تین فولڈر طریقہ: آپ کی معلومات کو منظم کرنے کے لیے حتمی رہنما

La فائل اور دستاویز کا انتظام یہ پیشہ ورانہ اور ذاتی زندگی میں ایک اہم چیلنج بنی ہوئی ہے، خاص طور پر ایک ایسے ڈیجیٹل ماحول میں جہاں معلومات ایک تیز رفتاری سے جمع ہوتی ہے۔ شمار ہمارے دستاویزات کو ذخیرہ کرنے، ان تک رسائی حاصل کرنے، اور اسے منظم رکھنے کے لیے ایک مؤثر نظام کا ہونا کارکردگی اور ذہنی سکون کے لحاظ سے فرق پیدا کر سکتا ہے۔ اس کے حصول کے لیے سب سے مقبول اور عملی حکمت عملیوں میں سے ایک معروف ہے۔ تین فولڈر طریقہایک حل جو پیشہ ور افراد، طلباء، فری لانسرز، یا کسی ایسے شخص کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے جو اپنے روزمرہ کے ورک فلو کو منظم کرنا چاہتے ہیں۔

اس مضمون میں، ہم دریافت کریں گے کہ اس طریقہ کار میں کیا شامل ہے، اس کے فوائد، اسے مختلف شعبوں جیسے کہ قانونی اور تعلیمی شعبوں میں کیسے لاگو کیا جا سکتا ہے، اور آپ کی تنظیم کو اگلے درجے تک لے جانے کے لیے کون سی دوسری تکنیکیں اس کی تکمیل کر سکتی ہیں۔

تین فولڈر طریقہ کیا ہے؟

تین فولڈر طریقہ ہے کے لیے ایک سادہ لیکن انتہائی موثر تکنیک دستاویزات، کاموں، یا معلومات کو منظم کریں۔ کسی بھی تناظر میں۔ کلید اس میں ہے۔ عناصر میں تقسیم کریں تین اہم اقسام، ہر ایک کو جسمانی یا ڈیجیٹل فولڈر سے ظاہر کیا جاتا ہے۔ عام طور پر، یہ تین زمرے اس سے مماثل ہیں:

• فولڈر 1: زیر التواء یا اس پر کارروائی ہونی ہے۔ - یہ وہ جگہ ہے جہاں تمام دستاویزات، کام، یا آئٹمز جن کے لیے فوری کارروائی، جائزہ، یا درجہ بندی کی ضرورت ہوتی ہے۔
• فولڈر 2: عمل یا نگرانی میں - یہ جگہ ان معاملات کے لیے مختص ہے جو پہلے سے جاری ہیں، لیکن ابھی تک بند، محفوظ شدہ یا حتمی شکل نہیں دی گئی ہے۔
• فولڈر 3: مکمل یا محفوظ شدہ - یہ گروپ ان دستاویزات کو ذخیرہ کرتا ہے جو پہلے ہی حل ہو چکے ہیں، لہذا اگر ضرورت ہو تو مستقبل میں ان سے مشورہ کیا جا سکتا ہے۔

اس طریقہ کار کا بنیادی فائدہ یہ ہے۔ فیصلہ سازی کو آسان بناتا ہے۔ کے پھیلاؤ سے گریز کرتے ہوئے سب کچھ کہاں جاتا ہے۔ ذیلی فولڈرز لامتناہی یا پیچیدہ، برقرار رکھنے میں مشکل درجہ بندی کے نظام۔ یہ کسی بھی وقت ہر دستاویز یا کام کی حیثیت کا واضح نظارہ فراہم کرتا ہے۔

 

پیشہ ورانہ اور تعلیمی دنیا میں درخواستیں۔

تین فولڈر طریقہ مختلف شعبوں اور کام کے علاقوں میں ڈھال لیا جا سکتا ہے۔مثال کے طور پر، قانونی میدان میں، وکلاء کو اکثر فائلوں، مقدمات اور خفیہ دستاویزات کے مسلسل بیک لاگ کا سامنا کرنا پڑتا ہے۔ اس نظام کو نافذ کرنے سے انہیں تناؤ کو کم کرنے میں مدد ملتی ہے اور اس بات کو یقینی بنانے میں مدد ملتی ہے کہ ان کے روزمرہ کے کام کے فلو میں کوئی متعلقہ معلومات ضائع نہ ہو۔

تعلیمی یا تحقیقی شعبے میں فولڈرز اور فائلوں کو درجہ بندی کے انداز میں ڈھانچے کی اجازت دیتا ہے۔ وقت کی بچت کریں اور ڈیٹا، اشاعتوں یا رپورٹس کو تلاش کرنا آسان بنائیںایک عام تجویز یہ ہے کہ دستاویز کی قسم (ڈیٹا، معاون دستاویزات، پبلیکیشنز، وغیرہ) کی بنیاد پر معلومات کو الگ کیا جائے اور، ہر مرکزی فولڈر کے اندر، فائلوں کی موجودہ حالت کو منظم کرنے کے لیے تین فولڈر کا طریقہ استعمال کریں۔

انڈرگریجویٹ طلباء یا محققین کے لیے عام مثال:

• "را ڈیٹا" فولڈر: خام فائلیں یا اصل مواد۔
• "پروسیسڈ" فولڈر: تجزیہ، ترمیم یا جائزہ کے مرحلے میں دستاویزات۔
• "مکمل" فولڈر: رپورٹیں، اشاعتیں یا نتائج مکمل ہو گئے ہیں اور پھیلانے یا محفوظ کرنے کے لیے تیار ہیں۔

یہ نظام اجازت دیتا ہے۔ فولڈرز کے لحاظ سے درجہ بندی کی تنظیم، تین فولڈر اصول کے ساتھ مل کر، معلومات کی بڑی مقدار کو منظم کرنے میں ترتیب اور کارکردگی کو بڑھا دیتی ہے۔.

ایک مؤثر فولڈر اور فائل کی ساخت کے لیے کلیدی اصول

اگرچہ تین فولڈر کا طریقہ لاگو کرنا آسان ہے، کچھ ایسے بھی ہیں۔ بنیادی اصول جو آپ کے تنظیمی نظام سے زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھانے میں آپ کی مدد کر سکتے ہیں۔:

• کم زیادہ ہے۔مشہور Mies van de Rohe کا جملہ یہ اس معاملے میں بھی لاگو ہوتا ہے۔ زیادہ سے زیادہ فولڈر استعمال کرنے کی کوشش کریں اور غیر ضروری ذیلی فولڈرز بنانے سے گریز کریں۔ منطقی اور مستقل ڈھانچے کے ساتھ، آپ فائلوں کو چھانٹنے اور تلاش کرنے میں خرچ کرنے والے وقت کو کم کر دیں گے۔
• ناموں میں یکسانیتاپنے تمام فولڈرز کے لیے واضح، یکساں، اور مستقل نام کے کنونشنز کا استعمال کریں۔ اس طرح، آپ جو کچھ تلاش کر رہے ہیں وہ آپ کو زیادہ آسانی سے مل جائے گا اور آپریٹنگ سسٹمز یا سرچ ٹولز کے ساتھ انضمام کو آسان بنائیں گے۔
• بنیادی چھانٹنا اور طاقتور تلاش: مکمل درجہ بندی پر زیادہ وقت صرف کرنے کے بجائے، صرف چند اہم فولڈرز رکھیں اور کسی بھی دستاویز کو سیکنڈوں میں تلاش کرنے کے لیے سرچ فنکشنز پر انحصار کریں۔
• جب ضروری ہو نمبر لگانا: اگر آپ کسی مخصوص ترتیب کو برقرار رکھنا چاہتے ہیں (تاریخ، ترجیح، یا پروجیکٹ کے مرحلے کے لحاظ سے)، آپ فولڈرز کو نمبر دے سکتے ہیں تاکہ وہ ہمیشہ مطلوبہ ترتیب میں ظاہر ہوں۔

مثال کے طور پر، "1. زیر التواء،" "2. پیش رفت میں،" "3. محفوظ شدہ" جیسے نام بنانا ترتیب کو برقرار رکھنے میں مدد کرتا ہے اور آپریٹنگ سسٹم کو فائلوں کو صرف حروف تہجی کے مطابق ترتیب دینے سے روکتا ہے۔

ایڈ آنز اور مختلف قسمیں: ملٹی فولڈر سسٹمز اور عملی نکات

اگرچہ اس مضمون کا بنیادی مرکز تین فولڈر طریقہ ہے، دوسری تکنیکیں اور مختلف قسمیں ہیں جو ہر شخص یا پروجیکٹ کی ضروریات کے مطابق ڈھال سکتی ہیں۔مثال کے طور پر، کچھ تنظیمیں سات فولڈر سسٹم کا انتخاب کرتی ہیں، جس میں تفصیل کی ایک اضافی سطح شامل ہوتی ہے، خاص طور پر بڑی فائلوں یا پیچیدہ پروجیکٹس کے لیے مفید ہے۔

تاہم، یہ برقرار رکھنے کے لئے ضروری ہے سادگی اور رسائی میں آسانیایک حد سے زیادہ وسیع نظام سطحوں اور ذیلی سطحوں کے درمیان تشریف لے جانے کے لیے نقصان دہ اور وقت طلب ہو سکتا ہے۔

اپنے فولڈر سسٹم سے زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھانے کے لیے اضافی تجاویز:

• شارٹ کٹ استعمال کریں۔: نقل سے بچنے اور جگہ بچانے کے لیے اکثر استعمال ہونے والے فولڈرز یا فائلوں کے فوری لنکس بنائیں۔
• اپنے ڈیٹا کا بیک اپ لیں۔ایک منظم ڈھانچہ کا مطلب یہ نہیں ہے کہ یہ محفوظ ہے۔ اپنے اہم فولڈرز اور دستاویزات کی باقاعدہ کاپیاں رکھیں۔
• باقاعدگی سے چیک کریں اور صاف کریں۔: اپنے سسٹم کو اپ ڈیٹ کریں، غیر ضروری فائلوں کو حذف کریں، اور ہر ہفتے کے آخر میں ان دستاویزات کو منتقل کریں جن کی حیثیت بدل گئی ہے۔

بصری اور درجہ بندی تنظیم: نقطہ نظر اور شارٹ کٹ کی اہمیت

منطقی تنظیم کے علاوہ، جس طرح سے آپ اپنے کمپیوٹر پر اپنی فائلوں کو دیکھتے ہیں وہ معلومات تک رسائی کو بہت تیز کر سکتا ہے۔اپنے فولڈر کے نظاروں کو اس طرح ترتیب دیں جو آپ کے لیے بدیہی ہو: تاریخ کے لحاظ سے، حروف تہجی کے لحاظ سے، یا ترجیح کے لحاظ سے۔

شارٹ کٹ ضروری ہیں، کیونکہ وہ آپ کو فائلوں کی نقل کیے بغیر اپنے اکثر استعمال ہونے والے دستاویزات کو ہاتھ میں رکھنے کی اجازت دیتے ہیں۔ اہم بات یہ ہے کہ ہر دستاویز کی صرف ایک کاپی رکھیں اور آسان جگہوں پر فوری رسائی پوائنٹس بنائیں۔، جیسے ڈیسک ٹاپ پر، سائڈبار پر، یا دوسرے پروجیکٹس سے متعلقہ فولڈرز میں۔

اپنے ڈیجیٹل ماحول کو منظم رکھنے کے لیے وقت نکالیں اور بکھرے ہوئے شبیہیں اور فائلوں کے جمع ہونے سے بچیں جو افراتفری پیدا کر سکتی ہیں۔

دیگر فائلنگ سسٹمز اور کارکردگی کی تجاویز کے ساتھ فرق

اگرچہ زیادہ پیچیدہ نظام ہیں، جیسے کہ سات فولڈر سسٹم، تجربہ بتاتا ہے کہ سادگی زیادہ کارکردگی کی کلید ہے۔تین فولڈر کا طریقہ رفتار، لچک اور دیکھ بھال میں آسانی فراہم کرتا ہے۔

کسی بھی تنظیمی نظام سے زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھانے کے لیے کچھ نکات:

• ایسے نام استعمال کریں جن میں تاریخیں یا متعلقہ ڈیٹا شامل ہو۔ تاریخ یا پروجیکٹ کے لحاظ سے خود بخود ترتیب دینے کے لیے۔
• ضرورت سے زیادہ مخصوص درجہ بندی سے پرہیز کریں۔ جب تک کہ سختی سے ضروری نہ ہو۔
• اپنے آپریٹنگ سسٹم کی تلاش کی خصوصیات پر بھروسہ کریں۔ درست ساخت پر بھروسہ کیے بغیر فائلوں کو تلاش کرنا۔
• اپنی ملٹی میڈیا فائلوں کو منظم کریں۔ ان ناموں کے ساتھ جن میں قدرتی ترتیب کو آسان بنانے کے لیے واقعہ اور تاریخ شامل ہو۔

ان تجاویز اور تین فولڈر کے طریقہ کار کو لاگو کرنے سے، آپ ایک حاصل کریں گے۔ معلومات کے کسی بھی حجم کو منظم کرنے کے لیے منطقی، چست اور ذاتی ڈھانچہکلید چیزوں کو سادہ رکھنا، ہر فولڈر کو ایک واضح مقصد تفویض کرنا، اور اسے اپ ٹو ڈیٹ رکھنے کے لیے وقتاً فوقتاً اس کا جائزہ لینا ہے۔ اس طرح، آپ وقت کی بچت کریں گے اور روزانہ کی بنیاد پر اپنی پیداوری اور ذہنی وضاحت کو بہتر بنائیں گے۔