یاد دہانی کا ای میل کیسے لکھیں

یاد دہانی ای میل کیسے لکھیں: اہم مہارتوں میں سے ایک دنیا میں موجودہ کام یہ جاننا ہے کہ بات چیت کیسے کی جائے۔ مؤثر طریقے سے ای میل کے ذریعے. واضح اور قائل کرنے والی یاد دہانیاں بھیجنے کی صلاحیت کسی پروجیکٹ کی کامیابی یا آخری تاریخ کو پورا کرنے میں فرق پیدا کر سکتی ہے۔ اس مضمون میں، ہم ایک کامیاب یاد دہانی ای میل لکھنے کے کلیدی عناصر کو دریافت کریں گے، جو آپ کو عملی تجاویز اور رہنما خطوط فراہم کریں گے تاکہ آپ کو اپنے کام کے ماحول میں مثبت نتائج حاصل کرنے میں مدد ملے۔

یاد دہانی ای میل کی اہمیت: پیشہ ورانہ زندگی میں، ڈیڈ لائن، میٹنگز، یا اہم کاموں سے محروم ہونا ایک عام بات ہے جس کی وجہ سے ہم روزانہ کی بنیاد پر نمٹتے ہیں۔ غلط فہمیوں سے بچنے اور پراجیکٹ میں شامل ہر فرد کو ان کی ذمہ داریوں اور وعدوں سے آگاہ رکھنے کے لیے مناسب الفاظ میں یاد دہانی ای میل ایک قیمتی ٹول ہے۔ اپنے ساتھیوں، کلائنٹس، یا اعلیٰ افسران کو آنے والی تاریخ یا ڈیلیوری کے بارے میں نرمی سے یاد دلانے سے، آپ کام کی اہمیت اور ترجیح کو تقویت دیتے ہیں، اس امکان کو بڑھاتے ہیں کہ یہ وقت پر مکمل ہو جائے گا۔

یاد دہانی ای میل کی ساخت: یاد دہانی ای میل تحریر کرتے وقت، واضح اور جامع ڈھانچے کی پیروی کرنا بہت ضروری ہے۔ ایک احترام اور ذاتی نوعیت کے سلام کے ساتھ شروع کریں، اس کے بعد ⁤ایک مختصر تعارف: جو ای میل کے مقصد کو واضح کرتا ہے۔ ⁤پیغام کے باڈی میں، واضح اور سیدھی زبان کا استعمال کرتے ہوئے کلیدی تاریخوں، آخری تاریخوں اور متوقع اعمال کو نمایاں کریں۔ آخر میں، ان کی توجہ کے لیے ان کا شکریہ ادا کرتے ہوئے اور کسی بھی سوال کا جواب دینے یا اگر ضروری ہو تو مزید معلومات فراہم کرنے کی پیشکش کرکے ای میل کا اختتام کریں۔

اس مضمون میں، ہم آپ کو ایک یاد دہانی ای میل کے ہر حصے کے لیے، موضوع سے الوداع تک ایک تفصیلی گائیڈ دیں گے۔ ہم اس بات کا تجزیہ کریں گے کہ وصول کنندہ اور سیاق و سباق پر منحصر ہے کہ اس طرح کی ای میل لکھتے وقت عام غلطیوں سے کیسے بچنا ہے اور ای میلز لکھنے میں ماہر بننے کے لیے پڑھتے رہیں پیشہ ورانہ میدان!

1. ایک مؤثر یاد دہانی ای میل کی اہمیت

پیراگراف 1: ایک مؤثر یاد دہانی ای میل کاروباری مواصلات کا ایک اہم ذریعہ ہے تاکہ اس بات کو یقینی بنایا جا سکے کہ وقت کی مدت پوری ہو جائے اور موثر ورک فلو برقرار رہے۔ ایک اچھی طرح سے تحریری یاد دہانی ای میل غلط فہمیوں اور تاخیر سے بچنے میں مدد کر سکتی ہے، ساتھ ہی ساتھ پوری ٹیم میں تعاون اور پیداواری صلاحیت کو فروغ دے سکتی ہے۔

پیراگراف 2: ایک مؤثر یاد دہانی ای میل لکھنے کے لیے، واضح اور جامع زبان استعمال کرنا ضروری ہے۔ ای میل کا موضوع براہ راست اور وضاحتی ہونا چاہیے۔تاکہ وصول کنندہ جلد از جلد یاد دہانی کی نوعیت کی شناخت کر سکے، جیسے کہ آخری تاریخ، مطلوبہ کام یا کوئی اضافی معلومات جو وصول کنندہ کے لیے ضروری ہے۔ کام مؤثر طریقہ.

پیراگراف 3: ایک یاد دہانی ای میل لکھتے وقت ایک اور اہم غور ٹون اور رویہ ہے۔ یہ ضروری ہے کہ ہر وقت پیشہ ورانہ اور قابل احترام کرنسی کو برقرار رکھا جائے۔ تاخیر یا عدم تعمیل کے حالات میں بھی، یہ ضروری ہے کہ تصادم یا منفی لہجے سے گریز کیا جائے۔. اس کے بجائے، یہ سفارش کی جاتی ہے کہ الزام تراشی یا تنقید کے بجائے تعاون اور دوستانہ انداز اپنایا جائے، مدد اور مدد کی پیشکش کی جائے۔ اس سے اچھے کام کرنے والے تعلقات کو برقرار رکھنے میں مدد ملے گی اور اس امکان میں اضافہ ہوگا کہ وصول کنندہ مثبت اور بروقت کارروائی کرے گا۔

2. یاد دہانی ای میل کے لیے مناسب ڈھانچہ

صحیح ڈھانچہ ایک کے لئے یاد دہانی ای میل اس بات کو یقینی بنانے کے لیے ضروری ہے کہ آپ کا پیغام واضح اور موثر ہو۔ ذیل میں، ہم آپ کو مرحلہ وار گائیڈ پیش کریں گے تاکہ آپ ایک کامیاب یاد دہانی ای میل لکھ سکیں:

1. موضوع: ای میل کا موضوع جامع اور واضح ہونا چاہیے تاکہ وصول کنندہ فوری طور پر ای میل کے مقصد کی شناخت کر سکے۔ ان کی توجہ حاصل کرنے کے لیے "یاد دہانی" یا "فوری" جیسے الفاظ استعمال کریں۔ مثال کے طور پر، "یاد دہانی: اگلے جمعہ کو اہم ملاقات۔"

2 سلام: پیغام کو ذاتی بنانے کے لیے وصول کنندہ کا نام استعمال کرتے ہوئے، دوستانہ سلام کے ساتھ ای میل شروع کریں۔ مثال کے طور پر، "پیارے جان۔"

3. پیغام: ای میل کے باڈی میں، پیغام کی وجہ مختصر اور واضح طور پر یاد رکھیں۔ تقریب کی تاریخ اور وقت کو نمایاں کرتا ہے۔ یا وہ سرگرمی جو انجام دی جانی چاہیے۔ استعمال کریں۔ مختصر پیراگراف پڑھنے کی سہولت کے لیے اور انتہائی متعلقہ معلومات کو ہائی لائٹ کرنے کے لیے۔

یاد رکھیں کہ ایک کا استعمال مناسب ساخت یاد دہانی ای میل میں اس بات کو یقینی بنانے کے لیے ضروری ہے کہ وصول کنندہ معلومات کو سمجھتا ہے اور ضروری کارروائی کرتا ہے۔ ہر وقت دوستانہ اور احترام والی زبان کا استعمال کرتے ہوئے واضح اور جامع ہونا نہ بھولیں۔ چلو یہ اشارے اور آپ کو کسی بھی وقت میں ایک مؤثر یاد دہانی ای میل ملے گی!

3. ای میل کے مواد میں واضح اور جامع زبان کا استعمال

یاد دہانی ای میلز کے ذریعے موثر مواصلت کو یقینی بنانے کے لیے، یہ ضروری ہے۔ واضح اور جامع زبان استعمال کریں۔. پیچیدہ تکنیکی اصطلاحات اور لمبے فقرے استعمال کرنے سے گریز کریں جو وصول کنندہ کے لیے الجھن کا باعث ہوں، دوستی کھوئے بغیر ایک پیشہ ور اور براہ راست لہجہ استعمال کریں۔ یاد رکھیں کہ اس قسم کی ای میلز کا بنیادی مقصد آپ کو ڈیڈ لائن، میٹنگ یا کسی دوسری متعلقہ معلومات کی یاد دلانا ہے۔

مواد میں وضاحت کو برقرار رکھنے کے لیے ایک اچھی تکنیک ہے ‍ معلومات کو منظم طریقے سے منظم کریں۔. مخصوص عنوانات سے تقسیم کردہ مختصر پیراگراف استعمال کریں۔ اہم نکات کو نمایاں کرنے کے لیے عنوانات یا ذیلی سرخیاں شامل کریں اس کے علاوہ، آپ اہم معلومات کو نمایاں کرنے کے لیے بلٹ پوائنٹس یا بے شمار فہرستیں استعمال کر سکتے ہیں یہ وصول کنندہ کو متعلقہ معلومات کی فوری شناخت کرنے اور ای میل کو پڑھنے میں آسانی فراہم کرے گا۔

واضح اور منظم زبان کے استعمال کے علاوہ، یہ ضروری ہے مختصر اور نقطہ نظر. یاد دہانی کی ای میلز عام طور پر تیزی سے پڑھی جاتی ہیں، اس لیے وصول کنندہ کی توجہ حاصل کرنے کے لیے مختصر ہونا ضروری ہے۔ گھومنے پھرنے یا غیر ضروری معلومات شامل کرنے سے گریز کریں۔ اس کے بجائے، سیدھے نقطہ پر جائیں اور پہلے پیراگراف میں سب سے زیادہ متعلقہ چیز کو نمایاں کریں۔ اگر اضافی تفصیلات شامل کرنے کی ضرورت ہے تو، ای میل کی تنظیم اور ساخت کو برقرار رکھنے کے لیے علیحدہ پیراگراف استعمال کریں۔

4. ای میل کے موضوع میں متعلقہ معلومات کو شامل کرنا

ایک مؤثر یاد دہانی ای میل لکھنے کے لیے، ای میل کے موضوع کی لائن میں متعلقہ معلومات کو شامل کرنا ضروری ہے۔ موضوع کی لکیر واضح، جامع ہونی چاہیے اور ای میل کے بارے میں واضح خیال دینا چاہیے۔ یہ وصول کنندہ کی توجہ حاصل کرنے میں مدد کرتا ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ پیغام ان باکس میں کسی کا دھیان نہیں جاتا ہے۔

ای میل کی سبجیکٹ لائن میں متعلقہ معلومات کو شامل کرتے وقت، مخصوص اور تفصیلی ہونا ضروری ہے۔ اس سے وصول کنندہ کو فوری طور پر یہ سمجھنے میں مدد ملے گی کہ ای میل کا مقصد کیا ہے اور ان کی جانب سے کیا کارروائی کی ضرورت ہے۔ مثال کے طور پر، اگر ای میل میٹنگ کے لیے ایک یاد دہانی ہے، تو موضوع میں میٹنگ کی تاریخ، وقت اور مقام شامل ہو سکتا ہے۔

ای میل کے موضوع کو متعلقہ بنانے کا دوسرا طریقہ یہ ہے کہ ایسے مطلوبہ الفاظ کا استعمال کیا جائے جو پیغام کے مواد کا خلاصہ کرتے ہیں۔ مثال کے طور پر، اگر ای میل سیلز رپورٹ کے بارے میں ہے، تو آپ موضوع کی لائن میں لفظ "سیلز رپورٹ" شامل کر سکتے ہیں۔ اس سے وصول کنندہ کو جلدی شناخت کرنے میں مدد ملتی ہے کہ ای میل کس کے بارے میں ہے اور مزید تفصیلات کے لیے اسے کھولیں۔

5. ای میل کے باڈی میں مخصوص تاریخیں اور آخری تاریخیں شامل کریں۔

جب آپ ایک یاد دہانی ای میل بھیجتے ہیں، تو اسے شامل کرنا بہت ضروری ہے۔ مخصوص تاریخیں اور آخری تاریخیں پیغام کے جسم میں. یہ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ آپ اور وصول کنندہ دونوں واضح ہیں جب کام کے مکمل ہونے یا فیصلہ کرنے کی توقع کی جاتی ہے۔ آخری تاریخ بتانے سے غلط فہمیوں اور غیر ضروری تاخیر سے بچنے میں بھی مدد ملتی ہے۔

ایک مؤثر طریقہ مخصوص تاریخوں اور آخری تاریخوں کو اجاگر کرنے کے لیے بولڈ یا انڈر لائن کا استعمال کریں۔ متعلقہ متن میں۔ مثال کے طور پر، آپ رپورٹ کی آخری تاریخ یا اہم میٹنگ کی تاریخ کو نمایاں کر سکتے ہیں۔ ان کو بصری طور پر اجاگر کرنے کے علاوہ، یقینی بنائیں واضح طور پر ان کا ذکر کریں ای میل کے باڈی میں، اس طرح الجھن کی کوئی گنجائش نہیں ہوگی۔

یاد رکھیں کہ مخصوص تاریخیں اور آخری تاریخیں ورک فلو کو منظم رکھنے اور پروجیکٹس پر وقت کی پابندی کو یقینی بنانے کے لیے بہت اہم ہیں۔ پر انہیں واضح طور پر شامل کریں ای میل کے باڈی میں، آپ اس میں شامل ہر فرد کو طے شدہ ڈیڈ لائنز اور ڈیڈ لائنز کا واضح اور جامع حوالہ فراہم کریں گے۔ یہ مشق آپ کی پیشہ ورانہ مہارت کو بھی ظاہر کرتی ہے اور کاموں اور ذمہ داریوں کو پورا کرنے کے لیے آپ کی تشویش کو ظاہر کرتی ہے۔

6. یاد دہانی میں دوستانہ اور پیشہ ورانہ لہجہ استعمال کریں۔

یہ ضروری ہے کہ آپ کے ای میل کے وصول کنندہ کے تئیں احترام اور شائستگی کا اظہار کیا جائے۔ یاد رکھیں کہ آپ کو ہمیشہ شائستہ اور دوستانہ رویہ رکھنا چاہیے، کسی بھی جارحانہ یا تصادم کے لہجے سے گریز کرنا چاہیے، یہاں کچھ سفارشات ہیں جو آپ کو ایک مؤثر یاد دہانی لکھنے میں مدد کریں گی۔

1. شائستہ اور دوستانہ بنیں: ای میل کو دوستانہ اور پیشہ ورانہ سلام کے ساتھ شروع کرنا ضروری ہے، جیسے کہ "پیارے" یا "ہیلو۔" مثبت جملے استعمال کریں جو وصول کنندہ کے تئیں آپ کی تعریف کو ظاہر کرتے ہوں، جیسے "مجھے امید ہے کہ آپ ٹھیک ہیں" یا "مجھے یقین ہے کہ آپ کا ہفتہ نتیجہ خیز رہا ہے۔" ان کی توجہ اور تعاون کے لیے ان کا پہلے سے شکریہ ادا کرنا ہمیشہ یاد رکھیں۔

2. اپنے پیغام میں وضاحت کو برقرار رکھیں: یہ ضروری ہے کہ آپ کی یاد دہانی مختصر اور سمجھنے میں آسان ہو۔ ابہام سے گریز کرتے ہوئے واضح اور براہ راست جملوں کا استعمال کریں۔ واضح طور پر یاد دہانی کی وجہ اور وصول کنندہ سے آپ کیا توقع رکھتے ہیں اس سے آگاہ کریں۔ ضروری معلومات فراہم کریں تاکہ وہ مناسب جواب دے سکیں۔

3. درخواست میں سفارتی بنیں: اگر وصول کنندہ نے کوئی کارروائی چھوڑ دی ہے یا ملتوی کر دی ہے، تو سفارتی طور پر اس کو لینے کے لیے کہیں۔ شائستہ اور خوشگوار انداز میں درخواست کرنے کے لیے "مجھے آپ کے پاس رکھنا پسند ہے..." یا "اگر آپ مکمل کر سکتے ہیں تو میں اس کی بہت تعریف کروں گا..." جیسے جملے استعمال کریں۔ انہیں مطلوبہ کارروائی کرنے کے لیے متعلقہ تاریخیں یا آخری تاریخ فراہم کرنا یاد رکھیں۔

اپنی یاد دہانیوں میں دوستانہ اور پیشہ ورانہ لہجہ استعمال کرنے کے لیے ان رہنما خطوط پر عمل کرتے ہوئے، آپ اپنے وصول کنندگان کے لیے ایک مثبت اور قابل احترام تصویر پیش کرنے کے قابل ہو جائیں گے، ہمیشہ خوشگوار اور سفارتی جملے استعمال کرتے ہوئے اپنے پیغام میں شائستہ اور واضح ہونا یاد رکھیں۔ اچھی طرح سے لکھی ہوئی یاد دہانی کے ساتھ، آپ کو اپنے وصول کنندگان سے جواب یا کارروائی موصول ہونے کے امکانات بڑھ جائیں گے۔

7. ای میل میں واضح اور براہ راست ہدایات فراہم کریں۔

جب ہم ایک یاد دہانی ای میل لکھ رہے ہیں، تو یہ ضروری ہے کہ ہم اپنے وصول کنندگان کو واضح اور براہ راست ہدایات فراہم کریں۔ اس طرح، ہم الجھنوں سے بچیں گے اور اس بات کو یقینی بنائیں گے کہ ہماری درخواستوں کو مؤثر طریقے سے انجام دیا جائے۔ اس کو حاصل کرنے کے لیے چند اہم نکات کو ذہن میں رکھنا ضروری ہے:

1. سادہ اور جامع زبان استعمال کریں: تکنیکی اصطلاحات یا جرگون استعمال کرنے سے گریز کریں جو وصول کنندہ کے لیے الجھن کا باعث ہو۔ مختصر، آسان جملے استعمال کرتے ہوئے واضح اور واضح طور پر ہدایات کی وضاحت کریں۔ اگر ضروری ہو تو، معلومات کو زیادہ بصری اور پیروی کرنے میں آسان طریقے سے ترتیب دینے کے لیے بلٹ پوائنٹس یا فہرستوں کا استعمال کریں۔

2. سب سے زیادہ متعلقہ معلومات کو نمایاں کریں: کلیدی الفاظ یا کلیدی جملے کو بولڈ یا نمایاں فارمیٹنگ میں نمایاں کرکے اہم ترین ہدایات پر زور دیں۔ اس طرح، آپ کے وصول کنندگان ضروری معلومات کی فوری شناخت کر سکیں گے اور اس کے مطابق عمل کر سکیں گے۔ ہائی لائٹنگ کے زیادہ استعمال سے گریز کریں، کیونکہ اس کا الٹا اثر ہو سکتا ہے اور سمجھنا مشکل ہو سکتا ہے۔

3. مثالیں فراہم کریں: اگر آپ جو ہدایات دے رہے ہیں وہ سمجھنے میں پیچیدہ ہو سکتے ہیں، تو ان مثالوں کو شامل کرنے پر غور کریں جو واضح طور پر واضح کرتی ہیں کہ درخواست کردہ کام کو کیسے انجام دیا جائے۔ مثالیں کسی بھی الجھن کو دور کرنے میں مدد کر سکتی ہیں اور ہدایات پر عمل کرنے کے بارے میں عملی رہنمائی فراہم کر سکتی ہیں۔ مثالوں کو مختصر اور پیروی میں آسان رکھنا یاد رکھیں۔

ان تجاویز پر عمل کر کے، آپ اس بات کو یقینی بنائیں گے کہ آپ کی ہدایات درست ہیں اور ان پر عمل کرنا آسان ہے، جس سے آپ کے وصول کنندگان کے لیے آپ کے بھیجے گئے کاموں اور درخواستوں کو پورا کرنا آسان ہو جائے گا۔ اپنی بات چیت میں واضح اور براہ راست ہونا یاد رکھیں، ابہام سے گریز کریں اور تمام ضروری معلومات فراہم کریں تاکہ آپ کے وصول کنندگان کارروائی کر سکیں۔ موثر طریقے سے.

8.⁤ کسی بھی سوال یا استفسار کے لیے رابطہ کی اضافی معلومات شامل کریں۔

فراہم کرنا ہمیشہ ضروری ہے۔ اضافی رابطے کی تفصیلات ایک یاد دہانی ای میل کے آخر میں تاکہ وصول کنندگان سوالات پوچھ سکیں یا کسی بھی خدشات کو حل کرسکیں۔ یہ انہیں آپ کے ساتھ براہ راست بات چیت کرنے کی صلاحیت فراہم کرتا ہے، ‌ فالو اپ کے عمل کو آسان بناتا ہے۔ ایک ای میل پتہ اور فون نمبر ضرور شامل کریں جہاں آپ سے رابطہ کیا جا سکے۔ آپ اپنی دستیابی کے اوقات کے بارے میں معلومات شامل کرنے پر بھی غور کر سکتے ہیں تاکہ وصول کنندگان کو معلوم ہو کہ انہیں کب جواب ملنے کا امکان ہے۔

ایک اچھی مشق ایک فراہم کرنا ہے براہ راست لنک جانتا تھا سائٹ یا پلیٹ فارم جہاں وصول کنندگان مزید معلومات حاصل کر سکتے ہیں یا مخصوص اقدامات کر سکتے ہیں۔ یہ خاص طور پر مددگار ہو سکتا ہے اگر آپ کی یاد دہانی ای میل کسی ایونٹ یا میٹنگ کے بارے میں ہے جہاں انہیں رجسٹر کرنے یا اضافی تفصیلات تلاش کرنے کی ضرورت ہے۔ براہ راست لنک ان کے لیے نیویگیٹ کرنا آسان بناتا ہے اور انہیں دستی طور پر تلاش کیے بغیر متعلقہ معلومات تک فوری رسائی حاصل کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

یاد رکھیں کہ وضاحت اور جامعیت اضافی رابطے کی معلومات شامل کرتے وقت کلیدی ہیں۔ یہ ضروری ہے کہ وصول کنندگان تیزی سے شناخت کر سکیں کہ آپ سے کیسے رابطہ کرنا ہے اور اگر وہ کرتے ہیں تو کیا توقع رکھیں۔ براہ کرم بولڈ یا بڑا فونٹ استعمال کریں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ یہ تفصیلات ای میل میں نمایاں ہیں۔ آپ معلومات کو بصری طور پر الگ کرنے اور اسے مزید پڑھنے کے قابل بنانے کے لیے گولیوں یا شبیہیں استعمال کرنے پر بھی غور کر سکتے ہیں۔

9. مطلوبہ ردعمل یا عمل کی اہمیت کو اجاگر کریں۔

ایک یاد دہانی ای میل میں مطلوبہ جواب یا کارروائی اس بات کو یقینی بنانے کے لیے اہم ہے کہ مواصلاتی مقاصد پورے ہوں۔ یہ واضح اور مختصر طور پر اجاگر کرنا ضروری ہے کہ وصول کنندہ سے کیا توقع کی جاتی ہے، چاہے وہ جواب ہو، کوئی مخصوص کارروائی ہو، یا کوئی اور شکل ہو۔ یہ آپ کو موثر مواصلات کو برقرار رکھنے اور غلط فہمیوں یا تاخیر سے بچنے کی اجازت دے گا۔

کے لیے، براہ راست اور درست جملے استعمال کرنے کا مشورہ دیا جاتا ہے، مثال کے طور پر، آپ استعمال کر سکتے ہیں۔ "یہ ضروری ہے کہ آپ اشارہ کردہ آخری تاریخ سے پہلے اس ای میل کا جواب دیں" o "ہم آپ سے گزارش کرتے ہیں کہ درخواست کردہ کارروائی جلد از جلد کریں".یہ جملے جواب یا کارروائی کی عجلت اور مطابقت پر زور دیتے ہیں، وصول کنندہ کو ضروری کارروائی کرنے کی ترغیب دیتے ہیں۔

اس کے علاوہ، مطلوبہ جواب یا کارروائی کو انجام دینے کے بارے میں واضح اور تفصیلی ہدایات فراہم کرنے کا مشورہ دیا جاتا ہے۔ اگر پیروی کرنے کے لیے مخصوص اقدامات ہیں، تو وہ HTML ٹیگز کا استعمال کرتے ہوئے، بے شمار فہرست میں درج کیے جا سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر:

• اپنے تبصروں اور تجاویز کے ساتھ اس ای میل کا جواب دیں۔
• درخواست کردہ دستاویزات میں منسلک کریں۔ پی ڈی ایف فارمیٹ.
• فراہم کردہ لنک پر کلک کرکے اپنی حاضری کی تصدیق کریں۔

یہ مخصوص ہدایات وصول کنندہ کے لیے ضروری کام کو انجام دینے میں آسانی پیدا کریں گی، الجھنوں سے بچیں گی اور غلطیوں کے امکان کو کم کریں گی، خلاصہ یہ کہ ایک یاد دہانی ای میل مؤثر مواصلات کے حصول اور اہداف کو پورا کرنے کے لیے ضروری ہے۔

10. ای میل کے اختتام پر شائستہ اور شکر گزار بنیں۔

جب یاد دہانی ای میل لکھنے کی بات آتی ہے، تو شروع سے آخر تک شائستہ اور شکر گزار لہجے کو برقرار رکھنا ضروری ہے۔ ہمیں ہمیشہ یاد رکھنا چاہیے کہ ای میل تحریری رابطے کی ایک شکل ہے، اس لیے اس کی غلط تشریح کرنا یا سیاق و سباق کو کھو دینا آسان ہے۔ الجھن سے بچنے کے لیے، ای میل بند کرتے وقت صاف، شائستہ، اور اظہار تشکر کرنا ضروری ہے۔

1. پیشگی شکریہ ادا کریں۔

یاد دہانی کی وجہ بتانے سے پہلے، دی گئی توجہ اور اس کی طرف سے کی گئی کسی بھی کوشش کے لیے شکریہ ادا کرنا ضروری ہے۔ کسی دوسرے شخص. اس سے تعاون اور باہمی احترام کی فضا قائم کرنے میں مدد ملے گی۔ مثال کے طور پر، ہم ای میل کا آغاز یہ کہہ کر کر سکتے ہیں کہ "سب سے پہلے، میں آپ کا شکریہ ادا کرنا چاہوں گا کہ آپ نے اپنے پچھلے پیغام کو پڑھنے کے لیے وقت نکالا اور میری درخواست پر غور کیا۔" اس طرح، ہم مثبت اور تعریفی رویہ ظاہر کرتے ہیں۔ شروع سے.

2. شائستہ لہجہ برقرار رکھیں

یاد دہانی کے دوران، شائستہ اور احترام والا لہجہ برقرار رکھنا بہت ضروری ہے۔ ہم جارحانہ جملے یا فقرے استعمال کرنے سے گریز کریں گے جو مطالبات کی طرح لگ سکتے ہیں۔ اس کے بجائے، ہمیں شائستہ اور فکر انگیز زبان استعمال کرنی چاہیے۔ مثال کے طور پر، ہم کہہ سکتے ہیں، "کیا میں آپ کو یہ ای میل بھیج سکتا ہوں تاکہ آپ کو یاد دلایا جا سکے کہ ہم ابھی تک آپ کے جواب کا انتظار کر رہے ہیں۔" یہ بھی ضروری ہے کہ ایسے الفاظ یا فقرے استعمال کرنے سے گریز کیا جائے جو جارحانہ یا تصادم کا شکار ہو، اور اس کے بجائے زیادہ غیر جانبدار اور معروضی نقطہ نظر استعمال کریں۔

3. شائستگی سے نتیجہ اخذ کریں۔

ای میل بند کرتے وقت، شائستہ اور شکر گزار رویہ برقرار رکھنا ضروری ہے۔ ہم ایسے جملے استعمال کر سکتے ہیں جیسے "میں اس معاملے میں آپ کی توجہ اور غور کے لیے آپ کا ایک بار پھر شکریہ ادا کرتا ہوں" یا "میں آپ کے فوری جواب یا کارروائی کے لیے پیشگی شکریہ ادا کرتا ہوں۔" ہم کسی بھی اضافی سوالات یا خدشات کے لیے اپنی دستیابی کا اعادہ بھی کر سکتے ہیں جو دوسرے شخص کو ہو سکتا ہے۔ ہمیشہ ایک مناسب آخری سلام استعمال کرنا یاد رکھیں جیسے کہ "مخلص" یا "بہترین سلام"۔

ہمیں اپنی یاد دہانی ای میلز میں شائستگی اور شکرگزاری کی طاقت کو کم نہیں سمجھنا چاہئے۔ یہ رویے اچھے پیشہ ورانہ تعلقات کو برقرار رکھنے اور اس بات کو یقینی بنانے میں مدد کرتے ہیں کہ ہماری درخواستوں کو مؤثر طریقے سے پورا کیا جائے۔ تو آئیے ہر ای میل بند ہونے میں ہمیشہ شائستہ اور شکر گزار ہونا یاد رکھیں، کیونکہ یہ تحریری مواصلت میں ہمارے آداب کی عکاسی کرتا ہے۔