OneDrive na may artificial intelligence: kung paano ayusin, hanapin, at protektahan ang iyong mga file

Maaaring maging magulo ang pamamahala ng dokumento kung ang mga folder, pahintulot, at bersyon ay hindi maayos na kinokontrol. Diyan pumapasok ito. OneDrive, na pinagsasama ang cloud storage, automation at artificial intelligence upang ayusin, hanapin at ligtas na protektahan ang iyong mga file.

Higit pa sa simpleng pag-iimbak ng mga backup, tinutulungan ka ng OneDrive na gumana nang mas mahusay: matalinong pag-uuri, mabilis na paghahanap, pagbawi ng insidente, at mga advanced na opsyon sa privacy. At lahat habang pinapanatili ang kontrol ng iyong data sa iyong mga kamay, gamit ang modernong mga layer ng seguridad at mga simpleng pinakamahuhusay na kagawian na magagamit sa pang-araw-araw na buhay. Tingnan natin ang lahat tungkol sa OneDrive na may artificial intelligence.

Kontrol at pagmamay-ari: ang iyong data, sa ilalim ng iyong utos

Kapag nag-upload ka ng iyong mga file sa Microsoft cloud, mananatili kang may-ari ng nilalaman: Ang OneDrive ay idinisenyo upang panatilihin kang Pagmamay-ari at kontrol ng kung ano ang iyong sine-save, ibinabahagi, o tinanggal. Ang pilosopiya ng "privacy by design" ng Microsoft ay nagpapatibay sa diskarteng ito at ginagawang malinaw na ang mga teknikal at pang-organisasyong hakbang ay nakatuon sa pagprotekta sa iyong impormasyon.

Kung gusto mong matuto nang higit pa tungkol sa kung paano gamitin ang platform para protektahan ang mga kritikal na dokumento, mayroong opisyal na pagsasanay na nakatuon sa secure, protektahan at ibalik sa OneDrive, na may pinakamahuhusay na kagawian at mga sitwasyon sa paggamit na magliligtas sa iyo mula sa mga sorpresa kapag ito ang pinakamahalaga.

Mga pangunahing hakbang na maaari mong i-activate ngayon upang protektahan ang iyong mga file

Ang pagpapalakas ng iyong account at mga device ay ang unang hakbang. Hindi ito nangangailangan ng teknikal na kadalubhasaan: i-activate lang ang ilang setting at gamitin ang mga makatwirang gawi na nag-aalok ng [mga sumusunod na feature/opportunidad/etc.]. isang mahusay na hakbang sa seguridad.

• Lumikha ng malakas na mga passwordMahaba, kakaiba, at mahirap hulaan. Gumamit ng tagapamahala ng password at regular na suriin ang lakas nito upang maiwasan ang mapanganib na muling paggamit.
• I-on ang two-step verification (MFA)Ang bawat pag-log in sa mga hindi pinagkakatiwalaang device ay mangangailangan ng pangalawang salik (tawag, SMS, o app). Ito ay isang dagdag, napakalakas na hadlang laban sa hindi awtorisadong pag-access.
• Paganahin ang pag-encrypt sa iyong mobile deviceSa iOS o Android, paganahin ang pag-encrypt ng device kung gagamitin mo ang OneDrive app. Pananatilihin nitong protektado ang iyong mga file kahit na nawala o nanakaw ang iyong telepono.

Paano pinoprotektahan ng OneDrive ang iyong data sa antas ng serbisyo

Sa likod ng mga eksena, ang OneDrive ay gumagamit ng mahigpit na mga teknikal na kontrol at proseso upang mabawasan ang panganib at paikliin ang mga oras ng pagtugon sa anumang insidente. Ang prinsipyo ay malinaw: minimal na access at just-in-time kapag kailangan talaga, hindi permanente.

Access na may kaunting mga pribilehiyo at walang permanenteng pag-access

Pinamamahalaan ng mga inhinyero ng Microsoft ang serbisyo gamit ang mga tool na nangangailangan malakas na pagpapatunayAng mga gawain sa pagpapatakbo ay awtomatiko upang mabawasan ang interbensyon ng tao. Kung may nangangailangan ng mataas na pahintulot, dapat niyang hilingin ang mga ito; ang mga elevation na ito ay ibinibigay sa limitadong panahon at para lamang sa mga mahigpit na kinakailangang aksyon, na may hiwalay at na-audit na mga tungkulin (halimbawa, ang "Access sa data ng customer" ay pinangangasiwaan na may mga karagdagang kontrol).

Patuloy na pagsubaybay at automation ng seguridad

May mga real-time na monitoring system na bumubuo ng mga alerto para sa hindi awtorisadong pag-access o mga pagtatangka sa pag-exfiltrate ng data. Ang mga kahilingan para sa pagdami at mga pagkilos na ginawa ay naka-log sa detalye, at mayroon awtomatikong mga tugon na nagpapagaan kaagad ng mga banta. Bilang karagdagan, ang mga ehersisyo ng pulang koponan ay ginagaya ang mga tunay na pag-atake upang mapabuti ang pagtuklas at pagtugon.

Mga tao at proseso para sa mga insidente at privacy

Ang organisasyon ay may mga karaniwang pamamaraan sa pagpapatakbo para sa privacy, mga dalubhasang koponan, at regular na pagsasanay sa pag-uuri ng dataKung may nangyaring paglabag na nakakaapekto sa mga customer, ang pangako ay mabilis na mag-notify pagkatapos ng kumpirmasyon at i-activate ang mga proseso ng pagtugon na may malinaw na tungkulin at partikular na pinagmumulan ng data.

Proteksyon sa paglalakbay at sa pahinga

Data sa transit: kinakailangan ang mga secure na koneksyon

Ang paggalaw ng data sa pagitan ng iyong mga device at data center, pati na rin sa loob ng imprastraktura, ay pinoprotektahan ng TLSHindi pinapayagan ang mga koneksyong na-authenticate ng HTTP: nire-redirect ang mga ito sa HTTPS upang ma-secure ang channel.

Data at rest: mga layer ng pisikal, network, application, at seguridad ng nilalaman

• Pisikal na seguridad: limitadong pag-access sa mahahalagang tauhan, pag-verify gamit ang smart card at biometrics, pagsubaybay, mga sensor at intrusion detection upang pigilan ang maanomalyang aktibidad.
• Pagtatanggol sa networkAng mga network ng serbisyo at pagkakakilanlan ay nakahiwalay sa Microsoft corporate network; Pinaghihigpitan ng mga firewall ang trapiko mula sa mga hindi awtorisadong lokasyon na may mahigpit na panuntunan.
• Security ng applicationAng pag-unlad ay sumusunod sa isang secure na cycle na may awtomatiko at manu-manong pagsusuri upang maghanap ng mga kahinaan; pinangangasiwaan ng MSRC ang mga ulat at pagpapagaan, na sinusuportahan ng isang programa ng gantimpala para sa mga mananaliksik.
• Proteksyon ng nilalamanAng bawat file ay indibidwal na naka-encrypt gamit ang AES-256, at ang mga susi nito ay protektado ng mga master key na nakaimbak sa Azure Key Vault.

Availability at patuloy na pagpapatunay ng kapaligiran

Ang mga data center ay heograpikal na ipinamamahagi at fault-tolerant. Ang data ay kinokopya sa hindi bababa sa dalawang rehiyon na pinaghihiwalay ng daan-daang kilometro upang mabawasan ang mga pagkalugi mula sa mga sakuna, na nag-aalok mataas na kakayahang magamit at pagpapatuloy.

Higit pa rito, ang tuluy-tuloy na imbentaryo ay nagbibigay-daan sa pagsubaybay sa katayuan ng bawat device, paglalapat ng mga patch at na-update na antivirus signature, at unti-unting pag-deploy ng mga pagbabago upang maiwasang maapektuhan ang buong fleet nang sabay-sabay. Nagtutulungan ang Red team at blue team pagsubok ng mga depensa, tuklasin ang mga panghihimasok at pagbutihin ang mga tugon.

Mga karagdagang tampok sa seguridad na dapat mong i-activate

• Pagsusuri ng anti-malware sa pag-downloadSinusuri ng Windows Defender ang mga dokumento na may mga lagda na ina-update bawat oras upang harangan ang mga kilalang banta.
• Pagtuklas ng kahina-hinalang aktibidadKung may nakitang mga hindi pangkaraniwang pag-log in o pag-log in mula sa mga bagong lokasyon, haharangin at ipapadala ng OneDrive ang mga alerto sa email para masuri mo ang access.
• Pagbawi ng Ransomware (Microsoft 365): Maaari mong ibalik ang mga file sa isang nakaraang punto hanggang 30 araw ang nakalipas at, kung kinakailangan, Ibalik ang lahat sa OneDrive pagkatapos ng mga pag-atake o napakalaking pagkalugi.
• Kasaysayan ng bersyon: babalik sa nakaraang bersyon kung may mga hindi gustong pag-edit o nag-aalis ng mga error nang hindi nawawala ang trabaho.
• Mga link na may password at petsa ng pag-expire (Microsoft 365): Nagdaragdag ng pangalawang layer sa iyong ibinabahagi upang makontrol ang oras ng pag-access at availability.
• Mga alerto para sa malawakang pagtanggalKung magde-delete ka ng maraming file nang sabay-sabay, makakatanggap ka ng notification at mga may gabay na hakbang para madaling mabawi ang mga ito.

Personal na vault: ang iyong ultra-protected zone sa OneDrive

Ang Personal Vault ay isang espesyal na folder sa loob ng iyong OneDrive na nangangailangan ng pangalawang hakbang sa pag-verify, gaya ng fingerprint, mukha, PIN o code Ipinadala sa pamamagitan ng SMS/email. Available ito sa web, sa PC at sa mobile app, at nagdaragdag ng karagdagang layer para sa mga sensitibong dokumento.

Kabilang sa mga pakinabang nito, maaari mong i-digitize ang mga dokumento at mga larawan nang direkta sa Vault mula sa iyong mobile device upang maiwasan ang mga ito sa mga lugar na hindi gaanong secure. Sa Windows 10, naka-save ang mga naka-sync na Vault file sa a naka-encrypt na zone na may BitLocker mula sa lokal na disk. Bilang karagdagan, ang Vault ay awtomatikong nagla-lock pagkatapos ng hindi aktibo.

Hakbang-hakbang na pagsasaayos

1. Nang tingnan ang folder Personal na vault Sa unang pagkakataon, pindutin ang "Introduction" at sundin ang wizard.
2. Tingnan ang mga detalye ng iyong account, suriin ang nauugnay na email at piliin ang "I-verify" upang kumpirmahin ang iyong pagkakakilanlan.
3. Piliin ang paraan ng pag-verify (halimbawa, text message) at ilagay ang natanggap na code para i-activate ang Vault.

Ang mga tagasuskribi ng Microsoft 365 ay maaaring mag-imbak ng maraming file hangga't gusto nila sa Vault hanggang sa limitasyon ng imbakan nito, isang pagpapabuti sa mga nakaraang mas maliliit na limitasyon, na ginagawa itong isang perpektong solusyon para sa mga file, pananalapi, o personal na dokumentasyon.

Mag-load, ilipat, i-lock, at i-unlock

1. Buksan ang folder Personal na vault at i-verify ang iyong pagkakakilanlan kapag sinenyasan.
2. Para magdagdag ng content, piliin ang mga file o folder at gamitin ang "Ilipat sa" > Personal Vault, o i-drag ang mga ito.
3. Upang i-lock ito nang manu-mano, ipasok ang Vault at pindutin "I-block"Awtomatiko rin itong magla-lock pagkatapos ng isang panahon ng kawalan ng aktibidad.
4. Upang i-unlock, ulitin ang pag-verify gamit ang iyong napiling paraan; kung gumagamit ka ng Microsoft Authenticator, makakabuo ang app ng mga offline na code para sa higit na ginhawa.

Pakitandaan ang mga kinakailangan: Ang biometrics ay nangangailangan ng katugmang hardware (Windows Hello, fingerprint reader, IR sensor). Ang mobile app ay nangangailangan ng mga kamakailang bersyon ng Android o iOS upang tamasahin ang mga pinakabagong feature. mga pagpapahusay sa seguridad.

Magandang kagawian para sa organisasyon, pagbabahagi, at pagtutulungan ng magkakasama

Ang isang malinaw na istraktura at simpleng mga patakaran ay gumagawa ng mga kababalaghan. Gumamit ng hierarchy ng folder ayon sa proyekto o koponan, at magdagdag ng mga subfolder para sa... draft, deliverable at petsaHuwag gawing kumplikado ang mga bagay: ang simple ay pinakamahusay na gumagana.

Tukuyin ang isang kombensiyon sa pagbibigay ng pangalan at manatili dito: pinapadali ng pangalan ng proyekto, bersyon, at petsa ang paghahanap at pag-iwas sa mga duplicate. Programa pana-panahon na pagsusuri i-archive ang luma at alisin ang hindi na ginagamit.

Kapag nagbabahagi, piliin ang "Mga partikular na tao" kapag naghahanap ng privacy at gumamit ng mga pahintulot mula sa "Tingnan" bilang defaultMagbigay ng mga pahintulot na "Mag-edit" lamang kapag talagang kinakailangan. Tandaan na maaari mong ihinto ang pagbabahagi o baguhin ang mga pahintulot anumang oras.

Para sa mga file ng koponan na madalas na na-edit, isaalang-alang ang SharePoint o Microsoft Teams. Isentro mo ang mga pahintulot, kontrolin ang mga bersyon, at makakuha ng a karanasan sa pagtutulungan Mas mabuti, nang walang pagpapakalat sa pagitan ng mga personal na account.

Copilot sa OneDrive: Ihambing ang mga file nang hindi binubuksan ang mga ito nang paisa-isa

Mga halimbawang lubhang kapaki-pakinabang: paghahambing ng mga bersyon ng kontrata, pagsusuri ng mga resume at cover letter, pagsubaybay sa mga pagbabago sa pagitan ng mga draft, paghahambing ng mga nauugnay na legal na dokumento, pagsusuri ng mga financial statement mula sa iba't ibang panahon, o ihambing ang mga alok ng supplier upang makita ang gastos, mga deadline at kundisyon.

Madaling gamitin: piliin ang mga file sa OneDrive at hilingin sa Copilot na magpakita ng mga pagkakaiba at mahahalagang punto. Makakakuha ka ng malinaw na pangkalahatang-ideya ng mga pagkakatulad at pagbabago, na may pag-save ng oras at mas kaunting mga error.

Iba pang mga organizer na pinapagana ng AI na umaakma sa iyong daloy ng trabaho

Depende sa iyong mga pangangailangan, maaaring sulit na pagsamahin ang OneDrive sa espesyal na organisasyon at mga tool sa pakikipagtulungan na pinapagana ng artipisyal na katalinuhanNarito ang ilang mga highlight:

ClickUp (perpekto para sa mga proyekto at kaalaman)

Pinagsasama ng ClickUp ang pamamahala ng proyekto, dokumento, at chat, at nag-aalok ng "utak" na pinapagana ng AI upang mapabilis ang mga gawain. Ang nababaluktot na hierarchy nito ay nagbibigay-daan sa iyong ayusin ang mga puwang, folder, listahan, at mga gawain ayon sa gusto mo, at ang mga awtomatiko (Higit sa isang daan) alisin ang paulit-ulit na gawain. Sumasama sa Google Drive, Dropbox, at OneDrive para panatilihing konektado ang lahat.

Google Drive (walang putol na pamamahala sa ulap)

Namumukod-tangi ang drive para dito matalinong paghahanap at mga mungkahi batay sa machine learning. Ang pagsasama sa Docs at Sheets ay nagpapadali sa real-time na pakikipagtulungan at awtomatikong pagkakategorya upang mabilis na mahanap ang kailangan mo.

Microsoft OneDrive (katutubong pakikipagtulungan sa Microsoft 365)

Bilang karagdagan sa kung ano ang nakita na namin, ang OneDrive ay gumagamit ng mga algorithm ng AI upang i-tag at ikategorya ang nilalaman, na isinasalin sa mga resulta ng paghahanap napakahusay na nakatutok at mga mungkahi para sa pakikipagtulungan sa iyong mga contact at team.

Dropbox (simpleng pagbabahagi at pag-backup)

Ang Smart Sync ay dynamic na pinamamahalaan kung ano ang naka-save sa lokal o sa cloud, na nagpapalaya ng espasyo nang hindi nawawalan ng access. Ang paghahanap nito ay pinapagana ng machine learning at Dropbox Paper tumutulong sa pagsasaayos ng mga proyekto at dokumentasyon.

Trello kasama si Butler (visual automation)

Inaayos ni Trello ang mga gawain sa mga board, at idinagdag ni Butler mga awtomatiko upang mag-trigger ng mga aksyon, maglipat ng mga card, o magtalaga ng mga responsibilidad, upang ang koponan ay nakatuon sa trabaho at hindi sa mekanika.

Evernote (powered note-taking)

Tamang-tama kapag gusto mo ng organisado at naa-access na mga tala, na may mga native na feature ng AI magsulat, mag-edit at magbahagi, bilang karagdagan sa mga tag at makapangyarihang mga filter upang mahanap agad ang nilalaman.

M-Files (organisasyon ayon sa metadata)

Sa halip na umasa sa lokasyon, ang M-Files ay nag-uuri ayon sa metadata at bersyon, na lumulutas sa klasikong "nasaan ang pinakabagong bersyon?" at lumilikha ng walang alitan na karanasan.

Zoho WorkDrive (pagtutulungan ng koponan)

Idinisenyo para sa mga koponan ng anumang laki, na may mga nakabahaging folder, mga kontrol sa pag-access, at isang pinagsamang office suite. Nagsi-sync ito sa mga device para sa magtrabaho kahit saan nang walang pinapalampas.

Start-up at pag-synchronize sa iyong computer

Sa Windows, maaari mong i-sync ang mga folder at file sa OneDrive client upang gumana mula sa Explorer parang lokal sila. Tinutulungan ka ng opisyal na gabay na piliin kung ano ang isi-sync at kung paano lutasin ang mga salungatan.

Sa macOS, buksan ang Spotlight (cmd + spacebar), i-type ang "OneDrive" at sundin ang wizard: mag-sign in gamit ang iyong Microsoft account at piliin ang mga folder na isi-sync. Kaya magkakaroon ka offline na pag-access at mga awtomatikong pagbabago sa cloud.

Ang paggamit ng AI, pag-encrypt, mga kontrol sa pag-access, at mga simpleng pinakamahuhusay na kagawian, hinahayaan ka ng OneDrive na panatilihing maayos ang iyong mga dokumento, mahanap agad ang mga ito, at protektahan ang mga ito mula sa pagkakamali ng tao at mga modernong pagbabanta; na may Personal Vault para sa mga sensitibong file, Copilot para sa pagsusuri ng maraming file nang sabay-sabay, at mga advanced na opsyon sa pagbabahagi na naglalagay kaligtasan at pagiging produktibo sa iyong pabor.