไปนี้เป็นตัวเลือกที่โดดเด่น 10 อันดับแรกและจุดสำคัญต่างๆ

• ที่ใส่กระดาษ:โอเพนซอร์ส โฮสต์เอง เอกสารและโฟลเดอร์ไม่จำกัด ไวท์เลเบล โดเมนแบบกำหนดเอง และลายน้ำ ราคา: แพลนฟรี; 29 ดอลลาร์ (3 ที่นั่ง) สำหรับการแชร์เอกสาร; 59 ดอลลาร์สำหรับห้องข้อมูลที่ปลอดภัย; 149 ดอลลาร์สำหรับห้องไม่จำกัด; เวอร์ชันโฮสต์เองเต็มรูปแบบ
• Nextcloud:ชุดโปรแกรมสำหรับการทำงานร่วมกันพร้อม Files, Talk, Groupware และ Office (การแก้ไขออนไลน์ ปฏิทิน รายชื่อติดต่อ และอีเมล) ระบบรักษาความปลอดภัยและการควบคุมการเข้าถึงระดับองค์กร และการผสานรวมกับโครงสร้างพื้นฐานที่มีอยู่ ราคา: 37,49–195 ยูโร/ผู้ใช้/ปี ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจ
• เอกสาร: แพลตฟอร์มการลงนามเอกสารโอเพ่นซอร์ส, โฮสต์ด้วยตนเองพร้อมเทมเพลตและกฎเกณฑ์อัจฉริยะ ผสานรวมกับ Zapier ได้ สแต็ก TS/Next.js/Prisma/Tailwind ราคา:Enterprise ราคา 1188 เหรียญสหรัฐฯ ต่อที่นั่ง/ปี ผู้เล่นคนเดียว (ไม่มีราคาสาธารณะ)
• OpenDocMan:ซอฟต์แวร์ DMS เว็บที่สอดคล้องกับ PHP ISO 17025 และ OIEพร้อมระบบควบคุมการเข้าถึง การตรวจสอบอัตโนมัติ, เมตาดาต้า, การค้นหาตามผู้เขียน/แผนก/หมวดหมู่ และ URL ที่ปลอดภัย. ข้อ จำกัด: UI ด้วย การปรับแต่งที่จำกัด และโค้งเพื่อคุณ 
• เปเปอร์เมอร์จออกแบบมาสำหรับเอกสารที่สแกนด้วย OCR และการค้นหาข้อความแบบเต็ม รองรับหลายผู้ใช้ การกำหนดเวอร์ชัน REST API และสิทธิ์แบบละเอียด ข้อจำกัด: เน้นการสแกนและอาจขาดคุณสมบัติขั้นสูง

วิธีเลือกซอฟต์แวร์ DMS ของคุณ

สิ่งเหล่านี้คือประเด็นที่ต้องพิจารณาก่อนเลือกซอฟต์แวร์ DMS ตัวใดตัวหนึ่ง:

• ประสบการณ์ของซัพพลายเออร์:มองหาพันธมิตรที่เข้าใจกระบวนการทางกฎหมายและสามารถช่วยเหลือคุณในการดำเนินการ การฝึกอบรม และความต่อเนื่องทางธุรกิจ
• ใช้งานง่ายเครื่องมือที่ใช้งานได้ช่วยลดความต้านทานภายใน โดยผ่านการฝึกอบรมระยะสั้น ทุกคนควรสามารถใช้งานพื้นฐานได้ (ตั้งแต่การบัญชีจนถึงการขาย)
• การป้องกันข้อมูลให้ความสำคัญกับการเข้ารหัส การสำรองข้อมูล การควบคุมการเข้าถึง บันทึกกิจกรรม และการปฏิบัติตาม GDPR/ISO ความปลอดภัยเป็นสิ่งที่ไม่สามารถต่อรองได้
• การเข้าถึงแบบเคลื่อนที่และระยะไกล:เพื่อให้คุณสามารถเริ่มดำเนินการและตัดสินใจจากโทรศัพท์มือถือภายนอกสำนักงานได้อย่างไม่สะดุด
• ความสามารถในการปรับขนาด:ประเมินความสามารถในการเติบโตไปพร้อมกับคุณ (ผู้ใช้, GB/TB, แผนกใหม่) และความยืดหยุ่นในการบูรณาการกับ ERP/CRM/อีเมล

ซอฟต์แวร์ DMS ที่ดีจะรวมศูนย์ จัดประเภท และทำงานอัตโนมัติ พร้อมทั้งรับประกันความปลอดภัย การปฏิบัติตามข้อกำหนด และการค้นหาขั้นสูงที่ค้นหาเอกสารได้ภายในไม่กี่วินาทีจากทุกสิ่งที่ได้กล่าวถึงที่นี่ คุณมีเครื่องมือที่ได้รับการพิสูจน์แล้วมากมายสำหรับการสร้างรากฐานดิจิทัลที่มั่นคงและมีประสิทธิผล ซึ่งรองรับทุกอย่างตั้งแต่สำนักงานที่มีพนักงานเพียงคนเดียวไปจนถึงองค์กรที่มีความต้องการสูงที่สุด