Tingnan ang mga pagbabago sa isang Excel file: ang gabay na kailangan mo

Kapag nagbabahagi kami ng mga spreadsheet, normal na magtaka kung ano ang naantig ng bawat tao at kailan. Tingnan ang mga pagbabago sa isang Excel fileNgayon ay mayroon kaming ilang mga opsyon: ang panel ng Ipakita ang Mga Pagbabago, ang Kasaysayan ng Bersyon at, sa higit pang mga klasikong sitwasyon, ang beteranong "Subaybayan ang Mga Pagbabago."

Sa artikulong ito, ipapaliwanag namin kung paano ito gagawin, anong mga limitasyon ang mayroon ang bawat opsyon, at anong mga alternatibo ang umiiral Kung nagtatrabaho ka sa labas ng cloud, kasama ang iba pang praktikal na tip.

Ano ang "Ipakita ang Mga Pagbabago" sa Excel at anong impormasyon ang ipinapakita nito?

Ang tampok na Ipakita ang Mga Pagbabago ay nakasentro sa isang talaan ng mga kamakailang pag-edit sa isang aklat. Ipinapakita ng panel nito ang mga pinakabagong pagbabago sa itaas, na nagbibigay-daan sa iyong tukuyin ang mga ito nang detalyado. na gumawa ng pagbabago, ang apektadong cell, ang eksaktong oras, at ang dating halagaIto ay lalong kapaki-pakinabang kapag maraming tao ang nag-e-edit ng isang nakabahaging file at kailangan mo ng malinaw na timeline.

Binibigyang-daan ka rin ng panel na ito na suriin ang mga pag-edit na isinagawa "nang maramihan". Para sa mga kasong ito, Excel Bumubuo ito ng card na may bultuhang pagkilos at nagbibigay ng access sa "Tingnan ang Mga Pagbabago" sa loob ng card na iyon, para mas malalim ang iyong pagsusuri sa mga detalye ng bawat pinagsama-samang pagbabago nang hindi nawawala ang konteksto.

Tandaan na pinapanatili ng Excel ang kamakailang aktibidad sa panel na ito, na nag-aalok ng visibility hanggang sa maximum na mga 60 arawKung gusto mong pahabain ang hanay ng oras upang siyasatin kung ano ang nangyayari dati, ito na ang turn ng Kasaysayan ng Bersyon, na pag-uusapan natin sa ibang pagkakataon. paglalakbay sa mga nakaraang bersyon at suriin ang mga ito nang walang anumang sorpresa.

Tingnan ang mga pagbabago sa buong aklat: mabilis na mga hakbang

Para sa isang komprehensibong pangkalahatang-ideya ng workbook at upang tingnan ang mga pagbabago sa isang Excel file, ang proseso ay napaka-simple at dadalhin ka sa panel kasama ang lahat ng mga kamakailang ginawang pag-edit. Sa mga hakbang na ito, makikita mo kaagad. lahat ng nangyari sa file:

1. Sa tab na Review, piliin Ipakita ang mga pagbabago upang buksan ang panel na may mga kamakailang pag-edit.
2. Tandaan na ang mga pagbabago ay lumilitaw na nakaayos na may pinakabago sa itaas, na nagpapakita ang aktwal na pagkakasunod-sunod ng mga pangyayari ng pagpapatupad.
3. Magagawa mong tukuyin kung sino ang nagbago kung ano at saang cell, kasama ang eksaktong petsa at oras, na nagpapadali mga pakikipagtulungan sa pag-audit.
4. Kung mayroong maramihang pag-edit, makakahanap ka ng card kung saan pinapangkat ang operasyon at isang button para sa Tingnan ang mga pagbabago at mag-navigate sa bawat kasamang pagbabago.

I-filter ang mga pagbabago ayon sa sheet, range, o partikular na cell

Kapag gusto mong paliitin ang iyong focus, maaari mong tingnan ang mga pagbabago sa isang Excel file para lamang sa isang partikular na sheet, isang hanay, o kahit isang solong cell. Tinutulungan ka ng pag-filter na ito na magsiyasat nang detalyado. ano ang nangyari sa isang partikular na lugar mula sa libro nang walang karagdagang ingay.

Upang mabilis na mag-filter mula sa sheet: pumili ng isang sheet, isang hanay, o isang solong cell, pagkatapos ay i-right-click upang buksan ang menu ng konteksto at piliin Ipakita ang mga pagbabagoSa pagkilos na ito, pinaghihigpitan ng Excel ang panel sa ang pagpili na iyon.

Maaari ka ring mag-filter mula sa mismong panel ng Mga Pagbabago. Sa itaas, makakakita ka ng icon ng filter: ang pagpili dito ay magbibigay-daan sa iyong tukuyin kung gusto mong mag-filter ayon sa... Rango o por HojaKung pipiliin mo ang Range, i-type ang range o cell sa text box at kumpirmahin gamit ang icon na arrow sa tabi ng field na iyon upang ilapat ang filter agad.

Ang diskarte sa pag-filter na ito ay nakakatipid sa iyo ng maraming oras kapag nagsisiyasat ng mga insidente o kapag kailangan mong tumuon isang kritikal na lugar ng sheet (halimbawa, ang hanay kung saan kinakalkula ang mga kabuuan o kung saan may nagbago ng mga sanggunian).

Saan gumagana ang "Ipakita ang Mga Pagbabago" at ano ang mga kinakailangan para dito mairehistro ang lahat?

Ang Show Changes ay available sa Excel para sa desktop at Excel para sa web, at ipinapakita sa panel nito ang mga pag-edit na ginawa mula sa mga Excel application na sumusuporta dito. co-authorshipNangangahulugan ito na, upang makita ang pinakakumpletong kasaysayan sa dashboard, dapat gumamit ang lahat ng user ng isang katugmang Excel app at magtrabaho kasama ang file sa mga lokasyong panatilihin ang co-publishing aktibo (halimbawa, OneDrive o SharePoint).

Paano kung ang dashboard ay lumabas na walang laman kahit na alam mong may aktibidad? Ang ilang mga aksyon ay maaaring maging sanhi ng Excel upang i-clear ang log na iyon. Makakakita ka ng blangko na dashboard kung ang isang tao, halimbawa, ay nag-edit gamit ang isang beses na pagbili o isang mas lumang bersyon ng Excel na hindi nakahanay sa co-authoring, o kung ang mga function ay ginamit na Hindi sila magkatugma kasama ang co-publishing o kung ang file ay pinalitan o may na-save na kopya, sinisira ang pagpapatuloy ng pagsubaybay.

Ang magandang balita ay, mula sa puntong iyon, anumang mga bagong pagbabagong gagawin mo o ng ibang tao mula sa mga katugmang app ay ila-log muli sa panel ng Mga Pagbabago. Ibinabalik nito ang visibility para sa mga kasunod na kaganapan at nagbibigay-daan sa iyo na sundan ang trail nang hindi kailangang gawing muli ang dokumento.

Aling mga pagbabago ang naitala at alin ang hindi ipinapakita sa panel

Nakatuon ang panel ng Mga Pagbabago sa mga formula at halaga ng cell, gayundin sa mga pagpapatakbo gaya ng paglipat, pag-uuri, pagpasok, o pagtanggal ng mga cell at range. Samakatuwid, malinaw mong mahahanap ang parehong mga one-off na pag-edit at mga pagbabago sa istruktura na nakakaapekto mga bloke ng data.

Gayunpaman, ang ilang mga aksyon ay kasalukuyang hindi ipinapakita: mga pagbabago sa mga graphics, mga hugis, o iba pang mga bagay, paggalaw, o mga setting sa tablas dinámicasKabilang dito ang mga pagbabago sa pag-format (mga kulay, font, estilo), pagtatago ng mga cell/range, at paglalapat ng mga filter. Isaisip ito, dahil ang "visual layer" na ito ay hindi makikita sa panel, na nakatutok sa mga pangunahing function. numerical at functional.

Higit pa rito, upang maibigay ang pinaka kumpletong kasaysayan na posible, maaaring mag-iwan ng mga puwang ang Excel sa timeline kung hindi available ang ilang partikular na pagbabago. Dahil dito, maaari mong mapansin ang "paglaktaw" kapag hindi magawa ang mga pag-edit, dahil sa kanilang kalikasan o sa tool na ginamit. record sa panel.

Bakit minsan nawawala ang mga dating value sa ilang entry? Maaaring mangyari ito kapag binago ang data gamit ang code (halimbawa, VBA o mga add-in) o kung may nag-edit ng workbook gamit ang Excel nang hindi ito ina-update. pinakabagong bersyonSa ganitong mga kaso, maaaring mawala ang traceability ng "value before/value after" para sa partikular na pagkilos na iyon.

Paano tingnan ang mga mas lumang pagbabago: History ng bersyon

Ipinapakita ng panel ng Mga Pagbabago ang pinakabagong mga pagbabago; kung kailangan mong pahabain ang panahon, gamitin ang Kasaysayan ng bersyonMula sa File > Info > History ng Bersyon, maaari mong buksan ang isang nakaraang bersyon upang i-preview ito at, kung kinakailangan, i-restore ito. Ito ay lubhang kapaki-pakinabang kapag nagsasaliksik eventos anteriores sa hanay na saklaw ng Ipakita ang mga pagbabago.

Ang kasaysayan ng bersyon ay hindi katulad ng isang "visual comparator" sa pagitan ng dalawang punto sa oras: ang layunin nito ay payagan ang pag-navigate sa mga estado ng file, na may kakayahang magbukas ng nakaraang bersyon at magtrabaho dito. Gayunpaman, ang pagsasama-sama ng feature na ito sa Show Changes ay makakapagbigay ng balanseng pangkalahatang-ideya. mabilis at kamakailan na may mas matagal na pag-audit.

Kung ang iyong file ay nasa SharePoint, tandaan na ang kontrol ng bersyon ay may mga limitasyong nako-configure. Sa panahon ng pag-setup, maaari mong itakda ang maximum na bilang ng mga bersyon na gusto mong panatilihin, at kapag naabot ng system ang limitasyon, tatanggalin nito ang huling bersyon. pinakamatanda para bigyang puwang ang mga bago. Kung kailangan mo ng higit pang pahinga, posibleng dagdagan ang bilang na iyon hanggang sa limitasyon ng system, na nagpapahusay sa kakayahang bumalik sa nakaraan upang malawak na pananaliksik.

Para sa mga team na umaasa sa mga makasaysayang bersyon, ipinapayong regular na suriin ang configuration na ito sa SharePoint library at iakma ito sa daloy ng trabaho: mas maraming pagbabago sa araw-araw, mas may katuturan na dagdagan ang bilang ng mga napigil na bersyon upang hindi mawalan ng isang kapaki-pakinabang na landas.

Pag-reset sa Pane ng Mga Pagbabago: Kailan at Paano

Sa Excel para sa web, mayroong isang opsyon upang i-clear ang kasaysayan ng pagbabago na nakikita mo sa Dashboard. Ito ay matatagpuan sa ilalim ng File > Info, at ang pagkumpirma nito ay... linisin ang panel para sa lahat ng gumagamit ng aklat. Ito ay isang hindi maibabalik na aksyon at, samakatuwid, dapat itong maingat na isaalang-alang bago ito isagawa kung kailangan mong panatilihin ang ebidensya ng kamakailang pakikipagtulungan.

Kahit na tanggalin mo ang entry na iyon mula sa panel, maaari mo pa ring buksan o i-restore ang mga nakaraang bersyon sa pamamagitan ng History ng Bersyon. Sa madaling salita, aalisin mo ang "listahan ng kaganapan" mula sa panel, ngunit hindi ka mawawalan ng kakayahang gawin ito bumalik sa mga nakaraang estado ng file hangga't umiiral ang mga bersyong iyon sa system.

Klasikong "Subaybayan ang Mga Pagbabago" sa Excel: kung ano ang inaalok nito at kung paano ito suriin

Sa loob ng maraming taon, itinampok ng programa ang isang tradisyonal na "Track Changes" system na ngayon ay itinuturing na legacy. Ito ay isang magandang paraan upang tingnan ang mga pagbabago sa isang Excel file. Sa mga workbook na na-configure gamit ang feature na ito, nagse-save at nagbabahagi ng bawat pag-edit ng mga natitirang marka sa mga cell (mga asul na tatsulok) at mga pop-up na komento. paglalarawan ng pagbabago at ang responsableng gumagamit. Bagama't umiiral pa rin ito sa mga partikular na sitwasyon, sa mga modernong co-authoring na kapaligiran ay napalitan ito ng Show Changes.

Kung ginagamit pa rin ng iyong organisasyon ang diskarteng iyon, maaari mong ilista ang mga pagbabago sa isang hiwalay na sheet. Upang gawin ito, mula sa tab na Suriin, buksan ang Subaybayan ang Mga Pagbabago at piliin I-highlight ang mga pagbabagoPiliin ang opsyong "Ipakita ang mga pagbabago sa isang bagong sheet" at kumpirmahin gamit ang OK: Magdaragdag ang Excel ng sheet na tinatawag na "Kasaysayan" na may Mga detalye para sa pagbabago hinango mula sa aklat.

Ang pagsusuri sa mga pag-edit na ito ay pinamahalaan din mula sa Review > Subaybayan ang Mga Pagbabago > Tanggapin o Tanggihan ang Mga Pagbabago. Doon ay maaari mong tanggapin o tanggihan ang mga ito nang paisa-isa, o gamitin ang mga opsyon na "Tanggapin Lahat" o "Tanggihan Lahat" upang iproseso ang mga ito sa mga batch, na may kakayahang magsara anumang oras. bumalik sa pahina.

Ang pamamaraang ito ay may halaga sa mga aklat na nagawa na gamit ang system na iyon, ngunit hindi ito nag-aalok ng karanasan sa pagsasama-sama at co-authoring na ibinibigay ngayon ng cloud at ng Show Changes panel, kung saan ang impormasyon ay mas nakaayon sa nagtutulungan na pag-edit sa totoong oras.

Paghahambing ng mga bersyon at limitasyon: kung ano ang maaari at hindi mo inaasahan mula sa Excel

Sa halip na tingnan ang mga pagbabago sa isang Excel file, maraming user ang gustong malaman "sa isang sulyap" kung ano ang nagbago sa pagitan ng huling bersyon at ng kasalukuyang bersyon nang hindi binubuksan ang dalawang file nang magkatabi. Sa pagsasagawa, hindi kasama sa Excel ang isang katutubong tool na gumaganap ng function na ito. detalyadong pagkakaiba sa pagitan ng alinmang dalawang lokal na file. Nag-aalok ito ng Show Changes para sa mga co-authored na aklat (isang kamakailang at napakapraktikal na feature) at History ng Bersyon upang buksan ang mga nakaraang bersyon at, kung naaangkop, restaurarlos.

Binabanggit ng ilang user ang isang utility na tinatawag na Spreadsheet Compare (bahagi ng ilang partikular na pag-install ng Office) para sa paghahambing ng dalawang naka-save na file. Upang magamit ito, kailangan mo ng kopya ng nakaraang bersyon sa iyong computer; hindi ito isang "magic button" sa loob ng Excel, ngunit isang hiwalay na tool na naghahambing ng mga workbook at nagpapakita ng mga resulta. mga pagkakaibaIto ay kapaki-pakinabang kung hindi ka gagana sa cloud, bagama't nangangailangan ito ng karagdagang hakbang ng pagpapanatili ng mga lokal na bersyon.

Karaniwang nababasa sa mga forum na "walang katutubong, mabilis, at unibersal na paraan" upang ihambing ang anumang bersyon sa kasalukuyang bersyon nang hindi inihahanda ang materyal nang maaga. At iyon ay makatuwiran: upang maitala ang bawat maliit na pagkakaiba-iba, ang archive ay kailangang mag-imbak ng napakalaking halaga ng metadataIto ay lubos na magpapalaki sa laki nito at magpapalubha sa pamamahala nito, lalo na sa mga aklat na ina-update araw-araw.

Kung nagtatrabaho ka sa Windows, hinahayaan ka ng File Explorer na magdagdag ng mga column ng impormasyon (petsa ng paglikha, petsa ng pagbabago, atbp.), ngunit ito ay metadata sa antas ng file, hindi isang kasaysayan ng mga pagbabago sa bawat cellAng isa pang pagpipilian ng system ay ang Kasaysayan ng filena kumukuha ng mga kopya ng binagong mga file upang maibalik ang mga ito; bilang kapalit, kumokonsumo ito ng espasyo sa disk at hindi tumitingin ng butil-butil na pagbabago como tal.

Sa operational summary: kung ikaw ay co-authoring sa Excel (OneDrive/SharePoint), gamitin ang Show Changes para sa mga kamakailang pagbabago at Version History para sa mas mahabang panahon. Kung lokal ang iyong daloy ng trabaho, mag-save ng mga bersyon at, kapag kailangan mong maghambing, isaalang-alang ang paggamit ng mga tool sa paghahambing tulad ng Spreadsheet Compare upang makakuha ng mapa ng mga pagbabago. mga pagkakaiba sa pagitan ng mga file.

Ang ecosystem para sa pagtingin sa mga pagbabago sa isang Excel file ay nag-aalok ng mga mahuhusay na solusyon kapag nagtatrabaho sa cloud at kasama ang co-authoring: ang Show Changes pane ay nagbibigay sa iyo ng "dito at ngayon," habang ang History ng Bersyon at mga setting ng SharePoint ay nagpapalawak ng abot-tanaw ng oras. Sa mga lokal na sitwasyon, ang paghahambing ay nangangailangan ng pag-save ng mga kopya at pag-asa sa mga panlabas na kagamitan. Sa pamamagitan ng pag-alam kung ano ang naka-log at kung ano ang hindi, at pagtiyak ng naaangkop na pagsasaayos, maaari kang magkaroon ng makatotohanan at mahusay na kontrol sa proseso. bakas ni Editions sa iyong mga spreadsheet.

Kaugnay na artikulo:

Hindi magbubukas ang opisina dahil sa AppVIsvSubsystems64.dll: mga napatunayang solusyon

Daniel Terrasa

Dalubhasa ang editor sa mga isyu sa teknolohiya at internet na may higit sa sampung taong karanasan sa iba't ibang digital media. Nagtrabaho ako bilang isang editor at tagalikha ng nilalaman para sa e-commerce, komunikasyon, online na marketing at mga kumpanya ng advertising. Nagsulat din ako sa mga website ng ekonomiya, pananalapi at iba pang sektor. Ang aking trabaho ay hilig ko rin. Ngayon, sa pamamagitan ng aking mga artikulo sa Tecnobits, sinusubukan kong tuklasin ang lahat ng mga balita at mga bagong pagkakataon na iniaalok sa atin ng mundo ng teknolohiya araw-araw upang mapabuti ang ating buhay.