DMS Yazılımı: Belgelerinizi güvenli bir şekilde depolamanıza olanak tanıyan uygulamalar

La yasal dokümantasyon yönetimi Artık bir olmadan anlaşılmıyor DMS yazılımı Dosyaları merkezileştiren, koruyan ve her cihazdan erişilebilir hale getiren. Birçok hukuk firması hâlâ kağıt tabanlı süreçlerle boğuşsa da, gerçek şu ki hukuki konular karmaşıktır ve iş akışlarını kolaylaştırmak, riskleri en aza indirmek ve müşteri ilişkilerini iyileştirmek için modern yazılımlar gerektirir. Hangi uygulamalar yasal belgeleri saklamanıza olanak tanır? Bu yazımızda bundan bahsettik.

İçerisinde bunların güvenli bir şekilde nasıl kullanılacağını, en dikkat çekici özelliklerini ve kullanabileceğimiz en iyi çözümleri anlatıyoruz.

Hukuki dokümanları yönetmek ve depolamak için kullanılan yazılım nedir?

Yasal bir belge yönetim yazılımı (DMS) Firmalar, danışmanlık şirketleri ve hukuk departmanları içerisinde dijital dosyaların depolanması, düzenlenmesi, versiyonlanması ve takibi için özel bir araçtır.Amacı, kritik belgeler Gelişmiş aramalar, rol tabanlı izinler ve izlenebilirlik ile güvenli ve bulunması kolaydır.

Bu platformlar genellikle güçlü arama, gerçek zamanlı iş birliği, sürüm kontrolü ve uyumluluk özelliklerini içerir. hukuk sektörüAyrıca sistemin iş akışı otomasyonunu, müşterilerle güvenli alışverişi, elektronik imzaları ve eylemlerin denetlenmesini desteklemesi de önemlidir.

Hukuk alanının ötesinde, DMS'ler kurumsal içerik yönetimi (ECM) ekosisteminin bir parçasıdırGDPR ve ISO standartlarına uyum sağlamak için dijitalleştirmeyi (tarama ve OCR), elektronik arşivlemeyi, yedeklemeyi ve kurumsal düzeyde güvenlik katmanlarını bünyesinde barındırıyor.

Yasal bir DMS'den talep etmeniz gereken temel özellikler

• Bulutta ve/veya kendi sunucularınızda yönetim ve depolama: Web ve mobilden 24/7 erişim, güvenli senkronizasyon ve veri hacmine göre ölçeklenebilir planlar ve BT politikanız gerektiriyorsa hibrit bulut-kurum içi olanağı.
• Kolay kullanılabilirlik ve uygulamaSezgisel bir arayüz benimsemeyi hızlandırır ve öğrenme eğrisini azaltır; değeri ne kadar erken sunarsanız, o kadar iyi getiri elde edersiniz ve iç direnç o kadar az olur.
• Özelleştirilebilir şablonlar, panolar ve meta verilerİlerlemeyi, kilometre taşlarını ve bağımlılıkları görüntülemek için yeniden kullanılabilir şablonlar ve panolarla sözleşmeleri, talepleri veya belgeleri standartlaştırın; meta veriler ve etiketler kategorizasyon için önemlidir.
• Akış otomasyonu: Manuel adımları kurallar ve tetikleyicilerle (onaylar, uyarılar, atamalar) ve denetim için sürümleme ve etkinlik günlükleriyle değiştirin.

DMS türleri ve ortak işlevleri

• Dağıtım yoluylaBulutta (her yerde erişim, azaltılmış sürtünme ve üçüncü taraflara bağımlılık) veya şirket içinde (tam kontrol, dahili yatırım ve bakım). Ayrıca avantajları bir araya getiren hibritler de mevcuttur.
• Lisansla: Özel (resmi destek, eğitim, SLA, daha yüksek maliyet) vs açık kaynak (esneklik ve topluluk, bakım için deneyimli satıcı veya dahili ekip gerektirir).
• Temel yetenekler: Tarama ve OCR, meta veri indeksleme, içerik veya anahtar kelime arama, sürümleme, izinler ve denetim, entegrasyonlar (ERP, CRM, e-posta) ve iş akışları (onaylar).

En İyi DMS (Yasal Belge Yönetimi) Yazılımı

Hukuk ekiplerinin dava yönetimi, dokümantasyon, iş yükü ve müvekkil ilişkileri için kullandığı çözümleri derledik. Daha yakından karşılaştırma yapabilmeniz için güçlü yönlerini, sınırlamalarını, fiyatlandırmasını ve derecelendirmelerini ekledik.

ClickUp

Tıklama Belgeleri Aynı proje ortamında yasal belgeler oluşturmak, aramak ve bunlar üzerinde iş birliği yapmak için çevik bir yol sağlar. Güçlü arama motoru, dosya konumunu ve Güvenlik ve erişilebilirlik olağanüstü. Var yasal şablonlar (müşteri yönetimi, dava takibi ve faturalandırma) ve Tıklama Yapay Zekası özet ve güncellemeler yazmak.

Fiyatlar: Sonsuza Kadar Ücretsiz; Sınırsız 7$/kullanıcı/ay; İşletme 12$/kullanıcı/ay; Kurumsal (iletişim). Tıklama Yapay Zekası Ücretli planlarda üye başına aylık +5 ABD doları.

ProProfs Projesi

Görevler, takvimler ve kaynaklar için basit bir paket, yasal olarak spesifik değil, ancak arıyorsanız yararlıdır sadelik ve iyi fiyat. ProProfs Projesi Fatura ve raporlar oluşturur, zaman takibi yapar, Gantt ve Kanban panoları sunar. Gelişmiş CRM ve ekip sohbeti özelliği yoktur.

fiyat: Sınırsız kullanıcı için aylık 39,97 ABD doları (yıllık).

Asana

Asana bir Otomasyon, bağımlılıklar ve raporlama içeren kapsamlı bir iş akışı platformu.Sorunları bir Zaman Çizelgesi, Liste veya Panoda görüntülemenize, akıllı hedefler belirlemenize ve kodsuz kurallar oluşturmanıza olanak tanır. İlk öğrenme eğrisi ve karmaşık hiyerarşileri bazı kullanıcılar için engel teşkil edebilir.

Fiyatlar: Temel (Ücretsiz), Premium 10,99$/kullanıcı/ay (yıllık), İşletme 24,99$/kullanıcı/ay (yıllık).

Redbooth

Bir araya gelen takımlara odaklanılmıştır Tek bir platformda görevler, HD görüntülü aramalar ve özel akışlar. Redbooth Kritik görevler için şablonlar, Gantt ve acil durum işaretlemeleri içerir.

Fiyatlar: Pro 9$; Business 15$/kullanıcı/ay (yıllık); Enterprise (iletişim).

Trello

Trello Basit Kanban'ı ile bilinen, artık Butler otomasyonları ve çoklu görünümler (Zaman Çizelgesi, Takvim, Tablo, Harita)Güçlendirmeler ve entegrasyonlar açısından harika bir ekosisteme sahip bir DMS yazılımı.

Fiyatlar: Ücretsiz; Standart 5$; Premium 10$/kullanıcı/ay (yıllık); Kurumsal (temaslı).

Evernote

Başlangıçta notlar için oluşturulmuş olsa da, birçok hukuk firması bunu kullanıyor Evernote olarak hafif ve işbirlikçi depoGelişmiş arama ile tarayın, kaydedin ve arayın. Takvimleri ve görevleri entegre edin.

Fiyatlar: Ücretsiz; Kişisel 10,83$; Profesyonel 14,17$/kullanıcı/ay (yıllık).

DMS, ECM ve CMS: Açıkça anlaşılması gereken farklar

Bir DMS yazılımı seçerken, sıklıkla karıştırılan bazı kavramları açıklığa kavuşturmak faydalıdır:

• DMS, belge yaşam döngüsüne odaklanır (tarama, sıralama, depolama, versiyonlama, yayınlama ve paylaşma).
• ECM, şirketin tüm içeriğini kapsar (belgeler, e-postalar, multimedya, veriler) bilgi akışları ve yönetişim ile.
• CMS genellikle yönelimlidir web içerik yönetimi (siteler, bloglar, intranetler).

ECM pazarının 67.590 yılında yaklaşık 2023 milyar dolara ulaşması ve beş yıl içinde 131.200 milyar doları aşması bekleniyor.Yıllık %14 büyüme oranına sahip. Birçok KOBİ, verimsizlikler nedeniyle sermaye israf ediyor: belge sorunları nedeniyle yılda 20.000 dolara kadar para kaybediyor ve bir dosyayı bulmak ortalama 18 dakika sürüyor.

Açık kaynak ve kendi kendine barındırılan: fark yaratan çözümler

İhtiyacınız varsa Tam veri kontrolü ve özelleştirme, açık kaynak ekosistemi güçlü alternatifler sunarİşte öne çıkan 10 seçenek ve temel noktaları.

• Kağıt işareti: Açık kaynaklı, kendi kendine barındırılan, sınırsız belge ve klasör, beyaz etiketleme, özel alan adları ve filigranlar. Fiyatlandırma: Ücretsiz plan; belge paylaşımı için 29 ABD doları (3 koltuk); güvenli veri odası için 59 ABD doları; sınırsız oda için 149 ABD doları; tamamen kendi kendine barındırılan sürüm.
• Nextcloud: Dosyalar, Talk, Grup Yazılımı ve Office (çevrimiçi düzenleme, takvim, kişiler ve e-posta) içeren iş birliği paketi. Kurumsal düzeyde güvenlik ve erişim kontrolü ve mevcut altyapıyla entegrasyon. Fiyatlandırma: Plana bağlı olarak kullanıcı başına yıllık 37,49-195 €.
• Belgeler: Açık kaynaklı belge imzalama platformu, Akıllı şablonlar ve kurallarla kendi kendine barındırılır; Zapier ile entegre olur. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. Fiyatlandırma: Enterprise koltuk başına 1188 dolar/yıl; Tek oyunculu (kamuya açık fiyatlandırma yok).
• OpenDocMan: PHP uyumlu web DMS yazılımı ISO 17025 ve OIE, erişim kontrolü ile, otomatik inceleme, meta veriler, yazar/bölüm/kategori bazında aramalar ve Güvenli URL'ler. sınırlamaları: Kullanıcı arayüzü ile sınırlı özelleştirme ve sizin için eğri. 
• kağıt birleştirmeOCR ve tam metin araması, çok kullanıcılı, sürümleme, REST API ve ayrıntılı izinler içeren taranmış belgeler için tasarlanmıştır. Sınırlamalar: Taramalara odaklanır ve gelişmiş özelliklerden yoksun olabilir.

DMS yazılımınızı nasıl seçersiniz?

Bir DMS yazılımını veya diğerini seçmeden önce dikkate alınması gereken hususlar şunlardır:

• Tedarikçi deneyimi: Hukuki süreçleri anlayan ve uygulama, eğitim ve iş sürekliliği konularında size yardımcı olabilecek ortaklar arayın.
• Kullanım kolaylığıKullanılabilir bir araç iç direnci azaltır; kısa bir eğitimle herkes temelleri (muhasebeden satışa) çalıştırabilir.
• bilgi korumaŞifrelemeyi, yedeklemeleri, erişim kontrolünü, etkinlik kayıtlarını ve GDPR/ISO uyumluluğunu önceliklendirin; güvenlik pazarlık konusu değildir.
• Mobil ve uzaktan erişim: Böylece ofis dışındayken de mobil telefonunuzdan akışları başlatabilir ve kararlar alabilirsiniz.
• Ölçeklenebilirlik: Sizinle (kullanıcılar, GB/TB, yeni departmanlar) birlikte büyüme yeteneğini ve ERP/CRM/e-posta ile entegre olma esnekliğini değerlendirin.

İyi bir DMS yazılımı, güvenliği, uyumluluğu ve saniyeler içinde belgeyi bulan gelişmiş bir aramayı garanti altına alırken, merkezileştirir, sınıflandırır ve otomatikleştirir.Burada tartışılan her şeyle birlikte, tek kişilik bir ofisten en zorlu şirketlere kadar her şeyi destekleyen sağlam ve üretken bir dijital temel uygulamak için kanıtlanmış bir araç yelpazesine sahipsiniz.