Cách sao chép chỉ các ô hiển thị trong Excel

Có lẽ bạn đã từng gặp phải trường hợp này: bạn có một bảng dữ liệu rất lớn, bạn áp dụng bộ lọc để chỉ giữ lại những gì bạn quan tâm, bạn sao chép bảng đó, và khi bạn dán, dữ liệu mà bạn đã ẩn trước đó lại xuất hiện. Sau đó, Làm thế nào để chỉ sao chép các ô hiển thị trong Excel? Đây là một vấn đề đau đầu kinh điển trong Excel, có thể làm sai lệch bất kỳ báo cáo ngân sách hoặc báo cáo chuyên nghiệp nào nếu bạn không cẩn thận.

Thực tế là chương trình không phải lúc nào cũng hoạt động như mong đợi. Tùy thuộc vào việc bạn đã ẩn các hàng theo cách thủ công hay sử dụng bộ lọc tự động, Excel sẽ đưa ra những quyết định khác nhau về Nên ghi gì vào bảng kẹp giấyDo đó, nắm vững những thủ thuật này là điều cần thiết để tránh bị "phát điên" khi sử dụng bảng tính.

Phương pháp đảm bảo thành công: Chức năng "Đi đến mục đặc biệt"

 

Khi chúng ta ẩn các hàng hoặc cột theo cách thủ công (bằng cách nhấp chuột phải và chọn Ẩn), Excel thường bao gồm cả các ô bị ẩn đó khi thực hiện thao tác sao chép thông thường. Để tránh vấn đề này, lựa chọn tốt nhất là buộc chương trình chỉ sao chép các ô hiển thị trong Excel. Tức là, Nó chỉ nhận biết những gì chúng ta nhìn thấy trên màn hình.

Để thực hiện việc này, trước tiên chúng ta cần chọn phạm vi ô mà chúng ta quan tâm. Sau đó, chúng ta vào tab Trang chủ, tìm nút Tìm & Chọn (nút có biểu tượng kính lúp) và nhấp vào tùy chọn đó. Đi đến Đặc biệtTrong cửa sổ hiện ra, chúng ta chỉ cần đánh dấu vào ô đó. Chỉ có tế bào nhìn thấy được Và chúng ta nhấn OK. Từ đây, chúng ta có thể nhấn Ctrl+C và dán nội dung vào bất cứ đâu mà không lo kéo theo dữ liệu ảo.

Sao chép dữ liệu vào các bảng đã lọc.

Đây là một chi tiết thú vị: nếu thay vì ẩn các hàng theo cách thủ công, bạn đã sử dụng... bộ lọc tự động trong tab Dữ liệuExcel thông minh hơn nhiều. Theo mặc định, khi một bảng được lọc, chương trình sẽ... Tự động sao chép chỉ các hàng hiển thịDo đó, không cần thêm bước nào; chỉ cần chọn, sao chép và dán. Đây là cách rất đơn giản để sao chép chỉ những ô hiển thị trong Excel.

Hãy tưởng tượng bạn có một lịch trình hàng tuần và bạn lọc nó để chỉ hiển thị các tiết học toán vào thứ Tư. Nếu bạn chọn và sao chép các kết quả đó, Excel sẽ bỏ qua các ngày và giờ còn lại. Tuy nhiên, bạn cần phải lưu ý điều này. Hãy hết sức cẩn thận khi dán keo.Nếu bạn cố gắng dán dữ liệu đó vào một khu vực khác cũng có bộ lọc đang hoạt động, rất có thể thông tin sẽ bị phân tán hoặc dán vào các hàng ẩn của đích đến, tạo ra sự hỗn loạn hoàn toàn.

Thủ thuật khi dán dữ liệu vào các vùng có hàng ẩn

Dán dữ liệu vào Cái bảng Việc nó đã có sẵn các dòng ẩn có lẽ là phần gây khó chịu nhất, vì không có chức năng gốc nào để khắc phục điều này. Chỉ dán vào những khu vực dễ nhìn thấy.Nếu bạn rơi vào tình huống khó xử này, có một số lựa chọn thay thế, mặc dù chúng có thể không phải là lựa chọn tối ưu nhất. Một trong những lựa chọn đó là: tô màu các ô đíchSắp xếp bảng theo màu sắc sao cho tất cả dữ liệu nằm ở đầu, dán dữ liệu, rồi sắp xếp lại bảng về trạng thái ban đầu.

Một cách khác để chỉ sao chép các ô hiển thị trong Excel là chuyển đổi phạm vi thành một vùng nhớ ảo. bàn chính thứcvì điều này giúp đơn giản hóa một số thao tác điền thông tin. Đối với người dùng nâng cao hơn, việc tạo một macro tùy chỉnh Đây là cách duy nhất để tự động hóa quy trình này và tránh các công việc thủ công lặp đi lặp lại.

Sự khác biệt giữa Excel trên web và Google Sheets

Nếu bạn làm việc trên nền tảng đám mây, các quy tắc sẽ thay đổi một chút. Excel trên WebTùy chọn chỉ dán các ô hiển thị không khả dụng, điều này có thể gây ra vấn đề. Giải pháp nhanh nhất là nhấp vào Mở bằng ứng dụng máy tính để bàn Để tận dụng tối đa tất cả các công cụ lựa chọn đặc biệt.

Mặt khác, trong Google SheetsQuá trình này thao tác thủ công nhưng khá đơn giản. Để chỉ sao chép những gì chúng ta nhìn thấy, chúng ta phải giữ phím Ctrl và... Nhấp chuột vào từng ô riêng lẻ. hoặc các vùng hiển thị. Sau khi chọn, chúng ta sử dụng Ctrl+C và Ctrl+V. Điều quan trọng cần nhớ là trong Google Sheets, tùy thuộc vào trình duyệt, menu chuột phải có thể không hoạt động, vì vậy... Phím tắt là một lựa chọn an toàn..

Mẹo bổ sung và bảo mật dữ liệu

Chúng ta không được nhầm lẫn việc giấu tế bào với... ẩn nội dungNếu bạn đổi màu chữ thành màu trắng, dữ liệu vẫn còn đó và sẽ được sao chép bình thường ngay cả khi nó không hiển thị. Nếu bạn muốn ngăn chặn bất kỳ ai truy cập thông tin đó, giải pháp lý tưởng là... Đặt mật khẩu để bảo vệ trang tính. Từ tab Xem lại, hãy vô hiệu hóa tùy chọn chỉnh sửa đối tượng để không ai có thể nhấp vào Hiển thị.

Việc sử dụng ghi chú ẩnThay vì phải điền vào một bảng dữ liệu rườm rà, bạn có thể nhấp chuột phải và thêm Ghi chú. Bằng cách này, thông tin sẽ chỉ hiển thị khi ai đó... di chuột qua của phòng, giữ cho bàn làm việc sạch sẽ và chuyên nghiệp.

Làm thế nào để chỉ sao chép các ô hiển thị trong Excel? Về cơ bản, bạn cần nắm vững chức năng Go To Special và hiểu cách hoạt động của các bộ lọc tự động. Điều này cho phép bạn quản lý lượng dữ liệu khổng lồ mà không gặp lỗi. Mặc dù việc sao chép khá đơn giản nhờ các công cụ chọn, việc dán vào các vùng đã lọc vẫn cần thận trọng hoặc sử dụng chức năng sắp xếp trước đó để đảm bảo mỗi phần dữ liệu được đặt đúng vị trí.