Швидкі частини у Word: що вони собою являють і як заощадити години на повторюваних документах

Текстовий редактор Microsoft містить безліч функцій, про які ви, можливо, не знаєте, але які можуть значно полегшити ваше життя. У цій публікації ми поговоримо про швидкі елементи у Word: що вони собою являють і як заощадити години на повторюваних документах. Отже, якщо ви регулярно працюєте з документами Word і схильні повторювати певні фрагменти тексту, вас цікавить наступне.

Швидкі частини у Word: Що таке швидкі частини?

Як на робочому місці, так і в академічних колах, Microsoft Word Це широко використовуваний інструмент для створення та редагування тексту. Це не випадково: офісний пакет має все необхідне для підготовки професійних документів. І не тільки це, але й різноманітні функції, які значно полегшують виконання повторюваних завданьОдин з них - Швидкі частини у Word.

Що таке швидкі частини у Word? По суті, це функція, яка дозволяє вам Зберігайте фрагменти тексту, зображень, таблиць або контенту для швидкої вставки в інші документиЦі елементи зберігаються в галереї швидких елементів, до якої можна легко отримати доступ з вкладки «Вставка».

Коли ви зберігаєте вміст у швидких частинах, Ви зберігаєте його, щоб мати змогу використовувати його, коли вам це потрібно, вставляючи його одним клацанням мишіІ він буде доступний не лише в поточному документі, а й у будь-яких нових документах, які ви створите. Тож вам не доведеться відтворювати його вручну, що витрачає час.

Як отримати доступ до швидких частин у Word?

Щоб навчитися використовувати швидкі частини у Word, перше, що вам потрібно зробити, це знайдіть функцію на стрічціЦе всього за пару кліків:

1. Відкрийте Word і натисніть вкладку Вставити.
2. Тепер натисніть на швидкі елементи (Швидкі деталі). Ви побачите такі параметри вставки:
   1. Автотекст: Текстові блоки збережено для швидкої вставки.
   2. Властивості документа: Метадані документа, такі як автор, назва тощо.
   3. Поля: Динамічні елементи, такі як дати або номери сторінок
   4. Галерея будівельних блоків: Тут у Word зберігаються ваші швидкі частини.

Як бачите, швидкі частини є частиною функції «Блоки», яка дозволяє додавати до тексту попередньо визначені фрагменти вмісту. Ось чому її часто плутають з автотекстом, але з останнім можна зберігати та вставляти лише фрагменти тексту. Однак Швидкі частини дозволяють зберігати всі типи контенту (текст, зображення, таблиці, поля тощо) для повторного використання одним клацанням миші.

Як створити, зберегти та вставити експрес-частину

Припустимо, у вас є один підпис електронного листа, заголовок, зображення або фраза відповіді, яку ви використовуєте щодняЗамість того, щоб щоразу копіювати та вставляти його, ви можете зберегти його як швидку частину та вставляти, коли вам це потрібно. Як? Дуже просто:

1. Введіть текст (або вставте зображення, таблицю), який ви хочете зберегти.
2. Виділіть або затінити текст.
3. Тепер переходимо до Вставити - швидкі елементи - Зберегти виділення в галереї швидких деталей.
4. Відкриється спливаюче вікно, де ви зможете призначити номер до вашого нового швидкого елемента. Наприклад: фірмовий підпис, логотип тощо.
5. Ви також можете призначити категорія або створити новий.
6. За бажанням, ви можете додати опис щоб легко його ідентифікувати.
7. Нарешті, натисніть на Прийняти.

Готово! Фрагмент контенту збережено та буде доступний у галереї для вставки за потреби. Як вставити швидкі елементи в WordПростіше і бути не може:

1. Відкрийте документ і розмістіть курсор туди, куди потрібно вставити експрес-елемент.
2. Тепер натисніть вкладку Вставити.
3. На стрічці натисніть на швидкі елементи.
4. Виберіть фрагмент ви хочете вставити.

Ви помітите, що коли ви натискаєте «Швидкі деталі», Ви можете переглянути збережені фрагменти у вигляді мініатюрЦе значно полегшує візуальне розпізнавання потрібного вам елемента, особливо якщо ви не можете згадати назву, яку йому дали. Корисна порада — використовувати унікальні назви для кожного швидкого елемента — назви, які вам легко запам’ятати.

Швидкі частини у Word: хитрощі для економії ще більше часу

Зрозуміло, що швидкі частини у Word – це функція, яка допомагає вам заощадити години на повторюваних документах. Замість того, щоб вручну додавати нотатки або вставляти одні й ті ж елементи знову і знову, ви можете зберегти їх і розмістити в документі одним простим клацанням миші. Але деякі з них все ж є. Розширені хитрощі, які допоможуть вам заощадити ще більше часуЦе:

Використовуйте F3 для вставки швидких елементів у Word

Окрім вставки швидких частин зі стрічки, ви можете зробити це за допомогою комбінації клавіш у WordДля цього важливо пам’ятати точну назву швидкого елемента, який потрібно вставити. Тому, Зберігаючи швидкі елементи у Word, обов’язково надайте їм унікальні короткі назви., Наприклад:

• Ви зберігаєте зображення як швидкий ресурс і називаєте його «Логотип».
• У новому документі введіть «Логотип» і натисніть F3.
• Зображення з'явиться автоматично!

Упорядкуйте свої швидкі деталі за категоріями

Зі збереженням дедалі більшої кількості швидких елементів може стати важче запам’ятати їхні назви або знайти їх. Щоб знайти їх швидше, збережіть свої швидкі деталі за категоріями (наприклад: «Юридичні питання», «Звіти», «Підписи», «Логотипи» тощо).

Також пам’ятайте, що існують категорії за замовчуванням, але ви також можете створити свої власні з власними назвами. А також можливо перепризначити категорії або перемістити елементи з однієї в іншу з опції «Організатор будівельних блоків».

Поєднання швидких частин з динамічними полями

Ви можете поєднувати свої швидкі частини з динамічними полями, такими як дата, ім'я користувача або номер сторінки. Це особливо корисно під час роботи з шаблони, в які нам потрібно вставити повторюваний текстОкрім економії часу, ваші шаблони виглядатимуть набагато професійніше.

Експорт та імпорт швидких деталей між комп'ютерами

Якщо ви зміните комп’ютер, вам не доведеться втрачати свої шаблони чи швидкі частини. Ви можете перейти до Файл – Параметри – Панель швидкого доступу та параметри експортуВи також можете скопіювати файл Building Blocks.dotx, розташований у папці шаблонів Office, та імпортувати його з нового комп’ютера.

На завершення, «Швидкі частини» у Word – це маловідома функція, але вона може заощадити вам години під час роботи з повторюваними документами. Навчання її використанню буде дуже корисним для ваших юридичних документів, корпоративних звітів, пропозицій чи комунікацій. Перетворіть заголовки, підписи, юридичні пункти, попередньо визначені таблиці або стандартні фрази на швидкі елементиВсе це призводить до менших зусиль та більшої продуктивності.