Asana ay isang tool sa pamamahala ng proyekto na tumutulong sa iyong ayusin ang iyong mga gawain at makipagtulungan sa iyong koponan epektibo. Ang isa sa mga pinaka-kapaki-pakinabang na tampok ng Asana ay ang kakayahang lumikha ng mga paulit-ulit na gawain, na nagbibigay-daan sa iyo na i-automate ang mga proseso at makatipid ng oras sa pagpaplano at pagpapatupad ng ang iyong mga proyektoSa artikulong ito, ipapakita namin sa iyo paano gumawa ng paulit-ulit na gawain sa Asana, hakbang-hakbang, para masulit mo ang feature na ito at ma-optimize ang iyong workflow. Panatilihin ang pagbabasa upang malaman kung paano ito gawin!
Hakbang 1: Mag-sign in sa Asana at piliin ang proyekto kung saan mo gustong gawin ang umuulit na gawain. Kapag naka-sign in ka na sa iyong Asana account, hanapin ang proyekto kung saan mo gustong idagdag ang umuulit na gawain. Ito ay maaaring isang umiiral na proyekto o isang bago na partikular mong nilikha para sa mga paulit-ulit na gawaing ito. Kapag nahanap mo na ang tamang proyekto, i-click ito para ma-access ang home page nito.
Hakbang 2: I-click ang button na “Magdagdag ng Gawain”.. Kapag ikaw ay nasa pangunahing pahina ng proyekto, tumingin sa kanang bahagi mula sa screen ang button na “Magdagdag ng Gawain” at i-click ito. Magbubukas ito ng pop-up window kung saan maaari mong idagdag ang mga detalye ng gawain.
Hakbang 3: Ipasok ang mga detalye ng paulit-ulit na gawain. Sa pop-up window, makikita mo ang iba't ibang mga patlang kung saan maaari kang magpasok ng impormasyon na may kaugnayan sa gawain. Tiyaking magbigay ng mapaglarawang pangalan para sa gawain at piliin ang unang takdang petsa.
Hakbang 4: I-activate ang "Ulitin" na opsyon. Kapag naipasok mo na ang lahat ng mga detalye ng gawain, hanapin ang field na "Ulitin" at i-click ito upang ipakita ang mga pagpipilian sa pag-uulit. Dito maaari mong piliin kung gusto mong ulitin ang gawain araw-araw, lingguhan, buwanan, o sa isang partikular na petsa. Piliin ang opsyon na pinakaangkop sa iyong mga pangangailangan.
Sa mga simpleng hakbang na ito, magagawa mo lumikha ng paulit-ulit na gawain sa Asana at i-optimize ang iyong workflow epektibo. Ang tampok na ito ay magbibigay-daan sa iyo na i-automate ang mga proseso at makatipid ng oras, na nagbibigay-daan sa iyong tumuon sa mas mahahalagang gawain. Huwag mag-aksaya ng anumang oras sa manu-manong pagpaplano ng mga paulit-ulit na gawain at simulang gamitin ang kapaki-pakinabang na tampok na Asana na ito ngayon!
1. Paglikha ng paulit-ulit na gawain sa Asana: isang sunud-sunod na gabay
Sa Asana, isa sa mga pinakakapaki-pakinabang na feature ay ang kakayahang lumikha paulit-ulit na gawain, na nagbibigay-daan sa iyong i-automate ang mga proseso at makatipid ng oras. Kung mayroon kang isang gawain na paulit-ulit sa isang regular na batayan, paano magpadala mga lingguhang ulat o pag-follow up sa mga kliyente, maaari mo itong i-configure upang awtomatikong malikha sa hinaharap. Sa gabay na ito hakbang-hakbang Ipapakita namin sa iyo kung paano gumawa ng paulit-ulit na gawain sa Asana.
Hakbang 1: Upang makapagsimula, mag-sign in sa iyong Asana account at pumunta sa proyekto kung saan mo gustong gawin ang umuulit na gawain. Kapag nandoon na, i-click ang button na "Magdagdag ng Gawain" na matatagpuan sa tuktok ng screen.
Hakbang 2: Magbubukas ang isang pop-up window kung saan maaari mong ipasok ang mga detalye ng gawain. Sa field ng text, i-type ang pamagat ng iyong gawain at anumang iba pang nauugnay na impormasyon. Pagkatapos, mag-click sa icon ng kalendaryo na matatagpuan sa ibaba ng window. Papayagan ka nitong itakda ang pag-ulit ng gawain.
Hakbang 3: Susunod, magbubukas ang isang drop-down na menu kung saan maaari kang pumili sa pagitan ng iba't ibang opsyon sa pag-ulit, gaya ng araw-araw, lingguhan, buwanan o taon-taon. Piliin ang opsyon na pinakaangkop sa iyong mga pangangailangan. Kung gusto mong magtakda ng mga partikular na araw para maulit ang gawain, lagyan ng check ang kahon na "Mga Araw ng linggo" at piliin ang mga gustong araw.
Tandaan na maaari mo ring itakda ang petsa ng pagsisimula at pagtatapos ng umuulit na gawain, pati na rin magdagdag ng mga paalala at italaga ito sa isang miyembro ng koponan. Kapag na-set up mo na ang lahat ng mga detalye, i-click ang button na “Magdagdag ng Gawain” at tapos ka na! Ngayon ang iyong gawain ay awtomatikong malilikha ayon sa frequency set.
Sa buod: Gumawa ng umuulit na gawain sa Asana Ito ay isang proseso simple na magpapahintulot sa iyo na i-automate ang mga gawain at makatipid ng oras. Sundin ang mga hakbang na nabanggit sa itaas upang i-configure ang pag-ulit ng gawain, pagtatakda ng gustong dalas at araw. Huwag kalimutang ipasok ang lahat ng nauugnay na detalye at italaga ang gawain sa isang miyembro ng koponan kung kinakailangan. Simulan ang pagsasamantala sa pagpapagana ng Asana na ito at i-optimize ang iyong mga proseso sa trabaho!
2. Pagtukoy sa dalas at tagal ng gawain sa Asana
Sa Asana, maaari kang lumikha ng mga paulit-ulit na gawain upang awtomatikong ulitin sa isang nakatakdang pagitan. Ito ay lalong kapaki-pakinabang para sa mga gawain na kailangang gawin nang regular, tulad ng lingguhang pagpupulong o buwanang ulat. Upang lumikha isang paulit-ulit na gawain sa Asana, sundin ang mga hakbang na ito:
1. Buksan ang gawain na gusto mong dagdagan ng pag-uulit at i-click ang “…” na button sa kanang sulok sa itaas ng gawain upang buksan ang drop-down na menu.
2. Piliin ang opsyong "Ulitin" mula sa drop-down na menu.
3. Pagtatakda ng dalas at tagal ng gawain
Kapag napili mo na ang opsyong "Ulitin", makakakita ka ng drop-down na menu na may iba't ibang opsyon sa dalas. Maaari mong piliing ulitin ang gawain araw-araw, lingguhan, buwanan o taon-taon. Maaari mo ring i-customize ang pag-uulit sa pamamagitan ng pagpili sa "Custom" mula sa drop-down na menu.
Bilang karagdagan sa pagpili ng dalas, maaari ka ring magtakda ng petsa ng pagtatapos para sa pag-uulit ng gawain. Piliin lang ang "Hanggang sa isang partikular na petsa" at piliin ang gusto mong petsa ng pagtatapos.
4. Tumanggap ng mga abiso at ayusin ang tagal ng gawain
Kapag naitakda mo na ang dalas at tagal ng umuulit na gawain, maaari mo ring isaayos ang tagal ng indibidwal na gawain sa loob ng pag-uulit. Ito ay kapaki-pakinabang kung ang umuulit na gawain ay may iba't ibang tagal sa bawat oras. Upang ayusin ang tagal ng gawain, i-click ang paulit-ulit na gawain at baguhin ang tagal sa kaukulang field.
Panghuli, tandaan na i-on ang mga notification upang matiyak na nakakakuha ka ng mga paalala ng lahat ng iyong paulit-ulit na gawain. Kaya mo Ito sa pamamagitan ng pag-click sa kampanilya sa kanang sulok sa itaas ng gawain at pagpili sa nais na mga opsyon sa notification.
3. Pagtatatag ng mga tuntunin at kundisyon para sa pag-uulit ng gawain sa Asana
Isa sa mga pinaka-kapaki-pakinabang na tampok ng Asana ay ang kakayahang lumikha ng mga paulit-ulit na gawain. Ito ay lalong kapaki-pakinabang para sa mga gawaing regular na ginagawa at sumusunod sa isang paunang naitatag na pattern. Sa pamamagitan ng pagtatakda ng mga panuntunan at kundisyon para sa pag-uulit ng gawain, makakatipid ka ng oras at pagsisikap sa pamamagitan ng paggawa ng mga bagong gawain nang manu-mano sa bawat oras.
Upang simulan ang paggawa ng paulit-ulit na gawain sa Asana, sundin lang ang mga ito mga simpleng hakbang:
- Buksan ang proyekto kung saan mo gustong gawin ang paulit-ulit na gawain.
- I-click ang button na “Magdagdag ng Gawain” sa itaas ng proyekto.
- Punan ang pangalan ng gawain at mga detalye tulad ng gagawin mo sa anumang iba pang gawain.
- Sa seksyong "Ulitin," piliin kung gaano kadalas mo gustong ulitin ang gawain.
- Pagkatapos ay maaari kang magtakda ng mga karagdagang kundisyon gaya ng petsa ng pagtatapos, mga partikular na araw ng linggo na mauulit, atbp.
- Panghuli, i-click ang "I-save" at ang paulit-ulit na gawain ay awtomatikong malilikha sa proyekto.
Mahalagang tandaan na Ang mga paulit-ulit na gawain sa Asana ay nababaluktot, na nangangahulugang maaari mong baguhin ang mga ito anumang oras. Halimbawa, kung kailangan mong baguhin ang petsa ng pagsisimula o dalas ng pag-uulit, i-edit lang ang gawain at gawin ang mga kinakailangang pagbabago. Pinahihintulutan ka rin ni Asana Pansamantalang huwag paganahin ang isang paulit-ulit na gawain kung gusto mong suspindihin ang pag-uulit nito sa isang tiyak na tagal ng panahon.
4. Advanced na automation: pagsasaayos ng mga notification at mga takdang-aralin sa mga umuulit na gawain
Sa Asana, hinahayaan ka ng advanced na automation na ayusin ang mga notification at takdang-aralin sa mga umuulit na gawain, na nakakatipid sa iyo ng oras at pagsisikap kapag kinukumpleto ang mga paulit-ulit na gawain. Gamit ang feature na ito, makakapagtakda ka ng mga custom na panuntunan na awtomatikong malalapat sa iyong mga umuulit na gawain, na tinitiyak na alam ng lahat sa iyong team ang mga pagbabago at responsibilidad.
Paano ayusin ang mga notification sa mga umuulit na gawain?
Sa advanced na automation ng Asana, maaari mong i-customize ang mga notification na natatanggap mo sa mga umuulit na gawain. Halimbawa, kung gusto mong maabisuhan lamang kapag nakumpleto ang isang gawain, maaari kang magtakda ng panuntunan upang mapadalhan ka ng notification sa email kapag namarkahan na ang gawain bilang nakumpleto. Kung mas gusto mong makatanggap ng mga pang-araw-araw na update sa mga gawaing ito, maaari ka ring mag-set up ng panuntunan upang magpadala sa iyo ng pang-araw-araw na buod ng lahat ng nakabinbin o natapos na mga gawain.
Paano awtomatikong magtalaga ng mga umuulit na gawain?
Ang manu-manong pagtatalaga ng mga umuulit na gawain ay maaaring nakakapagod at nakakaubos ng oras. Gayunpaman, sa advanced na automation ng Asana, maaari mong awtomatikong italaga ang mga gawaing ito sa mga miyembro ng iyong koponan. mahusay. Maaari kang magtakda ng mga panuntunan upang ang mga umuulit na gawain ay awtomatikong italaga sa isang partikular na miyembro, batay sa pamantayan gaya ng departamento, workload, o anumang iba pang mga kagustuhan. Titiyakin nito na ang mga responsibilidad ay naipamahagi nang pantay-pantay at ang lahat ng miyembro ng koponan ay may kamalayan sa kanilang mga nakatalagang gawain.
Sa advanced na automation ng Asana, magagawa mong i-fine-tune ang mga notification at takdang-aralin sa mga umuulit na gawain. mahusay na paraan at tumpak. Ang tampok na ito ay magbibigay-daan sa iyo na i-maximize ang pagiging produktibo at i-optimize ang pamamahala ng proyekto sa iyong koponan. Simulan ang paggamit ng makapangyarihang tool na ito ngayon at pasimplehin ang iyong pang-araw-araw na gawain!
5. Pag-optimize ng pamamahala ng oras gamit ang mga paulit-ulit na gawain sa Asana
Ang pamamahala ng oras ay mahalaga upang maging produktibo at mahusay sa anumang proyekto. Nagbibigay-daan ito sa iyong i-automate ang mga regular na umuulit na aktibidad, gaya ng mga lingguhang ulat o follow-up na pagpupulong.
Gumawa ng paulit-ulit na gawain sa Asana Ito ay napaka-simple. Una, piliin ang project kung saan mo gustong idagdag ang umuulit na gawain. Susunod, itakda kung gaano kadalas mo gustong ulitin ang gawain: araw-araw, lingguhan, buwanan, atbp. Bukod pa rito, maaari mong tukuyin ang petsa at oras ng pagsisimula at ang petsa ng pag-expire.
Kapag naitakda mo na ang iyong mga setting ng paulit-ulit, maaari kang magdagdag ng mga detalye ng gawain tulad ng pamagat, paglalarawan, mga tag, italaga ito sa isang miyembro ng team, magtakda ng priyoridad, at mag-attach ng mga nauugnay na file. Ngayon sa bawat oras hayaang matupad ito ang nakatakdang dalas, ang gawain ay awtomatikong mabubuo sa parehong proyekto at masusubaybayan mo ang pag-unlad nito.
Mga paulit-ulit na gawain sa Asana Ang mga ito ay isang mahusay na paraan upang sulitin ang iyong oras at maiwasan ang paglimot sa mahahalagang aktibidad. Gamit ang feature na ito, maaari kang magtakda ng mga paalala para sa mga gawaing umuulit sa iyong pang-araw-araw, lingguhan, o buwanang gawain. Dagdag pa, maaari mong subaybayan ang oras na ginugol sa bawat paulit-ulit na gawain at suriin ang iyong pagiging produktibo. Wala nang mga alalahanin tungkol sa nakalimutan o huli na mga gawain!
Sa buod, optimize pamamahala ng oras na may paulit-ulit na gawain sa Asana ay isang epektibong solusyon para i-automate ang mga umuulit na aktibidad. Sa ilang mga pag-click lamang, maaari kang lumikha ng mga gawain na umuulit sa dalas na iyong pinili, itakda ang kanilang mga detalye, at subaybayan ang kanilang pag-unlad. Samantalahin ang functionality na ito para ma-maximize ang iyong pagiging produktibo at tumuon sa mas mahahalagang gawain.
6. Pamamahala ng mga pagbubukod at pagbabago sa mga umuulit na gawain sa Asana
Ang paggamit ng mga paulit-ulit na gawain sa Asana ay maaaring maging isang mahusay na tool para sa pamamahala ng proyekto. Gayunpaman, habang umuunlad ang mga proyekto, maaaring magkaroon ng mga pagbubukod o pagbabago sa mga umuulit na gawaing ito. Sa seksyong ito, tuklasin natin kung paano pangasiwaan ang mga pagbubukod at pag-edit na ito sa Asana.
Pamamahala ng mga pagbubukod: Minsan ang isang umuulit na gawain ay maaaring hindi nalalapat sa isang tiyak na tagal ng panahon o maaaring kailanganing baguhin. Upang pamahalaan ang mga pagbubukod na ito, maaari mong gamitin ang "mga pagbubukod" na tampok sa Asana. Piliin lang ang paulit-ulit na gawain na pinag-uusapan at i-click ang button na “Exceptions”. Dito maaari mong tukuyin ang mga tiyak na petsa kung saan ang gawain ay hindi ilalapat o gagawin ang mga kinakailangang pagbabago.
Pagbabago ng mga umuulit na gawain: Kapag kailangang gumawa ng mga pagbabago sa isang umuulit na gawain, mahalagang tiyakin na ang mga pagbabagong ito ay inilalapat sa lahat ng hinaharap na pagkakataon ng gawain. Upang gawin ito sa Asana, piliin lang ang umuulit na gawain at gawin ang mga kinakailangang pagbabago. Tiyaking piliin ang "Ilapat ang mga pagbabago sa lahat ng mga pagkakataon sa hinaharap" upang matiyak na ang iyong mga pagbabago ay makikita sa lahat ng pag-uulit ng gawain.
Komunikasyon at kolaborasyon: Habang pinamamahalaan mo ang mga pagbubukod at pagbabago sa mga umuulit na gawain, mahalaga ang pakikipag-usap sa iyong koponan. Gumamit ng mga komento sa Asana para ipaalam sa iyong team ang tungkol sa mga pagbabagong ginawa mo at tiyaking alam nila ang mga pagbubukod at pagbabago. Maaari ka ring gumamit ng mga tag at pagbanggit upang panatilihing may kaalaman ang lahat at matiyak na ang lahat ay nagtatrabaho gamit ang pinaka-up-to-date na impormasyon.
Sa madaling salita, nag-aalok ang Asana ng mga tool upang pamahalaan ang mga pagbubukod at pagbabago sa mga paulit-ulit na gawain. Gamitin ang feature na exceptions upang pamahalaan ang mga petsa kung saan hindi ilalapat ang mga gawain o gumawa ng mga partikular na pagbabago. Siguraduhing ilapat ang mga pagbabago sa lahat ng hinaharap na pagkakataon ng gawain at panatilihin ang malinaw at palagiang komunikasyon sa iyong team. Sa mga estratehiyang ito, mabisa mong mapapamahalaan ang mga pagbubukod at pagbabago sa mga umuulit na gawain sa iyong proyekto.
7. Pinakamahuhusay na kagawian para sa paggawa at pag-aayos ng mga paulit-ulit na gawain sa Asana
Sa Asana, maaari kang lumikha ng mga paulit-ulit na gawain upang makatipid ng oras at matiyak na ang mga proseso ay patuloy na sinusunod. Kung mayroon kang gawain na kailangan mong gawin nang regular, gaya ng pagpapadala ng mga lingguhang ulat o pagsubaybay sa buwanang benta, maaari kang mag-set up ng umuulit na gawain na awtomatikong mabuo sa Asana batay sa iyong mga kagustuhan. Ang ganitong uri ng functionality ay partikular na kapaki-pakinabang para sa mga gawaing kailangang gawin sa pana-panahon.
Para gumawa ng paulit-ulit na gawain sa Asana, sundin ang mga simpleng hakbang na ito:
1. Gumawa ng bagong gawain.
I-click ang button na “Magdagdag ng Gawain” sa kanang tuktok ng iyong proyekto o listahan ng gawain.
2. Itakda ang gawain bilang paulit-ulit.
Kapag nagawa mo na ang gawain, i-click ang opsyong "Ulitin" sa seksyong mga detalye ng gawain. Maaari mong piliin kung gaano kadalas mo gustong ulitin ang gawain, araw-araw man, lingguhan, buwanan, o taun-taon. Maaari mo ring itakda ang partikular na araw at oras na gusto mong mabuo ang gawain.
3. I-customize ang mga detalye ng paulit-ulit na gawain.
Bilang karagdagan sa pagtatakda ng dalas ng pag-uulit, maaari mong i-customize ang iba pang mga detalye ng paulit-ulit na gawain sa Asana. Maaari mo itong italaga sa isang partikular na miyembro ng team, magtakda ng takdang petsa, magdagdag ng mga nauugnay na tag, o mag-attach ng mga file na kailangan para sa gawain. Tiyaking i-save ang iyong mga pagbabago pagkatapos i-configure ang lahat ng kinakailangang detalye.
Tandaan na ang mga paulit-ulit na gawain sa Asana ay nagbibigay-daan sa iyo na i-automate ang mga proseso at mapanatili ang patuloy na daloy ng trabaho. Samantalahin ang functionality na ito para pasimplehin ang iyong mga umuulit na gawain at i-optimize ang organisasyon sa iyong team.
Ako si Sebastián Vidal, isang computer engineer na mahilig sa teknolohiya at DIY. Higit pa rito, ako ang lumikha ng tecnobits.com, kung saan nagbabahagi ako ng mga tutorial upang gawing mas naa-access at naiintindihan ng lahat ang teknolohiya.