Повний посібник зі скриптів Google Apps та Workspace Studio

Workspace Studio дозволяє створювати робочі процеси, які об’єднують Gmail, Диск, Таблиці та інші сервіси Google без написання коду. Але вам може знадобитися операція, якої немає серед кроків: перевірка даних на відповідність власним правилам, запит до внутрішньої системи або повернення результату, який буде використано наступними кроками робочого процесу.

Щоб включити цю логіку, ви можете використовувати Скрипт Google AppsКлюч у тому, як це підключається: недостатньо написати функцію та шукати її за назвою у Workspace Studio. Ви повинні створити Доповнення Google Workspace з власним крокомВстановіть його та додайте цей крок до робочого процесу. Це функція, призначена для користувачів зі знаннями розробки, і її доступність може залежати від доступу, наданого вашій організації.

Що таке власний крок у Workspace Studio?

Робочий процес Workspace Studio починається з активатор і продовжується одним або кількома крокиТригер визначає, коли він запускається; кожен крок виконує завдання. Користувацький крок дозволяє додати запрограмовану операцію до цієї послідовності за допомогою Apps Script, яка не входить до стандартних дій Studio.

Наприклад, потік може отримувати інформацію з форми, надсилати її до вашого налаштованого кроку для класифікації відповідно до правил і використовувати результат для вибору подальших дій. Скрипт отримує вхідні дані та може повертати вихідні змінні для подальших кроків. Google також дозволяє створювати власні тригери, але вони є окремим компонентом: вони використовуються для ініціювання потоку із зовнішньої події.

Перш ніж розпочати, перевірте, чи має ваш обліковий запис доступ до Workspace Studio, а також чи дозволяє ваш адміністратор використання доповнень і налаштовуваних кроків. Документація розробника для цієї інтеграції все ще позначена як обмежений попередній переглядТаким чином, опція, що відображається в посібнику, може бути ввімкнена не в усіх доменах.

Як підготувати функцію в Apps Script

Найзрозуміліший спосіб вивчити процес — почати з Офіційний приклад Google для створення кроку калькулятораЙого функція проста: він отримує два числа та операцію, обчислює результат і передає його в потік. Ви можете скопіювати цей проєкт, щоб побачити, як код та конфігурація плагіна пов'язані, перш ніж адаптувати його до своїх потреб.

У файлі appsscript.json уривок декларується за допомогою workflowActionТам вказані його входи та виходи, а також пов'язані функції, які його налаштовують та виконують: onConfigFunction готує опції, які користувач побачить після додавання до потоку, водночас onExecuteFunction Він містить логіку, яка буде виконана, коли потік досягне цього кроку.

Тому, якщо у вас вже є функція Apps Script, яка обробляє дані, робота полягає в наступному: адаптувати його до структури комплементуВизначте, яку інформацію потрібно отримувати, як відображатимуться її налаштування та що вона повертатиме. Користувацька функція, написана для комірки або тригера Google Таблиць. onOpen() Він не відображатиметься автоматично як крок у Studio.

Встановіть плагін та додайте його до потоку

Коли проєкт готовий, відкрийте Apps Script та використовуйте Реалізація > Тестові реалізації Щоб встановити пробну версію плагіна, надайте необхідні дозволи. Потім перейдіть до Workspace Studio, створіть потік із легко перевіреним тригером і натисніть [назва кнопки]. Додати крокКрок має відображатися під назвою встановленого плагіна; якщо ви не бачите його одразу, оновіть редактор.

Налаштуйте вхідні дані кроку та додайте наступну дію, яка використовуватиме його результат. Наприклад, ви можете надіслати сповіщення до Google Chat зі змінною, повернутою скриптом. Активуйте потік, запустіть подію, яка його запускає, та перегляньте його. Активність щоб підтвердити, що крок було виконано та надано очікувані дані.

Якщо доповнення належить іншому розробнику у вашій організації, він може надати вам Ідентифікатор реалізації тесту Щоб встановити його як доповнення для розробників, також доступні доповнення на Google Workspace Marketplace, за умови дозволів та налаштувань, налаштованих для вашого облікового запису.

Коли має сенс додавати Близнюків

Персоналізований крок Йому не потрібен штучний інтелект. Щоб функціонувати, він може перевіряти ідентифікатор, перетворювати текст або запитувати інший сервіс за повністю передбачуваними правилами. Якщо випадок вимагає узагальнення або класифікації контенту за допомогою Gemini, ви можете вивчити, як включити цей виклик у код плагіна та повернути відповідь, яку може використовувати решта потоку.

Важливо чітко розподілити обов’язки: робочий процес визначає, коли виконується кожен крок, Apps Script реалізує операцію, а Gemini втручається лише за умови явної інтеграції. Для дій, які впливають на електронні листи, календарі або спільні файли, спочатку протестуйте їх на зразках даних і перегляньте дозволи, надані плагіну.

Обмеження та проблеми, які вам слід переглянути

Apps Script має квоти на використання та обмеження на виконання. Крім того, у документації Google зазначено, що максимальний час дві хвилини Для доповнень, що розширюють можливості Workspace Studio в межах відповідних програм доступу, функція, яка перебирає тисячі файлів або довго чекає на відповідь від іншого API, може не підходити як крок у робочому процесі.

Якщо крок не відображається, перевірте доступність функції у вашому обліковому записі, пробну версію, дозволи доповнення та налаштування адміністратора. Якщо він відображається, але не запускається, перевірте вкладку Активність з потоку та журналів скрипту додатків. Також слід переконатися, що вхідні змінні мають формат, який очікує ваша функція, а вихідні дані відповідають тому, що заявлено в маніфесті.

Додавання скрипту додатків до Workspace Studio дозволяє реалізувати власну логіку в робочих процесах, але це вимагає створення доповнення, визначення його кроків та його тестування. Почніть з офіційного прикладу, зробіть невелику операцію, яка повертає змінну, і розгорніть код, коли перевірите, що інтеграція працює у вашій організації.