Üretkenliği artırmak için temel Outlook otomasyonları ve kısayolları

Microsoft Outlook Hem profesyonel hem de kişisel ortamlarda e-posta, takvim ve günlük üretkenliğin diğer yönlerini yönetmek için en yaygın kullanılan araçlardan biridir. Birçok kişinin bilmediği şey, Outlook otomasyonlarına ve kısayollarına hakim olduğunuzda bu aracın performans olanakları katlanarak artar.

Kısacası, bir daha çevik navigasyon Günlük olarak çok sayıda e-posta, randevu veya görevle çalışanlar için. Bu makalede, e-postanızı ve takviminizi yönetmek, kişileri ve görevleri düzenlemek ve diğer temel özellikler için kullanabileceğiniz en önemli kısayolların hepsini göstereceğiz.

Outlook'ta e-postaları oluşturmak ve yönetmek için temel kısayollar

Outlook'u öncelikli olarak e-posta istemcisi olarak kullananlar için, başlangıçta ezberlemenin iyi bir fikir olacağı bazı kısayol tuşları bulunmaktadır.

• Ctrl + N: Yeni mesaj oluştur
• Ctrl+Üst Karakter+M: Ayrıca programın herhangi bir yerinden yeni bir e-posta oluşturmaya da yarar
• Ctrl + R: Gönderene cevap ver
• Ctrl+Üst Karakter+R: Tüm alıcılara yanıt ver
• Ctrl + F: Postayı ilet
• Ctrl + D: Seçili mesajı sil
• alt+S o Ctrl+Enter: Mevcut mesajı gönder
• Alt+ı: Dosyaları ekle
• F7: Yazım denetimi

Bu kısayollar, ellerinizi klavyeden kaldırmadan tuş hareketlerini gerçekleştirmenizi sağlar.Bu, üst üste çok sayıda e-postaya cevap veriyorsanız veya uzun mesajlar yazıyorsanız çok önemlidir.

Outlook Kısayolları hızlı bir şekilde gezinmek için 

Bu Outlook kısayollarını kullanarak yalnızca e-postalarınızı hızlı bir şekilde oluşturup yönetemezsiniz, aynı zamanda programın farklı bölümleri arasında büyük bir çeviklikle gezinebilirsiniz:

• Ctrl + 1: E-postaya git
• Ctrl + 2: Takvimi aç
• Ctrl + 3: İletişim bölümüne bakın
• Ctrl + 4: Erişim görevleri
• Ctrl + Y: Açılacak klasörü seçin

Bu tuşlar sayesinde farklı sekmeler veya menüler arasında gezinmenize gerek kalmadan tüm organizasyonunuzu takip edebilirsiniz.

Outlook takviminin kullanımını en üst düzeye çıkarmak için birçok kısayolu vardır

Outlook'taki takvim onun temellerinden biridir ve ondan en iyi şekilde yararlanmak için birçok kısayola sahiptir:

• Ctrl + Üst Karakter + A: Yeni bir randevu oluştur
• Ctrl + Üst Karakter + Q: Toplantı talebi oluştur
• Alt+H, M, R: Toplantı oluşturmanın başka bir yolu
• Ctrl + G: Belirli bir tarihe git
• Alt + Page Down: Bir sonraki aya git
• Alt + Page Up: Önceki aya git
• Ctrl + Sağ Ok: Ertesi gün
• Ctrl + Sol Ok: Önceki gün

Ayrıca Alt ile kullanılan sayıyı değiştirerek farklı zaman dilimlerini görüntüleyin:

• Alt+1: Bir gün
• Alt+7: Tam bir hafta
• Alt+0: On gün

Bu kaynaklarla toplantılarınızı görsel dikkat dağıtıcı unsurlar olmadan tek bakışta planlayabilir ve görüntüleyebilirsiniz.

Randevular ve hatırlatıcılar için hızlı eylemler

Daha fazla Outlook kısayolu: Birden fazla toplantı veya randevuyu yönetirken, bu kısayollar kullanışlı olacaktır:

• Alt + A: Bir bildirim göründüğünde randevu açın
• alt+S: Erteleme hatırlatıcısı
• Alt + D: Hatırlatıcıyı kapat
• Alt+V, M: Bildirim penceresini aç

Kişilerin, notların ve görevlerin hızlı yönetimi

Outlook ayrıca kişiler, notlar ve görevler üzerinde hızlı işlemler yapmanıza da olanak tanır:

• Ctrl + Shift + T: Yeni görev oluştur
• Ctrl + Üst Karakter + V: Bir öğeyi (e-posta, görev veya randevu) başka bir klasöre taşıyın
• Alt+H, A, B: Adres defterini aç
• Alt+H, C, G: Takvim grubu oluştur

Bu araçlar karmaşık gruplarla veya dağıtım listeleriyle çalışanlar için mükemmeldir.

Outlook'ta dahili işlevler ve özelleştirme

Outlook'un iç işlevlerinde gezinmemize yardımcı olan bazı Outlook kısayolları vardır:

• Ctrl + E o F3: Arama alanına atla
• Ctrl + M o F9: E-postayı manuel olarak senkronize et
• Ctrl + Shift + G: Konuşmayı işaretle veya işaretini kaldır
• yozlaşma: Seçili konuşmayı arşivle
• Ctrl + Q: Okundu olarak işaretle
• Ctrl + S: Okunmamış olarak işaretle

Bu özellikler, mesajlar veya klasörler arasında kaybolmanızı önler ve gelen kutunuzda neler olup bittiğinden her zaman haberdar olmanızı sağlar.

Erişilebilirlik ve görsel özelleştirme seçenekleri

Outlook, erişilebilirlik özellikleriyle çalışan kullanıcılar için kısayollar ekliyor:

• Alt+Ctrl+ÜstKrkt+M: JAWS gibi okuyucular için MSAA bilgilerini etkinleştirin
• Alt+F, T, A → Alt+P: Bir bildirime ses atayın

Ayrıca e-postaları yakınlaştırabilirsiniz:

• Ctrl + +: Yakınlaştır
• Ctrl + -: Uzaklaştır

Bu kullanışlı Outlook kısayolları, ortamlarını görsel veya işitsel olarak özelleştirmeye ihtiyaç duyanlar için idealdir.

Tüm bu kısayollar iyi içselleştirildiğinde, mümkün olabilir Microsoft Outlook'ta çok daha çevik çalışınE-posta oluşturmaktan etkinlikleri planlamaya veya görevleri yönetmeye kadar, Bu tuş kombinasyonları tıklamaları ve ekrandaki kaydırmayı önemli ölçüde azaltabilir.İlk başta ezberlemesi zor gibi görünse de, kısa sürede bunları otomatik olarak kullanmaya başladığınızı ve günlük üretkenliğinizdeki artışı fark ettiğinizi göreceksiniz.