Cách xóa email đã gửi trong Outlook

Bạn vừa gửi nhầm một email và bây giờ bạn cần xóa nó đi để người nhận không nhìn thấy. Thật là một mớ hỗn độn! Có thể bạn đã nói quá nhiều hoặc không đưa được thông tin quan trọng vào nội dung tin nhắn.. Đừng tuyệt vọng! Ở đây chúng tôi chỉ cho bạn cách xóa email đã gửi trong Outlook và phải làm gì nếu không thể khôi phục email đó nữa.

Nếu đó là điều an ủi thì bạn không phải là người đầu tiên cũng không phải là người cuối cùng hối hận khi gửi email. Trong hầu hết các trường hợp, lỗi có thể được khắc phục bằng cách xin lỗi trong email thứ hai hoặc đính kèm thêm thông tin. Trong những trường hợp rất cụ thể khác, có thể khôi phục email để ngăn người nhận đọc nó.

Cách xóa email đã gửi trong Outlook

Trước hết, hãy làm rõ ý của chúng tôi khi nói về việc xóa một email đã gửi trong Outlook. Rõ ràng, Đây không phải là việc xóa email khỏi khay Đã gửi, điều này rất dễ thực hiện. Ngoài ra, hành động này không xóa thư trong hộp thư đến của người nhận cũng như không ngăn họ đọc nó.

Và đây chính xác là những gì chúng tôi muốn làm: xóa tin nhắn để người nhận không đọc. Là điều gì đó tương tự như những gì chúng tôi làm trên WhatsApp hoặc Telegram khi chúng tôi xóa tin nhắn trong cuộc trò chuyện. Nếu chúng ta xóa nó cho tất cả mọi người thì cả người gửi và người nhận đều không thể đọc được. Vậy có thể xóa email đã gửi trong Outlook được không? Phụ thuộc.

Nó phụ thuộc vào cái gì? Tài khoản Outlook của bạn có phải là tài khoản doanh nghiệp hay không. Microsoft cung cấp dịch vụ nhắn tin miễn phí cho công chúng, chẳng hạn như tài khoản email Hotmail.com hoặc Live.com. Mặt khác, có những tài khoản chuyên nghiệp hoặc giáo dục là một phần của dịch vụ Microsoft 365 và Microsoft Exchange.

Không thể thực hiện được từ tài khoản Outlook cá nhân

Như bạn có thể đã giả định, tùy chọn xóa email đã gửi trong Outlook chỉ khả dụng trong tài khoản cơ quan hoặc trường học. Ngược lại, Không thể truy xuất thư tới các địa chỉ email kết thúc bằng @outlook.com, @hotmail.com, @msn.com hoặc @live.com. Nói về các dịch vụ này, trang Hỗ trợ kỹ thuật của Microsoft Anh ấy giải thích nó như thế này:

«Đây là các dịch vụ email dựa trên web, khi một email được gửi đi, nó sẽ biến mất khỏi máy chủ email và nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn.. »

Có nghĩa là không có gì để làm? Nếu bạn vô tình gửi thư bằng tài khoản email cá nhân thì bạn không thể làm gì được.. Trong những trường hợp này, tốt nhất bạn nên viết lời xin lỗi kèm theo những thông tin cần thiết để làm rõ sự hiểu lầm. Nhưng có một số điều bạn có thể làm để ngăn tình trạng lộn xộn này xảy ra lần nữa.

Kích hoạt tùy chọn Hoàn tác gửi

Nếu bạn sử dụng tài khoản Outlook cá nhân, bạn có thể muốn kích hoạt tùy chọn Hoàn tác gửi trong cài đặt của nó. Tính năng này cung cấp cho bạn 10 giây ân hạn để bạn có thể hủy việc gửi email. Nếu bạn gửi nhầm email, bạn sẽ có 10 giây để nhấp vào hoàn tác để ngăn tin nhắn bị gửi đi.

Sao kích hoạt tùy chọn Hoàn tác gửi trong email Outlook của bạn? Rất dễ dàng, bạn chỉ cần làm theo các bước sau:

1. Mở email Outlook của bạn trong trình duyệt và nhấp vào nút Cài đặt, nằm ở bên phải của dải băng trên cùng.
2. Trong Cài đặt, chọn tùy chọn Viết và trả lời. Trong cửa sổ bên phải, cuộn xuống cho đến khi bạn tìm thấy tùy chọn Hủy giao hàng.
3. Trong tùy chọn Hủy lô hàng, trượt con trỏ cho đến khi bạn đánh dấu tối đa 10 giây rằng Outlook sẽ đợi để gửi tin nhắn.
4. Cuối cùng, nhấp vào tiết kiệm để xác nhận thay đổi.

Cài đặt đơn giản này sẽ cho bạn 10 giây để hủy gửi email. Để thực hiện việc này, bạn chỉ cần nhấp vào nút Hoàn tác xuất hiện ngay sau khi gửi. Đúng vậy, Sau thời gian đó, tin nhắn sẽ được gửi đi mà bạn không thể khôi phục hoặc hủy được..

Xóa email được gửi trong Outlook khỏi tài khoản công ty

Mặt khác, nếu bạn có tài khoản công ty hoặc giáo dục, bạn có thể xóa email được gửi trong Outlook. Tài khoản email Microsoft 365 hoặc Microsoft Exchange cho phép bạn khôi phục các thư đã gửi do lỗi. Để làm được như vậy, phải đáp ứng hai điều kiện:

• Rằng người gửi và người nhận có một trong những tài khoản email này trong cùng một tổ chức.
• Rằng người nhận vẫn chưa mở tin nhắn từ hộp thư đến của họ.

Nếu không, việc phục hồi sẽ không thể thực hiện được. Tuy nhiên, nếu bạn đáp ứng được điều kiện đầu tiên thì bạn phải hành động nhanh chóng để lấy lại tin nhắn trước khi người nhận mở nó. Hãy xem cách xóa email đã gửi trong Outlook cổ điển và phiên bản mới nhất của nó.

Nếu bạn sử dụng Outlook cổ điển

Phiên bản cổ điển của Outlook vẫn giữ nguyên giao diện gốc của ứng dụng, với các góc vuông và các biểu tượng đơn giản. Nếu bạn vẫn đang sử dụng phiên bản này, hãy làm theo những điều sau các bước xóa email gửi nhầm:

1. Đăng nhập vào tài khoản Outlook của bạn và đi tới thư mục Các phần tử đã được gửi.
2. Mở tin nhắn bạn muốn xóa bằng cách nhấp đúp vào nó.
3. Trên ribbon, bấm vào tab thông điệp và sau đó chọn hành động – Truy xuất tin nhắn này.
4. Một cửa sổ hộp thoại mới sẽ mở ra với các tùy chọn Xóa các bản sao chưa đọc của tin nhắn này y Xóa các bản sao chưa đọc và thay thế bằng tin nhắn mới.
5. Chọn tùy chọn đầu tiên nếu bạn muốn xóa tin nhắn mà không cần phải đắn đo thêm. Chọn tùy chọn thứ hai để soạn tin nhắn thay thế.

Nếu bạn sử dụng Outlook mới

Để xóa email đã gửi trong Outlook sử dụng phiên bản mới của ứng dụng, chỉ cần làm theo các bước sau:

1. Đi đến Các phần tử đã được gửi và nhấp đúp vào tin nhắn bạn muốn khôi phục.
2. Chọn tùy chọn tin nhắn khôi phục trên dải băng.
3. Trong hộp thoại, bấm vào Chấp nhận.
4. Vài giây sau, một tin nhắn sẽ đến hộp thư đến của bạn với nội dung báo cáo phục hồi. Ở đó bạn sẽ biết tin nhắn đã được xóa thành công hay chưa, nó đang được xử lý hay không hoặc không thể khôi phục được.

Tóm lại, bạn đã biết thủ tục để xóa email đã gửi trong Outlook. Nếu bạn sử dụng tài khoản cơ quan hoặc trường học thì đó là điều dễ dàng. Và nếu bạn có tài khoản cá nhân, đừng quên kích hoạt tùy chọn Hoàn tác gửi để tránh loại bất tiện này trong tương lai.