Power Automate yordamida shakllarni qanday to'ldirish kerak

Shakllarni avtomatlashtirishni o'zlashtirish - ning katta afzalliklaridan biri Quvvatni avtomatlashtirish, ayniqsa biz xohlaganimizda vaqtni optimallashtirish va takroriy vazifalarda inson xatolarini kamaytirishAgar siz shakl boshqaruvini qanday markazlashtirish va ma'lumotlaringizdan samarali foydalanish haqida o'ylashni to'xtatgan bo'lsangiz, ushbu maqola sizga buni qanday qilishni ko'rsatib beradi. Power Automate bilan shakllarni qanday to'ldirish kerak.

Faqat r emasto'ldiring, balki shakl ma'lumotlarini qayta ishlang va harakat qiling. Bundan tashqari, biz eng keng tarqalgan muammolar bo'yicha maslahatlar va echimlarni ochib beramiz.

Power Automate nima va u shakllarga qanday ulanadi?

Power Automate (ilgari Microsoft Flow nomi bilan tanilgan) - bu jarayonni avtomatlashtirish vositasi bo'lib, sizga imkon beradi turli ilovalar va xizmatlar uchun avtomatik harakatlar zanjirlarini yaratish, dasturlashni talab qilmasdan. Shakllar haqida gap ketganda, eng tabiiy integratsiya bilan Microsoft shakllari, garchi UI Flows va maxsus ulagichlar orqali Excel Online yoki uchinchi tomon platformalari kabi boshqa ma'lumotlar manbalaridan ham foydalanish mumkin.

Asosiysi, har bir ariza topshirishni avtomatlashtirilgan harakatlar uchun triggerga aylantirish.: ma'lumotlar bazasida ma'lumotlarni yozib olishdan tasdiqlashlar, shaxsiylashtirilgan elektron pochta xabarlarini yuborish yoki murakkabroq jarayonlarni oziqlantirishgacha.

Power Automate-da shakllarni avtomatlashtirishning umumiy usullari

Rasmiy Microsoft hujjatlariga va ko'plab foydalanuvchilarning amaliy tajribasiga ko'ra, avtomatlashtirishingiz mumkin bo'lgan eng keng tarqalgan vazifalar kimdir a to'ldirganda shakl Ular quyidagilardir:

• Elektron pochta xabarnomalarini yuboring shakl egasiga ham, uni to'ldirgan foydalanuvchiga ham.
• To'plangan ma'lumotlar bilan to'g'ridan-to'g'ri tasdiqlashni so'rang shaklda, dam olish jarayonlari, ilovalar, xaridlar va boshqalar uchun ideal.
• Javoblarni avtomatik ravishda Excel elektron jadvali yoki SharePoint ro'yxatiga yozib oling keyingi qayta ishlash va tahlil qilish, ma'lumotlarni kompaniyaning odatiy raqamli ish muhitiga olib kelish uchun.
• Qo'shimchalarni boshqarish shaklga yuklangan, umumiy havolalar yaratish va fayllarni elektron pochta orqali yuborish yoki ularni OneDrive-da saqlash.

Har bir variantni shaxsiylashtirilgan xabarlarni yuborishdan tortib olingan javoblar asosida avtomatik ravishda fayllarni yaratishgacha bo'lgan bir nechta o'zgarishlar bilan ish oqimingizga mos ravishda sozlash mumkin.

Shakllar bilan avtomatik oqimni qanday yaratish mumkin

Butun jarayonni tasvirlash uchun odatiy misol tuzamiz: siz ushbu ma'lumotni SharePoint ro'yxatiga saqlamoqchisiz va har safar kimdir Microsoft formasini to'ldirganda maxsus bildirishnoma yubormoqchisiz. Odatiy qadamlar, foydalanuvchi tajribasi va hujjatlarning o'ziga ko'ra, bular:

1. Kirish Quvvatni avtomatlashtirish va noldan avtomatlashtirilgan bulut oqimini yaratish variantini tanlang.
2. Microsoft Forms triggerini tanlang "Yangi javob yuborilganda".
3. Oʻsha triggerda oʻzingiz ishlamoqchi boʻlgan shaklni tanlang (uni nomi boʻyicha qidirishingiz mumkin yoki agar u guruh shakli boʻlsa va roʻyxatda koʻrinmasa, “FormId="dan keyin Shakllar URL manzilida koʻradigan identifikatordan foydalaning).
4. Harakat blokini qo'shing “Javob tafsilotlarini oling”.
5. Maʼlumotlar uchun moʻljallangan joyni sozlang: SharePoint roʻyxatida yangi yozuv yaratish (har bir ustunni shakldagi har bir maydon bilan tekislash) yoki maʼlumotni Excel Onlineʼda saqlash (jadvallardan maqsad sifatida foydalanish) oʻrtasida tanlov qilishingiz mumkin.
6. Agar formangizda qo'shimchalar bo'lsa, siz "JSONni tahlil qilishYuklangan fayllar tuzilishini boshqarish uchun ” tugmasini bosing va havola yaratish va ularni boshqarish uchun OneDrive yoki SharePoint-dan foydalaning.
7. Nihoyat, siz egasiga ham, javob beruvchiga ham shaxsiylashtirilgan elektron pochta xabarini yuborish uchun amal qo'shishingiz mumkin (jumladan, shakldagi har qanday dinamik ma'lumot).

Power Automate bilan shakllarni to'ldirishning eng katta afzalliklaridan biri bu fmoslashuvchanlikAsbob sizga shartlar qoʻshish va oqimni javoblar asosida taqsimlash imkonini beradi (masalan, kimdir tadbirda shaxsan yoki Jamoalar orqali ishtirok etishini farqlash va har bir holatda turli bildirishnomalarni yuborish).

Kengaytirilgan avtomatlashtirish: Veb-shakllarni to'ldirish va UI oqimlari va Selenium bilan ma'lumotlarni boshqarish

Power Automate faqat Microsoft ekotizimidagi vazifalarni avtomatlashtirish bilan cheklanmaydi. Murakkab xususiyat - bu qobiliyat O'z konnektorlari bo'lmagan tashqi veb-saytlarda ariza to'ldirishni avtomatlashtiring, UI Flows deb nomlanuvchi narsadan foydalanish. Selenium IDE-ga asoslangan ushbu mexanizm Excel Online kabi manbalardan ma'lumotlarni birma-bir kiritish orqali istalgan veb-shakl yoki eski dasturda inson ma'lumotlarini simulyatsiya qilish imkonini beradi.

Oddiy protsedura quyidagicha bo'lishi mumkin:

1. Ma'lumotlar bilan Excel faylini tayyorlang, uni Power Automate bilan boshqarishingiz uchun jadval sifatida formatlanganligiga ishonch hosil qiling.
2. Har bir ma'lumot qatorini o'qish uchun "Jadvalda mavjud bo'lgan qatorlar ro'yxati" blokidan foydalaning.
3. Yozuvlar bo'ylab takrorlanadigan tsiklni o'rnating (masalan, iteratsiya identifikatori sifatida "Kalit" ustunidan foydalaning).
4. Har bir yozuv uchun maʼlumotlarni maqsadli veb-shaklga kiritish uchun Selenium IDE bilan sozlangan UI oqimini ishga tushiring.
5. Yozuvning to'g'ri ishlanganligini belgilash uchun ushbu oqimni "Qatorni yangilash" bloki bilan to'ldirishingiz mumkin (masalan, takrorlash muvaffaqiyatli bo'lsa, Excelda "HA/YO'Q" maydonini o'zgartirish).

Bu qobiliyat sizga kerak bo'lganda idealdir O'zlarining API yoki to'g'ridan-to'g'ri ulagichlariga ega bo'lmagan odamlar va tizimlarni birlashtirib, tashqi platformalarga katta hajmdagi ma'lumotlarni to'kib tashlangBundan tashqari, Exceldan ishingizni boshqarish, ayniqsa, elektron jadvallar bilan ishlashga odatlangan va tez va moslashuvchan yechim izlayotgan foydalanuvchilar uchun qulaydir.

SharePoint bilan integratsiya: natijalarni saqlash va ulardan foydalanish

Power Automate-ning shakllar bilan birgalikda eng keng tarqalgan qo'llanilishidan biri SharePoint ro'yxatlariga ma'lumotlarni avtomatik kiritishUshbu mexanizm shakllar yuborilgan yozuvlarni keyinchalik metadata sifatida qayta ishlanishi va boshqaruv paneli, hisobotlar yoki ichki biznes jarayonlarida ishlatilishi mumkin bo'lgan tuzilgan yozuvlarga aylantirish uchun juda mos keladi.

To'g'ri integratsiya uchun bunga ishonch hosil qiling Shakl savollari va SharePoint roʻyxati ustunlari tuzilishi boʻyicha mos keladi, shuning uchun har bir javob tartibli va foydalanishga yaroqli tarzda saqlanadi. Ushbu yondashuv ichki so'rovlardan tortib, xodimlarni tanlash jarayonlari, ichki buyurtmalar va moddiy so'rovlargacha bo'lgan barcha narsalarni raqamlashtirish imkonini beradi.

Qo'shimchalar bilan ishlash va umumiy havolalarni yaratish

Shakllar ruxsat bergan hollarda qo'shimchalarni yuklash (masalan, kvitansiyalarni, identifikatsiya hujjatlarini, kotirovkalarni va hokazolarni so'rashda) Power Automate quyidagi imkoniyatlarga ega:

• “Javob tafsilotlarini olish” amali bilan yuklangan faylni oling.
• Qo‘shimcha ma’lumotlarini qayta ishlash va uning noyob identifikatorini chiqarish uchun “JSONni tahlil qilish” amalidan foydalaning.
• Faylni OneDrive yoki SharePoint-ga yuklang va keyin kimga kerak bo'lsa, avtomatik ravishda elektron pochta orqali yuborilishi mumkin bo'lgan umumiy havolani yarating.
• Havolani va fayl nomini bosiladigan HTML havolasi sifatida kiritish orqali elektron pochta matnini sozlang (Power Automate’ning shaxsiy HTML muharriridagi Name sintaksisidan foydalanib).

Bu funksiya maʼmuriy jarayonlar va hujjatlar aylanishini talab qiluvchi vazifalarni raqamlashtirish uchun kalit hisoblanadi., masalan, inson resurslari jarayonlari, xarajatlarni nazorat qilish yoki hujjatlarni tekshirish.

Kuchli va samarali oqim uchun tavsiyalar

Agar siz avtomatlashtirishingiz haqiqatan ham foydali bo'lishini istasangiz, quyidagi eng yaxshi amaliyotlarga e'tibor bering:

• Har doim aniq identifikatorlardan foydalaning va shakl nomlarini standartlashtiring. uzoq muddatli boshqaruvni osonlashtirish.
• Foydalanuvchilar tomonidan kiritilgan ma'lumotlarning haqiqiyligini tekshiradi Shakllarni cheklay olmasangiz, matn maydoni sifatida so'rasangiz, elektron pochta uchun tekshirish mexanizmlarini qo'llang.
• Harakatlar va xatolarni kuzatib boring Excel, SharePoint jurnallari yoki javobgarlarga bildirishnomalar orqali.
• Muammolarni tuzatish uchun Power Automate ish tarixini ko‘ring va takrorlanuvchi naqshlar yoki xatolarni aniqlaganingizda oqimlaringizni sozlang.
• Power Automate-ning Microsoft ekotizimidagi boshqa vositalar bilan integratsiyalashuvidan foydalaningTeams, Outlook, SharePoint va Excel kabi toʻliq va birgalikdagi yechimlarni yaratish uchun.

Shakllar va ish oqimlarini avtomatlashtirilgan raqamli aktivlarga aylantirish muhim raqobat ustunligini ta'minlaydi. Agar siz ushbu tavsiyalarni o'zingizga kiritsangiz va boshqa foydalanuvchilar hal qilgan muammolardan qochsangiz, Siz zerikarli vazifalarni suyuq va moslashtirilgan jarayonlarga aylantirish qobiliyatiga ega bo'lasiz.Samarali raqamlashtirish va avtomatlashtirish dasturchi bo'lmasdan istalgan sektor yoki biznes hajmida amalga oshirilishi mumkin va Power Automate bunga erishishda sizning eng yaxshi ittifoqdoshingizdir.