Làm cách nào để tận dụng trình quản lý tác vụ trong Outlook?

Nếu bạn là người dùng Outlook, chắc chắn bạn đã từng sử dụng trình quản lý tác vụ của nó trong một số trường hợp. Tuy nhiên, bạn có thể không tận dụng được tối đa nó. Trong bài viết này chúng tôi sẽ cho bạn thấy cách tận dụng trình quản lý tác vụ trong Outlook để tăng năng suất và tổ chức của bạn. Bạn sẽ học cách sử dụng các tính năng của nó một cách hiệu quả, đặt ra thời hạn thực tế và ưu tiên các nhiệm vụ một cách hiệu quả. Tận dụng tối đa công cụ này để tối ưu hóa thời gian và đạt được mục tiêu của bạn!

– Từng bước ➡️ Làm thế nào để tận dụng trình quản lý tác vụ trong Outlook?

• Tổ chức các nhiệm vụ của bạn: Sử dụng trình quản lý tác vụ trong Outlook để tổ chức mọi hoạt động hàng ngày của bạn. Tạo một danh sách nhiệm vụ với ngày đến hạn và mức độ ưu tiên.
• Tận dụng các danh mục: Sử dụng các danh mục màu sắc để phân biệt giữa các loại nhiệm vụ khác nhau, chẳng hạn như công việc, cá nhân, cuộc họp, v.v.
• Đặt lời nhắc: Đảm bảo bạn đặt lời nhắc cho các nhiệm vụ quan trọng của mình. Bằng cách này, bạn sẽ không bao giờ quên nhiệm vụ đang chờ xử lý.
• Sử dụng chức năng phân công nhiệm vụ: Nếu bạn làm việc theo nhóm, bạn có thể phân công nhiệm vụ cho đồng nghiệp của mình trực tiếp từ Outlook. Điều này giúp việc cộng tác và theo dõi các nhiệm vụ của nhóm trở nên dễ dàng hơn.
• Tích hợp nhiệm vụ của bạn với lịch: Xem nhiệm vụ của bạn trên lịch để có cái nhìn tổng quan về hoạt động hàng ngày và hàng tuần của bạn.
• Theo dõi nhiệm vụ đã hoàn thành của bạn: Đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành của bạn để ghi lại những thành tích của bạn và đảm bảo bạn không bỏ dở việc gì.
• Tùy chỉnh chế độ xem nhiệm vụ: Outlook cho phép bạn tùy chỉnh chế độ xem nhiệm vụ theo sở thích của mình, chẳng hạn như xem các nhiệm vụ đã hoàn thành, nhiệm vụ đang chờ xử lý, v.v.

Q & A

1. Làm cách nào tôi có thể truy cập trình quản lý tác vụ trong Outlook?

Để truy cập trình quản lý tác vụ trong Outlook, hãy làm theo các bước sau:

1. Mở Microsoft Outlook trên máy tính của bạn.
2. Nhấp vào tab "Nhiệm vụ" ở cuối màn hình.
3. Trình quản lý tác vụ sẽ mở ra, nơi bạn có thể xem và quản lý các tác vụ đang chờ xử lý của mình.

2. Làm cách nào để tạo tác vụ mới trong Outlook?

Để tạo tác vụ mới trong Outlook, hãy làm như sau:

1. Nhấp vào tab "Nhiệm vụ" ở cuối màn hình.
2. Nhấp vào “Tác vụ mới” trên thanh công cụ.
3. Một cửa sổ sẽ mở ra nơi bạn có thể thêm chi tiết nhiệm vụ như tên, ngày đến hạn và ghi chú.

3. Làm cách nào tôi có thể sắp xếp các tác vụ của mình trong Outlook?

Để sắp xếp các tác vụ của bạn trong Outlook, hãy làm theo các bước sau:

1. Nhấp vào tab "Nhiệm vụ" ở cuối màn hình.
2. Sử dụng các tùy chọn trên thanh công cụ để đánh dấu các nhiệm vụ là đã hoàn thành, ưu tiên hoặc phân loại chúng.
3. Bạn cũng có thể tạo các thư mục và thư mục con để sắp xếp các tác vụ của mình cụ thể hơn.

4. Làm cách nào tôi có thể đặt lời nhắc cho các tác vụ của mình trong Outlook?

Để đặt lời nhắc cho nhiệm vụ của bạn trong Outlook, hãy làm theo các bước sau:

1. Khi bạn đang tạo hoặc chỉnh sửa một tác vụ, hãy nhấp vào “Lời nhắc” ở đầu cửa sổ.
2. Chọn ngày và giờ bạn muốn nhận lời nhắc.
3. Sau khi lưu nhiệm vụ, bạn sẽ nhận được lời nhắc vào ngày và giờ đã chọn.

5. Làm cách nào tôi có thể ưu tiên các nhiệm vụ của mình trong Outlook?

Để ưu tiên các nhiệm vụ của bạn trong Outlook, hãy làm như sau:

1. Mở nhiệm vụ bạn muốn ưu tiên.
2. Nhấp vào biểu tượng “Ưu tiên” trên thanh công cụ.
3. Chọn mức độ ưu tiên bạn muốn gán cho nhiệm vụ: cao, bình thường hoặc thấp.

6. Làm cách nào tôi có thể chia sẻ tác vụ với những người dùng khác trong Outlook?

Để chia sẻ tác vụ với những người dùng khác trong Outlook, hãy làm theo các bước sau:

1. Bấm chuột phải vào nhiệm vụ bạn muốn chia sẻ.
2. Chọn tùy chọn “Gửi lại tác vụ” từ menu thả xuống.
3. Nhập địa chỉ email của người dùng mà bạn muốn chia sẻ nhiệm vụ và nhấp vào "Gửi".

7. Làm cách nào tôi có thể đánh dấu một tác vụ là đã hoàn thành trong Outlook?

Để đánh dấu một tác vụ là đã hoàn thành trong Outlook, hãy làm như sau:

1. Mở nhiệm vụ bạn muốn đánh dấu là đã hoàn thành.
2. Nhấp vào biểu tượng “Hoàn thành” trên thanh công cụ.
3. Nhiệm vụ sẽ được đánh dấu là đã hoàn thành và được chuyển vào danh sách nhiệm vụ đã hoàn thành.

8. Làm cách nào tôi có thể đặt ngày đến hạn cho các tác vụ của mình trong Outlook?

Để đặt ngày đến hạn cho nhiệm vụ của bạn trong Outlook, hãy làm theo các bước sau:

1. Khi bạn đang tạo hoặc chỉnh sửa một tác vụ, hãy chọn ngày đến hạn trong trường tương ứng.
2. Khi bạn lưu nhiệm vụ, ngày đến hạn sẽ được đặt và bạn sẽ có thể nhận được lời nhắc trước thời hạn.

9. Làm cách nào tôi có thể lọc các tác vụ của mình trong Outlook?

Để lọc nhiệm vụ của bạn trong Outlook, hãy làm như sau:

1. Chuyển đến tab "Nhiệm vụ" ở cuối màn hình.
2. Nhấp vào "Xem" trên thanh công cụ.
3. Chọn bộ lọc bạn muốn áp dụng, chẳng hạn như nhiệm vụ đã hoàn thành, nhiệm vụ chưa hoàn thành, nhiệm vụ theo ngày, v.v.

10. Làm cách nào tôi có thể in tác vụ của mình trong Outlook?

Để in tác vụ của bạn trong Outlook, hãy làm theo các bước sau:

1. Chuyển đến tab "Nhiệm vụ" ở cuối màn hình.
2. Nhấp vào "Tệp" trên thanh công cụ và chọn "In".
3. Chọn các tùy chọn in, chẳng hạn như kiểu in, ngày bắt đầu và ngày kết thúc, rồi nhấp vào "In".