Bakit ang aking Word na dokumento ay nagulo sa ibang PC at kung paano ito maiiwasan

Gumugugol ka ng maraming oras sa pagsulat ng isang text, pag-format nito, pagdaragdag ng mga larawan, talahanayan, diagram, at iba pang mga hugis. Handa na ang lahat, ngunit kapag binuksan mo ang file sa ibang computer, makikita mo iyon Ang mga elemento ay lumipat sa paligid at kahit na ang teksto ay nawala ang pag-format nito.Nagtataka ka, "Bakit nagkakagulo ang aking Word document sa isa pang PC, at paano ko ito aayusin?" Tara na.

Bakit nagugulo ang aking Word document sa ibang PC?

Kung ang iyong dokumento ng Word ay wala sa ayos sa ibang PC, hindi ka nag-iisa. Sa katunayan, ito ay isa sa mga pinakakaraniwang problemang nararanasan ng mga gumagamit ng office suite ng Microsoft. Pagkatapos magtrabaho nang mabuti sa dokumento, binuksan mo ito sa isa pang computer at natuklasan mo na ang lahat ng mga elemento ay hindi maayos: mga margin, mga font, paglalagay ng mga talahanayan, mga kahon at mga hugis, atbp. Nakakadismaya!

At ang problema ay mas malaki kung ito ay isang malaking dokumento na may maraming mga imahe, mga kahon ng teksto, iba't ibang mga font, mga format, at iba pang mga elemento. Ang pagkakaroon ng lahat ng bagay na magulo nang hindi inaasahan ay a pag-aaksaya ng oras at pagsisikap, kasama ang nakakapagod na gawain ng muling pagsasaayos nito. Bakit nagugulo ang isang dokumento ng Word sa isa pang PC, ngunit nananatiling buo sa amin? Mayroong ilang mga dahilan para sa hindi pangkaraniwang bagay na ito.

Mga pagkakaiba sa mga bersyon ng Word

Ang unang dahilan kung bakit maaaring masira ang isang dokumento ng Word sa isa pang PC ay may kinalaman sa bersyon ng Word na ginagamit. Tulad ng malamang na alam mo na, mayroong ilang mga bersyon ng Microsoft Word (2010, 2016, 2019, 2021, atbp.) at Maaaring bigyang-kahulugan ng bawat isa ang mga format sa bahagyang naiibang paraan..

Kaya't ang isang dokumento na ginawa sa Word 2010 ay maaaring magmukhang iba kung bubuksan gamit ang Word 2019 o Microsoft 365. Ang parehong ay maaaring mangyari kung gagamitin mo ang online na bersyon ng Word o Word para sa Mac, lalo na kung iba't ibang mga format ang nailapat o maraming elemento ang naidagdag sa dokumento.

Paggamit ng hindi karaniwang mga font

Isa pa sa mga madalas na dahilan ay iyon Gumagamit ang dokumento ng mga custom na font na hindi available sa pangalawang PCKapag hindi mahanap ng Word ang orihinal na font, papalitan ito ng default na font, na maaaring magdulot ng mga pagbabago sa teksto.

Samakatuwid kung gumamit ka ng isa o higit pang hindi karaniwang mga font sa dokumento, maaaring mag-iba ito kapag sinubukan mong buksan ito sa ibang computer. Kung walang naka-install na mga font sa bagong PC, papalitan ng Word ang mga ito ng katulad na font o ng mga default na font (Oras Bagong Roman, Arial, Calibri, atbp).

Iba't ibang mga setting ng pag-print at margin

Kung mali ang pagkaka-configure ng dokumento ng Word sa isa pang PC sa pamamagitan ng paglipat ng mga margin, maaaring ito ay dahil sa mga setting ng pag-print. Tandaan na ang bawat computer ay maaaring may iba't ibang mga setting ng printer, na maaaring humantong sa binabago ang posisyon ng mga marginNagiging sanhi ito ng mga talata ng teksto upang ilipat pataas o pababa, mga imahe at bagay upang baguhin ang posisyon, at page numbering upang baguhin.

Paggamit ng mga custom na template

Ang Microsoft Word ay may ilang mga estilo ng mga default na template kung saan gagana, ngunit pinapayagan ka rin nitong gawin lumikha ng iyong sariling custom na templateKung nagawa mo na ang huli, maaaring magbago ang dokumento kapag binuksan mo ito sa ibang PC. Makatuwiran ito, dahil hindi available sa bagong computer ang custom na template na ginamit mo, kaya gagamit ito ng default.

Mga problema sa mga larawan, talahanayan, at naka-embed na bagay

Ang isa pang dahilan kung bakit maaaring hindi na-configure ang isang dokumento ng Word sa isa pang PC ay nauugnay sa pagkakaroon ng mga larawan, talahanayan, at mga bagay na naka-embed sa teksto. Kung ang mga elementong ito ay itakda sa "Naaayon sa teksto"Ang anumang mga pagbabago sa pag-format ng teksto ay makakaapekto sa pagkakalagay nito. Sa mga kasong ito, pinakamahusay na maglapat ng "Fixed Layout" sa mga naka-embed na elemento upang mapanatili nila ang kanilang posisyon.

Paano maiwasan ang isang dokumento ng Word na masira sa isa pang PC

Baka gusto mong magbahagi ng dokumento ng Word para i-edit ng isang collaborator, o kailangan mo lang itong buksan sa ibang computer para i-print ito. Ang problema ay ang mga elementong bumubuo nito at ang pag-format na itinalaga mo dito ay binago sa sandaling buksan mo ito sa ibang computer. Kung gusto mo pigilan itong mangyari, maaari mong ilapat ang mga sumusunod na solusyon:

I-save ang dokumento sa format na PDF

Ang paggamit ng PDF format ay ang pinakamahusay na alternatibo kapag ang isang Word na dokumento ay nasira sa isa pang PC. Pinapanatili ng format na ito ang orihinal na layout at pinipigilan ang dokumento na makatanggap ng mga pagbabago o pag-edit.. At hindi mahalaga kung anong bersyon ng Word ang ginamit para likhain ito o ano pdf reader na ginagamit sa pagbukas nito.

Upang i-save ang isang dokumento ng Word sa format na PDF, kailangan mo lang Mag-click sa File - I-save Bilang, at piliin ang opsyong PDF mula sa mga opsyon sa pag-save.Sa ganitong paraan, mananatiling buo ang mga margin, font, larawan, hugis, at anumang iba pang elemento sa loob ng text, kahit saan mo buksan ang file. Sa kabilang banda, laktawan ang opsyong ito kung kailangan mong i-edit ng iba ang file.

I-save ang dokumento sa isang katugmang format

Kung ang pag-save ng dokumento sa format na PDF ay hindi isang opsyon, kung gayon i-save ito sa isang format na katugma sa mga mas lumang bersyon ng WordUpang gawin ito, i-click ang I-save Bilang at piliin ang .doc na format mula sa mga opsyon sa pag-save. Bilang kahalili, Ang .docx na format ay mas moderno at na-optimize kumpara sa .doc, para magamit mo ito kung ang patutunguhang computer ay may mas bagong bersyon ng Word kaysa sa iyo.

Gumamit ng karaniwang mga font at estilo

Tandaan na ang isang dokumento ng Word ay na-deconfigure sa isa pang PC kapag gumagamit kami ng mga custom na font o estilo. Samakatuwid, kung maaari, subukang gumamit ng mga karaniwang font, gaya ng Time New Roman o Arial, at mga default na template sa halip na manu-manong inayos ang mga template. Ang lahat ng ito ay binabawasan ang posibilidad ng mga hindi inaasahang pagbabago na nagaganap kapag binubuksan ang dokumento sa isa pang computer.

I-embed ang mga font sa dokumento

Nakakatulong ang pag-embed ng mga font kung mali ang pagkaka-configure ng dokumento ng Word sa isa pang PC, bilang ginagawang panatilihin ng file ang mga font kahit na hindi naka-install ang mga ito sa ibang computerUpang mag-embed ng mga font sa isang dokumento ng Word, sundin ang mga simpleng hakbang na ito:

1. Pumunta sa File - Mga Pagpipilian.
2. Piliin ang I-save
3. I-activate ang I-embed ang mga font sa opsyon ng file.

Gamitin ang OneDrive o Google Docs para sa pakikipagtulungan

Ang pangwakas na solusyon sa problema ng pag-alis ng isang dokumento ng Word sa configuration sa isa pang PC ay ang paggamit ng mga cloud platform, gaya ng OneDrive o Google Docs. Tinitiyak nito ang higit na katatagan, at nagbibigay-daan nakikita ng lahat ng user ang parehong bersyon ng dokumento nang walang mga isyu sa compatibility.