Важливі автоматизації та комбінації клавіш Outlook для підвищення продуктивності

Microsoft Перспективи Це один із найпоширеніших інструментів як у професійному, так і в особистому середовищі для керування електронною поштою, календарем та іншими аспектами щоденної продуктивності. Багато людей не знають, що… Освоєння автоматизації та комбінацій клавіш Outlook множить можливості продуктивності цього інструменту.

Коротше кажучи, а більш гнучка навігація Для тих, хто щодня працює з великою кількістю електронних листів, зустрічей або завдань. У цій статті ми покажемо вам усі найважливіші комбінації клавіш, які можна використовувати для керування електронною поштою та календарем, упорядкування контактів і завдань, а також інших ключових функцій.

Основні комбінації клавіш для створення та керування електронними листами в Outlook

Для тих, хто використовує Outlook переважно як поштовий клієнт, існує низка комбінацій клавіш, які варто запам'ятати з самого початку.

• Ctrl + N: Створити нове повідомлення
• Ctrl+Shift+MВін також служить для створення нового електронного листа з будь-якого місця в програмі
• Ctrl + RВідповідь відправнику
• Ctrl+Shift+R: Відповісти всім одержувачам
• Ctrl + FПересилання пошти
• Ctrl + DВидалити вибране повідомлення
• Alt + S o Ctrl+EnterНадіслати поточне повідомлення
• Alt+IДодати файли
• F7Перевірка орфографії

Ці комбінації клавіш дозволяють виконувати ключові дії, не відриваючи рук від клавіатури., що надзвичайно важливо, якщо ви відповідаєте на багато електронних листів поспіль або пишете довгі повідомлення.

Скорочення Outlook швидко орієнтуватися 

Ви можете не лише швидко створювати та керувати електронними листами, але й швидко переміщатися між різними розділами програми за допомогою цих комбінацій клавіш Outlook:

• Ctrl + 1Перейти до електронної пошти
• Ctrl + 2Відкрити календар
• Ctrl + 3Дивіться розділ контактів
• Ctrl + 4Завдання доступу
• Ctrl + YВиберіть папку для відкриття

За допомогою цих клавіш ви можете відстежувати всю свою організацію, не перемикаючись між різними вкладками чи меню.

Календар Outlook має багато комбінацій клавіш для максимального використання

Календар в Outlook є одним із його стовпів, а також має багато комбінацій клавіш, щоб отримати від нього максимальну користь:

• Ctrl + Shift + AСтворити нову зустріч
• Ctrl + Shift + QСтворити запит на зустріч
• Alt+H, M, RЩе один спосіб створити зустріч
• Ctrl + GПерейти до певної дати
• Alt + Page DownПерейти до наступного місяця
• Alt + Page Up: Перейти до попереднього місяця
• Ctrl + стрілка вправоНаступного дня
• Ctrl + стрілка влівоПопередній день

Ви також можете відображати різні періоди часу, змінюючи число, що використовується за допомогою Alt:

• Alt+1: Один день
• Alt+7: Цілий тиждень
• Alt+0: Десять днів

За допомогою цих ресурсів ви можете планувати та переглядати свої зустрічі з першого погляду, без візуальних відволікань.

Швидкі дії для зустрічей та нагадувань

Більше комбінацій клавіш Outlook: Під час керування кількома зустрічами або зустрічами ці комбінації клавіш стануть у пригоді:

• Alt +Відкрити зустріч, коли з'явиться повідомлення
• Alt + S: Нагадування про відкладення
• Alt + D: Відхилити нагадування
• Alt+V, MВідкрити вікно сповіщень

Швидке керування контактами, нотатками та завданнями

Outlook також дозволяє виконувати швидкі дії з контактами, нотатками та завданнями:

• Ctrl + Shift + TСтворити нове завдання
• Ctrl + Shift + VПереміщення елемента (електронного листа, завдання або зустрічі) до іншої папки
• Alt+H, A, BВідкрити адресну книгу
• Alt+H, C, GСтворити групу календарів

Ці інструменти ідеально підходять для тих, хто працює зі складними групами або списками розсилки.

Внутрішні функції та налаштування в Outlook

Існують певні комбінації клавіш Outlook, які допомагають нам орієнтуватися в його внутрішніх функціях:

• Ctrl + E o F3Перейти до поля пошуку
• Ctrl + M o F9Синхронізувати електронну пошту вручну
• Ctrl + Shift + G: Позначити або зняти позначку з розмови
• ВідновленняАрхівувати вибрану розмову
• Ctrl + QПозначити як прочитане
• Ctrl + S: Відзначити як непрочитане

Ці функції запобігають загубленню в повідомленнях чи папках і дозволяють завжди бути в курсі того, що відбувається у вашій поштовій скриньці.

Параметри доступності та візуального налаштування

Outlook додає комбінації клавіш для користувачів, які працюють зі спеціальними можливостями:

• Alt+Ctrl+Shift+MУвімкнути інформацію MSAA для читачів, таких як JAWS
• Alt+F, T, A → Alt+PПризначити звук повідомленню

Ви також можете збільшити масштаб електронних листів:

• Ctrl + +Збільшити масштаб
• Ctrl + -Зменшити масштаб

Ці зручні комбінації клавіш Outlook ідеально підходять для тих, кому потрібне візуальне або аудіальне налаштування свого середовища.

Добре засвоївши всі ці скорочення, можливо працюйте набагато спритніше в Microsoft OutlookВід створення електронних листів до планування подій чи керування завданнями, Ці комбінації клавіш можуть значно зменшити кількість кліків та прокручування на екрані.Хоча спочатку може здатися, що запам'ятовувати багато чого, ви незабаром виявите, що використовуватимете їх автоматично та помітите покращення своєї щоденної продуктивності.