- Gemini в Документах автоматично створює, редагує та форматує документи, використовуючи природну мову та файли вашої Робочої області.
- Ви можете адаптувати формат і стиль інших документів, а також посилатися на певні джерела з Диска, Gmail, Chat та Інтернету.
- Інтеграція поширюється на Таблиці, Презентації та Диск, перетворюючи Workspace на робоче середовище на базі штучного інтелекту.
- Ключовим є застосування належних практик безпеки, постійний перегляд згенерованого контенту та використання переваг ітерації в запитах.
Ті, хто щодня працює з Документами, Таблицями, Презентаціями або Диском, мають у своєму розпорядженні можливість Автоматичне створення документів за допомогою Google GeminiЙдеться не лише про «диктування» тексту штучному інтелекту, а про використання всього, що вже є у вашому робочому просторі (електронні листи, файли, чати та веб-пошук), для створення повного та добре структурованого контенту за лічені секунди.
У наступних рядках ви крок за кроком побачите, як використовувати Gemini в Google Docs для… чернетка, редагування та полірування текстівЯк копіювати форматування та стиль інших файлів, як використовувати документи Диска, Gmail або Інтернет для підтримки ваших запитів, а також як це інтегрується з Таблицями, Презентаціями та Диском для автоматизації набагато більше, ніж просто написання.
Що таке Google Gemini в Документах і чому це змінює ваш спосіб роботи?
Близнюки – це назва, яку Google дає своєму Генеративний штучний інтелект, інтегрований у Workspaceраніше відомий як Bard або Duet AI. У Google Docs він відображається як нижня панель або бічна панель, з якої ви можете попросити його створити, переписати або покращити контент, використовуючи природну мову, так само, як ви розмовляєте з колегою.
Основна відмінність від інших помічників полягає в тому, що, будучи вбудованим у Workspace, Gemini може використовувати контекст власних файлів: документи, що зберігаються на Диску, електронні листи Gmail, розмови в чаті та навіть інформація, доступна в Інтернеті, якщо ви дозволите це в параметрах джерел.
Завдяки цій інтеграції, ШІ не лише генерує «загальний» текст, але й здатний створити повний чернетку пропозиції, звіту чи плану проекту, що базуються на реальних матеріалах вашої організації, з професійним форматом та послідовною структурою.
Окрім написання текстів з нуля, Gemini допомагає з повсякденними завданнями, такими як узагальнювати довгі документи, налаштувати тон, змінити порядок розділів, перетворити список на таблицю або застосувати однорідний стиль до спільних документів, де писали кілька людей.
Окрім написання текстів з нуля, Gemini допомагає з повсякденними завданнями, такими як підсумовувати довгі документи, коригувати тон, реорганізувати розділи, перетворити список на таблицю або застосувати однорідний стиль до спільних документів, де писали кілька людей.
Як автоматично створювати документи за допомогою Google Gemini в Документах
Щоб почати використовувати Gemini як генератор документів, достатньо відкрити файл і ввести чіткий запит у рядку внизу. Ключ у... Чітко опишіть тип документа, його мету та цільову аудиторію.та у використанні доступу до інших джерел для збагачення результату.
На комп’ютері відкрийте новий або існуючий документ у Документах Google та знайдіть панель інструментів Gemini внизу. У полі запиту опишіть потрібний вам документ, наприклад: «Напишіть проектну пропозицію щодо нової цифрової консалтингової послуги, орієнтованої на малий та середній бізнес, із зазначенням цілей, обсягу, термінів та приблизного бюджету».
За бажанням, ви можете налаштувати зовнішній вигляд нового документа так, щоб він відповідав зовнішньому вигляду існуючого файлу. Для цього на порожній вкладці «Документи» скористайтеся опцією «Адаптувати формат документа»Виберіть файл, дизайн якого ви хочете скопіювати, а потім введіть свій запит. Gemini згенерує контент, дотримуючись тієї ж структури, шрифтів, розмірів заголовків, кольорів та загальної організації.
Ще один потужний варіант – використовувати документ для копіювання стиль письмаУ нижній панелі Gemini перейдіть до Інструменти > Стиль письма > Додати документ Диска, виберіть файл, який вас добре представляє, додайте його та дозвольте Gemini проаналізувати тон, довжину речення та складність словникового запасу. Після цього будь-який контент, який ви створюєте або редагуєте в цьому документі, відповідатиме цьому стилю.
Зрештою, ви можете додати один або кілька додаткових документів з Диска як посилання. Натиснувши «Джерела» та скориставшись «Додати з Диска або іншого місця» (або ввівши «@» та вибравши запропоновані файли), Gemini може прочитайте ці матеріали та покладіться на них підготувати новий текст: дані, приклади, цитати, хронологію тощо.
Як писати гарні запити, щоб Gemini створював корисні документи
Близнюки розуміють природну мову, тому ви можете писати їм під час розмови, але найкраще дотримуватися деяких правил, щоб результат був максимально точним і вам не довелося б робити так багато виправлень пізніше. В ідеалі, вам слід формулювати запити. конкретний, з чітким контекстом та метою.
Замість того, щоб просто просити «Напишіть звіт», надайте більше деталей: цільову аудиторію, тон, приблизну тривалість та мету. Наприклад: «Створіть тристорінковий звіт про запуск нашого нового SaaS-продукту, адресований виконавчому комітету, з формальним тоном, початковим підсумком та розділом про ризики»Чим конкретніші ви, тим краще Близнюки адаптуються до ваших потреб.
Якщо документ призначений для певної аудиторії, включіть цю інформацію в запит. Ви можете сказати щось на кшталт: «Цей документ орієнтований на міленіалську аудиторію, використовує зрозумілі приклади та дружню, але професійну мову».Ця проста контекстуальна примітка має вирішальне значення для стилю згенерованого тексту.
Не бійтеся додавати відповідні файли. Ви можете посилатися на документи Диска за допомогою символу «@». пошта або навіть події календаря. Таким чином, Близнюки можуть перехресне посилання на інформацію з кількох джерел без необхідності копіювати та вставляти дані з одного місця в інше.
Уявіть собі розмову зі штучним інтелектом як ітеративний процес. Якщо перший результат не зовсім правильний, ви можете уточнити його за допомогою нових інструкцій. «Зробіть вступ коротшим та професійнішим», «Додайте конкретні приклади в розділі про переваги» або «Пом’якшіть тон продажів у заключному розділі».З кількома невеликими коригуваннями остаточний документ набагато краще відповідатиме тому, що ви мали на увазі.
Редагуйте, поліруйте та переформатуйте документи за допомогою Gemini в Документах
Gemini призначений не лише для створення нових документів; це також Розумний редактор, вбудований у ДокументиВи можете написати або вставити власний текст, а потім за допомогою кількох кліків надсилати запити на переробку, виправлення, зміну тону, переупорядкування розділів або коригування форматування.
Якщо ви хочете переглянути документ, не вибираючи певний розділ, відкрийте файл, натисніть значок Gemini та введіть загальний запит. Наприклад: «Зробіть цей документ чіткішим та професійнішим, не змінюючи основного змісту»Штучний інтелект застосовуватиме пропозиції, які ви можете прийняти по одній, усі одразу або відхилити.
Щоб вжити заходів щодо певного розділу, згадайте цю частину в запиті: «Додати практичні приклади до мого розділу «Дослідження»» або «Запропонуйте місця, де я можу краще захистити свою аргументацію». Близнюки розуміють контекст документа та застосують зміни до найбільш релевантних областей.
Якщо ви віддаєте перевагу більш візуальному робочому процесу, ви можете скористатися функцією полірування одним клацанням миші. Виберіть текст, який потрібно покращити, і виберіть опцію на плаваючій панелі інструментів. "Польський"Звідти ви можете попросити його перефразувати, скоротити, розширити, зробити тон більш формальним або неформальним, перетворити текст на список або підсумувати його.
Коли вам потрібні більш глибші зміни форматування, ви також можете надати їх Gemini природною мовою: наприклад, запитати «Усі заголовки друкуються шрифтом Inter, розмір 24, жирним шрифтом, темно-синього кольору». або «Перетворити маркований список у розділі «Справи» на таблицю з трьома стовпцями». Це заощаджує час у довгих документах, де внесення змін вручну було б досить нудним.
Використовуйте інші файли, електронні листи та Інтернет як джерела у своїх документах
Одна з відмінних рис Gemini в Документах – це можливість зробити чітке посилання на інші файли Під час створення або редагування контенту. У нижній панелі, натиснувши «Джерела» та вибравши «Додати з Диска або іншого місця», ви можете вибрати один або кілька документів Диска, які має враховувати ШІ.
Також є швидкий доступ за допомогою символу «@». Введіть «@» та почніть вводити назву файлу; ви побачите спадне меню з пропозиціями документів. пошта або навіть люди та події. Виберіть потрібні посилання, і Gemini використає їх як основу для написання чи оновлення контенту.
Це особливо корисно для таких завдань, як оновити статус проекту На основі нещодавніх зустрічей ви можете попросити його «Оновити часову шкалу цього документа на основі вчорашнього останнього електронного листа проєкту» або «Оновити часову шкалу проєкту на основі останніх оновлень у документі нотаток про зустріч». Штучний інтелект шукатиме в Gmail або вашому файлі нотаток на Диску та коригуватиме дати, етапи або завдання.
Якщо у вас є стратегічний документ, який слугує довідкою для кількох планів, ви можете вказати: «Додайте розділ про наші цілі на третій квартал з інформацією з файлу «Річна стратегія» в розділі «Мій підрозділ»»Таким чином, вам не доведеться копіювати та вставляти цілі; Gemini інтегрує та адаптує їх до контексту нового документа.
Коли веб-сайт увімкнено як джерело, ви можете попросити його включити зовнішні дані, статистика або оновлені визначенняНаприклад: «Використовуючи пошукову систему Google, додайте абзац із останньою статистикою використання ChatGPT в університетській освіті Іспанії» або «Поясніть, як використання генеративного штучного інтелекту впливає на успішність, використовуючи лише актуальну інформацію з Інтернету».
Gemini за межами Документів: Таблиці, Презентації та Диск як інтелектуальне середовище
Інтеграція Gemini не обмежується Документами; Google посилює свої можливості в Таблиці, Презентації та Диск перетворити весь робочий простір на робоче середовище на базі штучного інтелекту, де створення контенту, аналіз даних або пошук інформації відбувається набагато швидше.
У Google Таблицях Gemini перетворився з випадкового помічника на співробітник, здатний створювати повноцінні електронні таблиці Починаючи з простого опису природною мовою, ви можете попросити його створити таблицю відстеження проекту зі стовпцями для завдань, відповідальних осіб, термінів та статусів або створити панель ключових показників ефективності, використовуючи дані, які ви вже зберігаєте в інших файлах.
Одна з видатних функцій у Таблицях – це «Заповнити за допомогою Gemini», яка дозволяє Автоматично заповнювати стовпці інформацією, згенерованою або класифікованою штучним інтелектомВін аналізує існуючі рядки, визначає відсутній тип даних (наприклад, категорію, пріоритет або зведення) та доповнює решту таблиці, що значно пришвидшує ручну роботу.
Згідно з даними, якими оприлюднив Google, цей тип автоматизації дозволяє завдання введення даних до дев'яти разів швидше ніж якби ви робили це вручну в електронних таблицях середнього розміру. Крім того, Gemini використовує технології оптимізації від Google DeepMind та Google Research для вирішення складних проблем планування або розподілу ресурсів, описаних природною мовою.
У Google Slides Gemini виступає помічником з дизайну та візуального сторітелінгу. Він здатний… Створюйте нові слайди, які враховують візуальний стиль існуючої презентаціїперетворення документів, таблиць або нотаток на редаговані діаграми, схеми або контури. Google також працює над можливістю створення повноцінних презентацій з простого опису проекту.
Google Диск як сховище знань на базі Gemini
Google Диск також був покращений за допомогою Gemini, який перетворює його на щось більше, ніж просто папку з файлами. Завдяки таким функціям, як Огляди ШІ та запитання GeminiDrive починає працювати як інтелектуальна база знань для всієї вашої організації.
З Ask Gemini взаємодія стає ще більш розмовною. Ви можете ставити складні запитання щодо документів, електронних листів або подій календаря та отримувати відповіді, згенеровані на основі цього контенту. Це значно полегшує пошук угод, рішень або конкретних цифр, не пам’ятаючи, в якому файлі вони були збережені.
Поєднуючи ці функції з тим, що ми вже бачили в Документах та Таблицях, Диск стає центральним елементом середовища, де ШІ Він не лише зберігає, але й інтерпретує та пов'язує інформацію щоб допомогти вам швидше приймати рішення.
Щодо доступності, багато з цих можливостей розгортаються в бета-версії для передплатників. Google AI Pro і Google AI Ultraа також для корпоративних клієнтів, які беруть участь у програмі Gemini Alpha. Спочатку більшість цих розширених функцій доступні англійською мовою, і їх розгортання поступово розширюється на більше мов та регіонів.
Керування панеллю Gemini, бічна панель та зворотний зв'язок від штучного інтелекту
Коли ви працюєте над документом вже деякий час, ви можете захотіти мінімізувати відволікаючі фактори. Ось чому нижня панель Gemini... автоматично мінімізує щоб залишити більше місця для тексту. Якщо ви хочете приховати його вручну, ви можете зробити це з додаткового меню на самій панелі інструментів, а щоб повернути його, просто наведіть курсор на значок Gemini внизу.
Якщо вам зручніше, щоб розмова зі штучним інтелектом завжди була видимою, ви можете перемістити нижню панель на бічну панельВнизу введіть свій запит, натисніть «Надіслати дію», а потім натисніть «Переключитися на бічну панель». Це дасть вам більшу область відповіді праворуч, ідеальну для читання довгих текстів під час редагування основного документа.
Ви можете будь-коли повернути Gemini назад на нижню панель, скориставшись відповідною опцією у верхній частині бічної панелі. Така гнучкість дозволяє адаптувати інтерфейс до кожного типу завдання: бічна панель для тривалих сеансів спільного написання, нижня панель для швидкого редагування.
Google постійно запитує коментарі до згенерованого тексту щоб продовжувати вдосконалювати модель. Якщо ви отримаєте пропозицію, яка є неточною, некорисною або вважаєте небезпечною, ви можете натиснути «Надіслати відгук» у нижній панелі або позначити відповідь як «Хороша відповідь» чи «Погана відповідь» у бічній панелі. Ви можете вибрати, які дані надсилатимуться (запити та результати), і написати додаткові коментарі.
Щоб отримати загальніші запитання щодо цієї функції, ви можете перейти до меню довідки Документів і скористатися опцією «Допоможіть нам покращити Документи». А якщо ви помітите правову проблему в будь-якому згенерованому контенті, Google пропонує спеціальні форми для цього. Повідомити про контент з юридичних причин, дотримуючись своєї звичайної політики.
Найкращі практики, обмеження та безпека використання Gemini
Хоча Близнюки — дуже потужний інструмент, важливо чітко розуміти деякі речі. обмеження та рекомендації щодо безпечного використанняСама компанія Google наполягає на тому, щоб ви не надсилали особисті, конфіденційні або особливо чутливі дані в запитах, оскільки деяка з цієї інформації може бути використана для покращення сервісу. А якщо ви хвилюєтеся щодо втрати даних, зверніться Що робити, якщо штучний інтелект випадково видалив важливі файли.
В освітній та професійній сферах все частіше говорять про Генеративні протоколи штучного інтелекту або захисні огорожі штучного інтелектуСтруктури найкращих практик, що визначають, коли, як і для якої мети ці інструменти можна використовувати. Наприклад, дозвіл студентам використовувати штучний інтелект для генерування ідей або перевірки граматики, але не здавати завдання, повністю написані машиною.
Також слід пам’ятати, що деякі функції Gemini у Workspace доступні лише певними мовами та типами облікових записів. У багатьох випадках Враження кращі з англійської., а розширений доступ до згенерованих зображень, шаблонів або функцій аналізу може вимагати спеціальної підписки, як-от облікові записи Google AI Premium або Gemini Business.
Ще одним практичним обмеженням є історія чату в Документах: якщо ви оновите браузер або закриєте документ, ви можете втратити розмову зі ШІ. Найкращий варіант дій — Вставте частини результату, які ви хочете зберегти, у документ якомога швидше.тож вам не доведеться покладатися на гілку чату, щоб отримати їх.
Зрештою, хоча Gemini дуже компетентний у створенні та реорганізації контенту, він не замінює людського перегляду, особливо коли йдеться про перевірку точність даних, юридичні нюанси або академічна ретельністьУявіть собі це як помічника, який пришвидшує механічну частину, але завжди виділяйте час для перевірки та коригування текстів, перш ніж ділитися ними.
З огляду на все вищезазначене, поєднання автоматичної генерації документів з використанням власних файлів, налаштуванням стилю та формату, а також інтеграцією з Таблицями, Презентаціями та Диском робить Gemini справжнім помічником у продуктивності в Google Workspace, здатним заощадити вам години на написання, пошук інформації та редагування, щоб ви могли зосередитися на рішеннях, а не на наборі тексту.
Редактор, що спеціалізується на технологіях та питаннях Інтернету з більш ніж десятирічним досвідом роботи з різними цифровими медіа. Я працював редактором і творцем контенту для компаній електронної комерції, комунікацій, онлайн-маркетингу та реклами. Я також писав на веб-сайтах з економіки, фінансів та інших секторів. Моя робота також є моєю пристрастю. Тепер через мої статті в Tecnobits, я намагаюся вивчати всі новини та нові можливості, які щодня пропонує нам світ технологій для покращення нашого життя.