- Định dạng CSV là văn bản thuần túy và không lưu kiểu dữ liệu, điều này khiến Excel hiểu mã là số và xóa các số 0 đứng đầu.
- Việc nhập dữ liệu có kiểm soát thông qua Power Query hoặc Text Wizard là cách duy nhất an toàn để duy trì tính toàn vẹn của các mã định danh và mã bưu chính.
- Việc sử dụng các định dạng tùy chỉnh hoặc hàm TEXT cho phép bạn điều chỉnh hiển thị, mặc dù nó không thay đổi giá trị thực tế của tệp CSV gốc.
Tôi chắc chắn điều này đã từng xảy ra với bạn: bạn mở một tệp CSV với tất cả sự hào hứng trên đời và đột nhiên, bạn nhận ra rằng tệp của bạn... mã bưu chính hoặc số điện thoại Họ đã đánh mất chữ số 0 ban đầu quan trọng đó. Đó là một vấn đề đau đầu kinh điển bởi vì đối với Excel, một số bắt đầu bằng 0 không có ý nghĩa toán học, vì vậy nó tự động "làm sạch" số đó, dẫn đến dữ liệu không đầy đủ và làm hỏng mọi sự đồng bộ hóa với các nền tảng khác.
Điều khó chịu nhất là, ngay cả khi bạn cố gắng định dạng các ô thành văn bản trước khi xuất từ các công cụ như Google Sheets, khi bạn mở tệp kết quả trong Excel, chương trình vẫn không thể xử lý được. áp dụng lại logic của chính nó và xóa số 0. Điều này xảy ra vì định dạng CSV về cơ bản là văn bản thuần túy; nó không lưu trữ hướng dẫn về việc một cột là ngày tháng, số hay văn bản, mà để phần mềm mở nó tự quyết định từng thứ là gì.
Tại sao vấn đề này lại xảy ra?
Để hiểu được giải pháp, trước tiên chúng ta cần nắm vững khái niệm: tệp CSV (Comma-Separated Values) đơn giản chỉ là một danh sách dữ liệu được phân tách bởi một ký hiệu, thường là dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy. Vì nó không có cấu trúc phức tạp như tệp .xlsx, Excel cố gắng đoán nội dungNếu bạn nhìn thấy một dãy số như "08001", bạn sẽ nghĩ "đây là số tám nghìn lẻ một" và bỏ đi số 0 vì nó không có giá trị số học.
Hành vi này là một vấn đề nghiêm trọng khi chúng ta làm việc với Mã SKU, mã định danh thực thể, số an sinh xã hội hoặc bất kỳ dữ liệu nào mà số 0 là một phần của mã định danh chứ không phải là số lượng. Nếu mất đi chữ số đó, dữ liệu sẽ trở nên không hợp lệ đối với các cơ sở dữ liệu bên ngoài hoặc các quy trình xác thực.
Các phương pháp nhập dữ liệu mà không làm thay đổi dữ liệu.
Nguyên tắc vàng rất đơn giản: Tuyệt đối không được mở tệp CSV bằng cách nhấp đúp chuột. Nếu tệp chứa dữ liệu nhạy cảm có các chữ số 0 đứng đầu, hãy sử dụng một trong các đường dẫn được kiểm soát sau:
- Sử dụng Power Query (Lấy và Chuyển đổi Dữ liệu): Đây là phương án chuyên nghiệp nhất. Vào tab "Dữ liệu", chọn "Từ Văn bản/CSV", và thay vì tải dữ liệu trực tiếp, hãy nhấp vào "Chuyển đổi dữ liệu". Thao tác này sẽ mở Trình chỉnh sửa Power Query, nơi bạn có thể chọn cột có vấn đề và, trên tab Trang chủ, thay đổi... chuyển đổi kiểu dữ liệu sang Văn bảnBằng cách chọn "Thay thế hiện tại", bạn buộc Excel phải coi những số 0 đó là ký tự chứ không phải là số.
- Trình hướng dẫn nhập văn bản: Nếu bạn thích phương pháp truyền thống, bạn có thể đổi tên tệp .csv thành .txt và mở nó trong Excel. Thao tác này sẽ kích hoạt trình hướng dẫn ba bước. Ở bước cuối cùng, bạn có thể nhấp vào cột mã và chọn tùy chọn. "Định dạng dữ liệu cột: Văn bản"Do đó, Excel sẽ không động đến bất kỳ chữ số nào.
- Nhập dữ liệu bằng tab Dữ liệu: Sử dụng đường dẫn "Lấy dữ liệu bên ngoài", bạn có thể xác định dấu phân cách và mã hóa (chẳng hạn như UTF-8 hoặc ANSI) để ngăn chặn sự xuất hiện của các số không. ký tự lạ hoặc biểu tượng bất thường trong các dấu nhấn và chữ ñ.
Các thủ thuật trực quan và công thức cho các trường hợp cụ thể
Đôi khi chúng ta không cần tệp CSV phải hoàn hảo, mà chỉ cần bảng tính Excel chúng ta đang sử dụng hiển thị dữ liệu chính xác. Trong những trường hợp đó, có một vài thủ thuật rất hữu ích:
Nếu dữ liệu đã có trong bảng tính và bạn muốn khôi phục lại giao diện, bạn có thể sử dụng... định dạng số tùy chỉnhBằng cách nhấn Ctrl+1, trong mục "Tùy chỉnh", bạn có thể nhập số lượng số 0 tương ứng với số chữ số cần thiết cho mã bưu chính của mình (ví dụ: "00000" cho mã bưu chính năm chữ số). Điều này sẽ giúp Excel xử lý vấn đề này. điền bằng số 0 đứng đầu Các khoảng trống, mặc dù giá trị bên trong vẫn là một con số.
Một phương án khác là sử dụng hàm =TEXTO(celda; "00000") trong một cột phụ. Công thức này chuyển đổi số thành chuỗi văn bản với độ dài chính xác mà bạn chỉ định, đảm bảo rằng định dạng vẫn được giữ nguyên trong khi làm việc trong bảng tính. Nếu bạn cần nhập dữ liệu thủ công và muốn tránh việc xóa số 0, hãy sử dụng một phương pháp khác. dấu nháy đơn (') Ngay trước con số; điều này báo cho Excel biết rằng mọi thứ theo sau đều là văn bản thuần túy.
Những điểm khác biệt chính giữa CSV và Excel
Điều quan trọng là không được nhầm lẫn hai định dạng này để tránh lỗi khi xuất dữ liệu. Trong khi CSV là định dạng nhẹ, lý tưởng cho việc... trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống (Giống như việc chuyển thông tin từ CRM sang trang web), tệp Excel (.xlsx) là môi trường phân tích. CSV không hỗ trợ công thức, màu sắc hoặc nhiều trang tính; nó chỉ xử lý dữ liệu thô. Do đó, khi bạn xuất từ Google Sheets sang CSV, tệp tin vẫn đúng, nhưng... Giải thích Excel Cái bị lỗi khi mở ra.
Đối với những người làm việc với khối lượng dữ liệu khổng lồ, Power Query không chỉ giải quyết vấn đề về số 0 mà còn cho phép... tự động hóa việc làm sạchBạn chỉ cần thiết lập quy trình một lần, và mỗi khi bạn cập nhật tệp CSV gốc, Excel sẽ tự động áp dụng chuyển đổi văn bản mà không cần bạn phải lặp lại các bước thủ công.
Bí quyết để không bị "điên rồ" với dữ liệu là ngừng phụ thuộc vào việc mở tự động và chuyển sang phương pháp khác. nhập khẩu thủ công và có kiểm soátLuôn định nghĩa các cột định danh là kiểu văn bản để không bị mất số 0 trong quá trình này. Giờ bạn đã biết cách Excel loại bỏ số 0 khi mở tệp CSV: cách nhập dữ liệu mà không làm thay đổi nó.
Đam mê công nghệ từ khi còn nhỏ. Tôi thích được cập nhật về lĩnh vực này và trên hết là truyền đạt nó. Đó là lý do tại sao tôi đã cống hiến hết mình cho việc truyền thông trên các trang web công nghệ và trò chơi điện tử trong nhiều năm nay. Bạn có thể thấy tôi viết về Android, Windows, MacOS, iOS, Nintendo hoặc bất kỳ chủ đề liên quan nào khác mà bạn nghĩ đến.