Các công thức Excel quan trọng nhất để bắt đầu từ đầu như một chuyên gia

Việc thành thạo Excel từ đầu sẽ dễ hơn bạn nghĩ nếu bạn biết bắt đầu từ đâu. Nhiều người dùng, ngay cả những người sử dụng hàng ngày, có xu hướng giới hạn bản thân ở những công thức cơ bản nhất, do đó bỏ lỡ nhiều tiềm năng mạnh mẽ của chương trình này. Học các công thức Excel thiết yếu không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian và lỗi mà còn Nó sẽ cho phép bạn phân tích, sắp xếp và trực quan hóa dữ liệu như một chuyên gia thực thụ..

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ khám phá những công thức quan trọng nhất, từ những thao tác đơn giản nhất đến nâng cao nhất, giúp bạn chuẩn bị cho mọi thử thách công việc. Mục tiêu là dành cho bạn, dù bạn là người mới bắt đầu hay đã có kinh nghiệm, để có thể xử lý bất kỳ bảng tính nào một cách dễ dàng, có phán đoán và hiệu quả. Ngoài ra, Những mẹo hữu ích, thủ thuật thực tế và tài nguyên giúp việc học của bạn diễn ra suôn sẻ nhất có thể.

Công thức trong Excel là gì và nó được sử dụng để làm gì?

Công thức trong Excel là một chuỗi thực hiện các phép tính, xử lý dữ liệu hoặc trả về giá trị tự động trong bảng tính. Tất cả các công thức đều bắt đầu bằng dấu bằng (=), lệnh này yêu cầu Excel tính toán kết quả dựa trên các giá trị, tham chiếu và toán tử được bao gồm.

Công thức cho phép bạn thực hiện mọi thứ, từ các phép toán đơn giản đến tìm kiếm, phân tích dữ liệu, tính toán tài chính, xử lý ngày tháng và nhiều hơn nữa. Tính linh hoạt của chúng làm cho chúng trở nên cần thiết trong bất kỳ môi trường nào, cho dù là mục đích học tập, kinh doanh hay sử dụng cá nhân.

Ví dụ, nếu bạn viết =A1+B1 trong một ô, Excel sẽ cộng các giá trị có trong ô A1 và B1. Nhưng khả năng còn xa hơn nữa, cho phép bạn xây dựng các hoạt động phức tạp với nhiều điều kiện, tham chiếu động, các hàm lồng nhau và tính toán tự động khối lượng dữ liệu lớn.

Sự khác biệt giữa công thức và hàm trong Excel

Trong Excel, các thuật ngữ công thức và hàm thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng chúng không hoàn toàn giống nhau. Hiểu được sự khác biệt sẽ giúp bạn tạo và kết hợp các hoạt động phức tạp hơn:

• Công thức: Nó bao gồm một biểu thức được tạo thủ công bằng cách sử dụng các giá trị, tham chiếu ô và toán tử toán học (+, -, *, /, ^). Ví dụ: =A1+B2-3
• Chức năng: Đây là một hoạt động được xác định trước trong Excel giúp đơn giản hóa các phép tính phức tạp. Mỗi hàm có cú pháp và đối số cụ thể, được đặt trong dấu ngoặc đơn. Ví dụ: =SUM(A1:A10)

Trong thực tế, công thức có thể bao gồm các hàm và chúng có thể được kết hợp để tạo ra các phép toán ngày càng nâng cao..

Các thành phần của công thức trong Excel

Công thức Excel bao gồm một số thành phần chính mà bạn nên biết:

• Hằng số: Chúng là những giá trị cố định, giống như số (50) hoặc văn bản (“Tháng 1”).
• Tài liệu tham khảo: Chỉ ra ô hoặc phạm vi ô mà Excel sẽ tìm kiếm các giá trị để sử dụng. Ví dụ: A1, B2:B8.
• Người vận hành: Các dấu toán học để cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/), tăng cường (^), nối (&) và so sánh (=, >, <, <>, v.v.).
• Chức năng: Từ khóa được xác định trước thực hiện các phép tính cụ thể (SUM, AVERAGE, VLOOKUP, IF, v.v.).

Học cách kết hợp những yếu tố này chính là chìa khóa để xây dựng nên những công thức thực sự tạo nên sự khác biệt trong công việc hàng ngày của bạn..

Các loại công thức trong Excel: từ cơ bản đến nâng cao

Có nhiều loại công thức trong Excel, từ công cụ đơn giản nhất đến công cụ nâng cao để phân tích chuyên nghiệp:

• Công thức đơn giản: Cộng, trừ, nhân, chia trực tiếp.
• Công thức có tham chiếu: Các hoạt động sử dụng dữ liệu nằm trong các ô khác nhau.
• Công thức có hàm: Tính tổng, tính trung bình, tìm kiếm, đếm, làm tròn, v.v. tự động.
• Công thức có điều kiện: Chúng thực hiện các phép tính tùy thuộc vào việc điều kiện có được đáp ứng hay không (các hàm IF, AND, OR, NOT).
• Công thức có nhiều tiêu chí: Các hoạt động có nhiều yêu cầu sử dụng SUMIFS, COUNTIFS.
• Công thức tài chính và thống kê: Để tính toán khoản vay, lãi suất, xu hướng, v.v.
• Công thức xử lý văn bản: Để nối, trích xuất hoặc xóa chuỗi văn bản.
• Công thức ngày và giờ: Để tính toán khoảng thời gian, chênh lệch ngày tháng hoặc trích xuất các yếu tố như tháng hoặc năm.
• Công thức ma trận: Tính toán trên tập dữ liệu lớn.

Các phép toán cơ bản trong Excel

Mọi người dùng Excel đều phải thành thạo các phép tính số học cơ bản nhất vì chúng là nền tảng để xây dựng các công thức phức tạp hơn. Bạn có thể nhập trực tiếp vào ô hoặc kết hợp các tham chiếu và hàm.

• Thêm vào: =A1+B1 cộng các giá trị vào ô A1 và B1.
• Phép trừ: =A2-B2 trừ giá trị của B2 cho giá trị của A2.
• Nhân: =A3*B3 nhân giá trị của A3 và B3.
• Tách ra: =A4/B4 chia giá trị của A4 cho giá trị của B4.
• Nâng cao: =A5^2 nâng giá trị của A5 lên bình phương.

Excel tôn trọng thứ tự các phép toán: đầu tiên là lũy thừa, sau đó là phép nhân và phép chia, và cuối cùng là phép cộng và phép trừ. Nếu bạn cần kiểm soát thứ tự, hãy sử dụng dấu ngoặc đơn: = (A1+B1)*C1.

Các công thức Excel thiết yếu và ứng dụng của chúng

Dưới đây là những công thức quan trọng nhất bạn nên biết để bắt đầu làm việc như một chuyên gia Excel thực thụ:

SUMA: Công thức tuyệt hảo

SUM là hàm được sử dụng phổ biến nhất và cho phép bạn nhanh chóng và dễ dàng cộng các giá trị trong một phạm vi hoặc nhiều ô không liền kề.

• Ví dụ: =SUMA(A1:A10) sẽ tính tổng tất cả các giá trị trong phạm vi từ A1 đến A10.
• Ngoài ra, bạn có thể thêm các ô cụ thể: =TỔNG(A1,B2,B3)
• Tính năng AutoSum nằm trên tab Trang chủ giúp thực hiện nhiệm vụ này dễ dàng.

TRUNG BÌNH: Tính toán trung bình dữ liệu của bạn

Chức năng TRUNG BÌNH Trả về giá trị trung bình của một nhóm số, lý tưởng để phân tích xu hướng, phát hiện doanh số trung bình, điểm số, giá cả, v.v.

• Ví dụ: =PROMEDIO(B1:B12) sẽ tính giá trị trung bình của các giá trị giữa B1 và ​​B12.
• Đối với trung bình có điều kiện có TRUNG BÌNH.NẾU y TRUNG BÌNH NẾU LIÊN.

COUNT, COUNTIF và COUNTIF: Nghệ thuật đếm dữ liệu

Với Excel, bạn có thể đếm cả dữ liệu số và dữ liệu văn bản, ô trống hoặc ô có nội dung, tùy thuộc vào hàm được chọn.

• ĐẾM: Chỉ đếm các ô có chứa số. =CONTAR(C1:C10)
• CONTRAA: Đếm tất cả các ô có dữ liệu (số hoặc văn bản), chỉ bỏ qua các ô trống. =CONTARA(C1:C10)
• COUNTIF: Đếm các tế bào đáp ứng một tiêu chí cụ thể. =CONTAR.SI(D1:D20,"Aprobado")
• COUNTIFS: Cho phép nhiều điều kiện. =CONTAR.SI.CONJUNTO(A1:A10,">10",B1:B10,"Hombre")
• ĐẾM TRỐNG: Đếm các ô trống trong một phạm vi. =COUNTBLANK(A2:D2)

MIN và MAX: Tìm giá trị cực đại trong dữ liệu của bạn

Các hàm MIN và MAX nhanh chóng xác định giá trị thấp nhất hoặc cao nhất trong một phạm vi, hữu ích cho việc phân tích giá, ghi chú, doanh số bán hàng đỉnh điểm, v.v.

• Ví dụ tối thiểu: =MIN(A2:A100)
• Ví dụ tối đa: =MAX(A2:A100)

ROUND, ROUNDUP và ROUNDDOWN: Độ chính xác trong tính toán

Các chức năng này cho phép bạn điều chỉnh kết quả theo một số chữ số thập phân cụ thể hoặc làm tròn lên hoặc xuống tùy theo nhu cầu của bạn.

• HẾT LƯỢT: =REDONDEAR(A1,2) điều chỉnh đến hai chữ số thập phân.
• VÒNG.THÊM: Luôn làm tròn lên. Ví dụ: =REDONDEAR.MAS(3.14159,2) → 3.15
• VÒNG. TRỪ: Luôn làm tròn xuống. Ví dụ: =REDONDEAR.MENOS(3.14159,2) → 3.14

Công thức có điều kiện: Đưa ra quyết định thông minh

Để chạy tính toán hoặc hiển thị các kết quả khác nhau dựa trên các điều kiện, chẳng hạn như ai đó đạt hay trượt, bạn phải sử dụng công thức có điều kiện. Các hàm logic được sử dụng phổ biến nhất là:

• VÂNG: Đánh giá một điều kiện và trả về một giá trị nếu đúng và một giá trị khác nếu sai.
  Ví dụ: =SI(B2>=60, "Aprobado", "Reprobado")
• Y: Chỉ trả về TRUE nếu tất cả các điều kiện được đáp ứng.
  Ví dụ: =SI(Y(A1>10, B1<50), "Ok", "No")
• O: Trả về TRUE nếu ít nhất một điều kiện được đáp ứng.
  Ví dụ: =SI(O(A1>100, B1>100), "Revisar", "Correcto")
• KHÔNG: Đảo ngược giá trị logic.
  Ví dụ: =SI(NO(A1=15), "Diferente de 15", "Es 15")
• NẾU LỖI: Cho phép bạn hiển thị giá trị thay thế nếu công thức không thành công.
  Ví dụ: =SI.ERROR(A2/B2, "No calculable")

Tìm kiếm và trích xuất thông tin: VLOOKUP, HLOOKUP, INDEX, MATCH và XLOOKUP

Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Excel là khả năng tìm kiếm dữ liệu trong bảng và trả về thông tin liên quan. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về các tính năng này, hãy tìm hiểu thêm với hướng dẫn này trên cách sử dụng công thức Excel.

• VLOOKUP: Tìm giá trị trong cột đầu tiên của một phạm vi và trả về dữ liệu từ một cột khác trong cùng hàng. Ví dụ: =BUSCARV(102,A2:C10,3,FALSO)
• BUSCARH: Tương tự như hàm VLOOKUP nhưng hoạt động theo chiều ngang với các hàng.
• MỤC LỤC + TRẬN ĐẤU: Chúng cho phép bạn tìm kiếm theo mọi hướng (không chỉ sang phải như VLOOKUP) và cung cấp nhiều tính linh hoạt.
  Ví dụ: =ÍNDICE(B2:B20, COINCIDIR("Producto",A2:A20,0))
• XLOOKUP: Hàm hiện đại thay thế cho VLOOKUP và HLOOKUP, cho phép tìm kiếm linh hoạt và năng động hơn ở cả cột và hàng.

SUMIF, SUMIFS và AVERAGEIFS: Tổng và trung bình có tiêu chí

• TỔNG HỢP: Tính tổng các giá trị trong phạm vi đáp ứng một điều kiện. Ví dụ: =SUMAR.SI(A1:A10,">10")
• TỔNG NẾU ĐƯỢC ĐẶT: Cho phép nhiều yêu cầu. =SUMAR.SI.CONJUNTO(C2:C12,B2:B12,">500",D2:D12,"Región1")
• TRUNG BÌNHIFS: Tính toán giá trị trung bình của các giá trị đáp ứng nhiều tiêu chí. Ví dụ: =AVERAGEIFS(C3:C15, A3:A15, "Manzana", B3:B15, "Sur")

Xử lý văn bản trong Excel: CONCAT, CONCATENATE, JOIN, LEFT, RIGHT, MINT, LEN, SPACES, SUBSTITUTE, REPLACE

• CONCAT và CONCATENATE: Kết hợp nội dung của nhiều ô thành một ô duy nhất. Ví dụ: =CONCAT(A1, " ", B1).
• THỢ THAM GIA: Phù hợp với các văn bản có dấu phân cách cụ thể. Ví dụ: =UNIRCADENAS(", ", VERDADERO, A1:A3).
• TRÁI và PHẢI: Trích xuất ký tự đầu tiên hoặc cuối cùng của một văn bản. Ví dụ: =IZQUIERDA(B2, 3) trích xuất ba ký tự đầu tiên.
• TRÍCH ĐOẠN: Trích xuất một số ký tự nhất định từ vị trí bạn chọn. Ví dụ: =EXTRAE(C3, 2, 5).
• DÀI: Trả về độ dài của một văn bản. Ví dụ: =LARGO(D4).
• KHÔNG GIAN: Xóa các khoảng trắng không cần thiết khỏi văn bản. Ví dụ: =ESPACIOS(E5).
• THAY THẾ: Thay thế các phần của văn bản bằng các phần khác. Ví dụ: =SUSTITUIR(B15, "Madrid", "Barcelona").
• THAY THẾ: Thay thế các ký tự ở vị trí cụ thể. Ví dụ: =REEMPLAZAR("Feliz Navidad", 6, 8, "Hanukkah").

Công thức Ngày và Giờ: Tổ chức và Tính toán Thời gian Dễ dàng

Việc quản lý ngày tháng và thời gian là điều cần thiết cho bất kỳ báo cáo, kế hoạch hoặc phân tích nào. 

• HÔM NAY: Trả về ngày hiện tại. =HOY()
• HIỆN NAY: Trả về ngày và giờ hiện tại. =AHORA()
• NGÀY, THÁNG, NĂM: Trích xuất ngày, tháng hoặc năm từ một ngày. Ví dụ: =DIA(B2)
• NGÀY: Tạo ngày từ năm, tháng và ngày được cung cấp. Ví dụ: =FECHA(2025,6,10)
• NGÀY: Tính số ngày giữa hai ngày. =DIAS(B1,A1)
• NẾU CÓ NGÀY: Xác định sự khác biệt chính xác giữa hai ngày tính theo năm, tháng hoặc ngày. Ví dụ: =SIFECHA(A1,B1,"Y")
• NGÀY: Trả về ngày trong tuần của một ngày nhất định. Ví dụ: =DIASEM(B2,2)

Công cụ phân tích dữ liệu: Bảng trục, sắp xếp và lọc, bộ lọc, biểu đồ

Để tăng cường khả năng phân tích và trực quan hóa dữ liệu của bạn, trong Bài viết này Bạn có thể tìm thấy các công cụ Excel hỗ trợ AI tốt nhất, bao gồm bảng tổng hợp và biểu đồ tương tác.

• Bảng tổng hợp: Chúng cho phép bạn nhóm, tóm tắt và phân tích dữ liệu phức tạp theo cách trực quan và năng động.
• Các hàm như SORT và UNIQUE: Chúng giúp trích xuất các danh sách duy nhất hoặc sắp xếp dữ liệu tự động.
• Đồ họa: Chúng giúp giải thích trực quan kết quả (cột, thanh, đường, vùng, v.v.).
• Phân đoạn: Bộ lọc trực quan và tương tác cho bảng tổng hợp.

Việc kết hợp các công cụ này với các công thức được mô tả sẽ cho phép bạn có được thông tin có liên quan chỉ trong vài giây và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu vững chắc.

Công thức tài chính và kinh doanh thiết yếu

• NPV (Giá trị hiện tại ròng): Đánh giá các khoản đầu tư có tính đến giá trị hiện tại của dòng tiền trong tương lai.
• IRR (Tỷ lệ hoàn vốn nội bộ): Tính toán lợi nhuận của một khoản đầu tư.
• THANH TOÁN và PMT: Họ xác định khoản thanh toán định kỳ của khoản vay.
• GIÁ TRỊ DANH NGHĨA/TỶ LỆ DANH NGHĨA: Chuyển đổi giữa các loại lãi suất khác nhau.
• DIAS360: Hữu ích cho các tài khoản tài chính sử dụng năm 360 ngày.
• DỰ BÁO, XU HƯỚNG: Hữu ích cho việc dự báo và phân tích xu hướng.

Kiểm soát và gỡ lỗi: Công thức xử lý lỗi và kiểm soát dữ liệu

Để đảm bảo bảng tính của bạn không có lỗi và cải thiện độ tin cậy của phép tính, bạn sẽ tìm thấy các mẹo quản lý lỗi trong Excel tại đây.

• NẾU.LỖI / IFERROR: Chúng trả về một giá trị thay thế nếu công thức không thành công.
• LỖI: Chỉ ra liệu một ô có chứa lỗi hay không (ví dụ: chia cho số không).
• TRẮNG: Phát hiện xem ô có trống không.
• SỐ/VĂN BẢN: Chúng chỉ ra loại dữ liệu chứa trong một ô.
• DÀI/DÀI: Trả về số ký tự trong một văn bản, hữu ích cho việc xem lại dữ liệu đã nhập.
• TẾ BÀO: Trả về thông tin về một ô cụ thể, định dạng, kiểu dữ liệu, v.v.

Các phương pháp hay nhất, thủ thuật và phím tắt để thành thạo công thức Excel

• Sử dụng phím tắt: Giống như Ctrl+C/V để sao chép/dán, Ctrl+1 để định dạng ô, Ctrl+Shift+% để tính phần trăm, Alt+= để tính tổng nhanh.
• Kéo công thức: Sử dụng nút điền (hình vuông nhỏ ở góc ô) để sao chép công thức mà không cần phải nhập thủ công.
• Kiểm tra các tài liệu tham khảo: Hãy chắc chắn rằng bạn sử dụng tham chiếu tuyệt đối ($A$1) và tương đối (A1) một cách chính xác, đặc biệt là khi sao chép công thức.
• Bảo vệ công thức của bạn: Khóa các ô có công thức quan trọng để tránh việc chúng bị xóa hoặc thay đổi một cách vô tình (Định dạng ô > Bảo vệ > Khóa).
• Ẩn công thức nếu cần: Bạn có thể ẩn màn hình hiển thị công thức để người khác không nhìn thấy các phép tính bên dưới.
• Làm sạch dữ liệu: Sử dụng SPACES, SUBSTITUTE và các hàm khác để dọn dẹp thông tin trước khi áp dụng các công thức quan trọng.

Các mẹo bổ sung để nâng cao trải nghiệm Excel của bạn

• Luôn bắt đầu tính toán của bạn bằng cách đơn giản: Nắm vững kiến ​​thức cơ bản trước khi chuyển sang các công cụ nâng cao.
• Học qua các trường hợp thực tế: Tạo bảng tính của riêng bạn để quản lý chi phí, hàng tồn kho, danh sách việc cần làm hoặc ghi chú.
• Khám phá các nguồn tài nguyên miễn phí: Có rất nhiều khóa học trực tuyến, mẫu, diễn đàn và hướng dẫn có thể giúp bạn mỗi ngày.
• Cập nhật những tin tức mới nhất: Các phiên bản gần đây kết hợp các chức năng như XLOOKUP, ma trận động hoặc Power Query để phân tích dữ liệu lớn.
• Sử dụng phân đoạn và bộ lọc nâng cao: Đối với khối lượng thông tin lớn, hãy tận dụng tính năng phân đoạn dữ liệu và bộ lọc để chỉ xem những thông tin có liên quan.
• Áp dụng định dạng có điều kiện: Tự động làm nổi bật các giá trị, xu hướng hoặc lỗi quan trọng để trực quan hóa dữ liệu quan trọng.

Kiến thức nâng cao và các mẹo thực tế này sẽ giúp bạn quản lý tốt hơn công việc hàng ngày của mình với Excel, tự động hóa các tác vụ, giảm lỗi và tạo báo cáo chính xác hơn. Thực hành liên tục và khám phá các tính năng mới sẽ giúp kỹ năng của bạn phát triển theo cấp số nhân, đưa bạn trở thành chuyên gia trong lĩnh vực này. Chúng tôi hy vọng bây giờ bạn đã biết các công thức Excel chính để giúp bạn bắt đầu từ con số 0 và trở thành chuyên gia.