Програмне забезпечення DMS: додатки, що дозволяють безпечно зберігати документацію

La управління юридичною документацією Це вже не зрозуміти без Програмне забезпечення DMS які централізують, захищають та роблять файли доступними з будь-якого пристрою. Хоча багато юридичних фірм досі мають труднощі з паперовими процесами, реальність така, що юридичні питання є складними та потребують сучасного програмного забезпечення для оптимізації робочих процесів, мінімізації ризиків та покращення відносин з клієнтами. Які програми дозволяють зберігати юридичну документацію? Ми говорили про це в цій статті.

У ньому ми пояснюємо, як безпечно їх використовувати, їхні найпомітніші особливості та найкращі рішення, які ми можемо використовувати.

Що таке програмне забезпечення для управління та зберігання юридичної документації?

Програмне забезпечення для управління юридичними документами (DMS) – це Спеціалізований інструмент для зберігання, упорядкування, керування версіями та відстеження цифрових файлів у фірмах, консалтингових компаніях та юридичних відділах.Його метою є те, щоб критично важливих документів безпечні, але водночас легкодоступні завдяки розширеному пошуку, правам на основі ролей та можливості відстеження.

Ці платформи зазвичай включають потужний пошук, співпрацю в режимі реального часу, контроль версій та функції відповідності. юридичний секторКрім того, ключовим є те, що система підтримує автоматизацію робочих процесів, безпечний обмін з клієнтами, електронні підписи та аудит дій.

Поза межами правової сфери, Системи управління контентом (DMS) є частиною екосистеми управління корпоративним контентом (ECM)., що включає цифровізацію (сканування та OCR), електронне архівування, резервне копіювання та рівні безпеки на рівні підприємства для відповідності стандартам GDPR та ISO.

Ключові характеристики, які ви повинні вимагати від юридичної системи управління документацією (DMS)

• Управління та зберігання даних у хмарі та/або на власних серверахЦілодобовий доступ з Інтернету та мобільного пристрою, з безпечною синхронізацією та масштабованими планами залежно від обсягу даних, а також можливістю гібридної хмари на місці, якщо цього вимагає ваша ІТ-політика.
• Простота використання та впровадженняІнтуїтивно зрозумілий інтерфейс пришвидшує впровадження та скорочує криву навчання; чим швидше ви запропонуєте цінність, тим кращу віддачу отримаєте та тим менший буде внутрішній опір.
• Налаштовувані шаблони, панелі інструментів та метаданіСтандартизуйте контракти, претензії або документи за допомогою шаблонів та панелей інструментів багаторазового використання для перегляду прогресу, етапів та залежностей; метадані та теги є ключовими для категоризації.
• Автоматизація потокуЗамініть ручні кроки правилами та тригерами (затвердження, сповіщення, призначення), а також журналами дій та керуванням версіями для аудиту.

Типи DMS та загальні функції

• За розгортаннямУ хмарі (повсюдний доступ, зменшення тертя та залежності від третіх сторін) або локально (повний контроль, внутрішні інвестиції та обслуговування). Існують також гібридні рішення для поєднання переваг.
• За ліцензієюВласницьке (офіційна підтримка, навчання, угода про рівень обслуговування, вища вартість) проти відкритого коду (гнучкість та спільнота, вимагає досвідченого постачальника або внутрішньої команди для обслуговування).
• Ключові можливостіСканування та оптичне розпізнавання символів (OCR), індексування метаданих, пошук контенту або ключових слів, керування версіями, дозволи та аудит, інтеграції (ERP, CRM, електронна пошта) та робочі процеси (затвердження).

Найкраще програмне забезпечення для управління юридичними документами (DMS)

Ми зібрали рішення, які використовуються юридичними командами для управління справами, документації, робочого навантаження та взаємодії з клієнтами. Ми включили сильні сторони, обмеження, ціни та рейтинги для більш детального порівняння.

Натисніть

Документи ClickUp забезпечує гнучкий спосіб створення, пошуку та співпраці над юридичними документами в межах одного проектного середовища. Його потужна пошукова система пришвидшує пошук файлів та Безпека та доступність на висоті. Позбутися юридичні шаблони (управління клієнтами, відстеження справ та виставлення рахунків) та ClickUp AI писати резюме та оновлення.

Ціни: Безкоштовно назавжди; Безлімітний $7/користувач/місяць; Бізнес $12/користувач/місяць; Підприємство (контактний). ClickUp AI +5 доларів США на місяць за учасника на платних планах.

Проект ProProfs

Простий пакет для завдань, календарів та ресурсів, не стосується конкретно юридичних питань, але корисно, якщо ви шукаєте простота та гарна ціна. Проект ProProfs Він генерує рахунки-фактури та звіти, відстежує час і пропонує дошки Ганта та Канбан. Йому бракує розширеної CRM та командного чату.

ціна: $39,97/місяць для необмеженої кількості користувачів (річна підписка).

Асана

Асана є Комплексна платформа робочих процесів з автоматизацією, залежностями та звітністю.Він дозволяє переглядати проблеми в часовій шкалі, списку або дошці, ставити розумні цілі та створювати правила без коду. Його початкова крива навчання та складні ієрархії можуть бути перешкодою для деяких користувачів.

ЦіниБазовий (безкоштовно), Преміум $10,99/користувач/місяць (річно), Бізнес $24,99/користувач/місяць (річно).

Redbooth

Зосереджено на командах, які об'єднують Завдання, відеодзвінки у форматі HD та налаштовані процеси на єдиній платформі. Redbooth включає шаблони, діаграму Ганта та позначку аварійної ситуації для критично важливих завдань.

ЦіниПрофесійний тарифний план – 9 доларів США; Бізнес – 15 доларів США/користувач/місяць (річна підписка); Підприємство (контактна підписка).

Trello

Trello відомий своїм простим Канбаном, тепер із Автоматизація Butler та кілька переглядів (Хронологія, Календар, Таблиця, Карта)Програмне забезпечення DMS з чудовою екосистемою покращень та інтеграцій.

ЦіниБезкоштовно; Стандартний 5 доларів США; Преміум 10 доларів США/користувач/місяць (річна підписка); Підприємство (контактна підписка).

Evernote

Хоча спочатку він був створений для нотаток, багато юридичних фірм використовують його Evernote як легкий та спільний репозиторійСкануйте, зберігайте та шукайте за допомогою розширеного пошуку. Інтегруйте календарі та завдання.

ЦіниБезкоштовно; Персональний – 10,83 дол. США; Професійний – 14,17 дол. США/користувач/місяць (щорічно).

DMS, ECM та CMS: відмінності, які слід розуміти

Вибираючи програмне забезпечення для управління документацією, корисно уточнити певні поняття, які часто плутають:

• DMS зосереджена на життєвому циклі документа (сканування, сортування, зберігання, керування версіями, публікація та спільний доступ).
• ECM охоплює весь контент компанії (документи, електронні листи, мультимедіа, дані), з інформаційними потоками та управлінням.
• CMS зазвичай орієнтований на управління веб-контентом (сайти, блоги, інтрамережі).

Очікується, що ринок ECM досягне приблизно 67.590 мільярда доларів у 2023 році та може перевищити 131.200 мільярда доларів через п'ять років., із щорічним зростанням у 14%. Багато малих і середніх підприємств витрачають капітал через неефективність: до 20.000 18 доларів США на рік через проблеми з документами та в середньому XNUMX хвилин на пошук файлу.

Відкритий код та власний хостинг: рішення, які змінюють ситуацію на краще

Якщо вам потрібно Повний контроль над даними та налаштування, екосистема з відкритим кодом пропонує потужні альтернативиОсь 10 видатних варіантів та їхні ключові моменти.

• паперовий знакВідкритий код, власний хостинг, необмежена кількість документів і папок, біле маркування, користувацькі домени та водяні знаки. Ціни: безкоштовний план; $29 (3 місця) за спільний доступ до документів; $59 за безпечну кімнату даних; $149 за необмежену кількість кімнат; повна версія з власним хостингом.
• NextCloudПакет для спільної роботи з Files, Talk, Groupware та Office (онлайн-редагування, календар, контакти та електронна пошта). Безпека та контроль доступу корпоративного рівня, а також інтеграція з існуючою інфраструктурою. Ціна: €37,49–€195/користувач/рік залежно від плану.
• Документальний фільм: Платформа для підписання документів з відкритим кодом, Власно розміщений з розумними шаблонами та правилами; інтегрується із Zapier. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. Ціни: Enterprise $1188 за місце/рік; Однокористувацька версія (ціни публічно не оприлюднені).
• OpenDocMan: програмне забезпечення для веб-DMS, що відповідає стандарту PHP ISO 17025 та МЕБ, з контролем доступу, автоматизований огляд, метадані, пошук за автором/відділом/категорією та Безпечні URL-адреси. Обмеження: Інтерфейс користувача з обмежене налаштування і крива для ВАС. 
• PapermergeРозроблено для сканованих документів з оптичним розпізнаванням символів (OCR) та повнотекстовим пошуком; багатокористувацький режим, керування версіями, REST API та детальні дозволи. Обмеження: зосереджено на скануванні та може не мати розширених функцій.

Як вибрати програмне забезпечення для DMS

Ось аспекти, які слід враховувати перед вибором того чи іншого програмного забезпечення DMS:

• Досвід постачальникаШукайте партнерів, які розуміють юридичні процеси та можуть допомогти вам із впровадженням, навчанням та забезпеченням безперервності бізнесу.
• Простота використанняЗручний інструмент зменшує внутрішній опір; після короткого навчання кожен має бути здатним керувати основами (від бухгалтерського обліку до продажів).
• Захист данихПріоритетними є шифрування, резервне копіювання, контроль доступу, журнали активності та відповідність GDPR/ISO; безпека не підлягає обговоренню.
• Мобільний та віддалений доступТож ви можете запускати процеси та приймати рішення зі свого мобільного телефону поза офісом без перешкод.
• МасштабованістьОцініть його здатність зростати разом з вами (користувачі, ГБ/ТБ, нові відділи) та його гнучкість для інтеграції з ERP/CRM/електронною поштою.

Гарне програмне забезпечення DMS централізує, класифікує та автоматизує, забезпечуючи при цьому безпеку, відповідність вимогам та розширений пошук, який знаходить документ за лічені секунди.З огляду на все, що обговорювалося тут, ви маєте перевірений набір інструментів для впровадження міцної та продуктивної цифрової основи, яка підтримує все: від офісу з однією особою до найвимогливішої корпорації.