Ви витрачаєте години на написання тексту, форматування його, додавання зображень, таблиць, діаграм та інших фігур. Все готове, але коли ви відкриваєте файл на іншому комп'ютері, виявляєте, що Елементи перемістилися, і навіть текст втратив форматування.Ви запитуєте себе: «Чому мій документ Word працює не так на іншому ПК, і як це виправити?» Давайте розберемося.
Чому мій документ Word погано відображається на іншому ПК?
Якщо ваш документ Word не працює на іншому ПК, ви не самотні. Насправді, це одна з найпоширеніших проблем, з якими стикаються користувачі офісного пакету Microsoft. Після ретельної роботи з документом ви відкриваєте його на іншому комп’ютері та ви виявляєте, що всі елементи були невпорядковані: поля, шрифти, розташування таблиць, блоків та фігур тощо. Це так дратує!
А проблема ще більша, якщо це великий документ з безліччю зображень, текстових полів, різних шрифтів, форматів та інших елементів. Несподіваний переплутаність усього – це... втрата часу та сил, а також виснажливе завдання його перевпорядкування. Чому документ Word пошкоджений на іншому ПК, але залишається неушкодженим на нашому? Існує кілька причин цього явища.
Різниці у версіях Word
Перша причина, чому документ Word може вийти з ладу на іншому ПК, пов'язана з версією Word, яка використовується. Як ви, мабуть, вже знаєте, існує кілька версій Microsoft Word (2010, 2016, 2019, 2021 тощо) та Кожен може інтерпретувати формати дещо по-різному..
Отже, документ, створений у Word 2010, може виглядати інакше, якщо його відкрити за допомогою Word 2019 або Microsoft 365. Те саме може статися, якщо ви використовуєте онлайн-версія Word або Word для Mac, особливо якщо було застосовано різні формати або до документа було додано багато елементів.
Використання незвичайних шрифтів
Ще одна з найчастіших причин полягає в тому, що У документі використовуються власні шрифти, яких немає на другому ПК.Коли Word не може знайти оригінальний шрифт, він замінює його шрифтом за замовчуванням, що може призвести до змін у тексті.
Тому якщо ви використали один або декілька незвичайних шрифтів у документі, це може відрізнятися, якщо ви спробуєте відкрити його на іншому комп’ютері. Якщо на новому ПК не встановлено ці шрифти, Word замінить їх подібним шрифтом або шрифтами за замовчуванням (Час Новий Роман, Аріал, Калібрі, і т.д.).
Різні налаштування друку та поля
Якщо документ Word неправильно налаштовано на іншому ПК через переміщення полів, це може бути пов'язано з налаштуваннями друку. Пам'ятайте, що кожен комп'ютер може мати різні налаштування принтера, що може призвести до зміна положення полівЦе призводить до зміщення абзаців тексту вгору або вниз, зміни положення зображень та об’єктів, а також зміни нумерації сторінок.
Використання користувацьких шаблонів
Microsoft Word має кілька стилів шаблонів за замовчуванням для роботи, але також дозволяє створіть власний шаблонЯкщо ви зробили останнє, документ може змінитися після відкриття його на іншому ПК. Це має сенс, оскільки використаний вами шаблон недоступний на новому комп’ютері, тому використовуватиметься шаблон за замовчуванням.
Проблеми із зображеннями, таблицями та вбудованими об'єктами
Ще одна причина, чому документ Word може втратити конфігурацію на іншому ПК, пов’язана з наявністю зображень, таблиць та об’єктів, вбудованих у текст. Якщо ці елементи встановлено значення «Узгоджено з текстом»Будь-які зміни форматування тексту вплинуть на його розташування. У таких випадках найкраще застосувати до вбудованих елементів «Фіксований макет», щоб вони зберегли своє положення.
Як запобігти пошкодженню документа Word на іншому ПК
Можливо, ви хочете надати спільний доступ до документа Word для редагування іншим співробітником або ж просто відкрити його на іншому комп’ютері для друку. Проблема полягає в тому, що елементи, з яких він складається, та призначене йому форматування змінюються, щойно ви відкриваєте його на іншому комп’ютері. Якщо ви хочете запобігти цьому, ви можете застосувати такі рішення:
Збережіть документ у форматі PDF
Використання формату PDF є найкращою альтернативою, коли документ Word пошкоджений на іншому ПК. Цей формат зберігає оригінальний макет і запобігає внесенню змін або редагування до документа.І не має значення, яка версія Word була використана для його створення чи що програма для читання pdf який використовується для його відкриття.
Щоб зберегти документ Word у форматі PDF, вам просто потрібно Натисніть «Файл» – «Зберегти як» та виберіть зі списку варіантів збереження варіант PDF.Таким чином, поля, шрифти, зображення, фігури та будь-які інші елементи залишаться недоторканими в тексті, незалежно від того, де ви відкриваєте файл. З іншого боку, пропустіть цей варіант, якщо вам потрібно, щоб файл редагували інші користувачі.
Збережіть документ у сумісному форматі
Якщо збереження документа у форматі PDF неможливе, тоді збережіть його у форматі, сумісному зі старими версіями WordЩоб це зробити, натисніть кнопку «Зберегти як» і виберіть формат .doc зі списку параметрів збереження. Або ж Формат .docx є більш сучасним та оптимізованим порівняно з .doc., тому ви можете використовувати його, якщо на цільовому комп’ютері встановлено новішу версію Word, ніж ваша.
Використовуйте стандартні шрифти та стилі
Пам’ятайте, що документ Word скасовується на іншому ПК, коли ми використовуємо власні шрифти або стилі. Тому, якщо можливо, спробуйте використовувати поширені шрифти, таких як Time New Roman або Arial, та шаблони за замовчуванням замість шаблонів, налаштованих вручну. Усе це зменшує ймовірність неочікуваних змін під час відкриття документа на іншому комп’ютері.
Вбудувати шрифти в документ
Вбудовування шрифтів допомагає, якщо документ Word неправильно налаштовано на іншому ПК, оскільки дозволяє файлу зберігати шрифти, навіть якщо на іншому комп'ютері вони не встановленіЩоб вбудувати шрифти в документ Word, виконайте такі прості кроки:
- Перейдіть до Файл – Параметри.
- Виберіть Зберегти
- Активуйте опцію «Вбудувати шрифти у файл».
Використовуйте OneDrive або Google Docs для співпраці
Остаточним рішенням проблеми виходу документа Word з конфігурації на іншому ПК є використання хмарних платформ, таких як OneDrive або Google Docs. Це забезпечує більшу стабільність і дозволяє усі користувачі бачать одну й ту саму версію документа без проблем сумісності.
З самого дитинства мені було дуже цікаво все, що пов’язано з науково-технічними досягненнями, особливо тими, які роблять наше життя легшим і цікавішим. Я люблю бути в курсі останніх новин і тенденцій, а також ділитися своїм досвідом, думками та порадами щодо обладнання та гаджетів, якими я користуюся. Це спонукало мене трохи більше п’яти років тому стати веб-автором, який зосереджувався на пристроях Android і операційних системах Windows. Я навчився пояснювати простими словами те, що є складним, щоб мої читачі могли це легко зрозуміти.