Якщо ваша поштова скринька Gmail переповнена, скористайтеся цими хитрощами

Якщо ваша поштова скринька схожа на автостраду в годину пік, ви не самотні: десятки або тисячі повідомлень можуть накопичуватися за лічені дні та вийти з-під контролю. Гарна новина полягає в тому, що Gmail має дуже потужні вбудовані інструменти вибирати, фільтрувати, архівувати, відкладати та видаляти масово, не витрачаючи години на клацання.

Крім того, Google удосконалив ключові функції, такі як відписка та управління категоріями, щоб зменшити кількість зайвих елементів. З кількома фільтрами, дрібкою порядку та двома-трьома простими звичками Ви зможете підтримувати ефективну роботу з вхідними документами, підвищити продуктивність і водночас звільнити місце в хмарі, щоб усе працювало безперебійно. Ми покажемо вам, що робити. Якщо ваша поштова скринька Gmail переповнена, скористайтеся цими хитрощами.

Контролюйте лавину: швидкі фільтри та масове видалення

Перше, що потрібно зробити, це вирішити найбільші та найнезручніші елементи. У самому списку повідомлень ви можете позначити кілька електронних листів і застосувати групові дії; за замовчуванням ви побачите до 50 листів на сторінці, тому варто ретельно відфільтрувати їх, перш ніж вибирати все. Дуже корисним скороченням є пошук за відправником або за віком. щоб згрупувати повідомлення, які потрібно видалити одночасно.

У будь-якому електронному листі, відкривши контекстне меню, ви знайдете опцію пошуку всіх повідомлень від цього контакту. Щойно ви підготуєте ці розмови, скористайтеся функцією «Вибрати все» та надішліть непотрібні елементи у кошик.У багатьох випадках ви позбудетеся цілих ланцюжків, які більше нічого не приносять.

Рядок пошуку пропонує дуже зручні оператори: наприклад, введіть from:sender, щоб зібрати інформацію від певної компанії чи особи. Для віку використовуйте «старше: 1 рік» або «старше: 6 місяців». І ось з’являються електронні листи річної чи шестимісячної давності, готові до масового перегляду.

Коли розмір є проблемою, зосередьтеся на вкладеннях та великих повідомленнях. Спробуйте більший: 5M, більший: 10M або розмір: 10M щоб Gmail показував лише те, що більше за цей розмір, і ви могли швидко зменшити місце, не торкаючись легших елементів.

Важливо: Після будь-якого прибирання перейдіть до кошика та спорожніть його. Поки елементи перебувають у кошику протягом цих 30 днів, вони продовжують займати місце., тому підтвердьте остаточне видалення, якщо хочете миттєво звільнити місце для зберігання.

Скажіть маркетингу достатньо: відпишіться, розблокуйте категорію та видаліть спам

Рекламні акції та розсилки – це королеви безладу. Gmail показує посилання для скасування підписки, коли виявляє електронний лист, що належить до підписки. Наведіть курсор на повідомлення та натисніть опцію «Скасувати підписку», щоб вирізати стрічку.; є найефективнішим засобом для запобігання повторному зростанню кульки.

Ще одна тактика полягає в пошуку електронних листів, які містять фразу «відписатися», щоб групувати розсилки. Ви побачите, скільки комерційних електронних листів накопичується, навіть не усвідомлюючи цього.видаляйте їх партіями після вибору, і ви отримаєте купу мегабайт за лічені секунди.

Активуйте та використовуйте вкладки в системному треї, щоб рекламний та соціальний контент не заповнював основне вікно перегляду. У режимі перегляду категорій, акції та соціальні мережі залишаються осторонь, щоб ви могли часто приходити, перевіряти та прибирати, не відволікаючись від своїх повсякденних справ.

Не забувайте про спам. У бічному меню є опція, щоб повністю його очистити. Натисніть Видалити всі спам-повідомлення зараз час від часу, щоб ця папка не зберігала необхідні мегабайти у вашій квоті.

Якщо вас турбують певні автоматичні відповіді Календаря, що надходять у вашу поштову скриньку, створіть фільтр для їх архівування. Фільтрувати за термінами календаря або відправниками та вибрати автоматичне архівування, тому вони з’являться лише за умови їх пошуку.

Фільтри та мітки, які виконують роботу за вас

Фільтри – це серце організації Gmail. У полі пошуку відкрийте розширені параметри та визначте критерії за відправником, одержувачем, темою, розміром, віком тощо. У розділі «Створити фільтр» поставте позначку «Застосувати мітку» та виберіть відповідну мітку. щоб електронні листи надходили вже засекречені.

Ви можете додати автоматичні дії: архівувати, позначити як важливе, позначити зірочкою, переслати на іншу адресу тощо. Ця система дозволяє, наприклад, розділяти рахунки-фактури, розсилки або банківські повідомлення одразу після їх надходження., створюючи чисті та спеціальні робочі лотки.

Якщо вам подобається папка «Пріоритетні», Gmail поділяє її на три категорії: «Важливі та непрочитані», «Позначені зірочкою» та «Все інше». Ви можете навчити Gmail, налаштувавши маркер важливості коли він помиляється: таким чином він дізнається те, що ви вважаєте доречним.

Ідея, яка добре працює: створювати окремі лотки на основі ключових тегів, таких як дія, подальші дії або пізніше. Налаштуйте окремі подання для кожної мітки та застосовуйте мітку під час читанняСпочатку ви відповісте на термінові запитання, а решту залиште на потім, коли у вас буде час.

Якщо ви надсилаєте електронні листи, на які не потрібно відповідати, увімкніть кнопку «Надіслати й архівувати» в налаштуваннях. Ось так ви відправляєте повідомлення та видаляєте його з папки "Вхідні" одним махом., зменшуючи повсякденний шум.

А коли групова розмова стає недоречною, вимкніть її. Вимкнення звуку запобігає поверненню нових відповідей до вашої папки "Вхідні"., але ви завжди можете знайти потрібну тему, здійснивши пошук.

Керування кількома обліковими записами, підписами та варіантами адрес

Якщо ви перемикаєтеся між особистим та робочим обліковим записом, вам не потрібно виходити. Додайте кілька облікових записів і перемикайтеся між ними за допомогою зображення профілю. Перейдіть до розділу «Додати обліковий запис», увійдіть у систему та переключіться між профілями у верхньому куті. з двома кранами.

Ви також можете надсилати повідомлення з різних адрес, не виходячи з основної поштової скриньки. Налаштувати надсилання пошти як у розділі «Облікові записи» та «Імпорт» і одержувач побачить адресу, яку ви оберете для кожного електронного листа.

Gmail дозволяє використовувати кілька підписів і вибирати один під час написання. Для більш візуального підпису можна створити таблицю з двома колонками в Документах Google: логотип ліворуч і підпис праворуч, видалити рамку та вставити її у свій підпис Gmail. Ви отримаєте акуратний підпис та логотип без складних макетів. і з послідовним зовнішнім виглядом.

Псевдоніми зі знаком плюс допомагають із категоризацією. Якщо ваша адреса — ім’я@gmail.com, ви можете використовувати ім’я+розсилки@gmail.com або ім’я+покупки@gmail.com. Потім створіть фільтри за полем «Кому», щоб позначити тегом, архівувати або позначити зірочкою на основі псевдоніма. і автоматизує потік.

Android на максимум: жести, конфіденційність, відсутність та повторення будильника

Для конфіденційних повідомлень активуйте конфіденційний режим під час написання. Ви можете встановити терміни дії та блокувати такі дії, як пересилання або завантаження, і навіть вимагати код через SMS. Це додатковий рівень безпеки, коли ви ділитеся конфіденційними даними. з третіми особами.

Якщо ви збираєтеся у відпустку, скористайтеся функцією автоматичної відповіді на Android. Активуйте її на певний проміжок часу, складіть професійне повідомлення та, за бажанням, обмежте відповідь лише вашими контактами. Тож той, хто вам напише, одразу знатиме, що ви недоступні. і коли ви очікуєте повернутися?

Функція «Відкласти» видаляє з екрана електронні листи, на які ви звертатиметеся пізніше, і повертає їх у вибраний вами день і час. Це не забування, це навмисне управління вашою увагою, запобігаючи їх перетворенню на постійний шум.

Звільніть місце без оплати: стратегія, яка працює

Перш ніж видаляти дані сліпо, відвідайте офіційну панель керування сховищем за адресою one.google.com/storage/management. Ця панель показує, що займає місце, і пропонує дії. Ви побачите графік за послугами, індикатор виконання та лічильники використаного та вільного місця., а також ярлики до елементів, які варто переглянути.

Пропозиції включають великі елементи, невикористані чернетки, старі електронні листи, які можна видалити, та потенційні дублікати на Диску. Перевага полягає в тому, що це централізує прибирання та надає пріоритет тому, що має найбільший вплив., скорочуючи час занурення з ручними фільтрами.

У Gmail фільтруйте за вагою за допомогою larger:XM, щоб дійти до суті. Почніть з великих вкладень і перевірте папки "Надіслані" та "Спам", які часто накопичуються непомітно. Коли закінчите, очистіть кошик і спам, щоб звільнити місце., а не просто переносити його з одного місця в інше.

Google Фото та Диск також використовують однаковий обсяг пам’яті – 15 ГБ. У розділі «Фото» перейдіть до розділу «Сховище», щоб знайти розмиті знімки екрана, великі відео та контент з інших програм. Виберіть та видаліть те, що вам не потрібно, і ви побачите, як збільшиться доступний простір. на весь ваш обліковий запис.

На Диску відсортуйте за розміром у поданні сховища та почніть з видалення найбільших елементів. Це найшвидший спосіб заробити гігабайти лише за кілька кліків., особливо якщо ви зберегли старі копії або файли, якими більше не користуєтеся.

Якщо ви на межі можливостей і не можете дозволити собі Google One, є тимчасове рішення: створіть новий обліковий запис і налаштуйте автоматичну переадресацію з вашого початкового облікового запису. Додайте адресу для переадресації в розділах «Переадресація» та «POP/IMAP» і підтвердьте мати резервну копію, яка продовжуватиме отримувати нову пошту під час очищення.

У розділі «Безпека» вашого облікового запису Google перегляньте «Доступ до інших сайтів», щоб дізнатися, де ви використовуєте свою електронну пошту, і скасуйте зв’язки, які вам більше не потрібні. Видалення сервісів, якими ви не користуєтеся, допомагає зменшити кількість автоматичних електронних листів у майбутньому. тепер маєте кращий контроль над своїми даними.

Якщо вам потрібно більше місця за раз, існують плани Google One з більшим обсягом пам’яті, а іноді й акційні пробні періоди для нових користувачів. Розгляньте тимчасовий пробний або знижений план, якщо це врятує вас від блокування. у критичні моменти навчання чи роботи.

Висока продуктивність: скорочення, шаблони, розширення та подання

Активуйте функцію «Скасувати надсилання», щоб уникнути несподіванок: у вас буде кілька секунд, щоб скасувати свої дії. Це той рятівний круг, який рятує вас від забутого вкладення або неправильного одержувача. поки не пізно.

Готові відповіді позбавлять вас повторення тексту. Створіть шаблони для поширених відповідей і використовуйте їх під час написання. Просто налаштуйте деталі, і все., що заощаджує час на повторюваних завданнях.

Gmail Офлайн дозволяє читати, шукати та писати повідомлення офлайн, коли ви використовуєте Chrome із розширенням Chrome. Ідеально підходить для подорожей або місць з поганим покриттям, що запобігає зупинці вашого робочого процесу.

Для контролю постійного протікання повідомлень дуже корисні такі інструменти, як призупинення вхідних повідомлень (наприклад, Inbox Pause) або планування вхідних повідомлень за допомогою сервісів, таких як Boomerang. Ви можете вирішувати, коли надходитимуть електронні листи, а коли надсилатимуться ваші., адаптуючи вашу електронну пошту до вашого графіка, а не навпаки.

Якщо ви хочете відмовитися від кількох розсилок одночасно, сервіси керування підписками відображають список усіх отриманих вами матеріалів. Таким чином ви можете швидко скасувати те, що вас не цікавить. та зменшити вхідний шум.

Якщо вам не подобаються вкладки категорій, ви завжди можете вимкнути їх у налаштуваннях папки "Вхідні". Дехто віддає перевагу одному лотку з фільтрами та етикетками щоб підтримувати більш персоналізований контроль.

Для надсекретних електронних листів в Інтернеті існують розширення, які надсилають повідомлення, що самознищуються через кілька секунд. Використовуйте їх з розумом і пам’ятайте, що ніщо не заважає зробити скріншот. на пристрої одержувача.

Також є розширення, які сповіщають вас, якщо електронний лист містить пікселі відстеження. Ви побачите попередження перед відкриттям потенційно відстежуваних повідомлень. і ви можете вирішити, чи варто з ними взаємодіяти.

Увімкніть персональні індикатори, щоб розрізняти те, що було надіслано лише вам, від того, що надсилається оптом. Одинарна або подвійна стрілка дає швидкі підказки щодо пріоритетів не відкриваючи повідомлень.

Якщо ви хочете, щоб швидке посилання позначалося як прочитане, додайте кнопку з розширених налаштувань, коли вона доступна. Ви пришвидшите роботу, очищаючи вже переглянуті сповіщення. без необхідності входити в кожну нитку.

Перетягування повідомлень між вкладками допомагає навчати Gmail. Перемістіть розсилку з розділу «Рекламні акції» до основного розділу, якщо хочете, щоб вона там була. та підтвердіть зміни для майбутніх випадків.

Інтегруйте свій календар у вікно перегляду електронної пошти за допомогою бічної панелі або гаджета. Таким чином, ви можете переглядати події та завдання, не відходячи від області пошуку., враховуючи контекст.

Якщо ви відповідаєте в групових обговореннях, встановіть «Відповісти всім» за замовчуванням, якщо це відповідає вашій роботі. Ви уникнете забудькуватості під час розмов з кількома одержувачами і ви позбавите себе від наступних пересилок.

Псевдоніми з крапками та знаками плюс ідеально підходять для організації підписок. Gmail Ігноруйте ці пункти та текст після знака плюс для доставки., але потім ви можете фільтрувати за полем «Кому» та автоматизувати теги й дії.

Щоб знайти елементи, що очікують на розгляд, виконайте пошук за запитом is:unread ol:^uy, якщо ви хочете звузити пошук за особою, додайте from:name. Знаходьте непрочитані елементи за лічені секунди та запобігайте їхньому прослизанню через мережу. серед такої кількості пошти.

У загальних налаштуваннях ви можете відображати більше розмов на сторінці, до певної кількості. Перегляд більшої кількості електронних листів на екрані пришвидшує пакетне очищення та щоденний огляд.

Ваш підпис має значення: додайте посилання та легке зображення, якщо воно відповідає вашому бренду. Чіткий підпис покращує присутність та полегшує контакт без перезавантаження повідомлень.

Увімкніть сповіщення на робочому столі, якщо ви постійно тримаєте електронну пошту відкритою. Вони повідомлятимуть вас лише про те, що ви вважаєте важливим, не втручаючись у інші завдання.

Якщо ваше з’єднання повільне, використовуйте спрощену HTML-версію Gmail. Базовий інтерфейс зменшує навантаження та дозволяє працювати без вічного очікування. щоб все завантажилося.

Щоб вставити зображення в тіло повідомлення, скористайтеся кнопкою «Додати фото» або вставте веб-адресу. Використовуйте його економно, щоб не перевантажувати електронну пошту одержувача. ані не ускладнювати читання.

Пам’ятайте, що обмеження розміру вкладень електронної пошти становить 25 МБ. За допомогою Диска ви можете надсилати посилання на файли розміром у багато гігабайт або навіть терабайт, залежно від формату. Прикріплення з Диска позбавляє вас проблеми з розміром та гарантує доставку.

Зберігайте вкладення безпосередньо на Диск з електронної пошти, щоб не завантажувати їх на комп’ютер. Потім розсортуйте їх по папках і поділіться ними з ким завгодно. без дублювання файлів у кожній відправці.

Щоб уточнити пошук, використовуйте has:attachment, а якщо ви шукаєте певний тип, filename:.pdf або filename:.txt. Ось як ви фільтруєте за вкладеннями за лічені секунди, не витрачаючи часу. перетинаючи вічні нитки.

Активуйте автоматичну відповідь про відпустку з датами початку та завершення. Він надсилається лише один раз кожному відправнику, хіба що він напише вам знову через кілька днів., уникаючи спаму у відповідях.

Якщо ви змінюєте постачальників послуг, імпортуйте електронні листи та контакти з розділу «Облікові записи» та «Імпорт». Це ключовий крок для впорядкованої міграції без втрати потоків ані адресні книги.

Щоб швидко виявити великі електронні листи, спробуйте has:attachment size:5m та відповідно налаштуйте поріг. Робота за розміром – найефективніший важіль для звільнення гігабайтів за короткий час.

Перевірте останню активність вашого облікового запису в нижньому колонтитулі папки "Вхідні"; ви побачите IP-адресу, час і приблизне місцезнаходження. Якщо вас щось турбує, змініть пароль і вийдіть із системи. на підозрілих пристроях.

Делегування доступу дозволяє комусь читати, надсилати або видаляти дані від вашого імені, не змінюючи ваш пароль. Корисно для команд та допомоги, з контролем та скасуванням коли в цьому більше немає потреби.

За допомогою Google Takeout ви можете завантажити копію своїх даних, зокрема електронної пошти. Експортуйте за тегами або категоріями, якщо вам не потрібен весь файл. та зберігайте оновлену резервну копію.

Короткий опис поширених запитань

Який ліміт безкоштовного доступу до мого облікового запису Google? Кожен обліковий запис містить 15 ГБ, які розподіляються між Gmail, Диском і Фото, тому враховується все.

Що станеться, якщо я заповню сховище? Щойно ви досягнете ліміту, ви не зможете надсилати й отримувати електронні листи, а також не зможете завантажувати та копіювати файли на Диск і в Фото.

Як знайти найважливіші речі в Gmail? Використовуйте larger:XM, наприклад larger:10M, щоб переглянути електронні листи, більші за цей розмір, та видалити їх або завантажити вкладення.

Чи видалення миттєво звільняє місце? Ні, якщо воно залишається в кошику: очистіть його, щоб негайно звільнити місце для зберігання, а не чекати 30 днів.

Як звільнити місце в Gmail? Ось посібник, який допоможе вам дізнатися більше.

Завдяки цим методам, фільтрам та звичкам ваша електронна пошта перетворюється з хаотичного безладу на ретельно налаштований інструмент. Gmail пропонує все необхідне для керування гучністю, звільнення місця та зосередженої роботи. без необхідності платити більше, і з можливістю розширення лише за дійсної потреби.