Mahahalagang automation ng Outlook at mga shortcut para mapalakas ang pagiging produktibo

Microsoft Outlook Isa ito sa pinakamalawak na ginagamit na tool sa parehong propesyonal at personal na kapaligiran para sa pamamahala ng email, kalendaryo, at iba pang aspeto ng pang-araw-araw na produktibidad. Ang hindi alam ng maraming tao ay iyon, Sa pamamagitan ng pag-master ng mga automation at shortcut ng Outlook, dumarami ang mga posibilidad sa pagganap ng tool na ito.

Sa madaling salita, a mas maliksi na nabigasyon Para sa mga nagtatrabaho araw-araw na may maraming email, appointment, o gawain. Sa artikulong ito, ipapakita namin sa iyo ang lahat ng pinakamahahalagang shortcut na magagamit mo para sa pamamahala ng iyong email at kalendaryo, pag-aayos ng mga contact at gawain, at iba pang mahahalagang feature.

Mahahalagang shortcut para sa pagbuo at pamamahala ng mga email sa Outlook

Para sa mga pangunahing gumagamit ng Outlook bilang isang email client, mayroong ilang mga shortcut key na magandang ideya na isaulo mula sa simula.

• Ctrl + N: Lumikha ng bagong mensahe
• Ctrl+Shift+M: Nagsisilbi rin itong gumawa ng bagong email mula sa kahit saan sa programa
• Ctrl + R: Sumagot sa nagpadala
• Ctrl+Shift+R: Tumugon sa lahat ng tatanggap
• Ctrl + F: Ipasa ang mail
• Ctrl + D: Tanggalin ang napiling mensahe
• Alt + S o Ctrl+Enter: Magpadala ng kasalukuyang mensahe
• Alt+I: Maglakip ng mga file
• F7: Suriin ang spelling

Nagbibigay-daan sa iyo ang mga shortcut na ito na magsagawa ng mga pangunahing aksyon nang hindi inaangat ang iyong mga kamay mula sa keyboard., na mahalaga kung sumasagot ka ng maraming email nang sunud-sunod o nagsusulat ng mahahabang mensahe.

Mga Shortcut sa Outlook upang mabilis na mag-navigate 

Hindi ka lang makakagawa at makakapamahala ng mga email nang mabilis, maaari ka ring mag-navigate sa pagitan ng iba't ibang mga seksyon ng program na may mahusay na liksi gamit ang mga shortcut sa Outlook na ito:

• Ctrl + 1: Pumunta sa email
• Ctrl + 2: Buksan ang kalendaryo
• Ctrl + 3: Tingnan ang seksyon ng mga contact
• Ctrl + 4: I-access ang mga gawain
• Ctrl + Y: Pumili ng folder na bubuksan

Gamit ang mga key na ito, maaari mong subaybayan ang iyong buong organisasyon nang hindi kinakailangang mag-click sa iba't ibang tab o menu.

Ang kalendaryo ng Outlook ay may maraming mga shortcut upang i-maximize ang paggamit nito

Ang kalendaryo sa Outlook ay isa sa mga haligi nito at mayroon ding maraming mga shortcut upang masulit ito:

• Ctrl + Shift + A: Gumawa ng bagong appointment
• Ctrl + Shift + Q: Gumawa ng kahilingan sa pagpupulong
• Alt+H, M, R: Isa pang paraan para gumawa ng meeting
• Ctrl + G: Pumunta sa isang partikular na petsa
• Ibaba ang Alt + Page: Pumunta sa susunod na buwan
• Alt + Pahina Up: Pumunta sa nakaraang buwan
• Ctrl + Right Arrow: Sa susunod na araw
• Ctrl + Left Arrow: Nakaraang araw

Maaari mo rin magpakita ng iba't ibang yugto ng panahon sa pamamagitan ng pagpapalit ng numerong ginamit sa Alt:

• Alt+1: Isang araw
• Alt+7: Isang buong linggo
• Alt+0: Sampung araw

Gamit ang mga mapagkukunang ito, maaari mong iiskedyul at tingnan ang iyong mga pagpupulong sa isang sulyap, nang walang mga visual na distractions.

Mabilis na pagkilos para sa mga appointment at paalala

Higit pang mga shortcut sa Outlook: Kapag namamahala ng maraming pulong o appointment, ang mga shortcut na ito ay magiging kapaki-pakinabang:

• Alt+O: Magbukas ng appointment kapag may lumabas na notice
• Alt + S: I-snooze ang paalala
• Alt + D: I-dismiss ang paalala
• Alt+V, M: Buksan ang window ng notification

Mabilis na pamamahala ng mga contact, tala at gawain

Binibigyang-daan ka rin ng Outlook na magsagawa ng mga mabilisang pagkilos sa mga contact, tala, at gawain:

• Ctrl + Shift + T: Gumawa ng bagong gawain
• Ctrl + Shift + V: Maglipat ng item (email, gawain, o appointment) sa ibang folder
• Alt+H, A, B: Buksan ang address book
• Alt+H, C, G: Gumawa ng pangkat sa kalendaryo

Ang mga tool na ito ay perpekto para sa mga nagtatrabaho sa mga kumplikadong grupo o mga listahan ng pamamahagi.

Mga panloob na function at pagpapasadya sa Outlook

Mayroong ilang mga shortcut sa Outlook na tumutulong sa amin na mag-navigate sa mga panloob na function nito:

• Ctrl + E o F3: Tumalon sa field ng paghahanap
• Ctrl + M o F9: Manu-manong i-sync ang email
• Ctrl + Shift + G: Markahan o alisan ng marka ang pag-uusap
• Muli: I-archive ang napiling pag-uusap
• Ctrl + Q: Markahan bilang nabasa
• Ctrl + S: Markahan bilang hindi pa nababasa

Pinipigilan ka ng mga feature na ito na mawala sa mga mensahe o folder at nagbibigay-daan sa iyong laging manatiling updated sa kung ano ang nangyayari sa iyong inbox.

Accessibility at visual na mga opsyon sa pagpapasadya

Nagdaragdag ang Outlook ng mga shortcut para sa mga user na nagtatrabaho sa mga feature ng pagiging naa-access:

• Alt+Ctrl+Shift+M: Paganahin ang impormasyon ng MSAA para sa mga mambabasa tulad ng JAWS
• Alt+F, T, A → Alt+P: Magtalaga ng tunog sa isang paunawa

Maaari ka ring mag-zoom in sa mga email:

• Ctrl + +: Mag-zoom in
• Ctrl + -: Mag-zoom out

Ang mga madaling gamiting Outlook shortcut na ito ay mainam para sa mga nangangailangan ng visual o auditory customization ng kanilang kapaligiran.

Sa lahat ng mga shortcut na ito na well internalized, ito ay posible gumana nang mas mabilis sa Microsoft OutlookMula sa paggawa ng mga email hanggang sa pag-iskedyul ng mga kaganapan o pamamahala ng mga gawain, Ang mga key na kumbinasyong ito ay maaaring makabuluhang bawasan ang mga pag-click at pag-scroll sa screen.Bagama't mukhang napakaraming dapat isaulo sa simula, makikita mo sa lalong madaling panahon na awtomatiko mong gagamitin ang mga ito at mapapansin ang pagpapabuti sa iyong pang-araw-araw na pagiging produktibo.