Bạn bị mất file Excel? Hướng dẫn đầy đủ để hiểu và tránh lỗi lưu

Bạn có gặp sự cố khi lưu tệp trong Excel không? Tình huống này có thể thực sự gây bực bội, đặc biệt là nếu bạn đã dành nhiều thời gian làm việc trên bảng tính và sợ mất tất cả các thay đổi của mình. Microsoft Excel là một trong những công cụ được sử dụng rộng rãi nhất để quản lý và phân tích dữ liệu, vì vậy Gặp lỗi khi cố gắng lưu tài liệu là một trong những truy vấn phổ biến nhất và gây lo lắng cho người sử dụng.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét tất cả Nguyên nhân có thể khiến Excel không lưu được tệp của bạnvà chúng tôi sẽ cung cấp giải pháp chi tiết cho từng trường hợp. Tại đây, bạn không chỉ tìm thấy các quy trình từng bước mà còn có các giải thích rõ ràng và mẹo hữu ích để tránh những vấn đề tương tự trong tương lai. Hãy đến đây, ở lại và chúng tôi sẽ giải thích cho bạn. làm thế nào để phục hồi từ những tình huống này và ngăn ngừa chúng.

Quá trình lưu hoạt động như thế nào trong Excel và tại sao nó có thể không thành công

Trước khi đi vào giải pháp, điều quan trọng là phải hiểu Excel lưu tập tin như thế nào, vì quá trình này không đơn giản như vẻ bề ngoài. Excel, khi bạn lưu thủ công hoặc tự động một bảng tính, trước tiên sẽ tạo một tệp tạm thời ở cùng vị trí với tài liệu gốc. Sau khi lưu xong, hãy xóa tệp gốc và đặt tên đúng cho tệp tạm thời. Nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong quá trình này, nhiều loại lỗi khác nhau có thể xảy ra và tệp có những thay đổi mới nhất có thể không được lưu chính xác.

Sự gián đoạn trong quá trình lưu trữ có thể do nhiều lý do: từ việc nhấn phím "Esc", sự cố phần cứng, sự cố phần mềm, sự cố phần mềm diệt vi-rút, xung đột quyền, đường dẫn tệp quá dài hoặc thậm chí thiếu dung lượng đĩa. Bạn cũng cần phải cẩn thận với các vị trí mạng hoặc ổ đĩa ngoài, vì nếu mất kết nối trong khi Excel đang lưu, bạn có thể gặp phải các tệp bị hỏng hoặc những thay đổi chưa được lưu.

Các thông báo lỗi thường gặp khi lưu tệp trong Excel

Trong số các thông báo lỗi phổ biến nhất khi Excel không lưu tệp, có những thông báo sau đây:

• "Tài liệu không được lưu"
• "Tài liệu chưa được lưu hoàn toàn"
• «Không thể truy cập vào tài liệu chỉ đọc. »
• "Toàn đĩa"
• "Đã phát hiện lỗi khi lưu..."
• "Tên tập tin không hợp lệ"

Mỗi lỗi này chỉ ra một nguyên nhân khác nhau., vì vậy tốt nhất là xác định chính xác thông điệp trước khi tìm kiếm giải pháp phù hợp.

Những lý do chính khiến Excel không lưu thay đổi

Theo tài liệu chính thức, diễn đàn trợ giúp và trải nghiệm của người dùng, Những lý do phổ biến nhất khiến Excel gặp sự cố khi lưu tệp là:

• Thiếu quyền trên thư mục đích: Nếu bạn không có quyền đọc, ghi hoặc sửa đổi trên thư mục mà bạn đang cố lưu sổ làm việc, Excel sẽ không thể hoàn tất quá trình lưu.
• Plugin của bên thứ ba: Một số tiện ích bổ sung được cài đặt trong Excel có thể can thiệp vào quá trình lưu, gây ra sự cố hoặc lỗi không mong muốn.
• Các tệp bị hỏng hoặc bị hỏng: Nếu tệp gốc bị hỏng, Excel có thể ngăn không cho các thay đổi được lưu trữ đúng cách.
• Không đủ dung lượng đĩa: Nếu vị trí đích không có dung lượng trống, Excel sẽ không hoàn tất thao tác lưu.
• Phần mềm chống vi-rút:Một số chương trình diệt vi-rút có thể chặn quá trình lưu, đặc biệt nếu chúng quét các tệp mới hoặc sửa đổi các tệp đang mở trong quá trình quét.
• Chia sẻ xung đột hoặc khóa: Nếu tệp được mở bởi người khác hoặc trong một phiên bản Excel khác, lỗi có thể xảy ra khi lưu.
• Đường dẫn tệp quá dài:Excel giới hạn tên tệp cộng với đường dẫn đầy đủ ở mức 218 ký tự. Nếu vượt quá, bạn sẽ nhận được lỗi tên không hợp lệ.
• Sự cố kết nối ở các vị trí mạng: Nếu bạn lưu tệp vào ổ đĩa mạng và mất kết nối, việc lưu có thể không thành công và bạn có thể mất dữ liệu gần đây.
• Các tập tin ở chế độ chỉ đọc:Tệp có thể đã bật chế độ này hoặc bạn không phải là chủ sở hữu, hạn chế khả năng lưu tệp sau khi thay đổi.
• Lỗi phần cứng (ổ đĩa, ổ USB, v.v.): Sự cố vật lý hoặc ngắt kết nối ổ đĩa trong khi lưu cũng có thể gây ra lỗi và làm hỏng tệp.
• Các tập tin bị khóa bởi hệ thống hoặc ứng dụng khác: Nếu tập tin đang được một chương trình khác sử dụng, việc lưu có thể bị dừng lại.

Làm thế nào để khắc phục lỗi Excel không lưu thay đổi?

Chúng ta hãy cùng xem xét từng giải pháp hiệu quả nhất cho từng trường hợp cụ thể.

1. Kiểm tra và sửa đổi quyền thư mục

Đầu tiên Kiểm tra xem bạn có đủ quyền trong thư mục nơi bạn lưu tệp hay không. Nhấp chuột phải vào thư mục, chọn Tài sản, truy cập tab An ninh và kiểm tra các quyền được cấp cho người dùng của bạn. Nếu bạn không có quyền viết hoặc sửa đổi, yêu cầu người quản lý nhóm cấp cho bạn hoặc thử lưu tệp vào một vị trí khác mà bạn có chúng.

2. Lưu tệp dưới dạng một bảng tính mới hoặc với tên khác

Một trong những hành động đầu tiên được khuyến nghị khi Excel không cho phép bạn lưu là sử dụng tùy chọn Bảo vệ hôn mê và thay đổi tên tệp hoặc đường dẫn. Bằng cách này, bạn tránh được việc ghi đè lên tệp gốc và tránh được sự cố hoặc giới hạn thời gian. Để thực hiện điều này:

1. Truy cập menu Lưu Trữ và chọn Bảo vệ hôn mê.
2. Nhập tên khác và thử lưu vào vị trí khác.

Chiến thuật này thường hiệu quả khi xung đột liên quan đến quyền, tệp tạm thời bị hỏng hoặc sự cố tạm thời.

3. Di chuyển các bảng tính gốc sang một bảng tính khác

Nếu tệp xuất hiện bị hỏng hoặc liên tục không lưu được, một kỹ thuật hữu ích là di chuyển tất cả các trang tính (trừ một trang tính phụ) sang một sổ làm việc mới. A) Có:

1. Thêm một tờ giấy lót với Shift + F11.
2. Nhóm tất cả các trang gốc ngoại trừ trang phụ (nhấp vào trang đầu tiên, giữ Shift và nhấp vào trang cuối cùng).
3. Nhấp chuột phải và chọn Di chuyển hoặc Sao chép… > chọn (Sách mới) > Chấp nhận.

Bằng cách này, bạn thường có thể lưu tệp mới mà không có lỗi và khôi phục toàn bộ nội dung, bao gồm cả macro VBA, bằng cách sao chép các mô-đun theo cách thủ công. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách tránh lỗi trong Excel, chúng tôi khuyên bạn nên xem lại bài viết của chúng tôi về Lỗi BitLocker trong Windows.

4. Lưu dưới dạng tệp có định dạng khác (.xlsx, .xlsm, v.v.)

Đôi khi định dạng tệp gốc bị hỏng. Thay đổi loại tệp có thể giải quyết được vấn đề. Để thực hiện điều này:

1. En Lưu Trữ, nhấn Bảo vệ hôn mê.
2. Trong tùy chọn Loại, chọn một định dạng khác (ví dụ: .xlsm đối với các tập tin có macro hoặc .xlsx nếu bản gốc là . Xls).

Với cách này, bạn có thể loại bỏ những lỗi không tương thích hoặc lỗi định dạng cũ.

5. Thử lưu tệp vào một vị trí khác

Nếu bạn nghi ngờ sự cố có thể nằm ở ổ đĩa đích (ví dụ: ổ đĩa ngoài, ổ đĩa mạng hoặc thư mục bị hạn chế), lưu tệp vào màn hình nền hoặc thư mục cục bộ khác của nhóm bạn. Điều này loại trừ các vấn đề về mạng, quyền hoặc không gian. Ngoài ra, nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về việc khôi phục các tệp chưa lưu, bạn có thể xem hướng dẫn của chúng tôi tại phục hồi các tập tin Word chưa lưu.

6. Lưu các tập tin mới vào vị trí ban đầu

Tạo một bảng tính Excel mới và lưu một bản sao trong cùng thư mục với bảng tính gốc. Nếu không được thì vấn đề có thể là do quyền, ổ đĩa không đủ dung lượng hoặc xung đột phần mềm. Nếu bạn có thể lưu tệp mới thì vấn đề có thể nằm ở định dạng hoặc nội dung của tệp gốc.

7. Khởi động Excel ở chế độ an toàn

thường Các plugin của bên thứ ba gây ra sự cố khi lưu tệp. Để kiểm tra xem đây có phải là nguyên nhân không:

• Tùy chọn 1: Giữ phím Ctrl và mở Excel, xác nhận thông báo chế độ an toàn.
• Tùy chọn 2: Nhấn Windows + RViết excel / an toàn và nhấn Enter.

Nếu bạn có thể lưu ở chế độ an toàn, hãy hủy kích hoạt hoặc xóa từng tiện ích bổ sung cho đến khi bạn tìm ra thủ phạm. Để thực hiện điều này:

1. Mở Excel bình thường.
2. thực đơn Lưu Trữ > tùy chọn > Bổ sung.
3. Ở phía dưới, chọn Plugin COM và hãy nhấn Ir.
4. Bỏ chọn tất cả các tiện ích bổ sung và khởi động lại Excel.

8. Kiểm tra dung lượng đĩa trống

Một trong những lý do kinh điển nhất là không có đủ không gian trống. Sử dụng File Explorer để kiểm tra dung lượng trống. Nếu phân vùng đầy, hãy giải phóng dung lượng bằng cách làm trống thùng rác, xóa các tệp tạm thời hoặc mở rộng phân vùng bằng các công cụ như EaseUS Partition Master hoặc tương tự.

9. Tạm thời vô hiệu hóa phần mềm diệt vi-rút

Một số chương trình diệt vi-rút có thể quét các tệp hoặc tài liệu mới theo thời gian thực, tạm thời chặn không cho chúng được lưu. Tạm thời vô hiệu hóa phần mềm diệt vi-rút của bạn trong khi lưunhưng nhớ kích hoạt nó sau đó. Nếu lỗi biến mất, hãy kiểm tra cài đặt phần mềm diệt vi-rút để loại trừ các thư mục bạn lưu tài liệu Excel.

10. Sửa chữa cài đặt Office của bạn

Nếu không có cách nào hiệu quả, cài đặt Office của bạn có thể bị hỏng. Để sửa chữa:

1. Vào Bảng điều khiển > Chương trình và Tính năng.
2. Tìm kiếm Microsoft Office, nhấp chuột phải và chọn Sửa.
3. lựa chọn Sửa chữa nhanh (nhanh hơn) hoặc sửa chữa trực tuyến (sâu hơn).

Sau đó, hãy thử lưu lại tệp Excel của bạn.

Các lỗi cụ thể và giải pháp khắc phục

"Không thể truy cập vào tài liệu chỉ đọc."

Nguyên nhân có thể là do tệp được đánh dấu là chỉ đọc hoặc do một phiên bản khác đã khóa tệp đó. Giải pháp:

• Hãy đảm bảo rằng bạn có quyền chỉnh sửa.
• Lưu tệp với tên khác hoặc ở vị trí khác.
• Đóng tất cả các phiên bản Excel và chỉ mở lại một phiên bản.

"Đĩa đã đầy"

Như chúng tôi đã đề cập, giải phóng không gian trên ổ đĩa hoặc thử lưu vào đĩa khác. Nếu bạn lưu vào ổ đĩa ngoài, hãy đảm bảo chúng được kết nối đúng cách và không bị ngắt kết nối trong quá trình lưu.

"Tên tập tin không hợp lệ"

Kiểm tra xem toàn bộ đường dẫn (bao gồm tên thư mục và tên tệp) không vượt quá 218 ký tự. Nếu vậy, hãy rút ngắn đường dẫn bằng cách lưu tệp trong thư mục gốc (chẳng hạn như C: \) và sử dụng tên ngắn.

Lỗi khi lưu vào vị trí mạng

Nếu bạn đang làm việc trên mạng và mất kết nối trong khi làm việc, Excel có thể ngăn việc lưu và thậm chí hiển thị thông báo lỗi về đường dẫn mạng không thể truy cập. Nếu điều này xảy ra:

• Lưu tệp cục bộ và sao chép lại vào ổ đĩa mạng khi kết nối được khôi phục.
• Trên mạng Windows, bạn có thể sửa đổi sổ đăng ký để cải thiện khả năng phục hồi sau tình trạng ngắt kết nối ngẫu nhiên.

Lỗi liên quan đến Visual Basic for Applications (VBA)

Nếu tệp có chứa macro hoặc VBA và bị hỏng, Bạn có thể thử sửa chữa bằng cách xóa các dự án VBA bị hỏng.. Là một giải pháp tiên tiến, Nên tạo một bản sao lưu và sử dụng các công cụ trực quan hóa lưu trữ có cấu trúc để loại bỏ các thành phần bị hỏng trước khi mở lại và lưu tài liệu.

Các vấn đề với các tập tin bị hỏng hoặc bị lỗi

Nếu bạn nghi ngờ tệp của mình bị hỏng, Excel có một hàm để mở và sửa chữa:

1. Mở Excel, đi đến Lưu Trữ > Mở.
2. Chọn tệp có vấn đề.
3. Trên nút mở, nhấp vào mũi tên xuống và chọn mở và sửa chữa.

Trong những trường hợp phức tạp, bạn có thể sử dụng các công cụ của bên thứ ba như Wondershare sửa chữa nó o Sửa chữa sao cho Excel, cho phép bạn sửa chữa các tệp bị hỏng bằng cách khôi phục bảng, công thức và các thành phần khác.

Mẹo phòng ngừa và phục hồi các tập tin chưa lưu

Để tránh mất việc trong tương lai, điều cần thiết là:

• Bật và cấu hình tự động lưu: Bằng cách này, Excel sẽ lưu các phiên bản tự động theo định kỳ.
• Liên kết tài khoản Microsoft của bạn và sử dụng OneDrive: Tính năng này cho phép bạn lưu trữ các bản sao lưu tự động trên đám mây.
• Điều chỉnh tần suất tự động lưu: Bạn có thể giảm khoảng thời gian để tăng tính bảo mật cho dữ liệu của mình.

Làm thế nào để khôi phục các tập tin chưa lưu?

Nếu bạn đóng Excel mà không lưu, hãy thử các phương pháp sau:

• Mở Excel, đi đến Lưu Trữ > tin tức > Quản lý sách > Khôi phục sách chưa lưu. Tại đây bạn có thể tìm thấy phiên bản tạm thời.
• Tìm kiếm các tập tin tạm thời trong C:\Users\Tên của bạn\AppData\Local\Temp (thay “YourName” thành tên người dùng của bạn). Tìm kiếm các tập tin có phần mở rộng .tmp.

Những phương pháp này làm tăng khả năng khôi phục công việc của bạn sau một sự cố bất ngờ.

Mẹo và thủ thuật để tránh lỗi trong tương lai trong Excel

• Luôn cập nhật Office để tận dụng các bản vá và sửa lỗi bảo mật.
• Tránh làm việc trên các tập tin được lưu trữ chỉ trên ổ USB hoặc vị trí mạng không ổn định.
• Cây đà bản sao thường xuyên ở nhiều vị trí khác nhau (cục bộ, đám mây, ổ đĩa ngoài).
• Hãy cảnh giác với các tiện ích bổ sung của bên thứ ba chưa được xác minh và tắt chúng nếu bạn không cần đến chúng.
• Kiểm tra dung lượng lưu trữ trước khi làm việc với các tệp lớn.

Bộ khuyến nghị này giúp giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi khi lưu trong Excel và duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu của bạn mọi lúc.