Bạn dành hàng giờ để viết một văn bản, định dạng nó, thêm hình ảnh, bảng, sơ đồ và các hình dạng khác. Mọi thứ đã sẵn sàng, nhưng khi bạn mở tệp trên một máy tính khác, bạn thấy rằng Các thành phần đã bị di chuyển và thậm chí cả văn bản cũng bị mất định dạng.Bạn đang thắc mắc "Tại sao tài liệu Word của tôi lại bị lỗi khi cài trên máy tính khác và tôi có thể khắc phục như thế nào?" Chúng ta hãy cùng tìm hiểu nhé.
Tại sao tài liệu Word của tôi lại bị lỗi khi đọc trên máy tính khác?
Nếu tài liệu Word của bạn không theo thứ tự trên một máy tính khác, bạn không phải là người duy nhất. Trên thực tế, đây là một trong những vấn đề phổ biến nhất mà người dùng bộ ứng dụng văn phòng của Microsoft gặp phải. Sau khi làm việc cẩn thận trên tài liệu, bạn mở nó trên một máy tính khác và bạn phát hiện ra rằng tất cả các yếu tố đã bị rối loạn: lề, phông chữ, vị trí của bảng, hộp và hình dạng, v.v. Thật là bực mình!
Và vấn đề thậm chí còn lớn hơn nếu đó là một tài liệu lớn với nhiều hình ảnh, hộp văn bản, phông chữ khác nhau, định dạng và các yếu tố khác. Việc mọi thứ bị rối tung bất ngờ là một lãng phí thời gian và công sức, cùng với nhiệm vụ sắp xếp lại tẻ nhạt. Tại sao một tài liệu Word bị hỏng trên máy tính khác nhưng vẫn nguyên vẹn trên máy tính của chúng ta? Có một số lý do cho hiện tượng này.
Sự khác biệt trong các phiên bản Word
Lý do đầu tiên khiến một tài liệu Word có thể không theo thứ tự trên một PC khác có liên quan đến phiên bản Word đang được sử dụng. Như bạn có thể đã biết, có một số phiên bản Microsoft Word (2010, 2016, 2019, 2021, v.v.) và Mỗi người có thể hiểu các định dạng theo những cách hơi khác nhau..
Vì vậy, một tài liệu được tạo trong Word 2010 có thể trông khác nếu được mở bằng Word 2019 hoặc Microsoft 365. Điều tương tự cũng có thể xảy ra nếu bạn sử dụng phiên bản trực tuyến của Word hoặc Word cho Mac, đặc biệt nếu nhiều định dạng khác nhau đã được áp dụng hoặc nhiều thành phần đã được thêm vào tài liệu.
Sử dụng phông chữ không phổ biến
Một trong những lý do thường gặp nhất là Tài liệu sử dụng phông chữ tùy chỉnh không có sẵn trên PC thứ haiKhi Word không tìm thấy phông chữ gốc, nó sẽ thay thế bằng phông chữ mặc định, điều này có thể gây ra những thay đổi trong văn bản.
Do đó, nếu bạn đã sử dụng một hoặc nhiều phông chữ không phổ biến trong tài liệu, điều này có thể khác khi bạn thử mở nó trên một máy tính khác. Nếu máy tính mới không cài đặt các phông chữ đó, Word sẽ thay thế chúng bằng một phông chữ tương tự hoặc bằng các phông chữ mặc định (Times New Roman, Arial, Calibri, vân vân.).
Cài đặt in và lề khác nhau
Nếu tài liệu Word bị cấu hình sai trên một PC khác bằng cách di chuyển lề, có thể là do cài đặt in. Hãy nhớ rằng mỗi máy tính có thể có cài đặt máy in khác nhau, điều này có thể dẫn đến thay đổi vị trí của lềĐiều này khiến các đoạn văn bản dịch chuyển lên hoặc xuống, hình ảnh và đối tượng thay đổi vị trí và số trang thay đổi.
Sử dụng mẫu tùy chỉnh
Microsoft Word có một số kiểu mẫu mặc định để làm việc, nhưng nó cũng cho phép bạn Tạo mẫu tùy chỉnh của riêng bạnNếu bạn đã thực hiện cách sau, tài liệu có thể thay đổi khi bạn mở nó trên một PC khác. Điều này hợp lý, vì mẫu tùy chỉnh bạn đã sử dụng không khả dụng trên máy tính mới, do đó nó sẽ sử dụng mẫu mặc định.
Các vấn đề với hình ảnh, bảng và đối tượng nhúng
Một lý do khác khiến tài liệu Word có thể không được định cấu hình trên PC khác liên quan đến sự hiện diện của hình ảnh, bảng và đối tượng được nhúng trong văn bản. Nếu các yếu tố này là đặt thành "Theo dòng văn bản"Bất kỳ thay đổi nào đối với định dạng văn bản sẽ ảnh hưởng đến vị trí của nó. Trong những trường hợp này, tốt nhất là áp dụng "Bố cục cố định" cho các thành phần nhúng để chúng giữ nguyên vị trí.
Cách ngăn chặn tài liệu Word bị hỏng trên máy tính khác
Có thể bạn muốn chia sẻ một tài liệu Word để cộng tác viên chỉnh sửa hoặc bạn chỉ cần mở nó trên một máy tính khác để in. Vấn đề là các thành phần tạo nên nó và định dạng bạn gán cho nó sẽ bị thay đổi ngay khi bạn mở nó trên một máy tính khác. Nếu bạn muốn ngăn chặn điều này xảy ra, bạn có thể áp dụng các giải pháp sau:
Lưu tài liệu ở định dạng PDF.
Sử dụng định dạng PDF là giải pháp thay thế tốt nhất khi tài liệu Word bị hỏng trên máy tính khác. Định dạng này giữ nguyên bố cục ban đầu và ngăn chặn tài liệu bị thay đổi hoặc chỉnh sửa.. Và không quan trọng phiên bản Word nào được sử dụng để tạo ra nó hoặc Trình đọc PDF được dùng để mở nó.
Để lưu một tài liệu Word ở định dạng PDF, bạn chỉ cần Nhấp vào Tệp – Lưu dưới dạng và chọn tùy chọn PDF từ các tùy chọn lưu.Bằng cách này, lề, phông chữ, hình ảnh, hình dạng và bất kỳ thành phần nào khác sẽ vẫn nguyên vẹn trong văn bản, bất kể bạn mở tệp ở đâu. Mặt khác, hãy bỏ qua tùy chọn này nếu bạn cần người khác chỉnh sửa tệp.
Lưu tài liệu ở định dạng tương thích
Nếu việc lưu tài liệu ở định dạng PDF không phải là một lựa chọn, thì lưu nó ở định dạng tương thích với các phiên bản Word cũ hơnĐể thực hiện việc này, hãy nhấp vào Lưu dưới dạng và chọn định dạng .doc từ các tùy chọn lưu. Ngoài ra, Định dạng .docx hiện đại và tối ưu hơn so với .doc, do đó bạn có thể sử dụng nó nếu máy tính đích có phiên bản Word mới hơn máy tính của bạn.
Sử dụng phông chữ và kiểu chuẩn
Hãy nhớ rằng một tài liệu Word được hủy cấu hình trên một PC khác khi chúng ta sử dụng phông chữ hoặc kiểu tùy chỉnh. Do đó, nếu có thể, cố gắng sử dụng phông chữ phổ biến, chẳng hạn như Time New Roman hoặc Arial, và các mẫu mặc định thay vì các mẫu được điều chỉnh thủ công. Tất cả điều này làm giảm khả năng xảy ra những thay đổi bất ngờ khi mở tài liệu trên máy tính khác.
Nhúng phông chữ vào tài liệu
Việc nhúng phông chữ sẽ hữu ích nếu tài liệu Word được định cấu hình sai trên một PC khác, vì làm cho tập tin giữ nguyên phông chữ ngay cả khi máy tính khác không cài đặt chúngĐể nhúng phông chữ vào tài liệu Word, hãy làm theo các bước đơn giản sau:
- Vào File – Options.
- Chọn Lưu.
- Kích hoạt tùy chọn Nhúng phông chữ vào tệp.
Sử dụng OneDrive hoặc Google Docs để cộng tác
Giải pháp cuối cùng cho vấn đề tài liệu Word thoát khỏi cấu hình trên PC khác là sử dụng nền tảng đám mây, chẳng hạn như OneDrive hoặc Google Docs. Điều này đảm bảo tính ổn định cao hơn và cho phép tất cả người dùng đều thấy cùng một phiên bản của tài liệu mà không có vấn đề tương thích.
Từ nhỏ, tôi đã say mê mọi thứ liên quan đến khoa học và công nghệ, đặc biệt là những tiến bộ giúp cuộc sống của chúng ta dễ dàng và thú vị hơn. Tôi thích cập nhật những tin tức và xu hướng mới nhất, và chia sẻ kinh nghiệm, ý kiến và lời khuyên của mình về các thiết bị và tiện ích mà tôi sử dụng. Điều này đã dẫn tôi trở thành một người viết nội dung web cách đây hơn năm năm, chủ yếu tập trung vào các thiết bị Android và hệ điều hành Windows. Tôi đã học cách giải thích các khái niệm phức tạp bằng những thuật ngữ đơn giản để người đọc có thể dễ dàng hiểu được.