Повний посібник з міток Gmail: як професійно організувати свою електронну пошту

Ефективне керування електронною поштою є важливим сьогодні, особливо якщо ви використовуєте Gmail як для особистих, так і для професійних цілей. Якщо ви коли-небудь відчували приголомшення від кількості отриманих повідомлень або не могли знайти електронний лист, коли він вам найбільше потрібен, ви, ймовірно, ще не використовуєте всі переваги міток Gmail. Оволодіння використанням міток дозволить вам набагато розумніше класифікувати, знаходити та керувати своєю поштовою скринькою., заощаджуючи час та вносячи порядок у ваше повсякденне життя.

У цій статті я розповім вам Все, що вам потрібно знати про мітки Gmail. Від того, що вони собою являють і чим відрізняються від папок, до того, як створювати, налаштовувати, конфігурувати та використовувати фільтри, щоб зробити впорядкування електронних листів практично автоматичним. Крім того, я покажу вам хитрощі для відображення або приховування підписів і як скористатися перевагами розширених функцій, таких як вкладеність та зіставлення кольорів.

Що таке мітка в Gmail і для чого вона використовується?

Мітки в Gmail – це унікальний інструмент класифікації який замінює традиційні папки, що використовуються в інших менеджерах електронної пошти. На відміну від тих папок, де можна зберігати лише один електронний лист за раз, У Gmail одне повідомлення може мати кілька міток одночасно., що дозволяє вам упорядковувати електронні листи за різними критеріями. Наприклад, ви можете призначити мітку для кожного клієнта та проекту одній електронній пошті та отримувати до неї доступ через будь-яку з категорій, коли вам це потрібно.

Це ніби у тебе є цифрові стікери різних кольорів та назв наклеєні поверх ваших повідомлень, що полегшує їх пошук та класифікацію без обмежень. Це особливо корисно для тих, хто керує великим обсягом електронної пошти або хоче фільтрувати та шукати повідомлення на основі різних тем чи контекстів.

Ключові відмінності між етикетками та папками

Важливо чітко розуміти, що Мітки та папки – це не одне й те саме. Хоча обидва використовуються для впорядкування повідомлень, мітки забезпечують більшу гнучкість. Коли ви видаляєте електронний лист у Gmail, він зникає з усіх міток, яким його було призначено, та з вашої папки "Вхідні". Крім того, Ви можете застосувати одну або кілька міток до одного повідомлення, що неможливо з традиційною системою папок.

Мітки також фізично не впливають на зберігання повідомлень.; Це просто візуальні маркери, що полегшують подальшу класифікацію та пошук. Таким чином, ви підвищите ефективність та організуєте свою поштову скриньку так, як вам потрібно.

Переваги використання міток у Gmail

• Множинна класифікаціяОдна й та сама розмова чи електронний лист може мати кілька тегів, щоб ви могли знайти їх у різних контекстах.
• Втілення: Виберіть назви, кольори та вкладіть теги один під одним, щоб створити підкатегорії.
• Візуальний порядокЗавдяки кольорам та розташуванню на бічній панелі ваші мітки легко розпізнати з першого погляду.
• АвтоматизаціяЗа допомогою фільтрів Gmail ви можете автоматично призначати мітки електронним листам, які відповідають певним критеріям.

Як створити мітку в Gmail

Ви можете створювати нові мітки двома основними способами, залежно від того, чи хочете ви призначити їх під час створення електронного листа, чи просто впорядкувати їх на бічній панелі. Нижче я поясню обидва варіанти крок за кроком, щоб ви нічого не пропустили.

Створення та призначення мітки певному електронному листу

1. Відкрийте електронний лист або виберіть кілька повідомлень у списку.
2. Клацніть на піктограму "Етикетки" (виглядає як цінник, зазвичай зверху).
3. У випадаючому меню ви побачите список існуючих тегів і опцію створити нову етикетку.
4. Введіть назву нової етикетки. За бажанням, ви можете вкласти його під існуючий тег, щоб зробити його підтегом.
5. Натисніть на "Створювати» і нарешті натисніть «aplicar» щоб призначити цю мітку вибраним повідомленням.

Створіть мітку безпосередньо з бічної панелі

1. Перейдіть до списку міток у лівій частині головного екрана Gmail.
2. Прокрутіть униз цього списку та виберіть "нова етикетка".
3. Введіть потрібне ім'я і, якщо хочете, виберіть батьківський тег, під який його потрібно вкладати.
4. Натисніть на "Створювати» і ваша нова етикетка буде доступна для використання будь-коли.

Призначення кольорів міткам

Налаштуйте етикетки за допомогою кольорів Це чудовий спосіб швидко їх ідентифікувати та надати їм приємний візуальний дотик. Gmail дозволяє призначати базові або власні кольори для кожної мітки, що дуже корисно, коли у вас багато міток і ви хочете розрізнити їх з першого погляду.

1. Наведіть курсор на потрібну мітку на лівій бічній панелі, доки не з’явиться значок. три бали вертикальний.
2. Натисніть на цей значок і виберіть опцію «Колір етикетки".
3. Виберіть один із кольорів за замовчуванням або визначити власний.

Кольори допомагають виділіть найважливіші мітки або візуально групувати пов’язані теги, що спрощує щоденне управління.

Перейменування, видалення та впорядкування міток у Gmail

Окрім створення та налаштування, Ви можете змінювати, видаляти або вкладати теги коли завгодно. Ця гнучкість дозволяє вам упорядковувати електронну пошту в Gmail відповідно до ваших потреб, навіть коли ваші пріоритети змінюються.

Перейменування тегу

1. Наведіть курсор на потрібну мітку та натисніть натисніть на значок трьох крапок.
2. Виберіть "Змінити" та змініть назву мітки відповідно до ваших уподобань.

Вкладення тегів (створення підтегів)

1. Наведіть курсор на мітку та знову отримати доступ до меню з трьома крапками.
2. Виберіть варіант "Змінити" і тепер ви можете вибрати один головна етикетка під який вкладати той, що ви редагуєте.

Це дозволяє створювати ієрархічні або тематичні структури для ваших електронних листів, групуючи підкатегорії за загальними мітками, такими як «Клієнти», «Проекти», «Рахунки-фактури» тощо.

Видалити тег

1. Як і в попередніх кроках, наведіть курсор на мітку та натисніть натисніть на три крапки.
2. Виберіть варіант «Видалити тег».

Запам'ятати Видалення мітки не видаляє пов'язані з нею повідомлення; Вони просто втратять цю позначку, але все ще будуть видимі у вашому лотку або під іншими нанесеними етикетками.

Поради щодо максимального використання міток Gmail

• Часто переглядайте та оновлюйте свої етикетки щоб вони не втратили своєї корисності та продовжували адаптуватися до вашого розпорядку дня.
• Використовуйте кольори логічним чином, призначаючи схожий діапазон тій самій тематичній групі, щоб легко ідентифікувати ваші електронні листи.
• Поєднання тегів та фільтрів щоб уникнути перевантаження ручним керуванням та акуратно впорядкувати все з мінімальними зусиллями.
• Приховайте мітки, які ви рідко використовуєте і відображати їх лише за потреби, щоб у вас був чистіший та швидший інтерфейс для ознайомлення.

Обмеження використання та рекомендації

Хоча Gmail дозволяє використовувати вражаючу кількість міток, вам слід знати, що надлишок може уповільнити завантаження бічного лотка якщо ви перевищите 500 видимих. Тому доцільно очистити старі теги або об'єднати ті, що втратили своє значення, щоб уникнути перевантаження системи.

Ще одне важливе обмеження полягає в тому, що, хоча повідомлення може мати кілька міток, Видалення цього електронного листа видаляє його з усіх міток одночасно та з папки "Вхідні".. Важливо пам’ятати про це, щоб випадково не втратити важливу інформацію.

Розуміння та опанування використання міток у Gmail повністю змінює взаємодію з користувачем, дозволяючи вам упорядковувати, знаходити та керувати електронною поштою набагато практичнішим та інтуїтивнішим способом. Завдяки цьому ви можете підтримувати порядок у своїй поштовій скриньці, скоротити час пошуку та ефективніше керувати своїми повідомленнями..

Альберто Наварро

Я ентузіаст технологій, який перетворив свої "гікові" інтереси на професію. Я провів понад 10 років свого життя, користуючись передовими технологіями та возячись із усіма видами програм із чистої цікавості. Зараз я спеціалізуюся на комп’ютерних технологіях та відеоіграх. Це тому, що більше 5 років я писав для різних веб-сайтів про технології та відеоігри, створюючи статті, які прагнуть надати вам необхідну інформацію мовою, зрозумілою для всіх.

Якщо у вас є запитання, я знаю все, що стосується операційної системи Windows, а також Android для мобільних телефонів. І я зобов’язаний перед вами, я завжди готовий витратити кілька хвилин і допомогти вам вирішити будь-які запитання, які можуть виникнути в цьому світі Інтернету.