Hướng dẫn đầy đủ về Microsoft Lists: nó là gì và hoạt động như thế nào

Trong hệ sinh thái Microsoft 365, Danh sách Microsoft Đây là một trong những công cụ thiết yếu để tổ chức, theo dõi và chia sẻ thông tin theo cách có cấu trúc. Từ việc theo dõi vấn đề và dự án đến tuyển dụng nhân viên và quản lý tài nguyên, ứng dụng này nổi bật nhờ tính linh hoạt và dễ sử dụng.

Nếu bạn làm việc theo nhóm hoặc chỉ muốn giữ thông tin của bạn được tổ chức và có thể truy cập từ bất cứ đâu, đây là giải pháp mà bạn không nên bỏ qua. Trong bài viết này chúng tôi sẽ cho bạn biết sâu hơn những gì bạn có thể làm với Danh sách Microsoft và cách sử dụng mẫu của họ. Chúng tôi cũng sẽ xem xét tương tác của bạn với các ứng dụng khác như SharePoint hoặc Teams.

Microsoft Lists là gì và nó hoạt động như thế nào?

Microsoft Lists là ứng dụng Microsoft 365 được thiết kế cho theo dõi thông tin thông minh. Bạn có thể làm việc với nó từ web, thiết bị di động hoặc thậm chí trực tiếp từ Microsoft Teams nhờ khả năng tích hợp đầy đủ.

Thật ra hoạt động như một cơ sở dữ liệu đơn giản và trực quan, bao gồm các hàng và cột trong đó bạn có thể đưa vào văn bản, hình ảnh, tệp, ngày tháng, người được chỉ định, siêu liên kết và nhiều nội dung khác. Nhờ hệ thống xem, bạn có thể hiển thị thông tin theo nhiều cách khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu: lưới (tùy chọn mặc định), danh sách, lịch hoặc thư viện ảnh. Danh sách này tương tự nhưng không có khả năng chỉnh sửa trực tuyến. Thư viện ảnh rất phù hợp với nội dung trực quan và lịch rất hoàn hảo nếu bạn muốn xem các mục được sắp xếp theo ngày.

Khi tạo danh sách mới, bạn có thể bắt đầu từ đầu, sử dụng danh sách hiện có làm mẫu hoặc nhập bảng Excel. Bạn cũng có thể dựa vào nhiều mẫu thiết kế trước mà Microsoft cung cấp cho các trường hợp sử dụng cụ thể.

Tất cả các danh sách có thể được tùy chỉnh trực quan: Thay đổi màu nền, chỉ định các biểu tượng cụ thể và áp dụng các quy tắc để thay đổi giao diện dựa trên trạng thái của chúng. Ví dụ, mục có trạng thái "Đã phê duyệt" có thể hiển thị với nền màu xanh lá cây, trong khi mục có trạng thái "Đang xem xét" sẽ hiển thị với nền màu cam.

 

Mẫu được thiết kế sẵn cho mọi nhu cầu

Nếu bạn có ít thời gian để tạo một danh sách từ đầu, Microsoft Lists bao gồm các mẫu hữu ích được thiết kế riêng cho các tình huống khác nhau. Các mẫu này được thiết kế để sử dụng chỉ với vài cú nhấp chuột, đồng thời vẫn duy trì cấu trúc cụ thể, trường tùy chỉnh, chế độ xem và kiểu trực quan.

Đây là một số trong những phổ biến nhất:

• Mẫu quản lý sự cố: Thích hợp để theo dõi các sự cố theo trạng thái, mức độ ưu tiên và bên chịu trách nhiệm.
• Mẫu hành trình sự kiện: sắp xếp tất cả các chi tiết của một sự kiện theo một cấu trúc rõ ràng và có thể chỉnh sửa được.
• Mô hình bệnh nhân: Đối với các cơ sở chăm sóc sức khỏe, tính năng này cho phép bạn ghi lại tình trạng, quan sát và nhu cầu của từng bệnh nhân.
• Mẫu đơn xin vay: theo dõi và kiểm soát quá trình phê duyệt khoản vay.

Tùy chọn tổ chức, định dạng và quy tắc

Ngoài những quan điểm đã đề cập, Bạn có thể điều chỉnh từng danh sách cho phù hợp với quy trình làm việc của mình thiết lập bộ lọc, nhóm, sắp xếp và quy tắc tự động. Sau đây là một số khả năng:

• Thiết lập cảnh báo qua email khi trạng thái thay đổi hoặc có mục mới được thêm vào.
• Thay đổi định dạng có điều kiện theo nội dung: màu sắc, biểu tượng, kiểu dáng.
• Các thành phần nhóm theo thứ tự ưu tiên, ngày tháng, trạng thái, v.v.
• Tạo danh sách mới từ danh sách khác, sao chép thiết kế và cấu trúc.
• Nhập dữ liệu từ Excel với chức năng nhận dạng cột tự động.

Tất cả các chức năng này cho phép bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán về mặt hình ảnh và dữ liệu trong nhóm, đặc biệt là trong các dự án hợp tác có sự tham gia của nhiều người.

Lưu và truy cập danh sách

Một trong những lợi thế của Microsoft Lists là khả năng tích hợp sẵn với hệ sinh thái Microsoft 365. Bạn có thể lưu danh sách của mình trên các trang web như SharePoint o en OneDrive chỉ sử dụng cá nhân. Nếu bạn làm việc theo nhóm, cách phổ biến nhất là lưu trữ dữ liệu trên một trang web SharePoint được chia sẻ với tất cả các thành viên.

Danh sách mở ở chế độ toàn màn hình để dễ dàng chỉnh sửa và bạn có thể xem chính xác vị trí lưu trữ danh sách từ URL hoặc thanh công cụ. Từ giao diện chuẩn bạn có thể dễ dàng tạo, chỉnh sửa, chia sẻ và xuất các mục.

Chia sẻ danh sách: quyền, quyền truy cập và cộng tác

Chia sẻ danh sách dễ dàng như tạo liên kết hoặc mời các thành viên cụ thể. Bạn có thể cấp quyền truy cập đầy đủ (đọc + chỉnh sửa) hoặc chỉ đọc. Ngoài ra, bạn có thể đặt ngày hết hạn liên kết, bảo vệ liên kết bằng mật khẩu và thậm chí chọn xem người nhận có thể thực hiện thay đổi hay không.

Bạn cũng có thể chia sẻ một mục danh sách duy nhất thay vì toàn bộ cơ sở dữ liệu. Có thể để lại bình luận cho từng mục., giúp cải thiện khả năng cộng tác mà không cần phải gửi email.

Quyền được quản lý thông qua SharePoint và được kế thừa theo mặc định. từ trang web nơi danh sách được lưu. Tuy nhiên, bạn có thể sửa đổi chúng để chỉ cấp quyền truy cập cho một số người nhất định hoặc hạn chế một số hành động nhất định.

Microsoft Lists và tích hợp của nó với các ứng dụng khác

Tiềm năng thực sự của Lists sẽ được phát huy khi kết hợp với các công cụ khác trong môi trường Microsoft. Hoàn toàn tích hợp với SharePoint, Microsoft Teams và Planner, bạn có thể làm như sau:

• Thêm danh sách dưới dạng tab trong kênh Teams, tạo điều kiện truy cập trực tiếp từ cuộc trò chuyện của nhóm.
• Sử dụng danh sách như một phần web trên trang SharePoint để hiển thị thông tin trực tiếp trên mạng nội bộ của bạn.
• Thiết lập các quy tắc hoặc tự động hóa kết nối Danh sách với Power Automate hoặc Power Apps để có luồng tùy chỉnh.
• Liên kết các tác vụ từ Planner hoặc To Do để tập trung quản lý nhiệm vụ.

Đây là một phần trong tầm nhìn của Microsoft 365 một nền tảng kết nối nơi tất cả các ứng dụng giao tiếp với nhau để cải thiện năng suất và tính minh bạch trong công việc.

Microsoft Lists trên thiết bị di động

Phiên bản di động của Microsoft Lists có sẵn cho Android y iOS. Nó cho phép tạo, xem và chỉnh sửa danh sách từ điện thoại di động của bạn, dù ở văn phòng, ở nhà hay khi đang đi du lịch. Sau đây là một số điều bạn có thể làm:

• Xem danh sách gần đây và yêu thích.
• Chỉnh sửa đầy đủ các mục trong danh sách.
• Truy cập ngoại tuyến.
• Chụp ảnh và quét mã QR.
• Giao diện thích ứng, hỗ trợ chế độ tối và định hướng ngang.

Nó cũng có các tính năng bảo mật tương tự như máy tính để bàn, với sự hỗ trợ của Intune cho MDM và MAM. Access yêu cầu phải có tài khoản Microsoft doanh nghiệp có quyền truy cập vào SharePoint hoặc Office 365.

Các trường hợp sử dụng danh sách Microsoft

Khi công cụ này đã phát triển, Nhiều cách sáng tạo để tận dụng Microsoft Lists đã được phát triển trong các bối cảnh khác nhau. Sau đây là một số điều đáng chú ý nhất:

• Tổ chức nội dung cho mạng xã hội. Sử dụng mẫu lập kế hoạch nội dung, bạn có thể tổ chức các chiến dịch, lên lịch đăng bài, bao gồm hình ảnh, liên kết và ngày xuất bản. Rất hữu ích cho các nhóm tiếp thị.
• Kiểm soát ra vào và khách viếng thăm. Danh sách cho phép bạn tạo hồ sơ cho mỗi khách truy cập với tên, ảnh ID, ngày vào và ngày ra. Bạn thậm chí có thể lên lịch thông báo tự động cho người gác cửa khi có người rời đi.
• Theo dõi vé khách hàng. Khi sử dụng Lists như một CRM thu nhỏ, bạn có thể chỉ định các bên chịu trách nhiệm, ghi lại sự cố, ưu tiên và để lại phản hồi về trạng thái phiếu yêu cầu.
• Quản lý dự án đơn giản. Nếu bạn không cần một công cụ phức tạp, Lists cho phép bạn theo dõi cơ bản các tác vụ, thời hạn và chế độ xem lịch. Bạn thậm chí có thể nhận được cảnh báo khi nhiệm vụ thay đổi.
• Kiểm kê và tài nguyên CNTT. Với Danh sách, bạn có thể theo dõi mọi thiết bị của công ty và dữ liệu liên quan: ngày mua, chế độ bảo hành, dịch vụ, vị trí, v.v. Mọi thứ đều trực quan và có thể lọc chỉ bằng một cú nhấp chuột.
• Việc tuyển dụng nhân viên hoặc nhà cung cấp mới. Danh sách kiểm tra khi mới vào làm giúp theo dõi tất cả các nhiệm vụ và tài liệu của nhân viên mới. Đánh dấu các mục là "hoàn thành" có thể kích hoạt thông báo tới bộ phận có liên quan.

Tóm lại, Microsoft Lists cung cấp một cách linh hoạt, trực quan và hợp tác để quản lý thông tin động. Cho dù là giải pháp theo dõi, công cụ tổ chức hay phần bổ sung cho các nền tảng khác như Teams hoặc SharePoint, thì nó đều phù hợp hoàn hảo với mọi loại người dùng hoặc doanh nghiệp.