Як створити систему інтерактивного голосового відповіді (IVR) у Slack?
Багато компаній використовують Slack як свою внутрішню комунікаційну платформу, оскільки вона пропонує ефективний і зручний спосіб співпраці в режимі реального часу. Однак іноді буває складно обробляти всі вхідні повідомлення. ефективно. Щоб допомогти вирішити ця проблема, у Slack можна створити систему інтерактивного голосового відповіді (IVR). IVR може автоматизувати та спрямовувати вхідні дзвінки інтелектуально, покращуючи ефективність і клієнтський досвід. Якщо ви хочете запровадити власну систему IVR у Slack, виконайте наведені нижче дії.
Крок 1. Налаштуйте обліковий запис телефонних дзвінків у Slack
Перш ніж ви зможете створити систему IVR у Slack, ви повинні налаштувати обліковий запис для дзвінків на платформі. Це передбачає вибір постачальника послуг для дзвінків та налаштування інтеграції Slack із цією платформою. Деякі з найпопулярніших постачальників телефонних дзвінків включають Twilio, Aircall і Voxbone. Ці постачальники зазвичай пропонують детальну документацію про те, як налаштувати інтеграцію зі Slack, тож ви можете виконати наведені кроки для налаштування облікового запису для викликів.
Крок 2: Дизайн дерева викликів
Наступним кроком є створення дерева викликів для вашої системи IVR. Це означає, що ви хочете, щоб дзвінки оброблялися та спрямовувалися у вашій організації. Наприклад, ви можете встановити такі параметри, як «Натисніть 1 для підтримки» або «Натисніть 2 для продажу». Дизайн дерева викликів має бути логічним і зрозумілим для користувачів, що викликають. Це гарантує плавний і безпроблемний досвід.
Крок 3. Налаштуйте голосові команди
Важливою частиною системи IVR у Slack є можливість розпізнавання голосу. Перш ніж використовувати голосові команди, необхідно налаштувати та навчити програмне забезпечення для розпізнавання голосу, щоб воно могло правильно інтерпретувати голосові команди та відповідати на них. Деякі постачальники телефонних дзвінків пропонують вбудовані інструменти для цієї мети, тоді як інші можуть вимагати додавання додаткової служби розпізнавання голосу. Дослідіть доступні параметри та належним чином налаштуйте голосові команди для вашої системи IVR у Slack.
Завдяки цим крокам ви будете готові запровадити власну систему інтерактивного голосового відповіді (IVR) у Slack! Автоматизуйте вхідні дзвінки та підвищте ефективність і покращте взаємодію з клієнтами. Дотримуйтесь інструкцій, наданих вашим постачальником послуг телефонного зв’язку, і створіть чітке та логічне дерево викликів. Налаштуйте голосові команди, і ви будете на шляху до ефективної системи IVR у Slack.
1. Початкове налаштування інтеграції IVR у Slack
Створення системи інтерактивного голосового відповіді (IVR) у Slack може покращити спілкування та ефективність вашої команди. Перш ніж почати налаштовувати інтеграцію IVR, переконайтеся, що у вас є доступ до облікового запису Slack з правами адміністратора. Виконайте наведені нижче дії, щоб виконати:
1. Встановіть додаток IVR на Slack: ВІДЧИНЕНО магазин додатків зі Slack і знайдіть програму IVR. Натисніть «Встановити», щоб додати його до свого робочого простору. Переконайтеся, що ви надали додатку необхідні дозволи на доступ до викликів і повідомлень вашого пристрою.
2. Налаштувати параметри IVR: Після встановлення програми перейдіть до налаштувань IVR. Тут ви можете налаштувати параметри голосової відповіді, як-от записи привітань, меню параметрів і маршрути переадресації викликів. Ці налаштування дозволять вашій команді та клієнтам взаємодіяти ефективніше.
3. Інтеграція з телефонною системою: Щоб IVR працював правильно, його потрібно інтегрувати з системою номер телефону вашої компанії. Це дозволить вам приймати та здійснювати дзвінки безпосередньо зі Slack. Зверніться до документації свого оператора, щоб отримати конкретні вказівки щодо виконання цієї інтеграції.
Пам’ятайте, що це лише . Після завершення ви зможете скористатися всіма перевагами цієї інтерактивної системи голосового відповіді, щоб покращити спілкування вашої команди та надати кращі послуги своїм клієнтам. Підтримуйте ці налаштування в актуальному стані та періодично переглядайте доступні параметри для адаптації IVR до мінливих потреб вашого бізнесу.
2. Визначення робочого процесу та опцій меню в IVR
IVR (Interactive Voice Response) — це інтерактивна система голосового відповіді, яка дозволяє користувачам взаємодіяти з телефонною системою за допомогою голосових команд або тонів DTMF (двотональний багаточастотний). Це корисний інструмент у бізнес-середовищі, оскільки він може надати клієнтам і користувачам ефективне та персоналізоване обслуговування клієнтів.
Визначення робочого процесу IVR має важливе значення для того, щоб користувачі керувалися системою чітко та ефективно. Під час створення IVR у Slack є кілька параметрів меню, які можна налаштувати для оптимізації взаємодії з користувачем. Деякі з поширених параметрів меню включають:
- Меню привітання: це меню Він відтворюється автоматично, коли користувач взаємодіє з IVR. Важливо переконатися, що вітальне повідомлення є зрозумілим і містить чіткі інструкції.
- Опції меню: це меню дозволяє користувачеві вибирати різні опції, щоб продовжити виконання свого запиту. Наприклад, користувач може натиснути 1, щоб поговорити з обслуговування клієнтів, 2 зробити покупку тощо.
- Меню трансферу: це меню дозволяє користувачеві перейти до агента підтримки або певного відділу. Важливо визначити доступні параметри та відповідні критерії маршрутизації.
Таким чином, визначення робочого процесу та параметрів меню в IVR є вирішальним. створити плавний і ефективний досвід користувача. Використовуючи Slack як платформу для свого IVR, ви можете скористатися перевагами цих параметрів меню, щоб персоналізувати взаємодію з користувачем і забезпечити відмінне обслуговування клієнтів. Пам’ятайте про чіткість і стислість повідомлень і завжди перевіряйте свій робочий процес, щоб переконатися, що він працює правильно.
3. Налаштування запису голосу та попередньо записаних повідомлень на IVR
Інтерактивна голосова відповідь (IVR) може бути потужним інструментом для оптимізації спілкування в Slack. За допомогою правильних налаштувань ви можете створити ефективну персоналізовану систему, яка дозволить користувачам орієнтуватися та отримувати інформацію за допомогою голосових записів і попередньо записаних повідомлень. Тут ми покажемо вам, як налаштувати цю функцію у вашій команді роботи:
1. Увімкніть функцію IVR:
Перший що тобі слід зробити увімкнути функцію IVR у вашій робочій області Slack. Для цього перейдіть до Конфігурація > Ролі та дозволи > Інтерактивні голосові відповіді. Активуйте опцію та збережіть зміни. Це дозволить користувачам отримати доступ до системи голосового відповіді під час здійснення виклику.
2. Створити голосові записи:
Увімкнувши функцію IVR, можна почати створювати записи голосу, щоб надавати інформацію користувачам. Для цього виберіть Голосові записи у розділі Інтерактивні голосові відповіді. Тут ви можете записати попередньо визначені повідомлення для кожного пункту меню. Переконайтеся, що записи чіткі та лаконічні кращий досвід користувача. Крім того, ви можете використовувати форматований текст для виділення ключових слів або надання додаткових інструкцій у кожному записі.
3. Налаштуйте меню параметрів:
Наступним кроком є налаштування меню параметрів, яке чутимуть користувачі під час виклику системи IVR. Перейдіть до розділу Меню параметрів і виберіть Додати варіант. Ви зможете вказати тег і призначити відповідний голосовий запис для кожної опції. Ви також можете встановити дію для кожного тегу, наприклад переспрямування на певний канал або надсилання прямого повідомлення члену команди. Коли ви додаєте параметри, обов’язково перевіряйте систему , щоб переконатися, що навігація є гладкою та чи користувачі отримують відповідну інформацію на кожному етапі.
4. Інтеграція голосових команд і автоматичних відповідей в IVR
У Slack можна створити систему інтерактивної голосової відповіді (IVR), яка дозволяє користувачам взаємодіяти за допомогою голосових команд і отримувати автоматичні відповіді. Щоб досягти цього, ви можете скористатися перевагами інтеграції Slack із засобами розпізнавання голосу та обробки природної мови. Це дозволить користувачам виконувати дії лише голосом і отримувати автоматичні відповіді на основі продиктованих команд.
Однією з переваг цієї інтеграції є можливість налаштувати автоматичні відповіді в IVR. Адміністратори можуть визначати різні відповіді відповідно до голосових команд, які вводять користувачі. Це означає, що можна створювати конкретні відповіді для різних ситуацій або потреб. Наприклад, якщо користувач запитує інформацію про продукт, IVR можна налаштувати на автоматичне надання повної інформації про цей продукт, включаючи характеристики, ціни та доступність.
Окрім використання голосових команд для взаємодії з IVR, ви також можете скористатися функціями автоматичної відповіді. Ці автоматичні відповіді можна налаштувати для надання додаткової інформації або керівництва користувачами різними доступними параметрами. Наприклад, якщо користувач звернеться за допомогою до IVR, система може автоматично відповісти списком корисних варіантів або посилань для вирішення проблеми. Ця функція покращує роботу користувача, надаючи швидкі та точні відповіді за допомогою голосових команд відповіді в IVR.
Пам'ятайте: Slack — це чудовий спосіб підвищити ефективність і досвід користувача. Дозволяючи користувачам виконувати дії за допомогою голосу та отримувати автоматичні відповіді, взаємодія із системою полегшується, а процеси оптимізуються. Використання переваг функцій розпізнавання голосу та їх поєднання з відповідними автоматичними відповідями є ключовим для створення ефективного та персоналізованого IVR. Спробуйте це на своїй робочій команді та дізнайтеся, яку користь ця інтеграція може принести вашій організації.
5. Персоналізація та адаптація IVR до потреб команди
Однією з великих переваг використання системи інтерактивного голосового відповіді (IVR) у Slack є те, що її можна налаштувати та адаптувати відповідно до конкретних потреб вашої команди. Це означає, що ви можете налаштувати IVR відповідно до ваших внутрішніх і зовнішніх вимог зв’язку.
Щоб налаштувати IVR у Slack, вам спочатку потрібно визначити параметри, які ви хочете запропонувати користувачам. Ці варіанти можуть включати переадресацію дзвінків, подальшу роботу з справами, запит додаткової інформації або зв’язок із живим агентом. Визначивши необхідні параметри, ви можете налаштувати IVR за допомогою інструментів і команд, доступних у Slack.
Іншим способом персоналізації IVR є адаптація використовуваних повідомлень і голосу. Ви можете записувати персоналізовані повідомлення для кожної опції та використовувати голос, який представляє імідж та ідентичність вашої компанії. Це допоможе створити унікальний і незабутній досвід для користувачів, які взаємодіють із системою. Пам’ятайте, що налаштування та адаптація IVR гарантує роботу системи ефективно і надайте найкращий досвід користувачам вашої команди.
6. Моніторинг і аналіз метрик в системі IVR в Slack
Коли ви створили свою систему інтерактивного голосового відповіді (IVR) у Slack, це має вирішальне значення відстежувати та аналізувати показники щоб оцінити його продуктивність і ефективність. Це дозволить вам визначити можливі покращення та прийняти обґрунтовані рішення для оптимізації взаємодії з користувачем. Нижче наведено деякі рекомендації щодо ефективного відстеження та аналізу даних.
1. Визначте ключові показники: Перш ніж почати збирати дані, важливо визначити показники, які стосуватимуться вашої системи IVR у Slack. Ці показники можуть включати, наприклад, рівень припинення виклику, середній час відповіді, кількість переадресацій викликів і задоволеність користувачів. Маючи чіткий список показників, які ви хочете виміряти, ви можете зосередитися на найважливіших аспектах вашої системи.
2. Використовуйте інструменти моніторингу: Щоб полегшити моніторинг і аналіз показників у вашій системі IVR у Slack, є інструменти, якими ви можете скористатися. Наприклад, ви можете скористатися функціями аналітики та звітності, пропонованими Slack, які дозволяють отримувати корисні дані про продуктивність дзвінка та взаємодію з користувачем. Ви також можете інтегрувати інші інструменти зовнішнього аналізу для більш детального аналізу.
3. Проводьте періодичні аналізи та дійте відповідно: Після того, як ви почали збирати дані та контролювати ключові показники, важливо проводити регулярний аналіз отриманої інформації. Аналізуйте тенденції, виявляйте закономірності та вжити коригувальні дії коли необхідно. Наприклад, якщо ви помітили високий рівень припинення дзвінків, ви можете додати більше варіантів передачі або покращити якість записів голосу. Пам’ятайте про метричний аналіз Це процес безперервний, який вимагає постійних налаштувань для забезпечення ефективної системи IVR.
7. Найкращі методи підтримки ефективності та якості системи IVR у Slack
Впровадження системи інтерактивного голосового відповіді (IVR) у Slack може значно покращити спілкування та ефективність вашої команди. Однак важливо дотримуватися деяких найкращих практик, щоб підтримувати якість системи та гарантувати позитивний досвід. для користувачів. Ось три поради щодо підвищення ефективності та якості вашого IVR у Slack:
1. Створіть інтуїтивно зрозуміле та просте у використанні меню IVR: Першим кроком до створення ефективної системи IVR у Slack є розробка інтуїтивно зрозумілого та легкого у використанні меню для користувачів. Це передбачає організацію параметрів у логічному порядку та використання деревоподібної структури для спрямування користувачів до відповідного варіанту. Крім того, важливо переконатися, що параметри є чіткими та лаконічними, уникаючи використання жаргону чи технічних деталей, які можуть заплутати користувачів.
2. Встановіть розумний час очікування: Надто довге очікування користувачів може викликати розчарування та негативно вплинути на якість вашої системи Slack IVR. Важливо встановити розумний час очікування, щоб користувачі не впадали у відчай, очікуючи на виконання їхнього запиту. Розгляньте можливість впровадження функції «очікування дзвінка», яка дає користувачам можливість залишити повідомлення або почекати на лінії.
3. Регулярно тестуйте: Ключ до підтримки ефективності та якості вашої системи IVR у Slack – це регулярне тестування. Це дозволяє визначити потенційні проблеми або області, які потрібно покращити, перш ніж вони вплинуть на роботу користувача, щоб переконатися, що всі параметри працюють правильно, а голосові повідомлення чіткі та зрозумілі. Також подумайте про збір відгуків від користувачів, щоб отримати цінну інформацію про їхній досвід і можливі покращення.
Я Себастьян Відаль, комп’ютерний інженер, який захоплюється технологіями та своїми руками. Крім того, я є творцем tecnobits.com, де я ділюся посібниками, щоб зробити технології доступнішими та зрозумілішими для всіх.