DMS Software: Mga app na nagbibigay-daan sa iyong secure na mag-imbak ng dokumentasyon

La pamamahala ng ligal na dokumentasyon Hindi na mauunawaan kung walang a DMS software na nagsasentro, nagpoprotekta, at ginagawang naa-access ang mga file mula sa anumang device. Bagama't maraming law firm ang nahihirapan pa rin sa mga prosesong nakabatay sa papel, ang katotohanan ay ang mga legal na usapin ay kumplikado at nangangailangan ng modernong software upang i-streamline ang mga daloy ng trabaho, bawasan ang mga panganib, at pagbutihin ang mga relasyon ng kliyente. Aling mga app ang nagpapahintulot sa iyo na mag-imbak ng legal na dokumentasyon? Napag-usapan namin ito sa artikulong ito.

Sa loob nito, ipinapaliwanag namin kung paano gamitin ang mga ito nang ligtas, ang kanilang mga pinakakilalang feature, at ang pinakamahusay na solusyon na magagamit namin.

Ano ang software para sa pamamahala at pag-iimbak ng legal na dokumentasyon?

Ang isang legal na software sa pamamahala ng dokumento (DMS) ay Isang espesyal na tool para sa pag-iimbak, pagsasaayos, pag-bersyon, at pagsubaybay sa mga digital na file sa loob ng mga kumpanya, consultancy, at legal na departamento.. Ang layunin nito ay ang mga kritikal na dokumento ay ligtas ngunit madaling mahanap, na may mga advanced na paghahanap, mga pahintulot na nakabatay sa tungkulin, at kakayahang masubaybayan.

Karaniwang kasama sa mga platform na ito ang mahusay na paghahanap, real-time na pakikipagtulungan, kontrol sa bersyon, at mga feature ng pagsunod. Sa sektor ng batasBilang karagdagan, mahalagang suportahan ng system ang pag-automate ng daloy ng trabaho, secure na pakikipagpalitan sa mga kliyente, electronic signature, at pag-audit ng mga aksyon.

Higit pa sa legal na saklaw, Ang mga DMS ay bahagi ng enterprise content management (ECM) ecosystem, isinasama ang digitalization (mga pag-scan at OCR), electronic archiving, backup, at mga layer ng seguridad sa antas ng enterprise upang sumunod sa mga pamantayan ng GDPR at ISO.

Mga pangunahing tampok na dapat mong hilingin mula sa isang legal na DMS

• Pamamahala at imbakan sa cloud at/o sariling mga server: 24/7 na pag-access mula sa web at mobile, na may secure na pag-synchronize at mga scalable na plano batay sa dami ng data, at ang posibilidad ng hybrid cloud-on-premises kung kinakailangan ito ng iyong patakaran sa IT.
• Madaling kakayahang magamit at pagpapatupadAng isang madaling gamitin na interface ay nagpapabilis sa pag-aampon at binabawasan ang curve ng pagkatuto; mas maaga kang maghatid ng halaga, mas maganda ang babalik na makukuha mo, at mas mababa ang panloob na pagtutol doon.
• Nako-customize na mga template, dashboard, at metadataI-standardize ang mga kontrata, claim, o dokumento gamit ang mga template at dashboard na magagamit muli upang tingnan ang progreso, milestone, at dependencies; metadata at mga tag ay susi sa pagkakategorya.
• Automation ng daloy: Palitan ang mga manu-manong hakbang ng mga panuntunan at pag-trigger (mga pag-apruba, alerto, pagtatalaga), gamit ang pag-bersyon at mga log ng aktibidad para sa pag-audit.

Mga uri ng DMS at mga karaniwang function

• Sa pamamagitan ng deployment: Sa cloud (sa lahat ng dako ng access, nabawasan ang alitan, at pag-asa sa mga third party) o on-premise (full control, internal investment at maintenance). Mayroon ding mga hybrids upang pagsamahin ang mga pakinabang.
• Sa pamamagitan ng lisensya: Pagmamay-ari (opisyal na suporta, pagsasanay, SLA, mas mataas na gastos) kumpara sa open source (kakayahang umangkop at komunidad, nangangailangan ng karanasang vendor o panloob na team para sa pagpapanatili).
• Mga pangunahing kakayahan: Pag-scan at OCR, pag-index ng metadata, paghahanap ng nilalaman o keyword, pag-bersyon, mga pahintulot at pag-audit, mga pagsasama (ERP, CRM, email), at mga daloy ng trabaho (mga pag-apruba).

Pinakamahusay na DMS (Legal Document Management) Software

Nag-compile kami ng mga solusyong ginagamit ng mga legal na team para sa pamamahala ng kaso, dokumentasyon, workload, at relasyon sa kliyente. Nagsama kami ng mga lakas, limitasyon, pagpepresyo, at mga rating para sa malapit na paghahambing.

ClickUp

Mga Dokumento ng ClickUp nagbibigay ng maliksi na paraan upang lumikha, maghanap, at makipagtulungan sa mga legal na dokumento sa loob ng parehong kapaligiran ng proyekto. Ang malakas na search engine nito ay nagpapabilis sa lokasyon ng file at Namumukod-tangi ang kaligtasan at accessibilityMayroon itong mga legal na template (pamamahala ng kliyente, pagsubaybay sa kaso at pagsingil) at ClickUp AI upang magsulat ng mga buod at update.

Mga presyo: Malaya Magpakailanman; Walang limitasyong $7/user/buwan; Negosyo $12/user/buwan; Enterprise (contact). ClickUp AI +$5/buwan bawat miyembro sa mga bayad na plano.

Proyekto ng ProProfs

Simpleng suite para sa mga gawain, kalendaryo, at mapagkukunan, hindi partikular sa legal, ngunit kapaki-pakinabang kung hinahanap mo pagiging simple at magandang presyo. Proyekto ng ProProfs Bumubuo ito ng mga invoice at ulat, sumusubaybay sa oras, at nag-aalok ng mga Gantt at Kanban board. Kulang ito ng advanced CRM at team chat.

Presyo: $39,97/buwan para sa walang limitasyong mga user (taon).

Asana

Asana Ito ay isang Isang komprehensibong workflow platform na may automation, dependencies, at pag-uulat.. Binibigyang-daan ka nitong tingnan ang mga isyu sa isang Timeline, Listahan, o Lupon, magtakda ng matatalinong layunin, at gumawa ng mga panuntunan nang walang code. Ang paunang curve ng pagkatuto nito at mga kumplikadong hierarchy ay maaaring maging hadlang para sa ilang mga gumagamit.

Mga presyo: Basic (Libre), Premium $10,99/user/buwan (taon), Negosyo $24,99/user/buwan (taon).

Redbooth

Nakatuon sa mga koponan na nagsasama-sama Mga gawain, HD video call, at custom na daloy sa iisang platform. Redbooth may kasamang mga template, Gantt at emergency na pag-flag para sa mga kritikal na gawain.

Mga presyo: Pro $9; Negosyo $15/user/buwan (taon); Enterprise (contact).

Trello

Trello ay kilala sa simpleng Kanban nito, ngayon ay may Mga automation ng butler at maraming view (Timeline, Calendar, Table, Map)Isang software ng DMS na may mahusay na ecosystem ng mga power-up at integration.

Mga presyo: Libre; Karaniwang $5; Premium $10/user/buwan (taon); Enterprise (contact).

Evernote

Bagama't orihinal itong nilikha para sa mga tala, ginagamit ito ng maraming law firm Evernote bilang magaan at collaborative na imbakanI-scan, i-save, at maghanap gamit ang advanced na paghahanap. Isama ang mga kalendaryo at mga gawain.

Mga presyo: Libre; Personal na $10,83; Propesyonal na $14,17/user/buwan (taon-taon).

DMS, ECM at CMS: mga pagkakaiba na dapat ay malinaw

Kapag pumipili ng isang DMS software, kapaki-pakinabang na linawin ang ilang mga konsepto na kadalasang nalilito:

• Nakatuon ang DMS sa lifecycle ng dokumento (pag-scan, pag-uuri, pag-iimbak, pag-bersyon, pag-publish at pagbabahagi).
• Sinasaklaw ng ECM ang lahat ng nilalaman ng kumpanya (mga dokumento, email, multimedia, data), na may mga daloy ng impormasyon at pamamahala.
• Ang CMS ay karaniwang nakatuon sa pamamahala ng nilalaman sa web (mga site, blog, intranet).

Ang ECM market ay inaasahang aabot sa humigit-kumulang $67.590 bilyon sa 2023 at maaaring lumampas sa $131.200 bilyon sa loob ng limang taon., na may taunang paglago ng 14%. Maraming SME ang nag-aaksaya ng puhunan dahil sa kawalan ng kahusayan: hanggang $20.000 sa isang taon dahil sa mga isyu sa dokumento at isang average na 18 minuto upang mahanap ang isang file.

Open source at self-hosted: mga solusyon na gumagawa ng pagkakaiba

Kung kailangan mo Buong kontrol at pagpapasadya ng data, nag-aalok ang open source ecosystem ng mga mahuhusay na alternatiboNarito ang 10 namumukod-tanging mga opsyon at ang kanilang mga pangunahing punto.

• Papermark: Open source, self-host, walang limitasyong mga dokumento at folder, puting label, custom na domain, at watermark. Pagpepresyo: Libreng plano; $29 (3 upuan) para sa pagbabahagi ng dokumento; $59 secure na data room; $149 walang limitasyong mga silid; buong self-host na bersyon.
• Nextcloud: Collaborative suite na may Files, Talk, Groupware, at Office (online na pag-edit, kalendaryo, mga contact, at email). Seguridad sa antas ng negosyo at kontrol sa pag-access, at pagsasama sa kasalukuyang imprastraktura. Pagpepresyo: €37,49–€195/user/taon depende sa plano.
• Dokumento: Open source na platform sa pagpirma ng dokumento, Self-host na may matalinong mga template at panuntunan; sumasama sa Zapier. I-stack ang TS/Next.js/Prisma/Tailwind. Pagpepresyo: Enterprise $1188 bawat upuan/taon; Singleplayer (walang pampublikong pagpepresyo).
• OpenDocMan: web DMS software sa PHP na sumusunod ISO 17025 at OIE, na may kontrol sa pag-access, awtomatikong pagsusuri, metadata, mga paghahanap ayon sa may-akda/kagawaran/kategorya at Mga secure na URL. Mga Limitasyon: UI na may limitadong pagpapasadya at kurba para sa IYO. 
• PapermergeIdinisenyo para sa mga na-scan na dokumento na may OCR at full-text na paghahanap; multi-user, versioning, REST API, at mga butil na pahintulot. Mga Limitasyon: Tumutok sa mga pag-scan at maaaring kulang sa mga advanced na feature.

Paano pumili ng iyong DMS software

Ito ang mga aspetong dapat isaalang-alang bago pumili ng isang DMS software o iba pa:

• Karanasan ng supplier: Maghanap ng mga kasosyo na nakakaunawa sa mga legal na proseso at maaaring tumulong sa iyo sa pagpapatupad, pagsasanay, at pagpapatuloy ng negosyo.
• Kadalian ng paggamitAng isang magagamit na tool ay binabawasan ang panloob na pagtutol; na may maikling pagsasanay, kahit sino ay dapat na makapagpatakbo ng mga pangunahing kaalaman (mula sa accounting hanggang sa pagbebenta).
• Proteksyon ng datosUnahin ang pag-encrypt, pag-backup, kontrol sa pag-access, mga log ng aktibidad, at pagsunod sa GDPR/ISO; hindi mapag-usapan ang seguridad.
• Mobile at malayuang pag-access: Kaya maaari kang magsimula ng mga daloy at gumawa ng mga desisyon mula sa iyong mobile phone sa labas ng opisina nang walang alitan.
• Kakayahang sumukat: Suriin ang kakayahang lumago kasama mo (mga user, GB/TB, mga bagong departamento) at ang kakayahang umangkop nito na isama sa ERP/CRM/email.

Ang magandang DMS software ay nagse-sentralize, nag-uuri, at nag-o-automate, habang tinitiyak ang seguridad, pagsunod, at isang advanced na paghahanap na nakakahanap ng dokumento sa ilang segundo.Sa lahat ng tinalakay dito, mayroon kang isang napatunayang hanay ng mga tool para sa pagpapatupad ng matatag at produktibong digital na pundasyon na sumusuporta sa lahat mula sa isang opisina ng isang tao hanggang sa pinaka-hinihingi na korporasyon.