میں Google Docs دستاویزات کے لیے رازداری کی ترتیبات کو کیسے ترتیب دوں؟

گوگل دستاویزات باہمی تعاون کے ساتھ دستاویزات بنانے اور ان کا اشتراک کرنے کے لیے یہ ایک بہت مفید ٹول ہے۔ تاہم، یہ اکاؤنٹ میں لے جانا ضروری ہے رازداری ان دستاویزات میں سے، خاص طور پر جب اس میں خفیہ یا حساس معلومات شامل ہوں۔ اس مضمون میں، ہم آپ کو وضاحت کریں گے۔ قدم بہ قدم کے طور پر اپنے Google Docs دستاویزات کی رازداری کو ترتیب دیں۔ اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ ان تک صرف صحیح لوگوں کی رسائی ہو۔

مرحلہ 1: Google Docs تک رسائی حاصل کریں۔
کے لیے اپنے دستاویزات کی رازداری کو ترتیب دیں۔ Google Docs میں، سب سے پہلے آپ کو پلیٹ فارم تک رسائی حاصل کرنی چاہیے۔ آپ اپنے Google اکاؤنٹ میں سائن ان کر کے اور پھر Google Docs ایپ کو منتخب کر کے ایسا کر سکتے ہیں۔

مرحلہ 2: وہ دستاویز کھولیں جسے آپ ترتیب دینا چاہتے ہیں۔
ایک بار جب آپ Google Docs کے اندر ہوتے ہیں، abre el documento جس میں آپ رازداری کو ایڈجسٹ کرنا چاہتے ہیں۔ یہ ایک موجودہ دستاویز ہو سکتی ہے یا ایک نئی جو آپ نے حال ہی میں بنائی ہے۔

مرحلہ 3: "فائل" پر کلک کریں اور پھر "شیئر کریں"
اسکرین کے اوپری حصے میں، آپ کو ایک ڈراپ ڈاؤن مینو ملے گا جسے "فائل" کہا جاتا ہے۔ اس پر کلک کریں اور "شیئر" کا اختیار منتخب کریں یہ آپ کو ایک نئی ونڈو پر لے جائے گا جہاں آپ اپنے دستاویز کی رازداری کو ترتیب دے سکتے ہیں۔

مرحلہ 4: پرائیویسی کا مناسب آپشن منتخب کریں۔
"شیئر" ونڈو کے اندر، آپ کو اشتراک کے مختلف اختیارات ملیں گے۔ رازداری آپ کے دستاویز کے لیے۔ اختیارات میں "ویب پر عوامی"، "لنک کے ساتھ کوئی بھی،" "آپ کی تنظیم میں کوئی بھی،" اور "مخصوص لوگ" شامل ہیں۔ وہ اختیار منتخب کریں جو آپ کی ضروریات کے مطابق ہو۔

ان آسان اقدامات کے ساتھ، آپ کر سکتے ہیں۔ اپنے Google Docs دستاویزات کی رازداری کو ترتیب دیں۔ ⁣ مؤثر طریقے سے. آپ جو معلومات شیئر کرتے ہیں اسے محفوظ رکھنے کے لیے اپنے دستاویزات کی رازداری کا جائزہ لینا اور ان کا نظم کرنا ہمیشہ یاد رکھیں۔

Google Docs دستاویز کی رازداری کو کیسے ترتیب دیا جائے؟

گوگل دستاویزات آن لائن دستاویزات بنانے اور شیئر کرنے کے لیے ایک بہت مفید ٹول ہے۔ تاہم، یہ ضروری ہے کہ ہم جو دستاویزات بانٹتے ہیں ان کی رازداری پر غور کریں۔ خوش قسمتی سے، Google Docs میں اپنے دستاویزات کی رازداری کو ترتیب دینا بہت آسان ہے۔ اس مضمون میں، میں قدم بہ قدم وضاحت کروں گا کہ آپ کس طرح اس بات کو یقینی بنا سکتے ہیں کہ آپ کی دستاویزات محفوظ ہیں اور صرف آپ کے منتخب کردہ افراد ہی ان تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔

1. رازداری کی ترتیبات تک رسائی حاصل کریں: شروع کرنے کے لیے، وہ Google Docs کھولیں جسے آپ ترتیب دینا چاہتے ہیں۔ پھر، سب سے اوپر "فائل" مینو پر کلک کریں اور "پرائیویسی سیٹنگز" کو منتخب کریں۔ یہ آپ کو ایک نئی ونڈو پر لے جائے گا جہاں آپ اپنی دستاویز کے لیے رازداری کے اختیارات کو ایڈجسٹ کر سکتے ہیں۔

2. اپنی دستاویز کی اجازتیں سیٹ کریں: رازداری کی ترتیبات کی ونڈو میں، آپ کو ایک سیکشن نظر آئے گا جسے "جسے رسائی حاصل ہے" کہا جاتا ہے۔ یہ وہ جگہ ہے جہاں آپ کنٹرول کر سکتے ہیں کہ کون آپ کی دستاویز کو دیکھ اور ترمیم کر سکتا ہے۔ آپ درج ذیل اختیارات میں سے انتخاب کر سکتے ہیں:

- تمام: یہ اختیار کسی کو بھی اس دستاویز تک رسائی کی اجازت دیتا ہے جس کے پاس لنک ہے۔ یہ سب سے کم محفوظ آپشن ہے اور صرف اس صورت میں تجویز کیا جاتا ہے جب آپ کو دستاویز کو دیکھنے اور اس میں ترمیم کرنے کے لیے بہت سے لوگوں کی ضرورت ہو۔
- صرف مخصوص لوگ: اس اختیار کے ساتھ، آپ ان لوگوں کے ای میل پتے شامل کر سکتے ہیں جن کے ساتھ آپ دستاویز کا اشتراک کرنا چاہتے ہیں۔ صرف آپ کے شامل کردہ لوگوں کو اس تک رسائی حاصل ہوگی۔
- آپ کی تنظیم: اگر آپ کسی ڈومین پر Google Docs استعمال کر رہے ہیں تو یہ آپشن دستیاب ہے۔ جی سویٹ. اپنی تنظیم میں ہر کسی کو دستاویز تک رسائی کی اجازت دیں۔

3. اپنی دستاویز کو محفوظ طریقے سے شیئر کریں: ایک بار جب آپ اپنی دستاویز کی اجازتیں سیٹ کر لیتے ہیں، تو اس کا اشتراک کرنا ضروری ہے۔ محفوظ طریقے سے.⁤ آپ یہ ان مخصوص لوگوں کو لنک بھیج کر کر سکتے ہیں جن کے ساتھ آپ دستاویز کا اشتراک کرنا چاہتے ہیں، یا آپ اپنی رازداری کی ترتیبات میں ان کے ای میل پتے شامل کر سکتے ہیں۔ مزید برآں، آپ ہر فرد کے لیے مخصوص اجازتیں مقرر کر سکتے ہیں، جیسے کہ صرف دیکھنے کی اجازت دینا یا ترمیم کی اجازت دینا۔

یاد رکھیں کہ آپ کے دستاویزات کی رازداری کے تحفظ کے لیے اقدامات کرنا ضروری ہے۔ Google Docs میں. اپنی معلومات کو محفوظ اور محفوظ رکھنے کے لیے، آپ جس دستاویز کا اشتراک کرتے ہیں اس کی رازداری کی ترتیبات کا جائزہ لینا اور ایڈجسٹ کرنا یقینی بنائیں۔

Google Docs کیا ہے اور آپ کو اپنے دستاویزات کی رازداری کی فکر کیوں کرنی چاہیے؟

آج کی ڈیجیٹل دنیا میں، Google Docs آن لائن دستاویزات بنانے اور اس میں ترمیم کرنے کے لیے ایک ناگزیر ٹول بن گیا ہے۔ لیکن Google Docs کیا ہے، یہ کلاؤڈ پر مبنی ورڈ پروسیسنگ پلیٹ فارم ہے جو آپ کو انٹرنیٹ کنکشن کے ساتھ کسی بھی ڈیوائس سے اپنے دستاویزات تک رسائی اور ترمیم کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

تاہم، چونکہ زیادہ سے زیادہ لوگ اپنے دستاویزات کو ذخیرہ کرنے کے لیے Google Docs پر انحصار کرتے ہیں، اس لیے رازداری کے خدشات پیدا ہو رہے ہیں۔ یہ سمجھنا ضروری ہے کہ اگرچہ Google Docs متعدد حفاظتی اقدامات پیش کرتا ہے، لیکن آپ کے دستاویزات Google سرورز پر محفوظ ہیں اور ممکنہ رازداری اور حفاظتی خطرات سے مشروط ہو سکتے ہیں۔

لہذا، Google Docs میں اپنے دستاویزات کی رازداری کو درست طریقے سے ترتیب دینا بہت ضروری ہے۔ گوگل رازداری کے متعدد اختیارات اور ترتیبات پیش کرتا ہے جو آپ کو یہ کنٹرول کرنے کی اجازت دیتے ہیں کہ کون آپ کے دستاویزات کو دیکھ اور ترمیم کرسکتا ہے۔ آپ رسائی کی مختلف سطحوں کے درمیان انتخاب کر سکتے ہیں، مخصوص لوگوں کے ساتھ نجی طور پر دستاویزات کا اشتراک کرنے سے، عوامی طور پر دستاویزات کا اشتراک کرنے اور لنک کے ساتھ کسی کو بھی ان تک رسائی کی اجازت دینے تک۔ مزید برآں، آپ ہر ایک ساتھی کے لیے ترمیم کی اجازتیں سیٹ کر سکتے ہیں، جس سے آپ کو کنٹرول کرنے کی اجازت مل سکتی ہے۔ کر سکتے ہیں آپ کے دستاویزات میں تبدیلیاں۔ اپنی پرائیویسی سیٹنگز کا باقاعدگی سے جائزہ لینا اور اپ ڈیٹ کرنا بہت ضروری ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ آپ کی دستاویزات آپ کی ضروریات اور ترجیحات کے مطابق محفوظ ہیں۔ رازداری پر صحیح توجہ کے ساتھ، آپ Google Docs کو محفوظ اور قابل اعتماد طریقے سے استعمال کر سکتے ہیں۔

Google Docs میں آپ کے دستاویزات کی رازداری کو ترتیب دینے کے اقدامات

اگر آپ Google Docs میں اپنے دستاویزات کی رازداری کی حفاظت کرنا چاہتے ہیں، تو یہ ضروری ہے کہ آپ چند اہم مراحل پر عمل کریں۔ بہترین حفاظتی اقدامات میں سے ایک رسائی کی اجازتوں کو مناسب طریقے سے ترتیب دینا ہے۔. اس طرح، آپ کنٹرول کر سکتے ہیں کہ کون آپ کی فائلوں کو دیکھ سکتا ہے، ان میں ترمیم کر سکتا ہے یا ان پر تبصرہ کر سکتا ہے۔ ایسا کرنے کے لیے، بس وہ دستاویز منتخب کریں جس کی آپ حفاظت کرنا چاہتے ہیں اور اسکرین کے اوپری دائیں کونے میں "شیئر کریں" پر کلک کریں۔

ایک اور اہم پہلو اپنی دستاویزات کے لیے پاس ورڈ سیٹ کرنا ہے۔خاص طور پر اگر وہ حساس معلومات پر مشتمل ہوں۔ ایسا کرنے کے لیے، آپ کو مین نیویگیشن بار میں "فائل" بٹن پر کلک کرنا ہوگا اور ‍"سیٹنگز" کو منتخب کرنا ہوگا۔ "جنرل" ٹیب میں، "کھولنے کے لیے پاس ورڈ سیٹ کریں" کا اختیار تلاش کریں اور اپنا پاس ورڈ درج کرنے اور تصدیق کرنے کے لیے ہدایات پر عمل کریں۔

اس کے علاوہ، یہ ضروری ہے باقاعدہ بیک اپ کاپیاں بنائیں اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ آپ کی دستاویزات کسی بھی صورت حال کی صورت میں محفوظ ہیں۔ آپ اپنے کمپیوٹر یا کسی دوسرے بیرونی اسٹوریج ڈیوائس میں کاپی محفوظ کرنے کے لیے Google Docs میں "ڈاؤن لوڈ" فیچر استعمال کر کے ایسا کر سکتے ہیں۔ آپ ایک اضافی کلاؤڈ اسٹوریج آپشن استعمال کرنے پر بھی غور کر سکتے ہیں۔ بیک اپ ڈیٹا ضائع ہونے کی صورت میں خودکار اور مطابقت پذیر۔

1. Google Docs کی رازداری کی ترتیبات تک رسائی حاصل کریں۔

ایسا کرنے کے لیے درج ذیل مراحل پر عمل کریں:

مرحلہ 1: اپنے Google اکاؤنٹ میں سائن ان کریں اور Google Docs کھولیں۔

مرحلہ 2: اسکرین کے اوپری دائیں کونے میں گیئر آئیکن پر کلک کریں۔

مرحلہ 3: ڈراپ ڈاؤن مینو سے، "ترتیبات" کو منتخب کریں۔

ایک بار جب آپ ان مراحل کو مکمل کر لیتے ہیں، تو آپ Google Docs کی رازداری کی ترتیبات کے صفحہ پر ہوں گے۔ یہاں، آپ اپنی دستاویزات کے اشتراک اور دیکھے جانے کے طریقے کو حسب ضرورت بنا سکیں گے۔ اپنی ترجیحات اور ضروریات کی بنیاد پر اپنی ترتیبات کا جائزہ لینا اور ایڈجسٹ کرنا یقینی بنائیں۔

رازداری کی ترتیبات کے صفحہ پر، آپ کو مختلف اختیارات ملیں گے، جیسے:

• ڈسپلے کی ترتیبات: یہاں آپ کنٹرول کر سکتے ہیں کہ آپ کی دستاویزات کون دیکھ سکتا ہے اور رسائی کی اجازتیں سیٹ کر سکتے ہیں۔
• ترمیم اور تعاون کی ترتیبات: اس سیکشن میں آپ دوسرے لوگوں کی اپنی دستاویزات میں ترمیم کرنے کی اہلیت کو اجازت دے سکتے ہیں یا اس پر پابندی لگا سکتے ہیں۔
• اطلاع کی ترتیبات: یہاں آپ اپنے دستاویزات سے متعلق ای میل اطلاعات کو فعال یا غیر فعال کر سکتے ہیں۔

یاد رکھیں، یہ یقینی بنانے کے لیے کہ آپ کی دستاویزات محفوظ ہیں اور آپ کی ترجیحات کے مطابق ان کا اشتراک کیا گیا ہے، باقاعدگی سے اپنی رازداری کی ترتیبات کا جائزہ لینا ضروری ہے۔ ان کنفیگریشن ٹولز کے ساتھ، آپ Google Docs میں اپنے دستاویزات کی رازداری پر زیادہ کنٹرول حاصل کر سکتے ہیں۔

2. دستاویز تک رسائی کی اجازتیں سیٹ کریں۔

کرنے کے کئی طریقے ہیں۔ Google Docs میں اپنی فائلوں کی رازداری کو یقینی بنانے کے لیے۔ پہلا آپشن اس دستاویز تک رسائی حاصل کرنا ہے جسے آپ شیئر کرنا چاہتے ہیں اور اسکرین کے اوپری دائیں کونے میں "شیئر" بٹن پر کلک کریں، پھر، آپ ان لوگوں کے ای میلز کو شامل کر سکتے ہیں جن کے ساتھ آپ دستاویز کا اشتراک کرنا چاہتے ہیں اور انہیں مختلف اجازتیں تفویض کر سکتے ہیں۔ سطحیں، جیسے "دیکھیں"، "تبصرہ" یا "ترمیم"۔ آپ رسائی کا لنک بھی بنا سکتے ہیں اور اسے جس کے ساتھ بھی آپ دستاویز تک رسائی حاصل کرنا چاہتے ہیں اس کا اشتراک کر سکتے ہیں۔

ایک اور مفید طریقہ Google Docs میں اپنے ‌دستاویزات کی رازداری کو ترتیب دیں۔ "ایڈوانس شیئرنگ سیٹنگز" کا آپشن استعمال کرنا ہے۔ اس آپشن پر کلک کرنے سے، ایک ونڈو کھل جائے گی جس میں آپ زیادہ واضح طور پر کنٹرول کر سکتے ہیں کہ کون دستاویز تک رسائی حاصل کر سکتا ہے۔ مثال کے طور پر، آپ صرف ان لوگوں کو رسائی کی اجازت دے سکتے ہیں جن کے پاس اے گوگل اکاؤنٹ مخصوص۔ یا صرف ان لوگوں تک رسائی کو محدود کریں جنہیں آپ نے پہلے اپنی رابطہ فہرست میں شامل کیا ہے۔

اس کے علاوہ، یہ بتانا بھی ضروری ہے کہ Google Docs آپ کو اختیار فراہم کرتا ہے۔ ہر ایک ساتھی کے لیے مختلف اجازتیں متعین کریں۔ اسی دستاویز میں. اس کا مطلب یہ ہے کہ آپ کچھ صارفین کو دستاویز کو دیکھنے اور اس پر تبصرہ کرنے کی اجازت دے سکتے ہیں، جبکہ دوسروں کے پاس ترمیم کی مکمل اجازت ہے۔ یہ خصوصیت خاص طور پر اس وقت مفید ہے جب آپ ایک ٹیم کے طور پر کام کر رہے ہیں اور مشترکہ دستاویز تک ہر رکن کی رسائی کی سطح کو کنٹرول کرنا چاہتے ہیں۔

3. ویب پر دستاویزات کی مرئیت کو کنٹرول کریں۔

4. دستاویزات پر تعاون کی اجازتوں کی وضاحت کریں۔

Google Docs دستاویزات پر تعاون کی اجازتیں آپ کو یہ کنٹرول کرنے کی اجازت دیتی ہیں کہ کون آپ کے دستاویزات تک رسائی، ترمیم اور تبصرہ کر سکتا ہے۔ رازداری کی صحیح ترتیبات کے ساتھ، آپ اس بات کو یقینی بنا سکتے ہیں کہ صرف مجاز لوگوں کو ہی آپ کے کام تک رسائی حاصل ہو۔ یہاں ہم آپ کو دکھاتے ہیں کہ دستاویزات پر اجازت کی مختلف سطحوں کی وضاحت کیسے کی جائے۔

1. رسائی کی اجازت کی ترتیبات: شروع کرنے کے لیے، کھولیں۔ Google Docs دستاویز جہاں آپ تعاون کی اجازتوں کو ایڈجسٹ کرنا چاہتے ہیں۔ پھر، اسکرین کے اوپری دائیں کونے میں واقع "شیئر" بٹن پر کلک کریں۔ وہاں پہنچنے کے بعد، آپ کو مختلف ترتیب کے اختیارات کے ساتھ ایک پاپ اپ ونڈو نظر آئے گی۔

2. مناسب اجازت کی سطح کا انتخاب کریں: اجازتوں کی ترتیبات کی پاپ اپ ونڈو میں، آپ دیکھیں گے کہ آپ کے دستاویز پر تعاون کی اجازتیں ترتیب دینے کے لیے مختلف اختیارات موجود ہیں۔ مثال کے طور پر، آپ یہ انتخاب کر سکتے ہیں کہ آیا آپ چاہتے ہیں کہ صرف لوگ دستاویز کو دیکھ سکیں، اس میں ترمیم کر سکیں، یا تبصرے کر سکیں۔ آپ انفرادی صارفین کو مخصوص اجازتیں دے سکتے ہیں یا عوامی رسائی سیٹ کر سکتے ہیں تاکہ لنک کے ساتھ کوئی بھی رسائی کر سکے۔

3. اجازتوں اور اطلاعات کا نظم کریں: اجازت کی سطح کے علاوہ، آپ ان مخصوص صارفین کا بھی نظم کر سکتے ہیں جن کی آپ کی دستاویز تک رسائی ہے۔ آپ اضافی صارفین کو شامل کر سکتے ہیں، موجودہ صارفین کو حذف کر سکتے ہیں، یا موجودہ صارفین کی اجازتوں کو تبدیل کر سکتے ہیں۔ دستاویز میں تبدیلیاں ہونے پر آپ کے پاس ای میل اطلاعات کو آن یا آف کرنے کا اختیار بھی ہے۔ یہ خصوصیت آپ کو دستاویز کا مسلسل جائزہ لیے بغیر ترمیمات اور تبصروں پر نظر رکھنے کی اجازت دیتی ہے۔

ان اقدامات پر عمل کر کے، آپ آسانی سے اپنے Google Docs پر تعاون کی اجازتوں کی وضاحت کر سکتے ہیں۔ اپنی پرائیویسی سیٹنگز کو اپنی ضروریات کے مطابق ایڈجسٹ کرنا یاد رکھیں اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ صرف صحیح لوگوں کو ہی آپ کی دستاویزات تک رسائی حاصل ہو۔ آپ کے کام کو کون دیکھ سکتا ہے اور اس میں ترمیم کر سکتا ہے اس پر کنٹرول برقرار رکھنا آپ کی دستاویزات کی رازداری اور مواد کی حفاظت کے لیے ضروری ہے۔

5. اپنے دستاویزات کو پاس ورڈ سے محفوظ کریں۔

Google Docs آن لائن دستاویزات بنانے اور ان کا اشتراک کرنے کا ایک مقبول ٹول ہے۔ تاہم، یہ ضروری ہے کہ آپ کے دستاویزات کی رازداری کی حفاظت کی جائے اور یہ یقینی بنایا جائے کہ صرف مجاز لوگ ہی ان تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کا ایک طریقہ یہ ہے کہ اپنے دستاویزات کے لیے پاس ورڈ استعمال کریں۔ Google Docs پر پاس ورڈ سیٹ کرنا آسان ہے اور آپ کو سیکیورٹی کی ایک اضافی پرت فراہم کرتی ہے۔

کے لیے رازداری کو ترتیب دیں۔ اپنے Google Docs دستاویزات سے، ان مراحل پر عمل کریں:

• Google Docs دستاویز کھولیں جس میں آپ پاس ورڈ شامل کرنا چاہتے ہیں۔
• میں "فائل" پر کلک کریں۔ ٹول بار.
• "ترتیبات" اور پھر "دستاویزات کی ترتیبات" کو منتخب کریں۔
• پاپ اپ ونڈو میں، "تبدیل" ٹیب پر جائیں اور "پاس ورڈ سیٹ کریں" پر کلک کریں۔
• وہ پاس ورڈ درج کریں جسے آپ استعمال کرنا چاہتے ہیں اور اس کی تصدیق کریں۔ یقینی بنائیں کہ آپ نے ایک مضبوط پاس ورڈ بنایا ہے، جس میں حروف، اعداد اور خصوصی حروف کا مجموعہ شامل ہے۔
• دستاویز پر پاس ورڈ لگانے کے لیے "OK" پر کلک کریں۔

ایک بار جب آپ اپنے Google Docs دستاویز کے لیے پاس ورڈ سیٹ کر لیتے ہیں، جب بھی کوئی دستاویز کھولنے کی کوشش کرے گا، تو اسے پاس ورڈ درج کرنے کا اشارہ کیا جائے گا۔ یہ یقینی بناتا ہے کہ صرف وہی لوگ جن سے آپ نے پاس ورڈ کا اشتراک کیا ہے مواد تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔ یاد رکھیں اپنا پاس ورڈ محفوظ رکھیں اور اسے غیر مجاز لوگوں کے ساتھ شیئر نہ کریں۔

6. دستاویزات کی ترمیم کو مخصوص صارفین تک محدود رکھیں

Google Docs میں دستاویز کی رازداری کے سب سے اہم پہلوؤں میں سے ایک قابلیت ہے۔ ترمیم کو مخصوص صارفین تک محدود کریں۔. اس کا مطلب ہے کہ آپ اس بات کا تعین کر سکیں گے کہ آپ کے دستاویزات کے مواد میں کون ترمیم کر سکتا ہے اور کون صرف انہیں دیکھ سکتا ہے۔ اس آپشن کو کنفیگر کرنے کے لیے، بس درج ذیل مراحل پر عمل کریں:

1. رسائی کی اجازت کی ترتیبات: دستاویز کو Google Docs میں کھولیں اور اوپر والے مینو پر جائیں "فائل" پر کلک کریں اور "اجازت کی ترتیبات" کو منتخب کریں۔

2. مخصوص صارفین کو شامل کریں۔: اجازت کنفیگریشن ونڈو کے اندر، آپ کو ایک فیلڈ ملے گا جہاں آپ ان صارفین کے ای میل ایڈریس شامل کر سکتے ہیں جن تک آپ رسائی حاصل کرنا چاہتے ہیں۔ آپ کوما سے الگ کیے گئے ایک یا کئی پتے شامل کر سکتے ہیں۔ آپ ایک لنک بنانے کے لیے "کاپی لنک" کا اختیار بھی منتخب کر سکتے ہیں جسے صرف آپ کے منتخب کردہ صارفین ہی کھول سکتے ہیں، بغیر ای میلز استعمال کرنے کی ضرورت کے۔

7. ضرورت پڑنے پر دستاویزات تک رسائی منسوخ کریں۔

جب Google Docs میں دستاویزات کو پرائیویٹ رکھنے کی بات آتی ہے، تو ان اہم خصوصیات میں سے ایک جس کے بارے میں آپ کو معلوم ہونا چاہیے رسائی کو منسوخ کرنے کی صلاحیت ہے۔ یہ آپ کو مکمل کنٹرول حاصل کرنے کی اجازت دیتا ہے کہ کون آپ کے دستاویزات کو دیکھ اور ان میں ترمیم کرسکتا ہے۔ رسائی کالعدم اس کا مطلب ہے کہ آپ کچھ لوگوں کو دی گئی اجازتوں کو واپس لے سکتے ہیں، اور انہیں خفیہ معلومات تک رسائی جاری رکھنے سے روک سکتے ہیں۔

Google Docs میں دستاویزات تک رسائی کو منسوخ کرنے کے لیے، پہلا قدم اس دستاویز کو کھولنا ہے جس تک آپ رسائی میں ترمیم کرنا چاہتے ہیں۔ پھر، اسکرین کے اوپری دائیں کونے میں "شیئر" کا اختیار منتخب کریں۔ ایک پاپ اپ ونڈو کھل جائے گی جو دستاویز تک رسائی والے لوگوں کو دکھائے گی۔

ایک بار جب آپ رسائی والے لوگوں کی فہرست دیکھ لیں تو اس شخص کا نام تلاش کریں جسے آپ چاہتے ہیں revocar رسائی ان کے نام کے آگے، آپ کو ایک پنسل نظر آئے گی۔ پنسل پر کلک کریں اور اضافی آپشن کھل جائیں گے۔ "حذف کریں" کو منتخب کریں اور اپنی پسند کی تصدیق کریں۔ revocar دستاویز تک کامیابی کے ساتھ رسائی حاصل کی۔ یاد رکھیں کہ یہ عمل خود دستاویز کو حذف نہیں کرے گا، یہ صرف اس مخصوص شخص کو اس کے مواد کو دیکھنے یا اس میں ترمیم کرنے سے روکے گا۔

Google Docs میں اپنی دستاویزات کو محفوظ رکھنے کے لیے تجاویز

اپنے دستاویزات کا بیک اپ لیں۔

جب آپ کے دستاویزات کو Google Docs میں محفوظ رکھنے کی بات آتی ہے، بہترین طریقوں میں سے ایک متواتر بیک اپ بنانا ہے۔. اگرچہ Google Docs میں ڈیٹا اسٹوریج اور بازیافت کا بہت محفوظ نظام ہے، لیکن کسی بھی صورت حال کی صورت میں آپ کے دستاویزات کی بیک اپ کاپی رکھنے سے کبھی تکلیف نہیں ہوتی۔ آپ اپنے دستاویزات کو باقاعدگی سے ڈاؤن لوڈ کرکے اور انہیں بیرونی ڈیوائس پر اسٹور کرکے ایسا کرسکتے ہیں۔، کی طرح ہارڈ ڈرائیو o ایک USB فلیش ڈرائیو. اس طرح، آپ اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ اگر آپ کے Google Docs اکاؤنٹ میں کچھ غیر متوقع ہوتا ہے، تو آپ اپنی اہم دستاویزات سے محروم نہیں ہوں گے۔.

مناسب اجازتیں مرتب کریں۔

Google Docs میں اپنی دستاویزات کو محفوظ رکھنے کا ایک مؤثر ترین طریقہ کنفیگر کرنا ہے۔ ہر دستاویز کے لیے مناسب اجازت. مثال کے طور پر، جب آپ کسی کے ساتھ دستاویز کا اشتراک کرتے ہیں، آپ انہیں صرف دیکھنے کی اجازت یا محدود ترمیم کی اجازت دینے کا انتخاب کر سکتے ہیں۔. یہ غیر مجاز لوگوں کو آپ کے دستاویزات تک رسائی اور ناپسندیدہ تبدیلیاں کرنے سے روکتا ہے۔ مزید برآں، اگر آپ کو لوگوں کے ایک بڑے گروپ کے ساتھ دستاویزات کا اشتراک کرنے کی ضرورت ہے، تو اسے استعمال کرنے کی سفارش کی جاتی ہے۔ صرف پڑھنے یا صرف تبصروں کے موڈ میں اشتراک کے اختیارات. اس طرح، آپ کر سکتے ہیں حادثاتی یا ناپسندیدہ ترمیم سے بچیں۔ آپ کی فائلوں میں.

مضبوط پاس ورڈ استعمال کریں۔

آپ کے Google Docs دستاویزات میں زیادہ سیکیورٹی کے لیے، یہ ضروری ہے کہ آپ مضبوط پاس ورڈ استعمال کریں۔ اپنے اکاؤنٹ اور دستاویزات دونوں کی حفاظت کے لیے۔ یہ مشورہ دیا جاتا ہے ایک منفرد اور پیچیدہ پاس ورڈ بنائیں جو بڑے اور چھوٹے حروف، اعداد اور خصوصی حروف کو یکجا کرتا ہے۔ اپنے پاس ورڈ میں ذاتی معلومات یا عام الفاظ استعمال کرنے سے گریز کریں۔ مزید برآں، اگر آپ مشترکہ یا عوامی ڈیوائس پر Google Docs استعمال کرتے ہیں، یقینی بنائیں کہ آپ ہمیشہ لاگ آؤٹ کرتے ہیں اور اپنے پاس ورڈ محفوظ نہیں کرتے ہیں۔. یہ تیسرے فریق کو آپ کے دستاویزات تک غیر مجاز رسائی سے روکتا ہے۔