Cách bảo vệ bản trình bày từ Google Trang trình bày?
Các bài thuyết trình của Google Slides Chúng là một công cụ phổ biến và tiện lợi để tạo và chia sẻ nội dung hấp dẫn trực quan. Tuy nhiên, đôi khi cần phải bảo vệ một số bản trình bày nhất định để đảm bảo quyền riêng tư hoặc ngăn chặn các sửa đổi trái phép. May mắn thay, Google Trang trình bày cung cấp các tùy chọn khác nhau bảo vệ bài thuyết trình của bạn và giữ thông tin của bạn an toàn.
1. Bật tùy chọn quyền riêng tư trong Google Trang trình bày
: Bảo vệ bản trình bày Google Slides là điều cần thiết để đảm bảo tính bảo mật và bảo mật của thông tin được chia sẻ. Google Slides cung cấp một loạt tùy chọn bảo mật cho phép bạn giới hạn quyền truy cập vào bản trình bày và kiểm soát những người có thể xem, chỉnh sửa hoặc nhận xét về nội dung. . Để bật các tùy chọn quyền riêng tư này, hãy làm theo các bước sau:
1. Truy cập cài đặt bài thuyết trình: Mở bài thuyết trình trên Google Trang trình bày và nhấp vào menu “Tệp” trong thanh công cụ thượng đẳng. Tiếp theo, chọn “Hiển thị cài đặt” từ menu thả xuống. Thao tác này sẽ đưa bạn đến cửa sổ cài đặt nơi bạn có thể điều chỉnh các tùy chọn quyền riêng tư.
2. Đặt quyền truy cập: Trong cửa sổ cài đặt, bạn sẽ tìm thấy phần Quyền riêng tư. Tại đây bạn có thể xác định ai có thể truy cập vào bản trình bày và họ có thể thực hiện những hành động nào. Ví dụ: bạn có thể chọn chỉ những người được bạn chia sẻ liên kết mới có thể truy cập vào bản trình bày hoặc bạn cũng có thể cho phép bất kỳ ai có liên kết truy cập vào bản trình bày đó. Ngoài ra, bạn có thể chỉ định xem có được phép chỉnh sửa, nhận xét hay chỉ xem bản trình bày.
3. Bảo vệ bản trình bày bằng mật khẩu: Một biện pháp bảo mật bổ sung mà bạn có thể thực hiện là bảo vệ bản trình bày bằng mật khẩu. Trong phần Quyền riêng tư, hãy nhấp vào nút Bảo vệ bằng Mật khẩu và làm theo lời nhắc để đặt mật khẩu mạnh. Bằng cách này, chỉ những người có mật khẩu mới có thể truy cập vào bài thuyết trình, ngay cả khi họ có liên kết.
2. Đặt mật khẩu mạnh cho bài thuyết trình
một mật khẩu an toàn Điều cần thiết là bảo vệ bản trình bày Google Slides khỏi bị truy cập trái phép. Bằng cách đặt mật khẩu mạnh, bạn thêm một lớp bảo mật bổ sung để gây khó khăn cho những truy cập không mong muốn vào bản trình bày của bạn. một số khuyến nghị Để đặt mật khẩu mạnh:
1. Sử dụng tổ hợp các ký tự: Mật khẩu mạnh phải bao gồm sự kết hợp của chữ cái (chữ hoa và chữ thường), số và ký hiệu đặc biệt. Điều này làm tăng độ phức tạp của mật khẩu và gây khó khăn cho việc giải mã.
2. Tránh thông tin cá nhân: Không sử dụng thông tin cá nhân hoặc thông tin dễ nhận dạng, chẳng hạn như tên, ngày sinh hoặc số điện thoại. Thông tin này rất dễ đoán và có thể ảnh hưởng đến tính bảo mật của bản trình bày của bạn.
3. Giữ mật khẩu duy nhất: Điều quan trọng là sử dụng các mật khẩu khác nhau cho mỗi bản trình bày hoặc nền tảng. Nếu bạn sử dụng cùng một mật khẩu ở nhiều nơi và tin tặc phát hiện ra mật khẩu đó, họ có thể truy cập vào tất cả các bài thuyết trình của bạn. Sử dụng trình quản lý mật khẩu để ghi nhớ chúng một cách an toàn.
3. Hạn chế quyền truy cập bằng cách chỉ chia sẻ bản trình bày với những người dùng cụ thể
Khi nói đến việc bảo vệ bản trình bày khỏi Google Slides, một trong những cách hiệu quả nhất là . Điều này có nghĩa là chỉ những người có quyền truy cập vào bản trình bày mới có thể xem và chỉnh sửa nó. Để thực hiện việc này, chỉ cần làm theo các bước đơn giản sau:
1. Mở bài thuyết trình Google Slides mà bạn muốn bảo vệ.
2. Ở góc trên cùng bên phải, nhấp vào nút “Chia sẻ”.
3. Một cửa sổ bật lên sẽ mở ra, nơi bạn có thể thêm email của những người cụ thể mà bạn muốn chia sẻ bài thuyết trình. Bạn có thể thêm nhiều email phân tách chúng bằng dấu phẩy.
4. Ngoài việc thêm email, bạn còn có tùy chọn để chọn các quyền bạn muốn cấp cho mỗi người dùng. Bạn có thể chọn giữa «Xem», «Chỉnh sửa» hoặc »Nhận xét».
Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn đang làm việc trên một bản trình bày bí mật hoặc muốn đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập nó. Bằng cách hạn chế quyền truy cập đối với những người dùng cụ thể, bạn ngăn không cho bất kỳ ai bên ngoài có thể xem hoặc sửa đổi bản trình bày, do đó duy trì. sự riêng tư và tính toàn vẹn của công việc của bạn. Ngoài ra, nếu cần thêm hoặc xóa người dùng, bạn có thể dễ dàng thực hiện việc đó thông qua tùy chọn chia sẻ Google Trang trình bày.
4. Sử dụng xác thực hai yếu tố để bảo vệ tốt hơn
Xác thực hai yếu tố là biện pháp bảo mật quan trọng để bảo vệ bản trình bày trên Google Trang trình bày của bạn. Tính năng bổ sung này bổ sung thêm một lớp bảo vệ cho tài khoản của bạn, đảm bảo rằng chỉ bạn mới có thể truy cập bản trình bày của mình. Bằng cách bật xác thực hai yếu tố, bạn sẽ cần cung cấp hai loại thông tin khác nhau để đăng nhập, thường là mật khẩu và mã xác minh được gửi đến điện thoại di động hoặc địa chỉ email được liên kết của bạn. Bằng cách này, nếu người khác cố gắng truy cập vào tài khoản của bạn, họ sẽ không thể làm như vậy nếu không có mã xác minh bổ sung mà chỉ bạn mới có.
Để sử dụng xác thực hai yếu tố trong Google Trang trình bày, trước tiên bạn phải kích hoạt nó trong tài khoảnGoogle của mình. Đi tới cài đặt bảo mật của tài khoản của bạn và tìm tùy chọn xác thực hai yếu tố. Sau khi bật, bạn sẽ có thể chọn cách nhận mã xác minh bổ sung: qua SMS, ứng dụng xác thực hoặc khóa bảo mật vật lý. Bạn nên sử dụng ứng dụng xác thực chẳng hạn như Google Authenticator, để bảo mật cao hơn vì mã được tạo trên thiết bị của bạn và không được gửi qua bất kỳ mạng nào.
Ngoài xác thực hai yếu tố, còn có các biện pháp bảo mật khác mà bạn có thể thực hiện để bảo vệ bản trình bày của mình trong Google Trang trình bày. Một số thực hành tốt này bao gồm:
- Giữ an toàn cho tài khoản Google của bạn: Sử dụng mật khẩu mạnh, duy nhất, không chia sẻ mật khẩu của bạn với bất kỳ ai và bật xác minh hai bước cho tài khoản Google của bạn.
- Giới hạn quyền truy cập vào bài thuyết trình của bạn: Chỉ chia sẻ bản trình bày của bạn với những người bạn cần và điều chỉnh quyền truy cập cho từng cộng tác viên.
- Thực hiện sao lưu định kỳ: Lưu bản sao các bản trình bày quan trọng của bạn ở một nơi an toàn khác, chẳng hạn như thiết bị lưu trữ bên ngoài hoặc bộ lưu trữ đám mây an toàn.
Bằng cách tuân theo các biện pháp bảo mật này, bạn sẽ bảo vệ bản trình bày Google Trang trình bày của mình khỏi các cuộc tấn công có thể xảy ra và đảm bảo tính bảo mật cho nội dung của bạn. Hãy nhớ rằng bảo mật phải luôn được ưu tiên khi làm việc với các tài liệu nhạy cảm và xác thực hai yếu tố là một công cụ có giá trị để đạt được điều này.
5. Kiểm soát quyền chỉnh sửa và xem bài thuyết trình
Trong Google Trang trình bày, điều đó có thể kiểm soát quyền chỉnh sửa và xem bản trình bày của bạn để bảo vệ nó khỏi những thay đổi trái phép hoặc truy cập không mong muốn. Điều này đặc biệt hữu ích khi chia sẻ bản trình bày của bạn với các cộng tác viên khác hoặc đặt nó ở chế độ công khai. Ở đây chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể triển khai các biện pháp bảo mật để đảm bảo tính toàn vẹn của bản trình bày của mình.
Để bắt đầu, bạn phải đặt quyền chỉnh sửa của bài thuyết trình của bạn. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào nút “Chia sẻ” ở góc top bên phải của cửa sổ Google Slides. Tiếp theo, chọn tùy chọn “Nâng cao” ở dưới cùng bên phải của cửa sổ bật lên. Từ đây, bạn sẽ có thể chỉ định ai có thể chỉnh sửa bản trình bày và ai chỉ có thể xem bản trình bày đó. Bạn cũng có thể cấp quyền chỉ xem cho những người cụ thể, cho phép bạn kiểm soát ai có thể truy cập nội dung của mình.
Một biện pháp an toàn quan trọng khác là hạn chế khả năng tải xuống hoặc in bản trình bày của bạn. Để thực hiện việc này, hãy quay lại cửa sổ cài đặt quyền nâng cao được đề cập ở trên. Tiếp theo, tìm tùy chọn ”Cài đặt truy cập” và nhấp vào “Thay đổi”. Tại đây bạn sẽ tìm thấy tùy chọn tắt tải xuống, in và sao chép nội dung bài thuyết trình của mình. Bằng cách bỏ chọn các tùy chọn này, bạn có thể đảm bảo hơn nữa tính bảo mật cho bản trình bày của mình và ngăn nội dung bị phân phối mà không có sự đồng ý của bạn.
6. Tránh tải xuống hoặc sao chép trái phép bài thuyết trình
Contraseña: Một phương pháp hiệu quả để bảo vệ bản trình bày Google Slides là thêm mật khẩu. Bằng cách thêm mật khẩu, người dùng sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu trước khi có thể truy cập bài thuyết trình. Điều quan trọng là chọn một mật khẩu mạnh, khó đoán. Có thể sử dụng kết hợp chữ hoa và chữ thường, số và ký tự đặc biệt.
Chia sẻ một cách thận trọng: Một điểm quan trọng khác cần ghi nhớ là xử lý cẩn thận các quyền chia sẻ bản trình bày. Nên hạn chế chỉ chia sẻ cho những người cần thiết và tránh chia sẻ với những người không xác định hoặc không có sự cho phép trước. Ngoài ra, bạn có thể chỉ định loại quyền truy cập được cấp cho mỗi người, chẳng hạn như xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa.
Hạn chế tải xuống và sao chép: Đối với , có thể định cấu hình các hạn chế đối với các tùy chọn chia sẻ. Ví dụ: bạn có thể tắt tùy chọn tải xuống, in hoặc sao chép nội dung của bài thuyết trình. Điều này đảm bảo rằng người dùng chỉ có thể xem nội dung mà không có khả năng tạo bản sao hoặc tải nội dung xuống thiết bị của họ.
7. Thường xuyên rà soát, cập nhật tính bảo mật của bài thuyết trình
Một trong những cách tốt nhất để bảo vệ bản trình bày trên Google Trang trình bày là thường xuyên xem xét và cập nhật bảo mật của bạn. Điều quan trọng cần lưu ý là tất cả các bản trình bày mà chúng tôi tạo và chia sẻ trên Google Trang trình bày đều có thể truy cập được theo mặc định đối với những người có liên kết. Do đó, điều cần thiết là phải thực hiện các biện pháp bổ sung để đảm bảo tính bảo mật của mọi thông tin nhạy cảm mà bài thuyết trình của chúng tôi có thể chứa.
Một cách để đảm bảo rằng bản trình bày của chúng tôi vẫn được bảo vệ là thường xuyên xem lại quyềncài đặt. Chúng ta có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào “Chia sẻ” ở góc trên cùng bên phải của cửa sổ chỉnh sửa Google Slides. Từ đó, chúng tôi có thể kiểm tra xem ai có quyền truy cập vào bản trình bày của chúng tôi và điều chỉnh quyền theo nhu cầu của chúng tôi. Bạn nên giới hạn quyền truy cập chỉ cho những người những người cần xem bản trình bày và thay đổi quyền thành “Chỉ đọc” cho những người không cần chỉnh sửa nó.
Ngoài cài đặt quyền, một biện pháp bảo mật quan trọng khác là thường xuyên cập nhật mật khẩu Google của chúng tôi. Điều này sẽ giúp ngăn chặn những người không được phép truy cập vào tài khoản và bài thuyết trình của chúng tôi. Để thay đổi mật khẩu, chúng ta phải truy cập tài khoản Google của mình và nhấp vào “Bảo mật” trong menu cài đặt. Từ đó, chúng ta có thể chọn “Mật khẩu” và làm theo hướng dẫn để thay đổi mật khẩu. Khi chọn mật khẩu mới, chúng ta phải đảm bảo rằng mật khẩu đó là duy nhất và an toàn, sử dụng kết hợp chữ hoa và chữ thường, số và ký tự đặc biệt.
8. Tạo bản sao lưu bài thuyết trình để tránh mất dữ liệu
Đảm bảo bạn có bản sao lưu các bản trình bày Google Slides của mình là điều cần thiết để tránh mất dữ liệu. Để bảo vệ công việc của bạn khỏi những lỗi hoặc tai nạn có thể xảy ra, hãy làm theo các bước sau:
- Sử dụng chức năng sao lưu tự động: Đặt Google Drive thành tự động sao lưu bản trình bày của bạn. Đi tới “Cài đặt” > “Cài đặt sao lưu và đồng bộ hóa” và kích hoạt tùy chọn tương ứng. Bằng cách này, mọi sửa đổi bạn thực hiện bản trình bày của mình sẽ được tự động sao lưu.
- Xuất bản trình bày của bạn dưới dạng tệp PowerPoint: Ngoài việc có một bản sao trong đám mây, bạn cũng nên có một bản sao cục bộ. Để thực hiện việc này, hãy tải xuống bản trình bày của bạn ở định dạng PowerPoint (PPTX) và lưu nó trên thiết bị của bạn. Điều này sẽ cho phép bạn truy cập công việc của mình ngay cả khi không có kết nối internet.
- Thực hiện sao lưu thường xuyên: Đừng chỉ dựa vào sao lưu tự động. Bạn nên tự mình thực hiện các bản sao lưu thông thường. Tạo một bản sao bài thuyết trình của bạn và giữ nó ở một vị trí an toàn, chẳng hạn như ổ cứng bên ngoài hoặc trong một dịch vụ khác lưu trữ đám mây. Bằng cách này, bạn sẽ có thêm một lớp bảo vệ trước mọi tình huống.
9. Luôn được thông báo về các cập nhật bảo mật của Google Trang trình bày
Google Trang trình bày,ứng dụng thuyết trình trực tuyến của Google, là một công cụ được các chuyên gia kinh doanh, nhà giáo dục và sinh viên sử dụng rộng rãi. Khi chúng ta ngày càng dựa vào nền tảng này để tạo và chia sẻ bài thuyết trình thì điều đó rất quan trọng. Điều này cho phép chúng tôi bảo vệ thông tin bí mật của mình và đảm bảo quyền riêng tư cho các bài gửi của chúng tôi..
Tính năng bảo mật của Google Slides được Google cập nhật liên tục để giải quyết các lỗ hổng tiềm ẩn và đảm bảo trải nghiệm an toàn cho người dùng. Một trong những biện pháp quan trọng nhất mà chúng ta có thể thực hiện để bảo vệ bài thuyết trình của mình là Luôn cập nhật phần mềm và ứng dụng liên quan lên phiên bản mới nhất. Điều này bao gồm cả hệ điều hành của thiết bị của chúng tôi và trình duyệt web được sử dụng để truy cập Google Trang trình bày.
Một khía cạnh quan trọng khác cần xem xét là sử dụng mật khẩu mạnh và duy nhất để truy cập của chúng tôi Tài khoản Google bây giờ là bài thuyết trình của chúng tôi Điều này sẽ bảo vệ chúng tôi khỏi hành vi trộm cắp danh tính và ngăn chặn những người không được phép truy cập thông tin bí mật của chúng tôi. Ngoài ra, nên kích hoạt xác thực hai yếu tố để bảo mật tốt hơn. Điều này sẽ bổ sung thêm một lớp bảo vệ bằng cách yêu cầu bước xác minh thứ hai, chẳng hạn như mã được gửi tới điện thoại di động của chúng tôi, khi đăng nhập vào tài khoản Google của chúng tôi.
10. Thông báo và giáo dục người dùng về các biện pháp an toàn trên Google Trang trình bày
Trong bài viết này chúng tôi sẽ cho bạn thấy một số biện pháp an ninh Bạn có thể mang theo những gì bảo vệ bài thuyết trình của bạn trên Google Trang trình bày. Những phương pháp này sẽ giúp bạn duy trì tính bảo mật và quyền riêng tư cho các trang trình bày của mình, ngăn chặn bất kỳ người dùng trái phép nào truy cập nội dung của bạn.
Một trong những biện pháp đầu tiên bạn nên thực hiện là giới hạn quyền truy cập vào bản trình bày của bạn. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách đặt quyền và gán vai trò cho người dùng. Sử dụng mật khẩu để hạn chế quyền truy cập chỉ đối với những người biết mật khẩu. Ngoài ra, bạn có thể đặt rằng chỉ thành viên trong miền của bạn mới có quyền xem hoặc chỉnh sửa bản trình bày.
Một cách khác để bảo vệ bản trình bày của bạn là kiểm soát sửa đổi. Google Trang trình bày cung cấp khả năng hạn chế chỉnh sửa chỉ nhận xét hoặc giới hạn quyền truy cập vào những người cụ thể. Ngoài ra, bạn có thể kích hoạt tính năng thông báo qua email để giúp bạn cập nhật mọi thay đổi được thực hiện đối với bản trình bày.
Tóm lại, bảo vệ bản trình bày Google Slides là một biện pháp cơ bản để đảm bảo tính bảo mật của thông tin và ngăn chặn truy cập trái phép. Thông qua các tùy chọn cấu hình và quyền có sẵn, có thể thiết lập các mức độ bảo vệ khác nhau, từ hạn chế quyền truy cập đối với những người cụ thể đến hạn chế chỉnh sửa nội dung. Ngoài ra, sử dụng mật khẩu và thiết lập các liên kết hạn chế là các biện pháp bổ sung giúp tăng thêm một lớp bảo mật.
Điều quan trọng cần nhớ là việc bảo vệ bản trình bày không chỉ bao hàm việc thực hiện các biện pháp kỹ thuật mà còn tạo ra môi trường nhận thức và trách nhiệm từ phía người dùng. Bằng cách giáo dục nhân viên về những thực hành tốt trong bảo mật kỹ thuật số, việc bảo vệ thông tin được tăng cường.
Tóm lại, việc bảo vệ bản trình bày trên Google Slides đòi hỏi sự kết hợp hiệu quả giữa các biện pháp kỹ thuật và nhận thức của người dùng. Tận dụng tối đa các tùy chọn và quyền cấu hình cũng như thúc đẩy văn hóa bảo mật kỹ thuật số là rất quan trọng để bảo vệ thông tin và duy trì tính toàn vẹn của bản trình bày mọi lúc.
Tôi là Sebastián Vidal, một kỹ sư máy tính đam mê công nghệ và DIY. Hơn nữa, tôi là người tạo ra tecnobits.com, nơi tôi chia sẻ các hướng dẫn để làm cho công nghệ trở nên dễ tiếp cận và dễ hiểu hơn đối với mọi người.