Cách tự động hóa tin nhắn Google Chat bằng Workspace Studio

 

Việc nhận được một email quan trọng, một phản hồi từ biểu mẫu hoặc một tập tin mới trong Drive thường kết thúc theo cùng một cách: ai đó phải nhớ thông báo cho các thành viên còn lại trong nhóm. Google Workspace Studio Bạn có thể tạo một luồng tự động phát hiện sự kiện đó và gửi một thông báo. tin nhắn tự động gửi đến Google Chatmà không cần phải chép thông tin bằng tay.

Điều quan trọng là phải chọn đúng người để thông báo. Studio cho phép bạn gửi thông báo riêng cho chính mình, viết thư cho một hoặc nhiều người, đăng bài lên một không gian hoặc trả lời tin nhắn hiện có. Bạn cũng có thể tích hợp dữ liệu sự kiện bằng cách sử dụng các biến và sử dụng Gemini để chuẩn bị nội dung trước khi gửi.

Cách tạo luồng tự động gửi tin nhắn đến Google Chat

Đăng nhập từ máy tính của bạn vào studio.workspace.google.com và tạo một quy trình mới. Trước tiên, hãy chọn chất kích hoạtTức là, sự kiện sẽ khởi động luồng xử lý. Đó có thể là một thời điểm cụ thể, việc nhận được một email, phản hồi từ Google Forms, hoặc một thay đổi trong một ứng dụng tương thích khác.

Tiếp theo, hãy thêm bước Google Chat tương ứng với mục tiêu của bạn. Soạn tin nhắn, chọn người nhận khi cần thiết và sử dụng + Biến số Để chèn thông tin về yếu tố kích hoạt hoặc các bước trước đó. Ví dụ, nếu quy trình bắt đầu khi nhận được biểu mẫu, bạn có thể bao gồm dữ liệu từ phản hồi đó trong thông báo thay vì luôn gửi văn bản chung chung.

Trước khi kích hoạt, hãy sử dụng Chạy thử nghiệm Để xác minh kết quả, hãy nhớ rằng bài kiểm tra thực hiện các hành động thực tế: nếu bước này gửi một tin nhắn, tin nhắn đó có thể đến được người nhận. Sau khi bạn đã xem xét quá trình thực thi trong tab Hoạt động, hãy kích hoạt luồng để chạy tự động.

Thông báo cá nhân, tin nhắn trực tiếp hoặc đăng bài trong một không gian riêng tư.

Studio cung cấp một số thao tác với Google Chat đáng chú ý:

• Thông báo cho tôi trong phần trò chuyện: Nó sẽ gửi cho bạn một thông báo riêng tư qua ứng dụng trò chuyện với tên của quy trình. Điều này rất hữu ích cho các lời nhắc nhở và tóm tắt mà chỉ bạn cần xem.
• Gửi tin nhắn: Gửi tin nhắn trực tiếp cho một hoặc nhiều người. Bạn phải nhập tên hoặc địa chỉ của họ vào trường người nhận.
• Đăng tải trong không gian: Đặt thông báo vào không gian trò chuyện mà bạn chọn. Bạn có thể bao gồm các biến như tên của tệp mới hoặc chi tiết của yêu cầu.
• Trả lời tin nhắn: Nó phản hồi một thông báo hoặc chuỗi tin nhắn cụ thể. Luồng xử lý phải xác định thông báo mà nó sẽ phản hồi, thường thông qua một biến kích hoạt.

Viết địa chỉ email vào bên trong chữ Điều này không giống với việc thêm người nhận. Để thông báo cho ai đó qua tin nhắn trực tiếp, hãy sử dụng trường tương ứng. Nếu bạn đăng bài trong một không gian, hãy chọn tùy chọn thông báo cho các thành viên của không gian đó: một người sẽ chỉ nhận được thông báo đó nếu họ đã là thành viên của không gian đó.

Ví dụ: nhận bản tóm tắt hàng ngày từ Gmail trong Chat

Một cách đơn giản để bắt đầu là sử dụng mẫu sau: Tóm tắt hàng ngày về các email chưa đọcQuy trình đã bao gồm ba phần: một trình kích hoạt được lập trình, một bước chuẩn bị bản tóm tắt bằng AI và bước tiếp theo. Thông báo cho tôi trong phần trò chuyệnBạn chỉ cần kiểm tra thời gian, khoảng thời gian email bạn muốn tóm tắt và nội dung của thông báo.

Hãy nhìn vào ô tin nhắn trò chuyện: sẽ xuất hiện một biến với tóm tắt được tạo ra ở bước trước. Mối liên hệ này cho phép mỗi thông báo bao gồm thông tin mới. Nếu bạn chỉ viết một cụm từ cố định và xóa biến số, bạn sẽ luôn nhận được cùng một cụm từ, ngay cả khi Gemini đã tạo ra bản tóm tắt.

Cùng một phương thức được sử dụng để thông báo cho nhóm khi có yêu cầu từ Forms: nó thay đổi trình kích hoạt thành một phản hồi mới và kết thúc luồng bằng Đăng tải trong một không gianChỉ bao gồm trong tin nhắn những trường thông tin mà nhóm cần để xử lý yêu cầu của bạn.

Những gì bạn có thể tự động hóa từ các tin nhắn đã nhận

Google Chat cũng có thể là điểm bắt đầu Studio cung cấp các trình kích hoạt để phát hiện tin nhắn mới, đề cập hoặc phản hồi cụ thể trong quy trình làm việc. Đối với tin nhắn, bạn có thể giới hạn quy trình làm việc theo các không gian, người gửi hoặc từ cụ thể. Ví dụ, một yêu cầu chứa từ "khẩn cấp" có thể tạo ra một tác vụ hoặc tạo thêm một thông báo.

Bạn có thể chuyển văn bản nhận được đến một bước của Hãy hỏi Gemini và sử dụng phản hồi của nó trong một tin nhắn tiếp theo. Để làm điều này, hãy chèn biến từ tin nhắn gốc vào hướng dẫn gửi đến Gemini, sau đó chèn biến từ phản hồi của Gemini vào bước Trò chuyện. Hãy xem xét kỹ bất kỳ phản hồi tự động nào dành cho người khác; một số nội dung gửi liên quan đến người dùng bên ngoài có thể cần được phê duyệt.

Nếu bạn cấu hình một luồng lắng nghe một không gian và xuất bản lên chính không gian đó, hãy chọn tùy chọn liên quan đến... tin nhắn được gửi bởi các luồngTheo mặc định, Studio sẽ bỏ qua chúng trong các trình kích hoạt để ngăn chặn việc tự động hóa khởi động lại với thông báo riêng của nó.

Các yêu cầu và hạn chế trước khi ra mắt

Để tạo luồng, bạn cần có máy tính và trình duyệt tương thíchStudio hỗ trợ một số phiên bản Business, Enterprise và Education; tài khoản cá nhân có thể truy cập nếu tham gia Google Workspace Experiments. Trên tài khoản công việc hoặc trường học, quản trị viên có thể hạn chế quyền truy cập vào Studio, Gemini hoặc các bước Google Chat. Người dùng dưới 18 tuổi có tài khoản trường học không thể sử dụng các bước AI.

Google đặt mức tối đa là Mỗi người dùng được tạo tối đa 25 luồng. y 20 bước cho mỗi quy trìnhNgoài ra còn có giới hạn tổng số lần thực thi trong vòng 24 giờ. Nếu bạn đạt đến giới hạn này, các lần thực thi tiếp theo sẽ thất bại cho đến khi bộ đếm được đặt lại. Để giảm thiểu các lần thực thi không cần thiết, hãy giới hạn các tác nhân kích hoạt chỉ đến người gửi, khoảng trắng hoặc từ ngữ thực sự liên quan đến bạn.

Cần kiểm tra những gì nếu tin nhắn không đến?

Mở Dòng chảy của tôi để xác nhận rằng luồng vẫn đang hoạt động và tham khảo ý kiến Hoạt động Để xác định lỗi xảy ra ở bước nào, hãy kiểm tra người nhận hoặc không gian được chọn, các biến được sử dụng trong tin nhắn và quyền truy cập của Google Chat. Trong một tổ chức, quản trị viên có thể đã chặn quyền truy cập của Studio vào Chat ngay cả khi phần còn lại của quy trình làm việc vẫn hoạt động bình thường.

Nếu bạn đang sử dụng tài khoản cá nhân và nhận được thông báo lỗi rằng tin nhắn không thể được gửi, Google khuyến nghị... Trước tiên, hãy mở ứng dụng Chat từ Gmail. Để khởi tạo dịch vụ và chạy lại quy trình. Nếu đây là thông báo dành cho bạn, hãy tìm nó trong phần đó. Ứng dụng Từ Google Chat: "Thông báo cho tôi trong Chat" gửi thông báo từ một ứng dụng có tên luồng.

Để lên lịch một tin nhắn duy nhất Không cần thêm bất kỳ bước hay điều kiện nào, Google Chat đã có tính năng lên lịch gửi tin nhắn riêng. Workspace Studio rất hữu ích khi cần gửi lại tin nhắn, phản hồi sự kiện hoặc tích hợp dữ liệu từ Gmail, Forms, Drive hoặc Gemini.