- Відмова від ручного введення даних, щоб уникнути людських помилок та втрати часу.
- Синхронізація зустрічей та бронювань у режимі реального часу за допомогою інструментів автоматизації.
- Оптимізація робочих процесів для керуючих нерухомістю та фахівців з обслуговування.
Якщо ви керуєте зустрічами, консультаціями або орендою, вам, ймовірно, потрібно буде перевіряти бронювання поза платформою, де вони були зроблені. Google Таблиці дуже зручні для підготовки звітіворганізовувати подальші дії або ділитися певними даними з іншими членами команди. Проблема виникає, коли вам доводиться вручну копіювати ім'я клієнта, дату, послугу, за якою ви погоджуєтесь, та решту інформації. Окрім того, що цей процес займає багато часу, він також збільшує ризик Введення неповних даних або даних у неправильні стовпці.
З Pabbly Connect дозволяє автоматично надсилати кожне нове бронювання з TuCalendi до електронної таблиці за допомогою вебхука. Вам не потрібно програмувати, але потрібно правильно налаштувати тригер, зафіксувати тестове бронювання та пов’язати кожен елемент даних із відповідним стовпцем.
Що потрібно для створення автоматизації
Перш ніж ми почнемо, Вам потрібен обліковий запис TuCalendi, обліковий запис Pabbly Connect і доступ до Google Таблиць.Також перевірте, чи ваш план TuCalendi дозволяє використовувати робочі процеси та надсилати вебхуки.
Автоматизація складатиметься з трьох частин. TuCalendi визначатиме, коли створено бронювання, надсилатиме дані до Pabbly Connect, а Pabbly Connect додаватиме новий рядок у Google Таблицях. Таблиця функціонуватиме як інструмент для запису або аналізу, тоді як TuCalendi залишатиметься основним джерелом бронювань.
Також слід зберігати в таємниці URL-адресу вебхука, надану Pabbly. Будь-яка система, яка знає цю адресу, може спробувати надіслати дані до робочого процесу.
Підготуйте електронну таблицю перед підключенням платформ
Створіть файл Google Таблиць і використовуйте перший рядок, щоб перерахувати поля, які потрібно зберегти. Ви можете включити такі стовпці, як ім'я, електронна пошта, послуга, дата, час початку, ідентифікатор бронювання та статус.
Уникайте об’єднання комірок, залишення заголовків порожніми або використання двох стовпців з однаковою назвою. Проста структура полегшує Pabbly виявлення полів та пошук певного бронювання пізніше.
Включіть унікальний ідентифікатор бронювання Це особливо важливо. Вам це знадобиться, якщо ви захочете оновити рядок пізніше, коли клієнт змінить або скасує зустріч.
Підключіть TuCalendi до Pabbly за допомогою вебхука
Перейдіть до Pabbly Connect та створіть новий робочий процес. Дайте йому назву, яку легко впізнати, наприклад, Бронювання TuCalendi в Google Таблицях.
На першому кроці процесу знайдіть TuCalendi та виберіть його як вихідну програму. Потім виберіть Бронювання створено як тригерну подію. Pabbly відобразить URL-адресу вебхука, яку потрібно скопіювати.
Тепер перейдіть до TuCalendi та відкрийте розділ робочих процесів після бронювання. Відредагуйте робочий процес, пов’язаний із відповідною подією, та в тригері, який запускається після успішного завершення бронювання, додайте дію Надіслати вебхук.
Вставте адресу, надану Pabbly, виберіть або введіть подію booking.created і збережіть зміни. З цього моменту TuCalendi матиме готовий канал, через який надсилатиме інформацію про нові бронювання.
Зробіть пробне бронювання на Pabbly
Перш ніж налаштовувати Google Таблиці, Pabbly має отримати зразок, щоб зрозуміти структуру даних. Поверніться до робочого процесу та натисніть опцію захопити або повторно захопити відповідь вебхука.
Поки Pabbly чекає на відповідь, зробіть тестове бронювання з форми TuCalendi, пов’язаної з робочим процесом. Використовуйте вигадані дані, які ви можете легко розпізнати.
Якщо з’єднання налаштовано правильно, Pabbly відобразить такі поля, як ім’я клієнта, електронна пошта, послуга та дата. Не продовжуйте, доки не перевірите, що відображено всі дані, які потрібно зберегти. Якщо якісь дані відсутні, перегляньте робочий процес TuCalendi та повторіть запис.
Надіслати деталі бронювання до Google Таблиць
Додайте другий крок до потоку та виберіть Google Таблиці як цільову програму. Виберіть дію Додати новий рядокПідключіть свій обліковий запис Google та виберіть файл і вкладку, де ви зберігатимете бронювання.
Pabbly відобразить стовпці, створені раніше. Він пов'язує кожен з них з відповідними даними, отриманими від TuCalendi: назву зі стовпцем клієнта, дату зі стовпцем, на який посилаються, ідентифікатор зі стовпцем посилання тощо.
Коли закінчите, Використовуйте функцію збереження та надсилання тестового запитуПереконайтеся, що в Google Таблицях створено рядок і що кожне значення відображається у правильному стовпці. Якщо все збігається, збережіть та активуйте робочий процес.
З цього моменту нові бронювання повинні автоматично додаватися до аркуша через кілька секунд після створення.
Що відбувається зі змінами та скасуваннями?
Попередній потік реагує лише на подію Бронювання створеноЯкщо клієнт змінює дату або скасовує бронювання, початковий рядок не оновлюватиметься автоматично.
Для забезпечення повнішої синхронізації можна створювати додаткові потоки за допомогою тригерів. Бронювання змінено y Бронювання скасованоУ цих випадках використовуйте ідентифікатор резервування, щоб знайти відповідний рядок і виконати дію оновлення замість додавання нового рядка.
В іншому випадку ви можете отримати застарілі дані або кілька рядків для однієї й тієї ж зустрічі. Рекомендується провести незалежні тести створення, зміни та скасування зустрічей, перш ніж використовувати автоматизацію з реальними клієнтами.
Зрештою, збережіть лише необхідні дані, обмежте тих, хто може відкривати аркуш, і уникайте додавання конфіденційної інформації до полів нотаток. Таким чином, ви матимете корисний автоматизований запис, не перетворюючи Google Таблиці на неконтрольовану копію всіх даних ваших клієнтів.
Я ентузіаст технологій, який перетворив свої "гікові" інтереси на професію. Я провів понад 10 років свого життя, користуючись передовими технологіями та возячись із усіма видами програм із чистої цікавості. Зараз я спеціалізуюся на комп’ютерних технологіях та відеоіграх. Це тому, що більше 5 років я писав для різних веб-сайтів про технології та відеоігри, створюючи статті, які прагнуть надати вам необхідну інформацію мовою, зрозумілою для всіх.
Якщо у вас є запитання, я знаю все, що стосується операційної системи Windows, а також Android для мобільних телефонів. І я зобов’язаний перед вами, я завжди готовий витратити кілька хвилин і допомогти вам вирішити будь-які запитання, які можуть виникнути в цьому світі Інтернету.