Hướng dẫn kích hoạt và sử dụng Copilot trong Microsoft Word từng bước

Copilot cho phép bạn tạo, chuyển đổi và chỉnh sửa văn bản trong Word bằng AI.
Cần phải đăng ký Microsoft 365 và cài đặt quyền riêng tư phù hợp.
Các tính năng bao gồm bản nháp, bảng, trò chuyện và chỉnh sửa nâng cao.
Microsoft đảm bảo quyền riêng tư và cập nhật hệ thống dựa trên phản hồi.

Sự hội nhập của Copilot trong Microsoft Word mở ra một chân trời mới và thú vị cho người sử dụng chương trình này. Tính năng AI này hoàn hảo cho những ai muốn tiết kiệm thời gian và nhận được sự trợ giúp sáng tạo ngay trong tài liệu của mình. Cho dù bạn là sinh viên, chuyên gia hay chỉ là người thường xuyên sử dụng Word, hãy biết Phi công phụ có thể tạo nên sự khác biệt trong năng suất và chất lượng công việc của bạn.

Trong bài viết này chúng tôi trình bày một hướng dẫn đầy đủ, rõ ràng và cập nhật về cách kích hoạt, cấu hình và tận dụng tối đa Copilot trong Microsoft Word. Nó bao gồm tất cả các chi tiết về cách thức hoạt động, các yêu cầu cần thiết cũng như các mẹo và thủ thuật để sử dụng nó như một chuyên gia.

Copilot trong Microsoft Word thực chất là gì?

Copilot trong Microsoft Word là một Trợ lý hỗ trợ AI giúp bạn viết, chỉnh sửa, tóm tắt và chuyển đổi tài liệu chỉ bằng một vài lời nhắc. Bằng cách tích hợp công nghệ mạnh mẽ này vào Word, Microsoft mong muốn giúp bạn chuyển từ trang giấy trắng sang bản thảo có cấu trúc trong thời gian ngắn hơn và có thêm cảm hứng.

Copilot không chỉ thực hiện theo lệnh của bạn mà còn có thể gợi ý các ý tưởng và phương án thay thế, giúp bạn vượt qua nỗi sợ trang giấy trắng hoặc cải thiện văn bản nhanh chóng.

Hoạt động của nó dựa trên GPT, mô hình AI của OpenAI, nghĩa là nó học hỏi từ ngữ cảnh, hiểu hướng dẫn và tạo ra nội dung gốc, mặc dù đôi khi nó có thể mắc những lỗi hữu ích, vì các gợi ý của nó có thể dùng làm cơ sở hoặc điểm khởi đầu cho quá trình chỉnh sửa của bạn.

Copilot trong Microsoft Word 8

Làm thế nào để kích hoạt Copilot trong Word? Yêu cầu và các bước đầu tiên

Để có Phi công phụ trong Word, bạn cần phải hoàn thành một số Những yêu cầu cơ bản:

Có đăng ký Microsoft 365 đang hoạt động bao gồm Copilot (có thể là Cá nhân, Gia đình, Doanh nghiệp cơ bản, Doanh nghiệp tiêu chuẩn, Doanh nghiệp cao cấp, E3, E5, F1, F3 và giấy phép Copilot Pro dành riêng cho người dùng gia đình hoặc Copilot dành cho doanh nghiệp).
Có phiên bản cập nhật mới nhất của Microsoft Word dù trên máy tính để bàn hay trên web.
Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft có quyền truy cập vào Copilot. Điều quan trọng là tài khoản chính dùng để làm việc trong Word phải được liên kết với giấy phép hợp lệ, đặc biệt là khi làm việc với các tệp cục bộ hoặc không nằm trên đám mây.

Nội dung độc quyền - Bấm vào đây Nhận dạng giọng nói được ứng dụng như thế nào trong lĩnh vực tài chính ngân hàng?

Sau khi các yêu cầu được đáp ứng, đây là Các bước kích hoạt Copilot trong Word:

Mở Microsoft Word và kiểm tra xem bạn đã cài đặt bản cập nhật mới nhất chưa.
Đi tới tab “Trang chủ” trên ruy-băng. Nếu bạn là người đăng ký Copilot, nút này sẽ hiển thị ở trên cùng.
Nếu nút không xuất hiện: Gia nhập Tệp > Tài khoản và kiểm tra xem tài khoản của bạn có giấy phép phù hợp hay không. Cũng đáng để xem xét các lựa chọn của Privacy từ Tệp > Tài khoản > Quản lý cài đặt. Bật “Trải nghiệm phân tích nội dung của bạn” và “Tất cả trải nghiệm được kết nối”.

Trước khi sử dụng Copilot trong Microsoft Word, bạn nên xem lại cài đặt quyền riêng tư của bạn để đảm bảo công cụ hoạt động như bạn mong đợi. Hãy vào cài đặt quyền riêng tư của tài khoản và đảm bảo bạn đã bật các trải nghiệm phân tích nội dung và cho phép trải nghiệm được kết nối.

Các tính năng chính của Copilot trong Word

Copilot tích hợp với Word với một số tính năng được thiết kế để cải thiện mọi khâu trong quá trình viết và chỉnh sửa. Sau đây là những khả năng chính của nó:

1. Tạo bản thảo và văn bản từ đầu

Bạn có trang trống hay muốn thêm phần mới? Chỉ cần bắt đầu một dòng hoặc tài liệu mới và sử dụng nút Copilot. Một cửa sổ sẽ mở ra, tại đó bạn có thể mô tả những gì mình muốn: từ yêu cầu đơn giản "viết thư trang trọng cho khách hàng" cho đến những hướng dẫn chi tiết hơn. Yêu cầu của bạn càng chi tiết thì kết quả sẽ càng tốt.; Bạn có thể chỉ định tông màu, phần mở rộng, loại văn bản hoặc thậm chí yêu cầu sử dụng các tệp tham chiếu cụ thể.

Người dùng Microsoft 365 Copilot được cấp phép thậm chí có thể chọn tối đa ba tệp của riêng họ làm cơ sở để Copilot sử dụng, khiến nó trở nên lý tưởng để tạo văn bản dựa trên thông tin nội bộ hoặc các dự án trước đây.

Nội dung độc quyền - Bấm vào đây Cách thay đổi ngôn ngữ Word sang tiếng Tây Ban Nha

2. Chuyển đổi và chỉnh sửa nâng cao

Bạn có muốn cải thiện văn bản, điều chỉnh nó theo giọng điệu khác hay chuyển danh sách thành bảng không? Copilot cũng giúp bạn chuyển đổi và chỉnh sửa những gì bạn đã viết. Chọn đoạn trích và nhấp vào biểu tượng Copilot ở bên trái văn bản. Bạn có thể yêu cầu anh ấy viết lại, rút ngắn, mở rộng hoặc điều chỉnh giọng điệu (trang trọng hơn, quen thuộc hơn, v.v.). Bạn thậm chí có thể biến một khối văn bản thành một bảng hoặc yêu cầu nó sửa đổi cấu trúc của các bảng hiện có. Mọi thứ đều được thực hiện theo phương thức tương tác, xem xét kết quả trước khi chấp nhận.

3. Trò chuyện và truy vấn trong chính tài liệu

Ngoài việc tạo và chỉnh sửa, Copilot còn bao gồm bảng trò chuyện để đặt câu hỏi về tài liệu bạn đang làm việc. Truy cập bảng điều khiển Copilot từ tab "Trang chủ" và đặt câu hỏi trực tiếp: ví dụ, bạn có thể yêu cầu tóm tắt cuộc họp gần đây nhất được ghi trong tệp, các điểm chính trong văn bản, bảng gợi ý hoặc danh sách dữ liệu quan trọng. Hệ thống thậm chí còn cung cấp cho bạn các nguồn văn bản nội bộ mà hệ thống lấy thông tin để bạn có thể nhanh chóng xác minh mọi thứ.

Cách tương tác với Copilot: Mẹo và thủ thuật

Để tận dụng tối đa Copilot trong Microsoft Word, hãy làm theo các bước sau: thủ thuật:

Hãy đưa ra yêu cầu càng cụ thể càng tốt.. Nếu bạn nêu rõ những gì bạn đang tìm kiếm ("Tóm tắt các điểm chính của báo cáo này thành 5 điểm chính theo giọng điệu không chính thức"), Copilot sẽ chính xác hơn nhiều về định dạng và cách tiếp cận.
Kết hợp Copilot với các kỹ năng của riêng bạn. Copilot sẽ thực hiện lần đẩy đầu tiên và bạn có thể yêu cầu nó tạo lại các đề xuất hoặc chỉ chấp nhận một phần trong số đó. Chỉnh sửa và tùy chỉnh để mang lại nét chuyên nghiệp cho bài viết.
Sử dụng tính năng tệp tham chiếu để hỗ trợ các văn bản. Nếu yêu cầu của bạn phụ thuộc vào dữ liệu trước đó, hãy chọn các tệp mà Copilot có thể phân tích (ứng dụng sẽ không bao giờ truy cập nhiều tệp hơn mức bạn chỉ định).
Khám phá tất cả các menu và cài đặt. Từ việc thay đổi giọng điệu của một gợi ý cho đến việc viết lại với sắc thái cụ thể, Copilot có nhiều khả năng có thể bị bỏ qua nếu bạn không dành vài phút để thử nghiệm.

Những hạn chế và các khía cạnh cần tính đến

Tính năng Copilot trong Microsoft Word đang được phát triển tích cực và, Mặc dù nó rất mạnh mẽ nhưng nó không hoàn hảo. Vì dựa vào trí tuệ nhân tạo và dữ liệu được thu thập từ nhiều nguồn nên nó có thể mắc lỗi hoặc tạo ra nội dung không mong muốn. Khi bạn yêu cầu một nhiệm vụ nào đó, kết quả có thể không chính xác hoặc có xu hướng lặp lại các cụm từ nếu bạn sử dụng các hướng dẫn tương tự. Đó là lý do tại sao Điều quan trọng là phải xem lại mọi thứ bạn tạo ra, kiểm tra dữ liệu nhạy cảm và điều chỉnh văn bản trước khi chia sẻ chúng..

Nội dung độc quyền - Bấm vào đây Cách dừng tất cả các tiến trình không cần thiết trong Windows 11

Một khía cạnh khác cần xem xét là Copilot có thể không có sẵn trong một số tập tin Nếu đăng ký của bạn không hoạt động, nếu bạn sử dụng tài khoản không được cấp phép hoặc nếu quyền riêng tư của bạn bị hạn chế. Ngoài ra, nó không truy cập dữ liệu từ toàn bộ tổ chức của bạn, mà chỉ truy cập các tệp và phân đoạn mà bạn chọn thủ công.

Quyền riêng tư và bảo mật: Copilot làm gì với dữ liệu của tôi?

Microsoft đã thực hiện các biện pháp nghiêm ngặt Bảo mật và quyền riêng tư cho Copilot trong Word. Dữ liệu và tệp của bạn sẽ không được chia sẻ vượt quá phạm vi bạn xác định. Copilot chỉ có thể phân tích các tệp bạn chọn và không tự động lấy thông tin từ toàn bộ tổ chức hoặc nhóm của bạn. Ngoài ra, bạn có thể quản lý cài đặt quyền riêng tư để chọn cho phép hoặc không cho phép sử dụng dữ liệu của bạn trong các trải nghiệm được kết nối.

Bạn cũng có thể Gửi phản hồi về phản hồi của Copilot trong Microsoft Word. Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy cho chúng tôi một like. Nếu bạn thấy nội dung không chính xác hoặc phản cảm, vui lòng báo cáo vì Microsoft liên tục điều chỉnh và cải thiện hệ thống dựa trên phản hồi từ người dùng thực tế.