Перегляд змін у файлі Excel: посібник, який вам потрібен

Коли ми ділимося електронними таблицями, цілком нормально замислюватися, до чого торкалася кожна людина і коли. Перегляд змін у файлі ExcelСьогодні у нас є кілька опцій: панель «Показати зміни», «Історія версій» та, в більш класичних сценаріях, ветеран «Відстеження змін».

У цій статті ми пояснюємо як це зробити, які обмеження має кожен варіант та які існують альтернативи Якщо ви працюєте поза хмарою, а також інші практичні поради.

Що таке «Показати зміни» в Excel і яку інформацію воно відображає?

Функція «Показати зміни» централізує запис останніх редагувань у книзі. Її панель відображає найновіші зміни у верхній частині, що дозволяє вам детально їх ідентифікувати. хто вніс модифікацію, комірка, на яку це вплинуло, точний час та попереднє значенняЦе особливо корисно, коли кілька людей редагують спільний файл, і вам потрібна чітка часова шкала.

Ця панель також дозволяє переглядати редагування, виконані «групово». У таких випадках Ексель Він генерує картку з масовою дією та надає доступ до функції «Переглянути зміни» в цій картці, щоб ви могли глибше зануритися в деталі кожної згрупованої модифікації без втрати контексту.

Майте на увазі, що Excel зберігає останні дії на цій панелі, забезпечуючи видимість максимум близько 60 днівЯкщо ви хочете розширити часовий діапазон, щоб перевірити, що відбувалося раніше, настане черга історії версій, про яку ми поговоримо пізніше. перехід до попередніх версій та перегляньте їх без жодних несподіванок.

Перегляд змін у книзі: швидкі кроки

Для повного огляду робочої книги та перегляду змін у файлі Excel процес дуже простий і переводить вас на панель з усіма нещодавно внесеними редагуваннями. Завдяки цим крокам ви зможете одразу все побачити. все, що сталося у файлі:

1. На вкладці «Рецензування» виберіть Показати зміни щоб відкрити панель з останніми редагуваннями.
2. Зверніть увагу, що зміни відображаються в порядку, найновіші зверху, що відображає фактичний хронологічний порядок виконання.
3. Ви зможете визначити, хто що змінив і в якій клітинці, а також точну дату та час, що спрощує співпраця в аудиті.
4. Якщо є масові редагування, ви знайдете картку, яка групує цю операцію, і кнопку для Переглянути зміни та перегляньте кожну включену модифікацію.

Фільтрувати зміни за аркушем, діапазоном або певною клітинкою

Якщо ви хочете звузити фокус, ви можете переглянути зміни у файлі Excel лише для певного аркуша, діапазону або навіть однієї клітинки. Ця фільтрація допомагає вам детально дослідити. що сталося в певній місцевості з книги без зайвого шуму.

Щоб швидко відфільтрувати дані з аркуша: виберіть аркуш, діапазон або окрему клітинку, потім клацніть правою кнопкою миші, щоб відкрити контекстне меню, і виберіть Показати зміниЗа допомогою цієї дії Excel обмежує панель той вибір.

Ви також можете фільтрувати на самій панелі «Зміни». Угорі ви побачите значок фільтра: його вибір дозволить вам указати, чи хочете ви фільтрувати за... Rango o por HojaЯкщо ви обрали «Діапазон», введіть діапазон або комірку в текстове поле та підтвердіть дію за допомогою значка стрілки поруч із цим полем, щоб застосувати негайно фільтрувати.

Такий підхід до фільтрації заощаджує вам багато часу під час розслідування інцидентів або коли вам потрібно зосередитися на критична область аркуша (наприклад, діапазон, де обчислюються підсумки або де хтось змінив посилання).

Де працює функція «Показати зміни» та які вимоги до її реєстрації?

Функція «Показати зміни» доступна як в Excel для настільних комп’ютерів, так і в Excel для веб-перегляду, і відображає на своїй панелі зміни, внесені в програмах Excel, які її підтримують. співавторЦе означає, що для перегляду найповнішої історії на панелі інструментів усі користувачі повинні використовувати сумісну програму Excel і працювати з файлом у місцях, які підтримувати спільну публікацію активні (наприклад, OneDrive або SharePoint).

Що робити, якщо інформаційна панель відображається порожньою, навіть якщо ви знаєте, що була активність? Певні дії можуть призвести до того, що Excel очистить цей журнал. Ви побачите порожню інформаційну панель, якщо хтось, наприклад, редагував за допомогою одноразової покупки або старішої версії Excel, не узгодженої зі співавторством, або якщо використовувалися функції, які Вони не сумісні зі спільною публікацією або якщо файл замінено або збережено копію, порушуючи безперервність моніторингу.

Гарна новина полягає в тому, що з цього моменту будь-які нові зміни, які ви або хтось інший внесете з сумісних програм, знову будуть реєструватися на панелі «Зміни». Це відновлює видимість наступних подій і дозволяє вам слідувати слідом без необхідності переробляти документ.

Які зміни записуються, а які ні, відображаються на панелі

Панель «Зміни» зосереджена на формулах і значеннях комірок, а також на таких операціях, як переміщення, сортування, вставка або видалення комірок і діапазонів. Тому ви чітко побачите як одноразові редагування, так і структурні зміни, що впливають блоки даних.

Однак деякі дії наразі не відображаються: зміни графіки, фігур чи інших об’єктів, рухи чи налаштування в зведені таблиціЦе включає зміни форматування (кольори, шрифти, стилі), приховування комірок/діапазонів та застосування фільтрів. Майте це на увазі, оскільки цей «візуальний шар» не відображається на панелі, яка зосереджена на основних функціях. числові та функціональні.

Крім того, щоб забезпечити якомога повнішу історію, Excel може залишати пропуски на часовій шкалі, якщо певні зміни недоступні. Як наслідок, ви можете помітити «пропуски», коли редагування не може бути внесено через їхню природу або використаний інструмент. запис на панелі.

Чому в деяких записах іноді відсутні попередні значення? Це може статися, коли дані змінюються за допомогою коду (наприклад, VBA або надбудов) або якщо хтось редагував книгу за допомогою Excel, не оновлюючи її. остання версіяУ таких випадках відстеження «значення до/значення після» для цієї конкретної дії може бути втрачено.

Як переглянути старіші зміни: Історія версій

Панель «Зміни» відображає найновіші зміни; якщо потрібно продовжити період, скористайтеся Historial de versionesЗ меню Файл > Інформація > Історія версій можна відкрити попередню версію, щоб переглянути її та, за потреби, відновити. Це дуже корисно під час дослідження. eventos anteriores до діапазону, який охоплює команда «Показати зміни».

Історія версій — це не те саме, що «візуальний порівняльник» двох моментів часу: його призначення — забезпечити навігацію станами файлів, з можливістю відкрити попередню версію та працювати з нею. Навіть у такому разі, поєднання цієї функції з функцією «Показати зміни» може забезпечити збалансований огляд. швидкий та нещодавній з довгостроковим аудитом.

Якщо ваш файл зберігається в SharePoint, пам’ятайте, що система керування версіями має налаштовувані обмеження. Під час налаштування можна встановити максимальну кількість версій, які потрібно зберігати, і коли система досягає обмеження, вона видаляє останню версію. найдавніший щоб звільнити місце для нових. Якщо вам потрібно більше свободи дій, можна збільшити це число до системного ліміту, що покращить можливість повернення в часі до масштабні дослідження.

Для команд, які покладаються на історичні версії, рекомендується періодично переглядати цю конфігурацію в бібліотеці SharePoint та адаптувати її до робочого процесу: чим більше щоденних змін, тим більше сенсу має збільшити кількість приховані версії щоб не втратити корисний слід.

Скидання панелі змін: коли і як

У веб-версії Excel є опція очищення історії змін, яка відображається на інформаційній панелі. Вона знаходиться в розділі Файл > Відомості, і підтвердження цієї опції... очистити панель для всіх користувачів книги. Це незворотна дія, тому її слід ретельно обміркувати, перш ніж виконувати, якщо вам потрібно зберегти докази нещодавня співпраця.

Навіть якщо ви видалите цей запис із панелі, ви все одно зможете відкривати або відновлювати попередні версії через Історію версій. Іншими словами, ви видаляєте «список подій» із панелі, але не втрачаєте можливості повернутися до попередніх станів файлу, якщо ці версії існують у системі.

Класичне «Відстеження змін» в Excel: що воно пропонує та як його переглядати

Роками програма використовувала традиційну систему «Відстеження змін», яка зараз вважається застарілою. Це був гарний спосіб перегляду змін у файлі Excel. У книгах, налаштованих за допомогою цієї функції, збереження та спільне використання кожного редагування залишало позначки в клітинках (сині трикутники) та спливаючі коментарі. опис зміни і відповідальний користувач. Хоча в певних сценаріях він все ще існує, у сучасних середовищах співавторства його замінили на «Показати зміни».

Якщо ваша організація все ще використовує цей підхід, ви можете перерахувати зміни на окремому аркуші. Для цього на вкладці «Рецензування» відкрийте «Відстеження змін» і виберіть виділити зміниВиберіть опцію «Показати зміни на новому аркуші» та підтвердіть, натиснувши OK: Excel додасть аркуш під назвою «Історія» з Деталі для змін витягнуто з книги.

Перевірка цих редагувань також здійснювалася через меню «Перевірка» > «Відстеження змін» > «Прийняти або відхилити зміни». Там ви можете приймати або відхиляти їх по черзі або використовувати опції «Прийняти все» чи «Відхилити все» для обробки їх пакетами з можливістю закриття в будь-який час. повернутися на сторінку.

Цей метод має цінність для книг, які вже були створені за допомогою цієї системи, але він не пропонує інтеграції та можливості співавторства, які сьогодні пропонують хмара та панель «Показати зміни», де інформація краще узгоджена з спільне редагування у режимі реального часу.

Порівняння версій та обмежень: чого можна і чого не можна очікувати від Excel

Замість перегляду змін у файлі Excel, багато користувачів просто хочуть «з першого погляду» дізнатися, що змінилося між останньою та поточною версіями, не відкриваючи два файли поруч. На практиці Excel не містить вбудованого інструменту, який би виконав цю функцію. детальна різниця між будь-якими двома локальними файлами. Він пропонує функцію «Показати зміни» для книг, написаних у співавторстві (нещодавня та дуже практична функція) та «Історію версій», щоб відкривати попередні версії та, якщо це можливо, відновити їх.

Деякі користувачі згадують утиліту під назвою «Порівняння електронних таблиць» (частина деяких інсталяцій Office) для порівняння двох збережених файлів. Щоб скористатися нею, вам потрібна копія попередньої версії на вашому комп’ютері; це не «чарівна кнопка» в Excel, а окремий інструмент, який порівнює книги та відображає результати. diferenciasЦе корисно, якщо ви не працюєте в хмарі, хоча й вимагає додаткового кроку – зберігання локальних версій.

На форумах часто можна прочитати, що «немає нативного, швидкого та універсального способу» порівняти будь-яку версію з поточною без попередньої підготовки матеріалу. І це має сенс: щоб записати кожну крихітну варіацію, архів мав би зберігати величезну кількість метаданіЦе значно збільшило б його розмір і ускладнило б керування ним, особливо в книгах, які оновлюються щодня.

Якщо ви працюєте у Windows, Провідник файлів дозволяє додавати стовпці інформації (дата створення, дата зміни тощо), але це метадані на рівні файлу, а не історія зміни на клітинкуЩе один варіант системи - це Historial de archivosякий створює копії змінених файлів для їх відновлення; натомість він займає місце на диску та не є програмою для перегляду гранулярні зміни como tal.

Коротко кажучи: якщо ви працюєте у співавторстві з Excel (OneDrive/SharePoint), використовуйте функцію «Показати зміни» для останніх змін, а «Історію версій» – для триваліших періодів. Якщо ваш робочий процес локальний, зберігайте версії та, коли потрібно порівняти, розгляньте можливість використання інструментів порівняння, таких як «Порівняння електронних таблиць», щоб отримати карту змін. diferencias між файлами.

Екосистема для перегляду змін у файлі Excel пропонує потужні рішення для роботи в хмарі та співавторства: панель «Показати зміни» надає вам «тут і зараз», тоді як налаштування «Журнал версій» та SharePoint розширюють часовий горизонт. У локальних сценаріях порівняння вимагає збереження копій та використання зовнішніх утиліт. Знаючи, що реєструється, а що ні, та забезпечуючи відповідну конфігурацію, ви можете мати реалістичний та ефективний контроль над процесом. слід Едіції у ваших електронних таблицях.

Пов’язана стаття:

Office не відкривається через AppVIsvSubsystems64.dll: перевірені рішення

Даніель Терраса

Редактор, що спеціалізується на технологіях та питаннях Інтернету з більш ніж десятирічним досвідом роботи з різними цифровими медіа. Я працював редактором і творцем контенту для компаній електронної комерції, комунікацій, онлайн-маркетингу та реклами. Я також писав на веб-сайтах з економіки, фінансів та інших секторів. Моя робота також є моєю пристрастю. Тепер через мої статті в Tecnobits, я намагаюся вивчати всі новини та нові можливості, які щодня пропонує нам світ технологій для покращення нашого життя.