Paano bumuo ng mga dokumento ng Word at mga presentasyon ng PowerPoint gamit ang Python at Copilot sa Microsoft 365

¿Paano lumikha ng mga dokumento ng Word o PowerPoint gamit ang Python sa Copilot? Sa malawakang deployment ng artificial intelligence sa mga productivity environment, parami nang parami ang mga user na naghahanap ng mga paraan para i-automate ang paggawa ng mga dokumento ng Word o mga PowerPoint presentation gamit ang Python at ang kapangyarihan ng Copilot sa Microsoft 365. Ang mga posibilidad ay tila walang katapusan, mula sa pagbuo ng mga mabilisang draft hanggang sa paggawa ng mga visual na nakakahimok na presentasyon batay sa data o mga tagubilin na ibinigay sa natural na wika.

Gayunpaman, ang pagsasama sa pagitan ng Python at Copilot sa Microsoft 365 ay hindi lamang nagbubukas ng pinto sa automation, kundi pati na rin sa isang makabuluhang pagpapabuti sa pang-araw-araw na kahusayan ng mga negosyo at mga propesyonal. Samakatuwid, sa artikulong ito, hahati-hatiin namin, hakbang-hakbang, kung paano samantalahin ang lahat ng feature na inaalok ng mga teknolohiyang ito, batay sa sariling rekomendasyon ng Microsoft at pagsasama ng mga karanasan at tip upang masulit ang iyong daloy ng trabaho.

Ano ang Microsoft 365 Copilot at para saan ito?

Ang Microsoft 365 Copilot ay naging pangunahing katulong sa loob ng kapaligiran ng pagiging produktibo ng Microsoft, na kumikilos bilang isang generative AI-powered ally na may kakayahang umunawa sa konteksto, mag-interpret ng mga tagubilin, at makabuo ng may-katuturang nilalaman na may kaunting pagsisikap. Sumasama ang Copilot sa mga sikat na application tulad ng Word, Excel, PowerPoint, Outlook, at Teams, na ginagawang mas madali ang paggawa, pag-edit, pagsusuri, at pagdidisenyo ng mga dokumento nang mas mabilis at mas tumpak.

• Word: Binibigyang-daan ka nitong awtomatikong magsulat, muling magsulat, pagbutihin at ayusin ang mga teksto.
• PowerPoint: Bumuo ng mga kumpletong presentasyon mula sa mga diagram, dokumento, o simpleng senyas, na nagmumungkahi ng mga salaysay at visual na pagpapahusay.
• Excel: Suriin ang data, gumawa ng mga halimbawa o template, at i-automate ang mga formula.
• Outlook: Pamahalaan ang mga email, magmungkahi ng mga tugon, at unahin ang mga gawain.

Kapag idinagdag mo ang kapangyarihan sa pagpoproseso ng Python sa Copilot, ang hanay ng mga posibilidad para sa paglikha ng impormasyon, pagsusuri ng data, o pagdidisenyo ng mga presentasyon ay lumalawak nang malaki. Ang Microsoft mismo ay namumuhunan sa pagkonekta sa magkabilang mundo upang gawing mas madali ang buhay para sa lahat ng mga gumagamit, mula sa pinakabaguhan hanggang sa pinaka may karanasan.

Pag-automate ng dokumento at paglikha gamit ang Copilot at Python

Ang pagdaragdag ng Python sa Microsoft 365 sa pamamagitan ng Copilot ay kumakatawan sa isang quantum leap sa paglikha ng mga dokumento at mga presentasyon sa ilang mga pag-click lamang. Ito ay lalong kapaki-pakinabang para sa mga kumpanyang kailangang maghanda ng mga template, ulat, panloob na dokumentasyon, o mga presentasyon sa paulit-ulit na batayan, dahil ang oras na namuhunan ay lubhang nababawasan salamat sa automation at pagbuo ng kalidad ng nilalaman.

Mga halimbawa ng magkasanib na paggamit

• Pagbuo ng mga dokumento ng Word: Maaari mong hilingin sa Copilot na gumawa ng mga artikulo, ulat, diagram, o mga titik gamit lamang ang ilang mga senyas at konteksto.
• Paglikha ng mga presentasyon ng PowerPoint: Ang Copilot ay maaaring kumuha ng isang Word document, isang outline, o natural na mga tagubilin sa wika upang bumuo ng isang magkakaugnay at visual na nakakahimok na presentasyon.
• Halimbawang data sa Excel: Gamit ang Python interpreter, maaaring awtomatikong lumikha ang Copilot ng simulate na data para sa pagsubok, pagmomodelo ng mga talahanayan, o kahit na pagsusuri ng mga uso.
• Pagbabago ng mga diagram sa mga presentasyon: Gamitin ang OneNote o Word bilang panimulang punto at hayaan ang Copilot na gawing mga organisadong slide na iniayon sa iyong audience.

Lumikha ng isang dokumento ng Word gamit ang Copilot at Python

Hinahayaan ka ng Copilot na awtomatikong lumikha ng mga draft sa Word batay sa mga simpleng tagubilin, na isinasama ang data na nabuo sa Python kung kinakailangan. Narito kung paano mo mabubuo ang proseso sa pamamagitan ng paggamit ng AI:

1. Buksan ang Microsoft 365 at pumunta sa Word. Tiyaking aktibo ang Copilot sa toolbar.
2. Sumulat ng isang detalyadong tagubilin para sa Copilot. Halimbawa: "Kumilos bilang eksperto sa pagsusuri ng data. Gumawa ng ulat sa mga trend ng benta mula sa huling quarter gamit ang ibinigay na data."
3. Kung nais mong isama ang mga resulta ng Python, buuin ang data (hal. mga talahanayan ng buod) at i-paste ito o sabihin sa Copilot na gawin itong bahagi ng dokumento.
4. Suriin, i-edit, at i-customize ang iyong draft. Ang Copilot ay nagbibigay sa iyo ng mga opsyon upang muling magsulat, mag-adapt ng tono, mapabuti ang istraktura, at mag-optimize ng visual na disenyo nang walang abala.
5. Hilingin sa Copilot na maglagay ng mga larawan o graphics. Ito ay kasing simple ng pagsasabi, "Magdagdag ng isang kinatawan na larawan upang ilarawan ang seksyong ito."
6. I-save ang dokumento sa OneDrive upang matiyak na ang trabaho ay napanatili sa cloud at nagbibigay-daan sa sabay-sabay na pakikipagtulungan.

Mga kalamangan ng sistemang ito:

• Tanggalin ang writer's block gamit ang mga instant draft.
• Pinapayagan ka nitong magsimula mula sa mga template o nakaraang mga scheme na ginawa gamit ang Python o Copilot.
• Tumutulong na iakma ang tono at istilo sa target na madla.
• May kasamang mga larawan at graphics na iminungkahi ng AI.

Mula sa outline hanggang sa presentasyon: mula sa OneNote at Word hanggang sa PowerPoint na may Copilot

Ang isa sa mga pinakapinapahalagahan na feature ng mga user ay ang kakayahang mag-convert ng outline na binuo sa OneNote o isang Word na dokumento sa isang propesyonal na PowerPoint presentation, lahat salamat sa Copilot. Ito ang inirerekomendang daloy sa opisyal na dokumentasyon, na binabawasan ang mga error at oras ng paghahanda sa trabaho:

1. Tukuyin ang iyong balangkas sa OneNote. Gamitin ang Copilot upang hilingin sa kanila na kumilos bilang isang dalubhasa sa larangan at ipaliwanag ang mga pangunahing punto ng pagtatanghal.
2. I-customize ang scheme. Suriin, palawakin, o tanggalin ang mga hindi kinakailangang bahagi, iangkop ang nilalaman sa madla.
3. I-paste ang outline sa isang Word document. Sa ganitong paraan, makakabuo ang Word at Copilot ng isang artikulo o brochure na may pinalawak na mga detalye.
4. Hilingin sa Copilot sa Word na buuin at pagbutihin ang iyong teksto. Ipahiwatig ang tono, antas ng detalye, at hilingin na magpasok ka ng mga de-kalidad na larawan upang pagyamanin ito.
5. I-save ang dokumento sa OneDrive. Ang pagsasama ng ulap ay mahalaga para sa muling paggamit ng materyal ng PowerPoint.
6. Buksan ang PowerPoint at piliin ang Copilot. Kahilingan: "Gumawa ng isang pagtatanghal mula sa file" at piliin ang dokumento ng Word na ginawa dati.
7. Suriin ang draft na nabuo ng Copilot sa PowerPoint. Magdagdag, magtanggal, mag-ayos muli ng mga slide, at humiling ng mga visual o narrative na pagpapahusay sa iyong paghuhusga.
8. Baguhin ang mga iminungkahing larawan kung kailangan mo. mula sa sariling menu ng konteksto ng PowerPoint.

Binibigyang-daan ka ng daloy ng trabaho na ito na lumipat mula sa ideya patungo sa presentasyon sa ilang hakbang lamang, palaging kinokontrol ang bawat hakbang ng proseso at nagbibigay-daan sa iyong i-customize ang parehong nilalaman at ang panghuling disenyo.

Advanced na automation gamit ang Python sa Excel at ang application nito sa Word o PowerPoint

Ang pagsasama ng Python sa Excel ay isang tunay na rebolusyon. Posible na ngayong gumawa ng data simulation, magsuri ng malalaking volume ng impormasyon, at bumuo ng mga awtomatikong chart o graph sa pamamagitan lamang ng paghiling ng Copilot, na maaaring magsagawa at magpaliwanag ng Python code sa natural na wika.

Paano ito kumokonekta sa Word at PowerPoint?

• Bumuo ng data ng benta, istatistika, o talahanayan gamit ang Python sa Excel.
• Hilingin sa Copilot na gawing mga ulat o presentasyon ang data na iyon. Halimbawa, itanong: "Ibuod ang data na ito sa isang ulat ng Word" o "Gumawa ng isang PowerPoint presentation mula sa talahanayang ito."
• I-customize ang resulta sa bawat application. Iangkop ng Copilot ang format, nagdaragdag ng mga nauugnay na paliwanag, graphics, o visualization.

Bilang karagdagan, iniiwan namin sa iyo ang gabay na ito mula sa isa sa aming mga eksperto sa Copilot: Gumawa ako ng mga presentasyon kasama ang Copilot at ito ang mga trick na talagang may pagkakaiba.

Mga praktikal na tip para masulit ang Copilot gamit ang Python

Kung gusto mong talagang gumana ang Copilot at Python para sa iyo, ang pag-aaral kung paano magbigay ng detalyado at tiyak na mga tagubilin ay mahalaga. Kung mas maraming konteksto at detalye ang ibibigay mo, mas magiging pino ang resulta:

• Ipahiwatig ang tungkulin at madla. Halimbawa: "Siya ay gumaganap bilang isang financial analyst na nagsusulat para sa mga executive."
• Tinutukoy ang uri ng dokumento o presentasyon. Sa ganitong paraan ang istraktura ay magiging mas mahusay na iangkop.
• Humiling ng mga visual na detalye: mula sa mga partikular na larawan hanggang sa mga scheme ng kulay o mga istilo ng template.
• Samantalahin ang pagsasama sa OneDrive at Mga Koponan upang makipagtulungan sa real time.
• Palaging humingi ng pangwakas na pagsusuri. Maaari mong hilingin sa Copilot na suriin ang tono, pagkakapare-pareho, o ibuod ang mga pangunahing punto bago ibahagi ang dokumento.

Kaugnay na artikulo:

Paano Gamitin ang Notion AI para Gumawa ng Mga Dokumento nang Mas Mabilis: Isang Kumpletong Gabay

Automation at pagtitipid ng oras: mga halimbawa at benepisyo sa totoong buhay

Ang pangunahing bentahe ng paggamit ng Copilot at Python upang lumikha ng mga dokumento at presentasyon ay ang automation, pagbabawas ng error, at ang kakayahang agad na gawing kapaki-pakinabang na nilalaman ang data. Ang ilang mga karaniwang sitwasyon ay kinabibilangan ng:

• Awtomatikong pagsulat ng ulat: Kailangan mo lang ilarawan ang isyu at ang Copilot ay maghahatid ng kumpletong dokumento sa iyo sa ilang segundo.
• Paglikha ng mga executive summary: Humiling lamang ng isang sipi ng mga pangunahing punto, alinman sa Word o bilang mga slide ng PowerPoint.
• Pag-convert ng data sa mga chart at talahanayan: Ang mga resulta ng Python numerical sa Excel ay maaaring gawing mga kapansin-pansing visualization para sa mga presentasyon.
• Mejoras visuales automáticas: Ang Copilot ay nagmumungkahi ng mga layout ng PowerPoint, mga scheme ng kulay, at mga transition sa pamamagitan lamang ng pagbanggit sa mga ito.
• Plantillas personalizadas: Tamang-tama para sa mga kumpanyang muling gumagamit ng mga ulat o presentasyon na may regular na na-update na data.

Setup at mga kinakailangan para makapagsimula

Bago ka pumasok at masulit ang Copilot at Python, kakailanganin mong tiyaking natutugunan mo ang ilang teknikal at mga kinakailangan sa pagsasaayos:

• Aktibong Microsoft 365 na subscription na may access sa Copilot.
• Mga pahintulot ng administrator kung kailangan mong paganahin ang tool sa iyong organisasyon.
• Matatag na koneksyon sa internet para ma-access ang lahat ng feature ng cloud.
• I-update ang mga Microsoft 365 app sa iyong device.
• Well-structured na data at mga file sa OneDrive para gamitin ng Copilot bilang base.

Mga limitasyon at pagsasaalang-alang sa kaligtasan

Sa kabila ng mga makabuluhang benepisyo, mahalagang tandaan ang ilang limitasyon ng Copilot at ang paggamit ng AI sa mga kapaligiran ng negosyo:

• Privacidad: Maaaring ma-access ng Copilot ang mga dokumento at email upang makabuo ng nilalaman, na nangangailangan ng pagpapatupad ng mga patakaran sa seguridad at pagkontrol sa mga pahintulot sa pag-access, lalo na kung kumpidensyal ang impormasyon.
• Calidad de los datos: Ang mga resulta ay nakasalalay sa kalidad at organisasyon ng umiiral na dokumentasyon. Ang mga hindi napapanahon o hindi maayos na mga database ay maaaring humantong sa mga error.
• Pagbagay ng gumagamit: Ang ilang empleyado ay nangangailangan ng pagsasanay upang magkaroon ng kumpiyansa sa pag-delegate ng mga gawain sa AI.
• Revisión manual: Nag-o-automate ang copilot, ngunit palaging magandang ideya na suriing mabuti ang mga resulta bago ipadala ang mga ito sa mga kliyente o ipakita ang mga ito sa publiko.

Pagsasama-sama at pagtutulungan ng pangkat

Ang malaking potensyal ng Copilot at Python ay makikita kapag pinagsama sa real-time na pakikipagtulungan sa buong Teams, OneDrive, at sa iba pang bahagi ng Microsoft 365 suite. Ang mga koponan ay maaaring:

• Sabay-sabay na i-edit ang mga dokumento.
• Hilingin sa Copilot na awtomatikong bumuo ng mga buod, mahahalagang punto, o konklusyon sa panahon ng mga pagpupulong.
• Gumamit muli ng mga corporate schema at template, na nagsasama ng sariwang data sa bawat oras.
• I-streamline ang paggawa ng desisyon gamit ang agarang access sa analytics at mga presentasyon na pinapagana ng AI.

Mga praktikal na kaso at karaniwang mga sitwasyon

Narito ang ilang mga tunay na halimbawa kung saan ang pagsasama ng Python, Copilot, at Microsoft 365 ay maaaring gumawa ng pagbabago:

• Mga kumpanya ng pagkonsulta at kumpanya ng data: Bumubuo sila ng mga regular na ulat para sa kanilang mga kliyente sa Word at kino-convert ang mga resulta ng analytical ng Python sa mga visualization na handa sa PowerPoint.
• Mga departamento ng human resources: Gumagamit sila ng Copilot upang maghanda ng mga liham, mga ulat sa pagganap, o mga presentasyon ng mga resulta sa loob ng ilang minuto.
• Equipos de ventas: I-automate nila ang paglikha ng mga pagtatanghal ng negosyo o mga panukala na iniayon sa bawat kliyente, batay sa data ng Excel na naproseso gamit ang Python.
• Educación y formación: Gumagawa ang mga guro ng mga materyales sa pagtuturo, mga diagram, at mga presentasyon para sa mga mag-aaral sa rekord ng oras.

Ang kumbinasyon ng Python at Ko-piloto sa Microsoft 365 ay nakatakdang baguhin ang pagiging produktibo sa anumang sektor. Ang pag-master sa pagsasamang ito ay nakakatipid ng oras, nagpapabuti sa kalidad ng mga maihahatid, at gumagawa ng isang quantum leap sa presentasyon ng impormasyon. Kung magpasya kang subukan ang workflow na ito, makikita mo kung paano napupunta ang awtomatikong pagbuo ng dokumento at presentasyon mula sa pagiging isang pangako tungo sa pagiging isang pang-araw-araw na katotohanan, nang hindi nawawalan ng kontrol o kumpletong pag-customize ng iyong trabaho.

Cristian Garcia

Mahilig sa teknolohiya mula pa noong bata pa siya. Gustung-gusto kong maging up to date sa sektor at, higit sa lahat, ipaalam ito. Iyon ang dahilan kung bakit ako ay nakatuon sa komunikasyon sa teknolohiya at mga website ng video game sa loob ng maraming taon na ngayon. Makikita mo akong nagsusulat tungkol sa Android, Windows, MacOS, iOS, Nintendo o anumang iba pang nauugnay na paksang naiisip.