آپ کی ایکسل فائل کھو گئی؟ غلطیوں کو سمجھنے اور ان سے بچنے کے لیے مکمل گائیڈ

کیا آپ کو اپنی فائلوں کو Excel میں محفوظ کرنے میں پریشانی ہو رہی ہے؟ یہ صورت حال واقعی مایوس کن ہو سکتی ہے، خاص طور پر اگر آپ نے اپنی اسپریڈشیٹ پر کام کرنے میں کافی وقت صرف کیا ہے اور آپ اپنی تمام تبدیلیاں کھو جانے سے ڈرتے ہیں۔ مائیکروسافٹ ایکسل ڈیٹا مینجمنٹ اور تجزیہ کے لیے سب سے زیادہ استعمال ہونے والے ٹولز میں سے ایک ہے۔ دستاویزات کو محفوظ کرنے کی کوشش کرتے وقت غلطیوں کا سامنا کرنا عام سوالات میں سے ایک ہے۔ اور اس کے استعمال کنندگان میں تشویش پائی جاتی ہے۔

اس مضمون میں، ہم سب کا جائزہ لینے جا رہے ہیں ممکنہ وجوہات جو Excel کو آپ کی فائلوں کو محفوظ کرنے سے روک سکتی ہیں۔اور ہم ہر کیس کے لیے تفصیلی حل فراہم کریں گے۔ یہاں آپ کو نہ صرف مرحلہ وار طریقہ کار ملے گا بلکہ مستقبل میں اس قسم کے مسائل سے بچنے کے لیے واضح وضاحتیں اور مددگار تجاویز بھی ملیں گی۔ چلو، ٹھہرو اور ہم تمہیں سمجھائیں گے۔ ان حالات سے کیسے نکلیں اور ان سے کیسے بچیں۔.

ایکسل میں محفوظ کرنے کا عمل کیسے کام کرتا ہے اور یہ کیوں ناکام ہو سکتا ہے۔

حل میں جانے سے پہلے، یہ سمجھنا ضروری ہے ایکسل فائلوں کو کیسے محفوظ کرتا ہے۔چونکہ یہ عمل اتنا آسان نہیں جتنا لگتا ہے۔ ایکسل، جب آپ کسی ورک بک کو دستی طور پر یا خود بخود محفوظ کرتے ہیں، تو سب سے پہلے اصل دستاویز کی جگہ پر ایک عارضی فائل بناتا ہے۔. محفوظ کرنے کے مکمل ہونے کے بعد، اصل فائل کو حذف کریں اور عارضی فائل کو صحیح نام دیں۔ اگر اس عمل کے دوران کوئی مسئلہ پیدا ہوتا ہے تو، مختلف قسم کی خرابیاں ہوسکتی ہیں، اور تازہ ترین تبدیلیوں والی فائل درست طریقے سے محفوظ نہیں ہوسکتی ہے۔

بچت کے عمل میں رکاوٹیں۔ بہت سی وجوہات کی وجہ سے ہو سکتا ہے: "Esc" کلید کو دبانے سے، ہارڈ ویئر کے مسائل، سافٹ ویئر کے مسائل، اینٹی وائرس کے مسائل، اجازت کے تنازعات، فائل کے راستے جو بہت لمبے ہیں، یا یہاں تک کہ ڈسک کی جگہ کی کمی۔ آپ کو نیٹ ورک کے مقامات یا بیرونی ڈرائیوز کے ساتھ بھی محتاط رہنے کی ضرورت ہے، جیسا کہ اگر Excel محفوظ کرنے کے دوران کنکشن ختم ہو جائے، تو آپ خراب فائلوں یا غیر محفوظ شدہ تبدیلیوں کے ساتھ ختم ہو سکتے ہیں۔

ایکسل میں فائلوں کو محفوظ کرتے وقت عام غلطی کے پیغامات

جب ایکسل فائل کو محفوظ نہیں کرتا ہے تو سب سے عام خرابی کے پیغامات میں سے، مندرجہ ذیل نمایاں ہیں:

• "دستاویز محفوظ نہیں ہوئی"
• "دستاویز مکمل طور پر محفوظ نہیں ہوئی"
• "صرف پڑھنے والی دستاویز تک رسائی حاصل نہیں کی جا سکتی۔ »
• "مکمل ڈسک"
• "محفوظ کرتے وقت خرابیوں کا پتہ چلا..."
• "فائل کا نام درست نہیں ہے"

ان غلطیوں میں سے ہر ایک مختلف وجہ کی طرف اشارہ کرتا ہے۔، لہذا مناسب حل تلاش کرنے سے پہلے صحیح پیغام کی شناخت کرنا بہتر ہے۔

ایکسل تبدیلیوں کو محفوظ نہ کرنے کی بنیادی وجوہات

سرکاری دستاویزات کے مطابق، مدد کے فورمز اور صارف کے تجربات، ایکسل فائلوں کو محفوظ کرتے وقت مسائل کیوں پیش کرتا ہے اس کی سب سے عام وجوہات ہیں۔:

• منزل کے فولڈر میں اجازتوں کی کمی: اگر آپ کے پاس اس فولڈر پر پڑھنے، لکھنے یا ترمیم کرنے کی اجازت نہیں ہے جہاں آپ ورک بک کو محفوظ کرنے کی کوشش کر رہے ہیں، تو Excel محفوظ کو مکمل نہیں کر سکے گا۔
• تھرڈ پارٹی پلگ انز: ایکسل میں نصب کچھ ایڈ انز بچت کے عمل میں مداخلت کر سکتے ہیں، جس سے غیر متوقع طور پر کریش یا غلطیاں ہو سکتی ہیں۔
• خراب یا خراب فائلیں۔: اگر اصل فائل کرپٹ ہے تو، Excel تبدیلیوں کو صحیح طریقے سے ذخیرہ ہونے سے روک سکتا ہے۔
• ناکافی ڈسک کی جگہ: اگر منزل کے مقام میں خالی جگہ نہیں ہے، تو Excel محفوظ کرنے کا عمل مکمل نہیں کرے گا۔
• اینٹی وائرس سافٹ ویئر: کچھ اینٹی وائرس پروگرام بچت کے عمل کو روک سکتے ہیں، خاص طور پر اگر وہ نئی فائلوں کو اسکین کرتے ہیں یا اسکین کے دوران کھلی فائلوں میں ترمیم کرتے ہیں۔
• تنازعات یا تالے کا اشتراک کرنا: اگر فائل کسی اور کے ذریعہ کھولی گئی ہے یا Excel کی کسی دوسری مثال میں، محفوظ کرتے وقت غلطیاں ہوسکتی ہیں۔
• فائل کا راستہ بہت لمبا ہے۔: ایکسل فائل کے نام کے علاوہ پورے راستے کو 218 حروف تک محدود کرتا ہے۔ اگر یہ حد سے زیادہ ہے، تو آپ کو نام کی غلط غلطی ملے گی۔
• نیٹ ورک کے مقامات میں کنکشن کے مسائل: اگر آپ فائلوں کو نیٹ ورک ڈرائیو میں محفوظ کرتے ہیں اور کنکشن کھو جاتا ہے، تو محفوظ کرنا ناکام ہو سکتا ہے اور آپ حالیہ ڈیٹا کھو سکتے ہیں۔
• فائلیں صرف پڑھنے کے موڈ میں: فائل میں یہ موڈ فعال ہو سکتا ہے یا آپ اس کے مالک نہ ہوں، تبدیلیوں کے ساتھ اسے محفوظ کرنے کی صلاحیت کو محدود کر دیں۔
• ہارڈ ویئر کی خرابیاں (ڈسک، USB ڈرائیوز، وغیرہ): محفوظ کرنے کے دوران ڈرائیو کا فزیکل ناکامی یا منقطع ہونا بھی فائلوں میں خرابیوں اور خراب ہونے کا سبب بن سکتا ہے۔
• فائلیں سسٹم یا کسی اور ایپلیکیشن کے ذریعے لاک کی گئی ہیں۔: اگر فائل کسی دوسرے پروگرام کے زیر استعمال ہے، تو یہ محفوظ کرنے سے روک سکتی ہے۔

تبدیلیوں کو محفوظ نہ کرنے والے ایکسل کو کیسے ٹھیک کریں؟

آئیے ایک ایک کرکے ہر مخصوص کیس کے لیے سب سے زیادہ مؤثر حل کا جائزہ لیں۔

1. فولڈر کی اجازتوں کو چیک کریں اور ان میں ترمیم کریں۔

سب سے پہلے چیک کریں کہ آپ کے پاس اس فولڈر میں کافی اجازتیں ہیں جہاں آپ فائل محفوظ کرتے ہیں۔ فولڈر پر دائیں کلک کریں، منتخب کریں۔ پراپرٹیز، ٹیب تک رسائی حاصل کریں سیکورٹی اور اپنے صارف کو تفویض کردہ اجازتوں کو چیک کریں۔ اگر آپ کے پاس لکھنے یا ترمیم کرنے کی اجازت نہیں ہے، ٹیم کے منتظم سے پوچھیں کہ وہ آپ کو دے دیں۔ یا فائل کو کسی دوسرے مقام پر محفوظ کرنے کی کوشش کریں جہاں آپ کے پاس موجود ہو۔

2. فائل کو نئی ورک بک کے طور پر یا کسی اور نام سے محفوظ کریں۔

پہلی تجویز کردہ کارروائیوں میں سے ایک جب ایکسل آپ کو محفوظ کرنے نہیں دے گا تو آپشن کا استعمال کرنا ہے۔ بطور محفوظ کریں اور فائل کا نام یا راستہ تبدیل کریں۔ اس طرح، آپ اصل فائل کو اوور رائٹ کرنے اور کریشوں یا وقت کی پابندیوں سے بچتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے:

1. مینو تک رسائی حاصل کریں محفوظ شدہ دستاویزات اور منتخب کریں۔ بطور محفوظ کریں.
2. ایک مختلف نام درج کریں اور اسے مختلف جگہ پر محفوظ کرنے کی کوشش کریں۔

یہ حربہ اکثر اس وقت کارآمد ہوتا ہے جب تنازعہ اجازتوں پر ہو، عارضی فائلیں خراب ہو جائیں، یا عارضی کریش ہو جائیں۔

3. اصل اسپریڈ شیٹس کو دوسری ورک بک میں منتقل کریں۔

اگر فائل خراب نظر آتی ہے یا محفوظ کرنے میں ناکام رہتی ہے تو، ایک مفید تکنیک ہے۔ تمام شیٹس (ایک فلر شیٹ کے علاوہ) کو نئی ورک بک میں منتقل کریں۔. تو:

1. کے ساتھ فلر شیٹ شامل کریں۔ شفٹ + F11.
2. فلر شیٹ کے علاوہ تمام اصل شیٹس کو گروپ کریں (پہلے پر کلک کریں، آخری پر شفٹ کلک کریں)۔
3. دائیں کلک کریں اور منتخب کریں۔ منتقل کریں یا کاپی کریں… > منتخب کریں۔ (نئی کتاب) > قبول کریں۔

اس طرح، آپ اکثر غلطیوں کے بغیر نئی فائل کو محفوظ کر سکتے ہیں اور ماڈیولز کو ہاتھ سے کاپی کر کے VBA میکرو سمیت تمام مواد کو بازیافت کر سکتے ہیں۔ اگر آپ ایکسل میں غلطیوں سے بچنے کے طریقے کے بارے میں مزید جاننا چاہتے ہیں، تو ہم اپنے مضمون کا جائزہ لینے کی تجویز کرتے ہیں۔ ونڈوز میں بٹ لاکر کی غلطیاں.

4. ایک مختلف فائل کی قسم کے طور پر محفوظ کریں (.xlsx، .xlsm، وغیرہ)

بعض اوقات اصل فائل کی شکل خراب ہو جاتی ہے۔ فائل کی قسم کو تبدیل کرنے سے مسئلہ حل ہو سکتا ہے۔ ایسا کرنے کے لیے:

1. En محفوظ شدہ دستاویزات، دبائیں بطور محفوظ کریں.
2. اختیار میں قسم، ایک مختلف شکل منتخب کریں (مثال کے طور پر، .xlsm میکروز والی فائلوں کے لیے یا .xlsx اگر اصل تھا Xls.).

اس کی مدد سے آپ پرانی عدم مطابقت یا فارمیٹ کی غلطیوں کو ختم کر سکتے ہیں۔

5. فائل کو دوسرے مقام پر محفوظ کرنے کی کوشش کریں۔

اگر آپ کو شک ہے کہ مسئلہ منزل کی ڈرائیو پر ہو سکتا ہے (مثال کے طور پر، ایک بیرونی ڈرائیو، ایک نیٹ ورک ڈرائیو، یا ایک محدود فولڈر)، فائل کو ڈیسک ٹاپ یا کسی اور مقامی فولڈر میں محفوظ کریں۔ آپ کی ٹیم کے. یہ نیٹ ورک، اجازتوں، یا جگہ کے مسائل کو مسترد کرتا ہے۔ اس کے علاوہ، اگر آپ کے پاس غیر محفوظ شدہ فائلوں کی بازیافت کے بارے میں کوئی سوال ہے، تو آپ ہمارے ٹیوٹوریل کو یہاں پر دیکھ سکتے ہیں۔ غیر محفوظ شدہ ورڈ فائلوں کو بازیافت کریں۔.

6. نئی فائلوں کو اصل مقام پر محفوظ کریں۔

ایک نئی ایکسل ورک بک بنائیں اور ایک کاپی اسی فولڈر میں محفوظ کریں جہاں اصل تھی۔ اگر آپ نہیں کر سکتے ہیں تو، مسئلہ شاید اجازتوں، ڈرائیو پر ناکافی جگہ، یا سافٹ ویئر کا تنازعہ ہے۔ اگر آپ نئی فائل کو محفوظ کر سکتے ہیں، تو مسئلہ اصل کے فارمیٹ یا مواد میں ہو سکتا ہے۔

7. ایکسل کو محفوظ موڈ میں شروع کریں۔

کئی بار تھرڈ پارٹی پلگ ان فائلوں کو محفوظ کرتے وقت مسائل کا باعث بنتے ہیں۔. یہ جانچنے کے لیے کہ آیا یہ وجہ ہے:

• 1 آپشن: کلید کو دبائیں اور تھامیں کے لئے Ctrl اور ایکسل کھولیں، سیف موڈ میسج کی تصدیق کریں۔
• 2 آپشن: دبائیں ونڈوز R +، لکھتے ہیں ایکسل / محفوظ اور enter کو دبائیں۔

اگر آپ سیف موڈ میں محفوظ کر سکتے ہیں تو ایک ایک کر کے ایڈ آنز کو غیر فعال یا ہٹا دیں جب تک کہ آپ مجرم کو تلاش نہ کر لیں۔ ایسا کرنے کے لیے:

1. عام طور پر ایکسل کھولیں۔
2. مینو محفوظ شدہ دستاویزات > اختیارات > تکمیلات۔.
3. نیچے، منتخب کریں۔ COM پلگ انز اور دبائیں Ir.
4. تمام ایڈ انز کو غیر چیک کریں اور ایکسل کو دوبارہ شروع کریں۔

8. دستیاب ڈسک کی جگہ چیک کریں۔

سب سے زیادہ کلاسک وجوہات میں سے ایک کافی خالی جگہ نہ ہونا ہے۔ دستیاب جگہ کو چیک کرنے کے لیے فائل ایکسپلورر کا استعمال کریں۔ اگر یہ بھرا ہوا ہے تو، کوڑے دان کو خالی کر کے، عارضی فائلوں کو حذف کر کے، یا ٹولز جیسے پارٹیشن کو بڑھا کر جگہ خالی کریں۔ EaseUS پارٹیشن ماسٹر یا اسی طرح کی.

9. اینٹی وائرس سافٹ ویئر کو عارضی طور پر غیر فعال کریں۔

کچھ اینٹی وائرس پروگرام نئی فائلوں یا دستاویزات کو حقیقی وقت میں اسکین کر سکتے ہیں، عارضی طور پر انہیں محفوظ ہونے سے روکتے ہیں۔ محفوظ کرتے وقت اپنے اینٹی وائرس کو عارضی طور پر غیر فعال کریں۔، لیکن بعد میں اسے چالو کرنا یاد رکھیں۔ اگر خرابی غائب ہو جاتی ہے، تو اپنی اینٹی وائرس کی ترتیبات کو چیک کریں تاکہ ان فولڈرز کو خارج کر دیا جائے جہاں آپ Excel دستاویزات کو محفوظ کرتے ہیں۔

10. اپنے آفس کی تنصیب کی مرمت کریں۔

اگر کچھ کام نہیں کرتا ہے تو، آپ کی آفس انسٹالیشن خراب ہو سکتی ہے۔ اس کی مرمت کے لیے:

1. کنٹرول پینل > پروگرامز اور فیچرز پر جائیں۔
2. تلاش کریں مائیکروسافٹ آفس، دائیں کلک کریں اور منتخب کریں۔ مرمت.
3. منتخب کریں۔ فوری مرمت (تیز) یا آن لائن مرمت (گہرا)

اس کے بعد، اپنی ایکسل فائلوں کو دوبارہ محفوظ کرنے کی کوشش کریں۔

مخصوص غلطیاں اور ان کا حل

"صرف پڑھنے کی دستاویز تک رسائی حاصل نہیں کی جا سکتی۔"

اس کی وجہ یہ ہو سکتی ہے کہ فائل کو صرف پڑھنے کے لیے نشان زد کیا گیا ہے یا کسی اور مثال نے اسے لاک کر دیا ہے۔ حل:

• یقینی بنائیں کہ آپ کے پاس ترمیم کی اجازت ہے۔
• فائل کو مختلف نام کے ساتھ یا کسی اور جگہ پر محفوظ کریں۔
• ایکسل کی تمام مثالیں بند کریں اور صرف ایک کو دوبارہ کھولیں۔

"ڈسک بھری ہوئی ہے"

جیسا کہ ہم نے بتایا ہے ، ڈرائیو پر جگہ خالی کریں یا کسی اور ڈسک میں محفوظ کرنے کی کوشش کریں۔. اگر آپ بیرونی ڈرائیوز میں محفوظ کرتے ہیں، تو یقینی بنائیں کہ وہ صحیح طریقے سے جڑے ہوئے ہیں اور بچت کے دوران منقطع نہ ہوں۔

"فائل کا نام درست نہیں ہے"

چیک کریں کہ پورا راستہ (فولڈرز اور فائل کے ناموں سمیت) 218 ​​حروف سے زیادہ نہیں ہے۔ اگر ایسا ہے تو، فائل کو روٹ فولڈر میں محفوظ کرکے راستہ چھوٹا کریں (جیسے C:) اور ایک مختصر نام استعمال کریں۔

نیٹ ورک کے مقامات پر محفوظ کرتے وقت خرابیاں

اگر آپ نیٹ ورک پر کام کر رہے ہیں اور کام کرتے ہوئے اپنا کنکشن کھو دیتے ہیں، تو Excel محفوظ کرنے سے روک سکتا ہے اور یہاں تک کہ نیٹ ورک کے ناقابل رسائی راستوں کے بارے میں خرابی کے پیغامات کو ظاہر کر سکتا ہے۔ اگر ایسا ہوتا ہے:

• فائل کو مقامی طور پر محفوظ کریں۔ اور کنکشن بحال ہونے پر اسے واپس نیٹ ورک ڈرائیو پر کاپی کریں۔
• ونڈوز نیٹ ورکس پر، آپ حادثاتی منقطع ہونے کی لچک کو بہتر بنانے کے لیے رجسٹری میں ترمیم کر سکتے ہیں۔

Visual Basic for Applications (VBA) سے متعلق غلطیاں

اگر فائل میں میکروز یا VBA شامل ہیں اور خراب ہو جاتی ہے، آپ تباہ شدہ VBA پروجیکٹس کو حذف کرکے اسے ٹھیک کرنے کی کوشش کر سکتے ہیں۔. ایک جدید حل کے طور پر، بیک اپ کاپی بنانے کی سفارش کی جاتی ہے۔ اور دستاویز کو دوبارہ کھولنے اور محفوظ کرنے سے پہلے کرپٹ اجزاء کو ہٹانے کے لیے اسٹرکچرڈ اسٹوریج ویژولائزیشن ٹولز کا استعمال کریں۔

خراب یا خراب فائلوں کے ساتھ مسائل

اگر آپ کو شبہ ہے کہ آپ کی فائل کرپٹ ہے، تو Excel میں ایک فنکشن شامل ہے۔ کھولیں اور مرمت کریں۔:

1. ایکسل کھولیں، پر جائیں۔ محفوظ شدہ دستاویزات > کھولو.
2. پریشانی والی فائل کو منتخب کریں۔
3. کھلے بٹن پر، نیچے تیر پر کلک کریں اور منتخب کریں۔ کھولیں اور مرمت کریں۔.

پیچیدہ معاملات میں، آپ تھرڈ پارٹی ٹولز کا سہارا لے سکتے ہیں جیسے Wondershare Repairit o ایکسل کے لیے تارکیی مرمت، جو آپ کو ٹیبلز، فارمولوں اور دیگر عناصر کو بازیافت کرکے خراب فائلوں کی مرمت کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

حفاظتی نکات اور غیر محفوظ شدہ فائلوں کی بازیافت

مستقبل میں اپنی ملازمت سے محروم ہونے سے بچنے کے لیے، یہ ضروری ہے:

• آٹو سیو کو فعال اور کنفیگر کریں۔: اس طرح ایکسل وقتاً فوقتاً خودکار ورژن محفوظ کرے گا۔
• اپنا Microsoft اکاؤنٹ لنک کریں اور OneDrive استعمال کریں۔: یہ آپ کو کلاؤڈ میں خودکار بیک اپ اسٹور کرنے کی اجازت دیتا ہے۔
• خودکار محفوظ فریکوئنسی کو ایڈجسٹ کریں۔: آپ اپنے ڈیٹا کی حفاظت کو بڑھانے کے لیے وقفہ کم کر سکتے ہیں۔

غیر محفوظ شدہ فائلوں کو کیسے بازیافت کریں؟

اگر آپ نے محفوظ کیے بغیر ایکسل بند کر دیا ہے، تو یہ طریقے آزمائیں:

• ایکسل کھولیں، پر جائیں۔ محفوظ شدہ دستاویزات > معلومات کے > کتاب کا انتظام کریں۔ > غیر محفوظ شدہ کتابیں بازیافت کریں۔. یہاں آپ کو عارضی ورژن مل سکتے ہیں۔
• میں عارضی فائلیں تلاش کریں۔ C:\Users\YourName\AppData\Local\Temp ("آپ کا نام" اپنے صارف نام میں تبدیل کریں)۔ ایکسٹینشن والی فائلیں تلاش کریں۔ .tmp.

یہ طریقے غیر متوقع ناکامی کے بعد آپ کے کام کی بازیابی کے امکانات کو بڑھاتے ہیں۔

ایکسل میں مستقبل کی غلطیوں سے بچنے کے لیے تجاویز اور چالیں۔

• آفس کو ہمیشہ اپ ٹو ڈیٹ رکھیں سیکیورٹی پیچ اور اصلاحات سے فائدہ اٹھانے کے لیے۔
• صرف USB ڈرائیوز پر محفوظ فائلوں پر کام کرنے سے گریز کریں۔ یا غیر مستحکم نیٹ ورک کے مقامات۔
• بنائیں بار بار کاپیاں مختلف مقامات پر (مقامی، کلاؤڈ، ایکسٹرنل ڈرائیو)۔
• غیر تصدیق شدہ تھرڈ پارٹی ایڈ آنز سے ہوشیار رہیں اور اگر آپ کو ان کی ضرورت نہیں ہے تو انہیں غیر فعال کریں۔
• بڑی فائلوں کے ساتھ کام کرنے سے پہلے اپنے اسٹوریج کی جگہ چیک کریں۔

سفارشات کا یہ سیٹ ایکسل میں بچت کرتے وقت غلطیوں کے امکانات کو کم کرنے میں مدد کرتا ہے۔ اور اپنے ڈیٹا کی سالمیت کو ہر وقت برقرار رکھیں۔