DMS سافٹ ویئر: ایسی ایپس جو آپ کو دستاویزات کو محفوظ طریقے سے ذخیرہ کرنے کی اجازت دیتی ہیں۔

La قانونی دستاویزات کا انتظام a کے بغیر اب سمجھ نہیں آتی ڈی ایم ایس سافٹ ویئر جو کسی بھی ڈیوائس سے فائلوں کو سنٹرلائز، محفوظ اور قابل رسائی بناتا ہے۔ اگرچہ بہت سی قانونی فرمیں اب بھی کاغذ پر مبنی عمل کے ساتھ جدوجہد کر رہی ہیں، حقیقت یہ ہے کہ قانونی معاملات پیچیدہ ہیں اور کام کے بہاؤ کو ہموار کرنے، خطرات کو کم کرنے اور مؤکل کے تعلقات کو بہتر بنانے کے لیے جدید سافٹ ویئر کی ضرورت ہے۔ کون سی ایپس آپ کو قانونی دستاویزات ذخیرہ کرنے کی اجازت دیتی ہیں؟ ہم نے اس مضمون میں اس کے بارے میں بات کی ہے۔

اس میں، ہم ان کو محفوظ طریقے سے استعمال کرنے کا طریقہ بتاتے ہیں، ان کی سب سے قابل ذکر خصوصیات، اور بہترین حل جو ہم استعمال کر سکتے ہیں۔

قانونی دستاویزات کا انتظام اور ذخیرہ کرنے کے لیے سافٹ ویئر کیا ہے؟

ایک قانونی دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر (DMS) ہے۔ فرموں، مشاورتی اداروں اور قانونی محکموں کے اندر ڈیجیٹل فائلوں کو ذخیرہ کرنے، ترتیب دینے، ورژن بنانے اور ٹریک کرنے کے لیے ایک خصوصی ٹول۔. اس کا مقصد یہ ہے کہ اہم دستاویزات اعلی درجے کی تلاشوں، کردار پر مبنی اجازتوں اور ٹریس ایبلٹی کے ساتھ محفوظ لیکن تلاش کرنا آسان ہے۔

ان پلیٹ فارمز میں عام طور پر طاقتور تلاش، حقیقی وقت میں تعاون، ورژن کنٹرول، اور تعمیل کی خصوصیات شامل ہیں۔ میں sector legalاس کے علاوہ، یہ کلیدی بات ہے کہ سسٹم ورک فلو آٹومیشن، کلائنٹس کے ساتھ محفوظ تبادلے، الیکٹرانک دستخط، اور اعمال کی آڈیٹنگ کی حمایت کرتا ہے۔

قانونی دائرے سے باہر، DMSs انٹرپرائز کنٹینٹ مینجمنٹ (ECM) ایکو سسٹم کا حصہ ہیں۔GDPR اور ISO معیارات کی تعمیل کرنے کے لیے ڈیجیٹلائزیشن (اسکینز اور OCR)، الیکٹرانک آرکائیونگ، بیک اپ، اور انٹرپرائز لیول سیکیورٹی لیئرز کو شامل کرنا۔

کلیدی خصوصیات جو آپ کو قانونی DMS سے مانگنی چاہئیں

• کلاؤڈ اور/یا اپنے سرورز میں مینجمنٹ اور اسٹوریج: ویب اور موبائل سے 24/7 رسائی، ڈیٹا کے حجم پر مبنی محفوظ ہم آہنگی اور توسیع پذیر منصوبوں کے ساتھ، اور اگر آپ کی IT پالیسی کی ضرورت ہو تو ہائبرڈ کلاؤڈ آن پریمیسس کا امکان۔
• آسان استعمال اور عمل درآمدایک بدیہی انٹرفیس اپنانے کو تیز کرتا ہے اور سیکھنے کے منحنی خطوط کو کم کرتا ہے۔ جتنی جلدی آپ ویلیو ڈیلیور کریں گے، اتنی ہی بہتر واپسی آپ کو ملے گی، اور اتنی ہی کم اندرونی مزاحمت ہوگی۔
• حسب ضرورت ٹیمپلیٹس، ڈیش بورڈز، اور میٹا ڈیٹاپیشرفت، سنگ میل اور انحصار کو دیکھنے کے لیے معاہدوں، دعووں، یا دستاویزات کو دوبارہ قابل استعمال ٹیمپلیٹس اور ڈیش بورڈز کے ساتھ معیاری بنائیں۔ میٹا ڈیٹا اور ٹیگز درجہ بندی کی کلید ہیں۔
• فلو آٹومیشن: دستی اقدامات کو قواعد اور محرکات (منظوریوں، انتباہات، اسائنمنٹس) سے تبدیل کریں، آڈیٹنگ کے لیے ورژننگ اور سرگرمی کے لاگز کے ساتھ۔

DMS کی اقسام اور عام افعال

• تعیناتی سے: کلاؤڈ میں (ہر جگہ رسائی، کم رگڑ، اور تیسرے فریق پر انحصار) یا بنیاد پر (مکمل کنٹرول، اندرونی سرمایہ کاری اور دیکھ بھال)۔ فوائد کو یکجا کرنے کے لیے ہائبرڈ بھی ہیں۔
• لائسنس کے ذریعے: ملکیتی (سرکاری مدد، تربیت، SLA، زیادہ قیمت) بمقابلہ اوپن سورس (لچک اور کمیونٹی، دیکھ بھال کے لیے تجربہ کار فروش یا اندرونی ٹیم کی ضرورت ہے)۔
• Capacidades clave: اسکیننگ اور OCR، میٹا ڈیٹا انڈیکسنگ، مواد یا مطلوبہ الفاظ کی تلاش، ورژننگ، اجازتیں اور آڈیٹنگ، انضمام (ERP، CRM، ای میل)، اور ورک فلوز (منظوریات)۔

بہترین DMS (قانونی دستاویز کا انتظام) سافٹ ویئر

ہم نے کیس مینجمنٹ، دستاویزات، کام کے بوجھ، اور کلائنٹ کے تعلقات کے لیے قانونی ٹیموں کے ذریعے استعمال کیے گئے حل مرتب کیے ہیں۔ ہم نے قریبی موازنہ کے لیے طاقتیں، حدود، قیمتیں اور درجہ بندی شامل کی ہے۔

کلک اپ

ClickUp Docs اسی پروجیکٹ کے ماحول میں قانونی دستاویزات بنانے، تلاش کرنے اور ان پر تعاون کرنے کا ایک چست طریقہ فراہم کرتا ہے۔ اس کا طاقتور سرچ انجن فائل لوکیشن کو تیز کرتا ہے اور سیفٹی اور رسائی شاندار ہے۔. Dispone de plantillas legales (کلائنٹ مینجمنٹ، کیس ٹریکنگ اور بلنگ) اور کلک اپ AI خلاصے اور اپ ڈیٹس لکھنے کے لیے۔

قیمتیں: ہمیشہ کے لیے مفت؛ لامحدود $7/صارف/ماہ؛ کاروبار $12/صارف/ماہ؛ انٹرپرائز (رابطہ)۔ کلک اپ AI ادا شدہ منصوبوں پر فی رکن $5/ماہ۔

ProProfs Project

کاموں، کیلنڈرز اور وسائل کے لیے سادہ سویٹ، قانونی مخصوص نہیں، لیکن اگر آپ تلاش کر رہے ہیں تو مفید ہے۔ سادگی اور اچھی قیمت. ProProfs Project یہ رسیدیں اور رپورٹیں تیار کرتا ہے، وقت کو ٹریک کرتا ہے، اور گانٹ اور کنبن بورڈ پیش کرتا ہے۔ اس میں اعلی درجے کی CRM اور ٹیم چیٹ کی کمی ہے۔

قیمت: لامحدود صارفین کے لیے $39,97/ماہ (سالانہ)۔

آسن

آسن یہ ایک ہے آٹومیشن، انحصار، اور رپورٹنگ کے ساتھ ایک جامع ورک فلو پلیٹ فارم۔. یہ آپ کو ٹائم لائن، فہرست، یا بورڈ میں مسائل دیکھنے، سمارٹ اہداف مقرر کرنے اور بغیر کوڈ کے قواعد بنانے کی اجازت دیتا ہے۔ اس کا ابتدائی سیکھنے کا منحنی خطوط اور پیچیدہ درجہ بندی کچھ صارفین کے لیے رکاوٹ ہو سکتی ہے۔

قیمتیں: بنیادی (مفت)، پریمیم $10,99/صارف/ماہ (سالانہ)، کاروبار $24,99/صارف/ماہ (سالانہ)۔

Redbooth

ان ٹیموں پر توجہ مرکوز کی گئی جو یکجا کرتی ہیں۔ ایک ہی پلیٹ فارم پر ٹاسکس، ایچ ڈی ویڈیو کالز، اور کسٹم فلو. Redbooth اہم کاموں کے لیے ٹیمپلیٹس، گینٹ اور ہنگامی پرچم شامل ہیں۔

قیمتیں: پرو $9; کاروبار $15/صارف/ماہ (سالانہ)؛ انٹرپرائز (رابطہ)۔

ٹریلو

ٹریلو اس کے سادہ کنبن کے لیے جانا جاتا ہے، اب اس کے ساتھ بٹلر آٹومیشن اور متعدد آراء (ٹائم لائن، کیلنڈر، ٹیبل، نقشہ)ایک DMS سافٹ ویئر جس میں پاور اپس اور انٹیگریشنز کا ایک بہترین ماحولیاتی نظام ہے۔

قیمتیں: مفت معیاری $5؛ پریمیم $10/صارف/ماہ (سالانہ)؛ انٹرپرائز (رابطہ)۔

ایورنوٹ

اگرچہ یہ اصل میں نوٹوں کے لیے بنایا گیا تھا، بہت سی قانونی فرمیں اسے استعمال کرتی ہیں۔ ایورنوٹ کے طور پر ہلکا پھلکا اور باہمی تعاون کا ذخیرہاعلی درجے کی تلاش کے ساتھ اسکین کریں، محفوظ کریں اور تلاش کریں۔ کیلنڈرز اور کاموں کو مربوط کریں۔

قیمتیں: مفت؛ ذاتی $10,83; پیشہ ورانہ $14,17/صارف/ماہ (سالانہ)۔

DMS، ECM اور CMS: اختلافات جو واضح ہونے چاہئیں

DMS سافٹ ویئر کا انتخاب کرتے وقت، بعض تصورات کو واضح کرنا مفید ہے جو اکثر الجھ جاتے ہیں:

• DMS دستاویز کے لائف سائیکل پر فوکس کرتا ہے۔ (اسکیننگ، چھانٹنا، ذخیرہ کرنا، ورژن بنانا، شائع کرنا اور اشتراک کرنا)۔
• ECM کمپنی کے تمام مواد کا احاطہ کرتا ہے۔ (دستاویزات، ای میلز، ملٹی میڈیا، ڈیٹا)، معلومات کے بہاؤ اور گورننس کے ساتھ۔
• El CMS کی طرف عام طور پر مبنی ہے ویب مواد کا انتظام (سائٹس، بلاگز، انٹرانیٹ)۔

ECM مارکیٹ 67.590 میں تقریباً 2023 بلین ڈالر تک پہنچنے کی توقع ہے اور پانچ سالوں میں 131.200 بلین ڈالر سے تجاوز کر سکتی ہے۔14% کی سالانہ ترقی کے ساتھ۔ بہت سے SMEs نااہلیوں کی وجہ سے سرمایہ ضائع کرتے ہیں: دستاویز کے مسائل کی وجہ سے سالانہ $20.000 تک اور فائل تلاش کرنے میں اوسطاً 18 منٹ لگتے ہیں۔

اوپن سورس اور خود میزبان: ایسے حل جو فرق پیدا کرتے ہیں۔

اگر آپ کی ضرورت ہے مکمل ڈیٹا کنٹرول اور حسب ضرورت، اوپن سورس ایکو سسٹم طاقتور متبادل پیش کرتا ہے۔یہاں 10 اسٹینڈ آؤٹ اختیارات اور ان کے اہم نکات ہیں۔

• Papermark: اوپن سورس، خود میزبان، لامحدود دستاویزات اور فولڈرز، وائٹ لیبلنگ، کسٹم ڈومینز، اور واٹر مارکس۔ قیمتوں کا تعین: مفت منصوبہ؛ دستاویز کے اشتراک کے لیے $29 (3 نشستیں)؛ $59 محفوظ ڈیٹا روم؛ $149 لامحدود کمرے؛ مکمل خود میزبان ورژن۔
• اگلا بادل: فائلز، ٹاک، گروپ ویئر، اور آفس (آن لائن ایڈیٹنگ، کیلنڈر، رابطے، اور ای میل) کے ساتھ تعاون پر مبنی سوٹ۔ انٹرپرائز گریڈ سیکیورٹی اور رسائی کنٹرول، اور موجودہ انفراسٹرکچر کے ساتھ انضمام۔ قیمت کا تعین: €37,49–€195/صارف/سال منصوبہ کے لحاظ سے۔
• Documenso: اوپن سورس دستاویز پر دستخط کرنے کا پلیٹ فارم, سمارٹ ٹیمپلیٹس اور قواعد کے ساتھ خود میزبان؛ Zapier کے ساتھ ضم کرتا ہے۔ اسٹیک TS/Next.js/Prisma/Tailwind۔ قیمتوں کا تعین: انٹرپرائز $1188 فی سیٹ/سال؛ سنگل پلیئر (کوئی عوامی قیمت نہیں)۔
• OpenDocMan: پی ایچ پی کی تعمیل میں ویب ڈی ایم ایس سافٹ ویئر ISO 17025 اور OIEرسائی کنٹرول کے ساتھ، خودکار جائزہ، میٹا ڈیٹا، مصنف/محکمہ/زمرہ کی طرف سے تلاش اور محفوظ یو آر ایل. حدود: UI کے ساتھ محدود حسب ضرورت اور آپ کے لئے وکر. 
• PapermergeOCR اور مکمل متن کی تلاش کے ساتھ اسکین شدہ دستاویزات کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے۔ ملٹی یوزر، ورژننگ، REST API، اور دانے دار اجازتیں۔ حدود: اسکینز پر توجہ مرکوز کریں اور اس میں جدید خصوصیات کی کمی ہوسکتی ہے۔

اپنے DMS سافٹ ویئر کا انتخاب کیسے کریں۔

ایک DMS سافٹ ویئر یا دوسرے کو منتخب کرنے سے پہلے غور کرنے کے لیے یہ پہلو ہیں:

• سپلائر کا تجربہ: ایسے شراکت داروں کی تلاش کریں جو قانونی عمل کو سمجھتے ہوں اور عمل درآمد، تربیت اور کاروبار کے تسلسل میں آپ کی مدد کر سکیں۔
• استعمال میں آسانیایک قابل استعمال ٹول اندرونی مزاحمت کو کم کرتا ہے۔ مختصر تربیت کے ساتھ، کسی کو بھی بنیادی باتیں (اکاؤنٹنگ سے سیلز تک) چلانے کے قابل ہونا چاہیے۔
• ڈیٹا کی حفاظتانکرپشن، بیک اپ، ایکسیس کنٹرول، ایکٹیویٹی لاگز، اور GDPR/ISO تعمیل کو ترجیح دیں؛ سیکورٹی غیر گفت و شنید ہے.
• موبائل اور ریموٹ رسائی: لہذا آپ دفتر کے باہر بغیر کسی رگڑ کے اپنے موبائل فون سے روانی شروع کر سکتے ہیں اور فیصلے کر سکتے ہیں۔
• اسکیل ایبلٹی: اپنے ساتھ بڑھنے کی اس کی صلاحیت (صارفین، GB/TB، نئے محکمے) اور ERP/CRM/email کے ساتھ انضمام کے لیے اس کی لچک کا اندازہ کریں۔

اچھا DMS سافٹ ویئر مرکزی، درجہ بندی، اور خود کار بناتا ہے، جبکہ سیکیورٹی، تعمیل، اور ایک اعلی درجے کی تلاش کو یقینی بناتا ہے جو سیکنڈوں میں دستاویز کو تلاش کرتا ہے۔یہاں زیر بحث ہر چیز کے ساتھ، آپ کے پاس ایک ٹھوس اور نتیجہ خیز ڈیجیٹل فاؤنڈیشن کو نافذ کرنے کے لیے ٹولز کی ایک ثابت رینج موجود ہے جو ایک شخص کے دفتر سے لے کر انتہائی ضروری کارپوریشن تک ہر چیز کی حمایت کرتی ہے۔