- Опануйте розширене адміністрування SharePoint Online, інтегруючи можливості Copilot для покращення управління, безпеки та ефективності керування даними та дозволами.
- Оптимізуйте створення, керування та захист контенту в SharePoint, використовуючи повністю інтегровані агенти, засоби керування доступом і мітки конфіденційності за допомогою Microsoft 365 Copilot.
- Вбудовуйте та налаштовуйте інтелектуальні агенти в SharePoint, щоб автоматизувати завдання, фільтрувати інформацію та зменшувати ризик внутрішнього надмірного розголошення, зберігаючи при цьому контроль над потоками інформації та конфіденційністю організації.
¿Як керувати SharePoint Online за допомогою Copilot? Сучасне управління SharePoint Online робить квантовий стрибок уперед завдяки вбудованій інтеграції Microsoft Copilot та розширеному пакету керування, який надає нам Microsoft 365. ІТ-менеджери та адміністратори сайтів знають, що балансування продуктивності, контролю даних, безпеки та безперебійного користувацького інтерфейсу може бути складним. Тепер помічник Copilot стає ключовим союзником у перетворенні цієї складності на гнучкі, спільні та безпечні результати., як для великих компаній, так і для малих організацій, які прагнуть цифрової роботи.
Але як керувати SharePoint Online, щоб повною мірою скористатися перевагами Copilot? Цей посібник є найактуальнішим та найповнішим іспанською мовою, створеним на основі найактуальнішої та найновішої інформації. Тут ми покажемо вам, як впровадити, налаштувати та використовувати Copilot і розширене адміністрування SharePoint, інтегруючи методи безпеки, запобігання надмірному витоку даних та інтелектуальну автоматизацію процесів і контенту — все це з практичним підходом, адаптованим до реальної роботи команд.
Що таке Copilot у SharePoint Online і чому він є новим наріжним каменем для адміністрування?
Copilot — це інтелектуальний помічник на базі штучного інтелекту, який Microsoft інтегрувала в увесь пакет 365, включаючи SharePoint Online.Цей помічник забезпечує все: від створення та управління контентом до інтелектуального управління агентами, контролю доступу та безпеки документів. Завдяки своїм передовим мовним моделям та вбудованому підключенню до дозволів та даних орендарів, Copilot надає контекстні відповіді, автоматизує завдання та дозволяє адміністраторам контролювати інформацію без втрати гнучкості..
У SharePoint Online, Copilot дозволяє не лише створювати та вдосконалювати сторінки та контент, але також впроваджувати політики життєвого циклу, виявляти ризики надмірного впливу, підтримка налаштування дозволів і навіть взаємодія з користувацькими агентами які допомагають відповідати на запити та виконувати складні завдання. Перш ніж продовжити, попереджаємо вас, що в Tecnobits У нас є десятки посібників з Copilot та його налаштувань, як-от цей. cómo instalar Copilot en Office 365, puede serte de ayuda.
Передумови та перші кроки для підготовки SharePoint Online за допомогою Copilot
Перш ніж активувати Copilot та максимально використовувати SharePoint Online, важливо виконати низку вимог та ретельно все спланувати.:
- Відповідні ліцензії: Наявність Microsoft 365 Copilot та, для розширених функцій, ліцензій E5 і SharePoint Advanced Management (SAM) є основою.
- Налаштування тестового середовища: Підготуйте ізольоване середовище, де ви зможете перевіряти конфігурації, не впливаючи на щоденну роботу.
- Pruebas piloto: Виберіть групу перших користувачів для тестування інтеграції та збору реалістичних відгуків.
- Plan de comunicación: Інформуйте та навчайте користувачів про зміни та нові функції Copilot, мінімізуючи труднощі.
- Огляд політик доступу та безпеки: Налаштуйте політики умовного доступу, багатофакторної автентифікації, а також пошуку й спільного доступу, щоб запобігти ризику.
- Перевірка та налаштування мережі: Забезпечує відповідність інфраструктури вимогам вимоги до підключення та безпеки для якого потрібен Microsoft 365 Copilot.
Наявність міцної основи гарантує, що Copilot та SharePoint працюватимуть разом, безпечно та ефективно. desde el primer momento.
Розширене адміністрування SharePoint: Центр операцій для Copilot
El complemento Розширене керування SharePoint (SAM) Це важливий акселератор для будь-якої організації, яка хоче скористатися перевагами інтелекту та автоматизації, що пропонує Copilot.
- Уникайте надмірного обміну даними та захаращення джерел даних, що покращує точність результатів, отриманих за допомогою Copilot.
- Відстежує життєвий цикл сайтів та контенту, виявлення та очищення того, що застаріло або неактивне.
- Контроль, обмеження та аудит доступу до документів і сайтів, застосовуючи інтелектуальні політики та мітки чутливості.
Через Центр адміністрування SAM ви можете переглядати детальні звіти, застосовувати масові дії, автоматизувати сповіщення та синхронізувати безпеку та відповідність вимогам у всій організації. Інтеграція Copilot додає розмовний та інтелектуальний рівень, що спрощує прийняття рішень та щоденне управління..
Рекомендації та ключові кроки для підготовки SharePoint до Copilot
Підготовка даних, управління та безпека є важливими. Ось кілька рекомендацій, які не можна ігнорувати:
1. Зменште кількість випадкових спільних доступів та контролюйте дозволи
У SharePoint, Уникати надмірного експозиційного навантаження важливо, щоб Copilot повертав лише релевантну та достовірну інформацію.. Para ello:
- Налаштування параметрів спільного доступу на рівні клієнта та сайту, налаштовуючи дозволи за замовчуванням для «конкретних людей», а не для всієї організації.
- Приховує опції з широкими ризиками як «Усі, крім зовнішніх користувачів», щоб обмежити радіус впливу.
- Навчає та навчає власників сайтів керувати запитами на доступ і ретельно перевіряти, хто має доступ до даних.
2. Переконайтеся в достовірності прав власників сайтів
Власники сайтів – це остання лінія захисту для управління контентом та його чистоти.
- Виконує директиви властивостей виявити сайти, на яких не зазначено щонайменше двох чітко визначених відповідальних осіб.
- Увімкніть автоматичні сповіщення для цих власників, щоб перевірити активність, дозволи та необхідність продовження обслуговування сайту.
- Оновлює записи про власність в активному режимі та вимагає періодичних перевірок.
3. Очищення неактивних сайтів та управління життєвим циклом
Старий контент – найгірший ворог точності для Copilot.Накопичення застарілих даних розпорошує джерела та породжує заплутані або нерелевантні відповіді.
- Визначає ділянки без відповідної діяльності протягом визначених періодів (3, 6, 9 або 12 місяців).
- Надсилайте власникам сповіщення для підтвердження їхньої корисності.
- Переведіть непотрібні елементи в режим лише для читання та заплануйте автоматичне архівування після узгодженого часу.
- Використовуйте звіти зі штучним інтелектом від SAM, щоб отримувати автоматичні рекомендації щодо дій.
4. Виявлення потенційно надмірно поширеного контенту
За допомогою звітів про активність та дозволи ви можете виявити гарячі точки надмірного впливу:
- Переглядайте звіти про активність на наявність контенту, до якого надано доступ «будь-кому», «всім, окрім зовнішніх» або «учасникам організації».
- Використовуйте Звіт про базовий рівень надмірного впливу, щоб оцінити кількість користувачів з доступом на основі визначених порогових значень.
- Завантажуйте, фільтруйте та аналізуйте дані, щоб швидко реагувати на підозрілі ситуації.
5. Контролюйте та обмежуйте доступ до контенту
Коли ви виявляєте ризики, Copilot допомагає вам централізувати та зменшити несанкціонований доступ.але рішення та виконання завжди покладаються на адміністратора:
- Ініціювати перевірку доступу з власниками сайтів.
- Обмежте доступ до певних груп за допомогою політики «Обмежений контроль доступу (RAC)», щоб лише потрібні користувачі й надалі бачили інформацію як у SharePoint, так і в OneDrive.
- Увімкніть політику «виявлення обмеженого контенту», щоб приховати контент від Copilot та пошуку в організації без зміни дозволів.
- Поєднайте обидва варіанти в найважливіших зонах.
6. Проактивні дії на стратегічних об'єктах
Ключові об'єкти організації потребують додаткового захисту з першої хвилини.:
- Застосовуйте RAC під час налаштування нових сайтів, уникаючи надмірного спільного доступу з самого початку.
- Блокуйте завантаження, особливо записи Teams, за потреби.
- Розгляньте можливість шифрування з «правами вилучення» для документів з високим рівнем впливу.
Інтеграція та управління агентами в SharePoint та Copilot
Ще одна революція, яку приносить Copilot, — це можливість Створення, керування та спільний доступ до інтелектуальних агентів у SharePoint для довідки, навчання та автоматизації завдань:
- Будь-який учасник з правами редагування може створити свого власного агента., які потім може редагувати, поширювати або навіть затверджувати власник сайту.
- Власники можуть позначити агента як «схваленого» та призначити його першим за замовчуванням для відвідувачів.
- Агентів можна закріплювати, редагувати або ділитися ними з панелі чату Copilot, що полегшує співпрацю та доступ.
- Їх можна видалити, як і будь-який інший файл на сайті, що спрощує ротацію та очищення застарілих агентів.
Створення багатогранного контенту за допомогою Copilot у SharePoint
Copilot — це не лише механізм управління та безпеки, він також революціонізує спосіб створення та публікації контенту в SharePoint.:
- Створення сторінок із шаблонів: Вибирайте з готових шаблонів, таких як інформаційні бюлетені, оголошення про події або оновлення, та налаштовуйте їх за допомогою розумних підказок і вкладень.
- Створення з відкритих оголошень: Почніть з речення та дозвольте Copilot запропонувати структуру, дизайн та контент, коригуючи результат стільки разів, скільки потрібно.
- Ідеї дизайну: Copilot пропонує візуальні покращення та покращення макета, щоб зробити кожну сторінку привабливою та професійною.
- Розумне переписування: Редактор форматованого тексту дозволяє вам уточнювати повідомлення, надавати їм природного чи професійного тону, а також за потреби узагальнювати чи розширювати інформацію.
Як додати SharePoint як джерело знань у Copilot Studio
Copilot дозволяє інтегрувати SharePoint як джерело даних для генеративних відповідей., що підвищує релевантність інформації, що надається через агентів та помічників:
- Відкрийте агента в Copilot Studio.
- Натисніть кнопку «Додати знання» у відповідному розділі.
- Виберіть «SharePoint» і введіть URL-адреси сайтів, які потрібно додати (можна додати кілька за допомогою комбінації клавіш Shift + Enter).
- Дайте йому назву та точний опис, оскільки штучний інтелект використовуватиме цю інформацію як контекст.
- Натисніть «Додати» та визначте сценарії автентифікації: за замовчуванням Copilot Studio автентифікується за допомогою Microsoft Enter ID, але ви можете налаштувати ці параметри.
Scopesта ручну автентифікацію, якщо вам потрібні більш обмежувальні сценарії.
Основні заходи безпеки для керування SharePoint Online за допомогою Copilot
Autenticación multifactor (MFA)
Увімкнути багатофакторну автентифікацію (MFA) для всіх керованих користувачів і комп'ютерів через центр адміністрування Microsoft 365, а також налаштувати політики умовного доступу на основі рівня ризику, розташування та пристрою.
Аудит та зберігання записів
- Увімкніть єдине ведення журналу аудиту в Microsoft Purview для запису всіх дій користувачів та адміністраторів.
- Визначте політики зберігання на основі нормативних потреб та періодично переглядайте журнали на наявність аномалій.
Контроль конфіденційної інформації
- Експортуйте 100 найпопулярніших сайтів та перегляньте потенційні ризики надмірного впливу за допомогою звітів SAM та Microsoft Purview DSPM.
- Вимкніть широкий доступ та перевірте активність Copilot, щоб запобігти витоку інформації.
- Використовуйте позначки конфіденційності для класифікації, шифрування та обмеження даних у документах, на сайтах і в групах.
Застосування та керування мітками конфіденційності в SharePoint за допомогою Copilot
Мітки конфіденційності Microsoft Purview є ключовими для захисту інформації та контролю використання Copilot.:
- Створюйте мітки на порталі Microsoft Purview та публікуйте їх для всіх користувачів або лише для певних груп.
- Налаштуйте, чи мітка позначає лише вміст, чи також застосовує шифрування та обмеження доступу.
- Призначайте стандартні мітки бібліотекам документів, використовуючи опцію розширення захисту навіть на завантаження, якщо вам потрібен максимальний захист.
- Налаштуйте синхронізацію тегів для сайтів, груп і робочих областей.
- Використовуйте автоматичне тегування служб у сценаріях, коли ви не хочете покладатися на ручне введення даних користувачем.
Запобігання втраті даних (DLP) та адаптивний контроль над конфіденційною інформацією
La prevención de pérdida de datos (DLP) вбудована в Purview функція допомагає запобігти випадковим витокам на всіх пристроях: SharePoint, Teams, Exchange та інших.
- Визначає політики, що аналізують та захищають конфіденційні дані (наприклад, кредитні картки, номери соціального страхування, медичні дані).
- Виконуйте автоматизовані дії: блокуйте надсилання, попереджайте користувачів або запускайте процеси сповіщень та виправлення.
- Забезпечте адаптивний захист, поєднавши DLP з управлінням внутрішніми ризиками для динамічного налаштування рівня контролю на основі поведінкових інцидентів.
Безперервний моніторинг та аудит у Copilot та SharePoint Online
Регулярні перевірки, аналіз журналів та моніторинг запитів і відповідей Copilot є життєво важливими для підтримки безпеки та відповідності вимогам.:
- Використовуйте звіти історії змін, щоб перевірити, хто що робив і коли, як на рівні сайту, так і на глобальному рівні.
- Створюйте ці звіти щотижня протягом початкового етапу впровадження, а потім коригуйте частоту.
- Використовуйте інструменти провідника контенту та активності для моніторингу застосування міток збереження та конфіденційності, а також потенційних інцидентів, пов’язаних із конфіденційними даними.
Вимкнення обмеженого пошуку SharePoint (RSS) під час переходу на Copilot
RSS — це тимчасове рішення, яке обмежує пошук дозволеними сайтами, поки переглядаються та виправляються дозволи.Коли конфігурація вже безпечна, вимкнути RSS та дозволити Copilot і пошуку доступ до всього авторизованого контенту, що підвищує точність і цінність отриманих відповідей.
- Повне вимкнення RSS за допомогою PowerShell (
Set-SPOTenantRestrictedSearchMode). - Видалити сайти зі списку дозволених за допомогою
Remove-SPOTenantRestrictedSearchAllowedSite. - Якщо ви підтримуєте RSS, переконайтеся, що до білого списку включено лише справді безпечні сайти.
Зберігання даних та їх життєвий цикл: усунення непотрібних даних та дотримання нормативних актів
- Використовуйте політики зберігання від Purview, щоб автоматично зберігати або видаляти документи, електронні листи та контент Copilot на основі юридичних або бізнес-потреб.
- Встановіть винятки зі спеціальними мітками збереження для критично важливого контенту.
- Контролюйте дотримання вимог та забезпечення збереження за допомогою інструментів звітності та оглядачів активності.
Відстежує та контролює взаємодії та відповіді, що генеруються Copilot
- Застосовуйте попередньо визначені політики відповідності комунікацій у Purview, щоб виявляти ненормативну лексику, витоки або неправильне використання в запитах і відповідях Copilot.
- Періодично переглядайте журнали та аудити для виправлення інцидентів та вимірювання фактичного використання Copilot.
Безперервна оптимізація: ресурси, впровадження та навчання з Copilot та SharePoint
Оптимальне впровадження та адміністрування Copilot у SharePoint Online – це безперервний процес.:
- Створюйте новаторські спільноти користувачів для збору відгуків та виявлення можливостей для покращення.
- Поступово впроваджуйте, відстежуйте вплив, готовність та задоволеність за допомогою інструментів Viva Insights та звітів про використання Microsoft 365.
- Скористайтеся навчальними ресурсами та комплектами для адаптації Microsoft, щоб поширити знання на всі команди.
- Якщо у вас великий обсяг ліцензій, перегляньте варіанти підтримки та допомоги FastTrack або реалізуйте проекти спільного інвестування з Microsoft та офіційними партнерами..
Зрештою, якщо вашій організації потрібні ще більш налаштовані сценарії, Copilot Studio та екосистема Power Platform дозволяють розширити функціональність, додаючи певні інтеграції та автоматизації, завжди дотримуючись правил безпеки та управління.
Керування SharePoint Online удосконаленим способом за допомогою Copilot відкриває нові горизонти ефективності, безпеки та зручності.; поєднання централізованого керування, автоматизації, інтегрованого захисту та контекстної допомоги дозволяє будь-якій команді захищати свої дані, підтримувати їх продуктивність та завжди контролювати. Для отримання додаткової інформації з цієї теми перегляньте Офіційна сторінка Microsoft 365 Copilot.
Захоплювався технікою з дитинства. Я люблю бути в курсі подій у секторі та, перш за все, повідомляти про це. Ось чому я вже багато років присвячую комунікації на веб-сайтах технологій і відеоігор. Ви можете знайти, як я пишу про Android, Windows, MacOS, iOS, Nintendo або будь-яку іншу пов’язану тему, яка спадає вам на думку.